LOGOWANIE REJESTRACJA
Zamknij
Serwis www.gazeta-msp.pl wykorzystuje technologię "cookies" tzw. ciasteczka. Pliki wykorzystywane są dla celów poprawnego funkcjonowania naszego serwisu. W przypadku braku zgody na ich zapisywanie konieczna jest zmiana odpowiednich ustawień przeglądarki internetowej z jakiej korzystasz.

Miejsce na Twoją reklamę

Home >> Wszystkie artykuły >> Inwentaryzacja środków trwałych >>

<< Poprzedni artykułNastępny artykuł >>

http://gazeta-msp.pl/?id=dzial&dz_id=36 http://gazeta-msp.pl/gazeta_img/artykul_cd2dc6ab9b6549760a33ceaf46154079.jpg Poradnik przedsiębiorcy Wydanie nr 11(127)2012

Inwentaryzacja środków trwałych

Ekspert radzi...

Zgodnie z wymogami przepisów o rachunkowości, majątek trwały powinien być inwentaryzowany raz na cztery lata. Zazwyczaj firmy traktują inwentaryzację jako zbędny obowiązek, zapominając o nieocenionych korzyściach jakie ze sobą niesie.


Spis z natury to czasem jedyna okazja, aby ocenić przydatność posiadanych składników majątku i zidentyfikować zbędne elementy. Pozwala także ujawnić funkcjonujące nieprawidłowości w obszarze zarządzania majątkiem, daje możliwość rozpoznania słabości i wreszcie służy rozliczeniu osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek.
W obszarze inwentaryzacji środków trwałych należy wykonać następujące prace:
  • przygotowanie instrukcji inwentaryzacji środków trwałych,
  • przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych i innej wymaganej dokumentacji,
  • wsparcie osobowe podczas fizycznej inspekcji,
  • ustalenie różnic z inwentaryzacji i jej rozliczenie,
  • listę rekomendowanych zmian, które poprawią efektywność zarządzania majątkiem trwałym.
Osobą odpowiedzialną za wprowadzenie zasad inwentaryzacji i przygotowanie jej instrukcji jest kierownik jednostki. Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają, jak powinna wyglądać instrukcja, jednak aby spełniła swoje zadanie powinna zawierać kilka podstawowych elementów. Warto doprecyzować cel dokumentu, poprzez wyjaśnienie do czego on służy oraz informując o zakresie, którego dotyczy. Pomocne w zrozumieniu instrukcji będzie wyjaśnienie zastosowanych w niej pojęć (inwentaryzacja, grupy środków trwałych podlegających inwentaryzacji, metody inwentaryzacji, komisja inwentaryzacyjna, obszary spisowe, osoby odpowiedzialne, etc). Powinna tam znaleźć się także definicja obszarów odpowiedzialności członków komisji inwentaryzacyjnej i osób odpowiedzialnych za użytkowanie składników majątku. Kluczowym elementem tworzonej instrukcji będzie opis metody inwentaryzacji oraz szczegółowy harmonogram jej przeprowadzenia. Powinien on zawierać opis poszczególnych etapów i zadań, które należy wykonać – począwszy od zaplanowania inwentaryzacji poprzez jej przeprowadzenie, aż po rozliczenie.
Kolejny etap przygotowań do inwentaryzacji to opracowanie arkuszy spisowych. Ustawa o rachunkowości nie zawiera wytycznych w tej kwestii. Mimo tej dowolności, a może właśnie dlatego, warto zwrócić uwagę na to, aby arkusze spisowe zostały sporządzone w taki sposób, aby zapewnić uznanie całego spisu za przeprowadzony w sposób rzetelny, umożliwiając przy tym przeprowadzenie go na tyle szybko i sprawnie, by nie zakłócał normalnej działalność operacyjnej przedsiębiorstwa.
Służyć temu będą:
  • numeracja i oznaczenia arkuszy, które uniemożliwiają ich późniejszą zamianę,
  • zastosowanie jednostek miar, które używane są również w ewidencji ilościowo-wartościowej,
  • zastosowanie symboliki i nazewnictwa przyjętego w kartotekach i spisach majątku,
  • możliwość podziału składników na własne i obce z dalszym podziałem na pełnowartościowe, zepsute, uszkodzone lub inne, których wartość z różnych powodów uległa zmniejszeniu.
W zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów stosuje się odpowiednie sposoby inwentaryzacji. Jednym z nich jest dokonanie spisu z natury, który jest niczym innym, jak fizycznym przeliczeniem ilości poszczególnych składników, np. zapasów, środków trwałych bądź środków pieniężnych. Odbywa się przez powołaną do tego celu komisję składająca się z co najmniej dwóch osób. Zawsze dzieje się to w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie, przy czym osoba ta nie wchodzi w skład zespołu spisowego. Wariantem idealnym jest przeprowadzenie spisu z natury przez osoby spoza jednostki. Zarówno liczba zespołów spisowych, jak i ilość osób z zespole zależy od wielkości firmy.
Z wyjątkiem fizycznego przeliczenia składników pozostałe czynności mogą być wspomagane przez system komputerowy.
Zgodnie z pkt 42,43 normy nr 1 wykonywania zawodu biegłego rewidenta, biegły rewident powinien: zebrać stosowne dowody badania dotyczące ich istnienia, kompletności i przydatności drogą udziału w charakterze obserwatora w spisie z natury, oceniającego i sprawdzającego wyrywkowo poprawność przeprowadzanych czynności inwentaryzacyjnych1. Zaś kierownik jednostki zgodnie z art. 66 ust 5 ustawy o rachunkowości zobowiązany jest do zawarcia umowy z biegłym rewidentem w terminie umożliwiającym jego udział w inwentaryzacji.
Zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości (art. 27 ust. 1 ww. ustawy) przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z księgami rachunkowymi.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ww. ustawy).
Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć postać niedoborów i nadwyżek. O niedoborze mówimy, wówczas gdy stan rzeczywisty w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji jest niższy niż w księgach rachunkowych, a o nadwyżce kiedy stan jest wyższy.
Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne w zależności od przyczyn ich powstania można ująć w księgach rachunkowych, jako:
  • ubytki naturalne mieszczące się w granicach norm i limitów,
  • niedobory i nadwyżki podlegające kompensacie,
  • niedobory zawinione i niezawinione,
  • nadwyżki rzeczywiste i pozorne.
Niedobory i nadwyżki należy ująć w ewidencji księgowej już z chwilą ich stwierdzenia.
Przygotowanie i przeprowadzenie całego procesu inwentaryzacji może nie stanowi wielkiego wyzwania, jest jednak czasochłonnym zajęciem dodatkowym dla służb finansowo-księgowych i technicznych w każdej firmie. Do jego wykonania można także zatrudnić zewnętrzną firmę. Rzetelny partner zapewni, że proces przebiegnie szybko, sprawnie i bez zbędnych opóźnień. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania będzie lista rekomendowanych zmian, jeśli specjalista stwierdzi potencjalne obszary, w których występuje możliwość zwiększenia efektywności zarządzania składnikami majątku lub zwiększone jest ryzyko występowania nieprawidłowości.

1. Norma nr 1 wykonywania zawodu biegłego rewidenta – Ogólne zasady badania sprawozdań finansowych.

Marta Cyganik
Dyrektor Działu Usług Księgowych we Wrocławiu, Baker Tilly Poland

Marta Cyganik 


nr 11(127)2012

zamów koszyk

Zobacz więcej ofert o: inwentaryzacja środków trwałych | inwentaryzacja

Komentarze Dodaj komentarz
Brak komentarzy.
<< Poprzedni artykułNastępny artykuł >>
Archiwum