O sztuce zadawania pytań
Jak wybrać system komputerowy? Część 1.
Umiejętność stawiania właściwych pytań i sztuka odnajdywania odpowiedzi wspiera skuteczność każdego działania – również przedsięwzięcia polegającego na trafnym wyborze systemu informatycznego wspierającego zarządzanie firmą.
Przed podjęciem wysiłku zmierzającego do wyboru systemu informatycznego należy zadać sobie pierwsze pytanie z długiego katalogu zagadnień: co mnie do tego skłania?
Pytanie pierwsze: PO CO kupować?
Powodów, dla których chcemy wdrożyć system ERP w swojej firmie może być wiele. Często będzie to moda. Kierowanie się najnowszymi trendami czy pogoń za magicznymi skrótami – jak na przykład CRM, ASP – nie muszą być z gruntu niewłaściwe. Pod warunkiem jednak, że poza tym mamy jeszcze wizję wykorzystania systemu, potrafimy określić w sposób mierzalny problemy występujące w organizacji (np. liczba dni obsługi reklamacji) i wiemy, jakie rezultaty chcielibyśmy osiągnąć (np. skrócenie czasu oczekiwania na odpowiedź na każde zapytanie do 4 godzin).
Może nami kierować także konieczność. Jeśli tak, sprecyzujmy z czego ona wynika? Jeśli potrzebujemy systemu głównie dla rzetelnego zaspokajania wiedzy organów państwowych, to najlepszym rozwiązaniem będą proste systemy ewidencyjne, których dostawcy oferują przynajmniej dwie prawne aktualizacje oprogramowania rocznie.
Jednak może się okazać, że działania firmy wymagają pełniejszej i wiarygodniejszej sprawozdawczości wewnętrznej. Tylko czy tak jest w istocie? Spójrzmy uważniej na system, który posiadamy. Czy na pewno wykorzystujemy wszystkie jego możliwości? Czy nasi pracownicy są faktycznie ekspertami w zakresie jego wykorzystywania? A może potrzebują po prostu szkolenia u dostawcy? To ostatnie będzie zawsze mniej kosztowne (także czasowo) niż wybór i wdrożenie nowego systemu.
A może modus operandi jest po prostu nasza nowa księgowa przyzwyczajona do rozwiązań innego dostawcy? Co będzie bardziej efektywne? Przeszkolenie ważnej dla firmy osoby czy angażowanie całej firmy w proces nowego wdrożenia?
Odpowiedź określona w liczbie, złotówkach i procentach – zupełnie jak misja firmy – powinna przyświecać każdemu kolejnemu etapowi wyboru.
Po pierwsze więc, na poziomie strategicznym trzeba zdecydować, jak długo chcę wykorzystywać nowy system – 3, 5 lat czy dłużej? Jak będzie rozwijać się moja firma w ciągu tych lat? Czy system, który wybiorę zapewni pełną obsługę firmy, nawet jeśli teraz nie korzystam z pełnej funkcjonalności systemu? Czy planuję stworzenie nowych jednostek terytorialnych? Czy oprogramowanie posiada możliwości pracy zdalnej spoza siedziby: obsługi wielu magazynów w różnych lokalizacjach? Pytania te powinny doprowadzić do określenia planowanej skali działania firmy, możliwości zawartych w standardowych wersjach oprogramowania oraz szacowanych kosztów inwestycji.
Pytania drugie: CO wybierać?|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 6(75)2008  Zobacz więcej na temat: CRM | ERP | księgowość | system komputerowy |
|
