Oprogramowanie firmowe
Wybór systemu wspomagającego zarządzanie
Zanim wybierzemy system informatyczny należy zadać sobie kilka pytań, m.in. co mnie do tego skłania?
Pytanie pierwsze: PO CO kupować?
Powodów, dla których chcemy wdrożyć system ERP w firmie, może być wiele. Często będzie to moda. Kierowanie się najnowszymi trendami, pogoń za magicznymi skrótami, jak CRM, ASP, nie musi być z gruntu niewłaściwa. Pod warunkiem jednak, że poza tym mamy jeszcze wizję wykorzystania systemu, potrafimy określić w sposób mierzalny problemy występujące w organizacji (np. liczba dni obsługi reklamacji) i wiemy, jakie rezultaty chcielibyśmy osiągnąć (np. skrócenie czasu oczekiwania na odpowiedź na zapytanie do czterech godzin).
Może kierować też nami konieczność. Jeśli tak, sprecyzujmy, z czego ona wynika? Jeśli systemu potrzebujemy głównie dla rzetelnego zaspokajania wiedzy organów państwowych, to najlepszym rozwiązaniem będą proste systemy ewidencyjne, których dostawcy oferują przynajmniej dwie prawne aktualizacje oprogramowania rocznie.
Może się jednak okazać, że działania firmy wymagają pełniejszej i wiarygodniejszej sprawozdawczości wewnętrznej. Tylko czy tak jest w istocie? Spójrzmy uważniej na system,
który posiadamy. Czy na pewno wykorzystujemy wszystkie jego możliwości? Czy nasi pracownicy są naprawdę ekspertami w zakresie jego wykorzystywania? A może potrzebują szkolenia u dostawcy? To ostatnie będzie zawsze mniej kosztowne (też czasowo), niż wybór i wdrożenie nowego systemu.
A może modus operandi jest po prostu nasza nowa księgowa przyzwyczajona do rozwiązań innego dostawcy? Co będzie bardziej efektywne? Przeszkolenie ważnej dla firmy osoby,
czy angażowanie całej firmy w proces nowego wdrożenia?
Odpowiedź określona w liczbie, złotówkach i procentach – zupełnie jak misja firmy – powinna przyświecać każdemu kolejnemu etapowi wyboru.
Pytania drugie: CO wybierać?
Zanim zaczniemy mówić o kryteriach wyboru oprogramowania należy określić oczekiwania w stosunku do systemu na kilku podstawowych poziomach: strategicznym, taktycznym oraz operacyjnym.
Po pierwsze, na poziomie strategicznym, trzeba zadecydować, jak długo chcę wykorzystywać nowy system: trzy-pięć lat, dłużej? Jak będzie rozwijać się moja firma w ciągu tych lat. Czy system, który wybiorę zapewni pełną obsługę firmy; nawet jeśli teraz nie korzystam z pełnej funkcjonalności systemu. Czy planuję stworzenie nowych jednostek terytorialnych? Czy oprogramowanie posiada możliwości pracy zdalnej spoza siedziby; obsługi wielu magazynów w różnych lokalizacjach? Pytania te powinny doprowadzić do określenia: planowanej skali działania firmy, możliwości zawartych w standardowych wersjach oprogramowania i szacowanych kosztów inwestycji.
Następnie, na poziomie taktycznym, postawmy sobie pytania zmierzające do ustalenia, co chcę osiągnąć i czy program mi w tym pomoże. Czy system zapewni pełną analizę przedsiębiorstwa? Czy dostępne raporty mogą być konfigurowane przez użytkownika? Czy mogę samodzielnie tworzyć nowe zestawienia i wskaźniki? Czy system obejmuje pełny obszar zarządzania przedsiębiorstwem. Czy będę mógł później uruchomić dodatkowe elementy pakietu? Czy program pozwala na łączenie z systemami zarządzania informacją, obiegiem dokumentów?
Wreszcie trzeba zastanowić się nad aspektem operacyjnym, praktycznym. W jaki sposób system realizuje wymagane przeze mnie funkcje? Czy spełnia podstawowe wymogi ewidencyjne działalności? Czy też wymaga sporych modyfikacji? Czy posiada większość niezbędnych raportów sprawozdawczości zewnętrznej i wewnętrznej?
Pytanie trzecie: KTO wybiera?
