Tylko nowatorskie rozwi�zania

System zarz�dzania Forte

Stycze� 18, 2010 Wydanie nr 12(92)2009 Wy�wietlono: 1059 razy

Dynamiczny rozwój Zak�adu Obs�ugi Energetyki w Zgierzu wymusi� implementacj� nowoczesnego systemu informatycznego klasy ERP, który w czytelny i szybki sposób pozwala uzyskiwa� informacje konieczne do prowadzenia racjonalnej polityki biznesowej oraz usprawnia prac� dzia�ów.

S�awomir Groszyk, Wiceprezes Zarz�du i Dyrektor Dzia�u Wdro�e� MAP solutions Sp. z o.o. by� odpowiedzialny za wdro�enie Systemu Zarz�dzania Forte w Zak�adzie Obs�ugi Energetyki w Zgierzu.

Wdro�enie oprogramowania w ZOE by�o dla nas du�ym wyzwaniem. Uda�o nam si� spe�ni� wysokie oczekiwania klienta i dostosowa� m.in. modu� Kadry i P�ace do wymogów Zbiorowego Uk�adu Pracy. Zaproponowali�my równie� szereg w�asnych rozwi�za�, które sprawdzi�y si� w bran�y energetycznej
Tylko nowatorskie rozwi�zania

Zak�ad Obs�ugi Energetyki oferuje nowoczesne urz�dzenia oraz specjalistyczne us�ugi serwisowe, monta�owe, budowlane oraz projektowe w zakresie in�ynierii energetycznej. Spó�kadynamicznie rozwija si�, obecnie zatrudnia 112 osób, a jej roczne obroty si�gaj� blisko 16 mln z�.

Przed Systemem Forte

Przed wdro�eniem oprogramowania Symfonia w ZOE brakowa�o szybkiego dost�pu do kompleksowej informacji o stanie finansów spó�ki. Funkcjonuj�cy od 1996 roku system informatyczny oparty na technologi DOS by� przestarza�y i nie spe�nia� potrzeb pracowników. Brakowa�o w nim wielu narz�dzi niezb�dnych do sprawnego prowadzenia ksi�gowo�ci. Pracownicy dzia�u p�ac narzekali na ograniczenia funkcjonalno�ci programu, utrudniaj�cesprawne wykonywanie pracy.
Doszli�my do wniosku, �e oprogramowanie, które ma za zadanie wspomaga� zarz�dzanie w firmie, utrudnia je, jest dla nas zbyt ma�o rozbudowane i nale�y je jak najszybciej zmieni� – mówi Witold Solarek prezes ZOE Sp. z.o.o.
Zarz�d spó�ki postanowi� zainwestowa� w nowoczesne rozwi�zanie informatyczne. Wybór nie by� prosty. Aplikacje tworzone wy��cznie na potrzeby bran�y energetycznej okaza�y si� zbyt ma�o elastyczne, a ich zakup, ze wzgl�du na wygórowan� cen� przewy�sza� mo�liwo�ci spó�ki. Zarz�dowi chodzi�o na wprowadzeniu oprogramowania, które pozwoli�oby na optymalizacj� pracy, dostarczenie narz�dzi analitycznych wspomagaj�cych podejmowanie decyzji biznesowych i integracji systemu we wszystkich dzia�ach spó�ki.
O wyborze oprogramowania Symfonia zadecydowa�a atrakcyjna cena, mo�liwo�� rozbudowania modu�ów i dostosowania ich do wymogów bran�y oraz popularno�� aplikacji. Zdecydowano si� na zakup Systemu Forte, który spe�nia� wszystkie te wymogi.
Szukali�my tak�e sprawdzonego integratora systemu. Nie mogli�my pozwoli� sobie na wspó�prac� z niedo�wiadczon� firm�, która mog�aby narazi� nas na przestoje i straty z nimi zwi�zane. Firma MAP solutions zosta�a nam polecona jako odpowiedzialny partner biznesowy, z wieloletnim do�wiadczeniem we wdra�aniu programów Symfonia – opowiada Witold Solarek.
Przed wdro�eniem oprogramowania, firma MAP solutions wykona�a Analiz� Przedwdro�eniow�, która pomog�a w rozpoznaniu potrzeb klienta i zaproponowaniu odpowiednich rozwi�za�. Poza usprawnieniem pracy wszystkich dzia�ów i szybkim dost�pie do informacji, spó�ce zale�a�o na sprawnym rozliczaniu wynagrodze� pracowników. Skomplikowane Uk�ady Zbiorowe Pracy bran�y energetycznej, dodatki do wynagrodze� wynikaj�ce z wielu ustaw, przysparza�y problemów dzia�owi kadrowo – p�acowemu.
Inaczej naliczamy wynagrodzenie dla osoby pracuj�cej w biurze, inaczej pracownikowi na stanowisku z podwy�szonym ryzykiem, np. wykonuj�cemu prac� na wysoko�ci – mówi Danuta Gaw�owska, specjalista ds. wynagrodze� ZOE.

