Czas na zmiany
Bałagan w dokumentach? Rozwiązaniem może być elektroniczna archiwizacja
Problem przechowywania dokumentów jest zagadnieniem tak starym, jak historia powstania pierwszego z nich. Każda firma posiada dokumenty, z którymi nie chce bądź nie może się rozstać. Jeżeli jeszcze na przykład weźmiemy pod uwagę fakt, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami obligatoryjny okres przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej to 50 lat, łatwo możemy wyobrazić sobie nasze archiwum: zakurzone teczki i kartony, rozpadające się arkusze, blaknące dane, długi czas wyszukiwania dokumentów, ograniczona ilość egzemplarzy, wysokie koszty i duża powierzchnia zajęta przez archiwalne dokumenty.
Dochodzi do tego ryzyko, że na przykład w wyniku zalania archiwum część danych zostanie bezpowrotnie utracona, co z kolei może uniemożliwić pracodawcy sporządzenie obligatoryjnych dokumentów dla pracowników przechodzących na emeryturę. Skutkiem takiej sytuacji może być fala pozwów o odszkodowania za uniemożliwienie pracownikom otrzymania należnych im świadczeń.
Ponadto wyraźnie daje się zauważyć nowy trend legislacyjny, który przejawia się w rosnącej liczbie przepisów zezwalających na przechowywanie pewnych danych w formie elektronicznej. Dobrym przykładem są tu dane księgowe, które do niedawna dopuszczane były wyłącznie w formie papierowej.
Czas na zmiany
Na dzień dzisiejszy ponad 90 proc. otaczających nas informacji występuje nadal w formie papierowej. Mimo ciągłego rozwoju techniki i postępującej komputeryzacji życia, okazuje się, że finalny produkt większości systemów stosowanych w przedsiębiorstwach to papier składowany później w osobnych archiwach. Czasem nie zdajemy sobie nawet sprawy z faktu, iż dotarcie do niego jest praktycznie niemożliwe. Badania pokazują, że w 85 proc. powodem utraty danych są błędy popełnione przez człowieka, wynikające zazwyczaj z pomyłki, niedbałości lub nieumiejętności obsługi sprzętu. Warto też zauważyć, iż całkowita utrata danych coraz częściej kończy się bankructwem firmy.
Nasuwa się pytanie, jakie są możliwości zabezpieczenia się przed utratą archiwum i dostosowania się do nieustannie zmieniającego się otoczenia biznesowego?
Jednym z rozwiązań tego problemu jest archiwizacja elektroniczna. Polega ona na skanowaniu dokumentów, opisywaniu zestawem odpowiednich cech i zbudowaniu odpowiedniej struktury logicznej archiwum. Od tej chwili żądane dokumenty wyszukiwane są przez aplikację dostępową, która odnajduje odpowiednie pliki i wyświetla na komputerze użytkownika.
Ponadto wyraźnie daje się zauważyć nowy trend legislacyjny, który przejawia się w rosnącej liczbie przepisów zezwalających na przechowywanie pewnych danych w formie elektronicznej. Dobrym przykładem są tu dane księgowe, które do niedawna dopuszczane były wyłącznie w formie papierowej.
Czas na zmiany
Na dzień dzisiejszy ponad 90 proc. otaczających nas informacji występuje nadal w formie papierowej. Mimo ciągłego rozwoju techniki i postępującej komputeryzacji życia, okazuje się, że finalny produkt większości systemów stosowanych w przedsiębiorstwach to papier składowany później w osobnych archiwach. Czasem nie zdajemy sobie nawet sprawy z faktu, iż dotarcie do niego jest praktycznie niemożliwe. Badania pokazują, że w 85 proc. powodem utraty danych są błędy popełnione przez człowieka, wynikające zazwyczaj z pomyłki, niedbałości lub nieumiejętności obsługi sprzętu. Warto też zauważyć, iż całkowita utrata danych coraz częściej kończy się bankructwem firmy.
Nasuwa się pytanie, jakie są możliwości zabezpieczenia się przed utratą archiwum i dostosowania się do nieustannie zmieniającego się otoczenia biznesowego?
Jednym z rozwiązań tego problemu jest archiwizacja elektroniczna. Polega ona na skanowaniu dokumentów, opisywaniu zestawem odpowiednich cech i zbudowaniu odpowiedniej struktury logicznej archiwum. Od tej chwili żądane dokumenty wyszukiwane są przez aplikację dostępową, która odnajduje odpowiednie pliki i wyświetla na komputerze użytkownika.
Autorka: Dyrektor HR, Członek Zarządu w FPA Group, firmie outsourcingowej świadczącej usługi z zakresu kadr, płac oraz księgowości
|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 4(96)2010  |
|