Pytanie o to, kto ma dokonać wyboru jest retoryczne tylko w przypadku firmy jednoosobowej. W większych organizacjach przedsiębiorca może wspomagać się reprezentantami poszczególnych obszarów: finansistami, technikami, informatykami, czyli bezpośrednimi dostawcami informacji.
W przypadku kiedy firma nigdy nie stawała przed wyborem tego rodzaju, może skorzystać z pomocy zewnętrznego doradcy. Firma konsultingowa powinna stać się wtedy również Szefem Projektu, który nadzoruje w imieniu klienta przebieg procesu wdrożenia. Doradca powinien mieć doświadczenie w wyborze systemu, współpracując z co najmniej kilkoma dostawcami z sektora MSP.
Pytanie czwarte: OD KOGO kupić?
Jeśli firma potrzebuje systemu zaspokajającego głównie jego potrzeby ewidencyjne w zakresie podstawowych obszarów działania i prostych zadań sprawozdawczych – najlepszy będzie dostawca, który oferuje systemy „gotowe”. Modyfikacje ich poszczególnych funkcji będą wówczas dostępne tylko w bardzo podstawowym zakresie.
Także takiego dostawcę powinno się jednak sprawdzić pod kątem ilości aktualizacji prawnych, które dostarcza co roku: warto na przykład zapytać go o obsługę przez programy zmian prawnych z ostatniego półrocza.
W każdym innym wypadku, jeśli system ma obejmować każdą dziedzinę działania, ma mieć możliwość pracy zdalnej, obsługi wielu zakładów, a firma posiada lub chce rozwinąć własną sprawozdawczość i planuje wykorzystanie szeregu modułów zintegrowanego pakietu – wybór dostawcy jest ważniejszy od wyboru systemu. Współpraca firm będzie bowiem długoletnia.
Wybór dostawcy łączy się też z szeregiem pytań dotyczących lokalizacji.
Czy dostawca rozwija oprogramowanie w kraju? Jak szybko może zareagować na moje zapytanie? Jakiego czasu odpowiedzi naprawdę potrzebuję? Czy możemy porozumieć się po polsku? Czy możliwy jest serwis prowadzony zdalnie? A może tylko zdalnie? Czy w zakresie usług, jaki oferuje dostawca, są również szkolenia przy komputerach u dostawcy, analizy wyższego poziomu (na przykład procesów biznesowych przedsiębiorstwa), które pozwalają na precyzyjne dopasowanie rozwijanego systemu do potrzeb? Czy dostawca prowadzi usługi zgodnie z metodyką, co pozwala na standaryzację poziomu usług?
Pytanie piąte: JAK wybierać?
Ścieżka postępowania przy wyborze systemu:
1. Oceń stan aktualny. Przeprowadź inwentaryzację zaplecza technicznego, kultury informatycznej pracowników, potrzeb firmy na dziś i w ciągu najbliższych trzech lat. Odpowiedz sobie na pytanie: „Gdzie jestem teraz”?
2. Określ wymagania w stosunku do systemu. Przedstaw w sposób mierzalny problemy i cele, które stawiasz przed systemem. Zastanów się: „Gdzie chcę być w przyszłości?”
3. Przygotuj zasady oceny ofert. Formularz oceny dostawców i produktów pozwoli Ci na wydobycie najistotniejszych punktów ich oferty z bogatych marketingowo materiałów.
4. Sporządź listę oferentów i zapytanie ofertowe. Na podstawie wiedzy własnej i raportów branżowych przygotuj listę oferentów, materiały i zapytania zgodne z celami firmy.
5. Zebranie, ocena ofert, przygotowanie listy dostawców. Trzymaj się terminu. Wybierz trzech do pięciu najbardziej pasujących do potrzeb ofert. Pamiętaj, wielu z nas chciało by mieć luksusowy samochód. Czy wiesz jednak, ile kosztuje jego utrzymanie?
6. Prezentacje systemów. Poproś dostawcę o zaprezentowanie systemu. Przygotuj listę funkcji najistotniejszych dla ciebie, sprawdź, czy ich realizacja cię zadowala. W przypadku systemów modyfikowanych poproś o przygotowanie ważnej dla ciebie zmiany.
7. Wizyty referencyjne. Możesz poprosić o zorganizowanie wizyty referencyjnej u klienta dostawcy. Zastanów się, czego chcesz się dowiedzieć: jak pracuje system, jak układa się współpraca z dostawcą. Raczej nie licz, że uda się przygotować wizytę u bezpośredniego konkurenta.