Rozwi�zania dodatkowe

Poza wdro�eniem standardowych funkcjonalno�ci Systemu Zarz�dzania Forte, Dzia� Rozwi�za� Indywidualnych MAP solutions opracowa� modu� „Ewidencja kart czasu pracy, dekretacji i ksi�gowa� dokumentów”, wykonanego w technologii VBA, usprawniaj�cego proces ewidencji kart czasu pracy oraz dekretacj� i ksi�gowanie dokumentów. Przygotowano zestaw danych kadrowych, w których mo�na ewidencjonowa� godziny wypracowane przez pracowników. Przerobiony zosta� równie� raport dotycz�cy rocznej karty czasu pracy, aby nie pobiera� danych z kalendarza pracownika, a z danych kadrowych. Modu� usprawni� tak�e wystawianie i ksi�gowanie dokumentów. Faktury VAT Sprzeda�y i Rozchód Wewn�trzny wystawione w programie Handel Forte s� automatycznie dekretowane w momencie ksi�gowania. Faktury VAT zakupu s� wprowadzane bezpo�rednio do programu Finanse i Ksi�gowo�� i dekretowane r�cznie pod dane zlecenie.
Zaproponowano równie� wprowadzenie rozwi�zania „Transport”, wykonanego pod programem Handel Forte, wspomagaj�cego obs�ug� transportu. Modu� jest przeznaczony do ewidencji kart drogowych, kontroli zapisów w karcie drogowej oraz do rozlicze� dziennych i miesi�cznych w rozbiciu na poszczególne pojazdy, jak i grupy pojazdów. W celu szybkiego wprowadzania i ewidencji kart drogowych zosta� przygotowany interface, pozwalaj�cy m.in. na automatyczne sprawdzanie otrzymywanych danych i informowanie o tym u�ytkownika. Modu� automatycznie sprawdza stan licznika wyjazdu ze stanem powrotu z poprzedniej karty tego pojazdu, stan paliwa z wyjazdu ze stanem paliwa powrotu z poprzedniej karty tego pojazdu, czas pracy zgodnie z godzin� wyjazdu i przyjazdu oraz zu�ycie paliwa zgodnie z dan� kart� drogow� wg �redniego zu�ycia z kartoteki pojazdu.
W ramach prac wdro�eniowych w programie Finanse i Ksi�gowo�� zosta�a dodana funkcjonalno�� pozwalaj�ca na automatyczne przeksi�gowania. Narz�dzie to, po odpowiedniej konfiguracji przez u�ytkownika s�u�y do okresowego przeksi�gowania kosztów wydzia�owych i innych na konta kosztów dzia�alno�ci podstawowej. Koszty te s� przeksi�gowywane automatycznie na przej�ciowe konto rozliczenia kosztów, a docelowo na koszt w�asny sprzedanych robót i us�ug dla zamkni�tych zlece�. Przeksi�gowania s� wykonane na podstawie klucza wyliczonego ze �redniej wyceny godziny w ramach dzia�u oraz zgodnie z rozbiciem grupy pojazdów w ramach dzia�u.
W programie dodano równie� modu� „Zestawienie dla Zarz�du” – pozwalaj�ce na wykonanie zestawienia wyniku finansowego dzia�ów ZOE za dany okres i prezentuj�ce wyniki finansowe dzia�ów z uwzgl�dnieniem mar�y I i II stopnia.

Kilka etapów wdro�enia

��czny czas wdro�enia oprogramowania wyniós� 5 miesi�cy.
Po wykonaniu wst�pnych szkole� z zakresu u�ytkowania Systemu Forte zaj�li�my si� przeniesieniem danych z poprzednio u�ywanego systemu. Umo�liwili�my wprowadzenie, oprócz standartowych bilansów otwarcia, danych pocz�tkowych otwartych projektów i zlece�, kartoteki pojazdów i kartoteki magazynowej. Nast�pnie wdro�yli�my standartow� funkcjonalno�� Systemu Forte i oprogramowali�my procesy zachodz�ce w firmie. Po wykonaniu tych czynno�ci system zosta� oddany do eksploatacji. W czasie pierwszych dni pracy u�ytkownika z systemem zapewnili�my dost�pno�� konsultantów w ramach asysty powdro�eniowej – mówi S�awomir Groszyk, Dyrektor Dzia�u Wdro�e� MAP solutions Sp. z o.o.
Aby zapewni� komfort pracy z nowym oprogramowaniem, kontrakt obejmowa� pe�en zakres szkole� zarówno ze standardowej funkcjonalno�ci Systemu Forte jak i wprowadzonych rozwi�za� indywidualnych. Wszystkie szkolenia zosta�y przeprowadzone przez Autoryzowanych Trenerów w siedzibie ZOE.

Widoczne korzy�ci

Po wdro�eniu oprogramowania Symfonia zauwa�ono wzrost wydajno�ci pracy. Usystematyzowany zosta� obieg dokumentów, wynagrodzenia naliczane i rozliczane s� sprawnie.
Jestem bardzo zadowolona z pracy z oprogramowaniem Symfonia, a tak�e z dodatkowej aplikacji NASZ BANK. Wyci�gi bankowe ksi�guj� si� automatycznie, co dla ca�ego dzia�u ksi�gowego jest bardzo du�ym u�atwieniem. Je�li chodzi o system ksi�gowy, bardzo sprawnie przebiega rozliczenie kosztów. Dane o zako�czonych zleceniach s� eksportowane z programu handlowego i program rozlicza je w ci�gu kilku minut – chwali funkcjonalno�ci systemu Bo�ena Figarska, g�ówna ksi�gowa ZOE.

S�owa uznania pracowników Zak�adu Obs�ugi Energetyki s� dla firmy MAP solutions najlepsz� rekomendacj�.

Przyk�ady wdro�e� równie� na stronie www.mapsolutions.pl