8. Negocjacje końcowe. Dopracowanie warunków umów i ich podpisanie Zwróć uwagę, czy są podane definicje użytych terminów i czy rozumiesz wszystkie zapisy umowy. Ważne jest określenie sposobu realizacji prac, wskazanie szefów projektu po stronie klienta i dostawcy oraz ich obowiązków; jasne określenie sposobu odbioru prac usługowych, oceny ich jakości i zasad wnoszenia uwag.
Zintegrowany system informatyczny obejmuje większość obszarów funkcjonowania firmy. Zwykle celem wdrożenia nie jest wsparcie obecnego stanu organizacji, ale uzyskanie nowych
korzyści: finansowych, biznesowych, marketingowych, itp. Dla zobiektywizowania wyboru warto zastosować analizę wielokryterialną Bellingera:
Wybrane cechy Waga Ocena
Cena 20 3
Skalowalność 30 4
Funkcjonalność 25 6
Gwarancja jakości usług 15 2
Liczba wdrożeń 10 5.
Lista cech i wartości reprezentowane w tabeli są podane jedynie dla celów przykładu. Powinny zostać dopasowane do specyfiki firmy. Z kolei wagi muszą się sumować do stu. Poszczególne wagi określa zarząd spółki.
Oceny – w dowolnej skali np. 1-6 lub 1-100 – wpisują osoby zaangażowane w wybór oprogramowania, uczestnicy prezentacji. Oceny prezentowane w tabeli są średnią arytmetyczną wyników podanych przez zespół.
Wynik oceny jest rezultatem przeprowadzenia wzoru dla każdego z wybranych atrybutów oferty i każdego dostawcy. Przykład obliczeń dla cechy skalowalność będzie następujący: Wo = Wo1+ Wo2 + Wo3 + Wo4, Wo5
Wo – wynik oceny oferty,
Wo1, Wo2, ... – współczynniki charakteryzujące daną ofertę np. Wo1, w przykładzie będzie cena,
Wo1max, Wo2max, ... – współczynniki wskazujące maksymalną wartość atrybutu w złożonych ofertach,
Wo1min, Wo2min, ... – współczynniki określające minimalną wartość atrybutu w złożonych ofertach.
Pytanie szóste: ILE wydać?
Jeżeli pragniemy stać się użytkownikami systemu ewidencyjnego, którego roczne utrzymanie oscyluje w granicach tysiąca złotych... nie oczekujmy, że dostawca będzie rozszerzał funkcjonalność systemu standardowego o każde indywidualne zgłoszenie jednego z kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy obsługiwanych przedsiębiorstw.
Firma o średnich potrzebach informatycznych często ma już własne sprecyzowane wymagania wobec systemu. Zarządzający zazwyczaj mają świadomość, że w przypadku wyboru systemów dostosowanych do indywidualnego trybu działania firmy, koszty usług nie skończą się na instalacji i pierwszym przeszkoleniu. Zwykle na budżet wdrożenia – liczony jako licencje i usługi – trzeba przeznaczyć od kilkudziesięciu do około stu tysięcy złotych.
Przy analizowaniu szczegółów oferty warto zwrócić uwagę również na zapisy dotyczące wymogów sprzętowych, na których ma być uruchomiony system. Czy nasz park technologiczny jest wystarczający dla uruchomienia i zadowalającej szybkości pracy systemu? Jaki jest koszt technologii, systemów operacyjnych, baz danych? Czy oprócz licencji na aplikację istnieje potrzeba dokupienia innych licencji środowiska pracy? Czy istnieją zapisy dotyczące obowiązkowego wykupu serwisu, abonamentu, utrzymania aplikacji i technologii, itp?
Dostawcy często podążają z pomocą w finansowaniu inwestycji informatycznej. Wiele firm to akredytowani dostawcy usług w ramach programów pomocowych. To pozwala przedsiębiorstwu, które złoży wniosek o dotację, na zwrot kwalifikowanych kosztów wdrożenia. Inni dostawcy współpracują z instytucjami finansowymi: bankami i leasingodawcami, pomagającymi w otrzymaniu środków na rozwój. Istnieją też unikalne rozwiązania finansowe, które polegają na udzielaniu licencji czasowych (kwartalnych czy rocznych), czyli rozłożeniu w czasie płatności licencyjnych bez kosztownego pośrednictwa instytucji finansujących.
Pytanie siódme: KIEDY wdrażać?
Polską praktyką jest rozpoczynanie wdrożeń w najbardziej gorącym okresie końca roku.
Przedsiębiorcy chcą bowiem rozpoczynać rok obrotowy od pracy w nowym systemie. Z tego punktu widzenia rozpoczęcie projektu informatycznego dla firmy średniej powinno jednak nastąpić dużo wcześniej: o ile rok obrotowy zaczyna się w styczniu, to co najmniej jesienią. Jeszcze dogodniejszym momentem jest okres wiosny i lata. Wówczas kluczowi pracownicy są dostępni i wolni od podsumowywań kończącego się roku. Również w firmach informatycznych pracownicy dedykowani do projektu z pewnością są ludźmi dostępniejszymi.
Dobrą praktyką jest prowadzenie księgowości w sposób podwójny (na starym i nowym systemie) w ciągu miesiąca-dwóch od uruchomienia systemu, aby wyłapać różnice i nieścisłości między programami. Takie działanie w miesiącach zimowych jest już nie do przeprowadzenia z uwagi na ilość zadań sprawozdawczych.
Skoro wiemy już, kiedy warto zacząć, zastanówmy się, kiedy warto kończyć, czyli jak długo powinno trwać skuteczne wdrożenie.
W przypadku „małych” systemów czas wdrożenia będzie równy kilku dniom, w których system zostanie zainstalowany a użytkownicy przeszkoleni. Inaczej jest w przypadku systemów, które będą wymagały wprowadzenia modyfikacji. Wówczas strony powinny umówić się na określony czas realizacji projektu, a okres wdrożenia podzielić na etapy, których przeprowadzenie i zakończenie można ocenić.
Tutaj ścieżki postępowania mogą być przynajmniej dwie: wpierw użytkownicy podczas sesji analitycznych precyzują swoje oczekiwania i wymagania, a następnie „koncert życzeń” zostaje zanalizowany, potrzebne zmiany przygotowane i użytkownicy po przeprowadzeniu szkoleń ze zmodyfikowanych wersji systemów przystępują do pracy.
Ale można też inaczej: jak najszybciej wdrożyć system w wersji standardowej, co może trwać do miesiąca.
Po zdobyciu pierwszych doświadczeń z pracy na realnie działającym systemie – użytkownicy stają się kompetentnymi partnerami w formułowaniu założeń rozwoju indywidualnie dostosowanego pakietu.
Wybór ścieżki wdrożenia, jak każdy inny, należy do użytkownika. Czas wdrożenia nie powinien przekraczać w przypadku pełnych pakietów typu ERP trzech do sześciu miesięcy, choć oczywiście jest to zależne od skali działania przedsiębiorstwa.
Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź czy system, na który się decydujesz...
... jest nowoczesny
Nowoczesny, czyli oparty na przykład na platformie Windows 10/Linux.
... ma opcję pracy sieciowej
Szereg, zwłaszcza małych systemów, nie radzi sobie z jednoczesną pracą wielu użytkowników w jednym czasie. Ta cecha jest szczególnie ważna.
... jest wiarygodny
Wiarygodność odnosi się zarówno do zgodności z obowiązującymi przepisami, jak i stabilności samego systemu.
... jest serwisowany lokalnie
Systemy obsługujące strategiczne obszary funkcjonowania firmy (produkcja, sprzedaż) muszą mieć zapewnione szybkie wsparcie profesjonalnych konsultantów. Producent oprogramowania musi też zapewnić szybki dostęp do aktualnych wersji systemów, opieki serwisowej, itp.
... może „rosnąć” razem z firmą
System informatyczny musi nadążać za oczekiwaniami zarządzających i coraz większym obciążeniem systemu (większa ilość dokumentów i użytkowników), jak też zapewniać
elastyczność (dopasowanie do specyficznych wymagań klienta) w dłuższej perspektywie czasu.
... jest łatwy w obsłudze
Oprogramowanie intuicyjne pozwala minimalizować koszty nauki i umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy.
... szybko pracuje
Niektóre systemy są bardzo wolne. Warto szukać rozwiązania nastawionego na szybkość
i efektywność działania. Dużą zaletą systemu jest też możliwość zmiany trybu pracy
z graficznego na tekstowy.
... ma specyficzne wymagania sprzętowe
Nowoczesne systemy mają duże wymagania sprzętowe. Warto sprawdzić, jakie są wymagania i ewentualny koszt wymiany.
|
nr 11(158)2016  |
|
