Najczęstsze błędy w zarządzaniu systemem kontroli dostępu i jak ich unikać?
System fizycznej kontroli dostępu ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa firm, ale jego skuteczność może zostać poważnie osłabiona przez błędy popełniane na etapie zarządzania. Poznaj cztery częste uchybienia i sprawdź, jak ich unikać!
System kontroli dostępu - podstawowe informacje
System kontroli dostępu (KD) to zaawansowane rozwiązanie służące do zarządzania fizycznym dostępem do określonych stref lub obiektów. Jego głównym celem jest ograniczenie dostępu wyłącznie do osób posiadających odpowiednie uprawnienia. W przeciwieństwie do tradycyjnych zamków i kluczy, nowoczesne systemy kontroli dostępu wykorzystują elektroniczne metody identyfikacji, takie jak karty zbliżeniowe, breloki RFID, kody PIN czy biometrię (np. odciski palców lub skan twarzy).
Administratorzy mogą nadawać i modyfikować uprawnienia w czasie rzeczywistym, co eliminuje problemy związane z zagubionymi kluczami czy koniecznością wymiany zamków. Systemy KD jak rozwiązanie od Unicard Systems oferują również pełną rejestrację zdarzeń – każde wejście i wyjście jest logowane. To umożliwia analizę ruchu w obiekcie i zwiększa bezpieczeństwo w razie incydentu.
Dodatkowo nowoczesne systemy mogą być zintegrowane z alarmami, monitoringiem CCTV czy systemami przeciwpożarowymi, podnosząc poziom bezpieczeństwa w sytuacjach kryzysowych. Dzięki temu kontrola dostępu jest nie tylko środkiem ochrony, ale także narzędziem do optymalizacji procesów logistycznych oraz organizacyjnych.
Najczęstsze błędy w zarządzaniu SKD – na co zwrócić uwagę?
Nieumiejętne zarządzanie uprawnieniami
Brak regularnych przeglądów listy użytkowników prowadzi do sytuacji, w której osoby, które już nie powinny mieć dostępu, nadal go posiadają. Może to dotyczyć np.:
-
byłych pracowników,
-
Kontrahentów,
-
osób, które zmieniły swoje stanowisko.
Równie groźne jest przyznawanie nadmiernych uprawnień - znacznie zwiększa ryzyko nieautoryzowanego dostępu do chronionych stref. Aby uniknąć tych błędów, niezbędne jest prowadzenie cyklicznych audytów dostępu oraz wdrożenie zasady minimalnych uprawnień, zgodnie z którą każdy pracownik ma dostęp wyłącznie do tych obszarów, które są mu niezbędne do wykonywania obowiązków.
Brak procedur awaryjnychNiewłaściwe przygotowanie na sytuacje kryzysowe, takie jak pożar, awaria prądu czy atak sabotażowy, może prowadzić do chaosu i zagrożenia życia ludzi oraz mienia. W sytuacjach awaryjnych, brak jasnych procedur może uniemożliwić sprawną ewakuację lub dostęp do najważniejszych
pomieszczeń. Szczególnie istotne jest opracowanie i regularne testowanie planów ewakuacyjnych oraz wyznaczenie alternatywnych ścieżek dostępu, które pozwolą szybko i bezpiecznie reagować na sytuacje kryzysowe. Dobrze przeszkolony personel oraz oznakowane drogi ewakuacyjne mogą znacząco ograniczyć skutki takich incydentów.
Niewystarczające szkolenie personeluPracownicy, którzy nie są świadomi potencjalnych zagrożeń oraz dobrych praktyk w zakresie ochrony, mogą nieumyślnie doprowadzić do sytuacji niebezpiecznych. Brak wiedzy na temat procedur bezpieczeństwa, takich jak rozpoznawanie prób nieautoryzowanego dostępu czy podejrzanych zachowań, może skutkować opóźnioną lub całkowicie błędną reakcją.
W efekcie niebezpieczne sytuacje często pozostają niezauważone lub zostają zbagatelizowane. Regularne szkolenia z zakresu ochrony fizycznej, identyfikacji zagrożeń oraz procedur reagowania na incydenty są zatem niezwykle istotne dla zapewnienia skutecznej ochrony organizacji.
Udostępnianie kart dostępu osobom nieuprawnionym
Taka praktyka, choć często wynika z dobrych intencji lub chęci ułatwienia pracy, stanowi poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa organizacji. Przykładowo, pracownicy mogą udostępnić kartę współpracownikowi, który zapomniał swojej, lub przekazać ją tymczasowo gościowi czy kontrahentowi w celu ułatwienia dostępu do określonych pomieszczeń. W wielu przypadkach dzieje się to z pozoru nieszkodliwie - podczas przerwy obiadowej, w trakcie wizyty technika serwisowego lub przy okazji szybkiego załatwienia sprawy w strefie o ograniczonym dostępie.
Takie zachowania całkowicie podważają jednak sens systemu kontroli dostępu. Gdy karta jest przekazywana z rąk do rąk, firma traci kontrolę nad tym, kto faktycznie znajduje się w jej strefach chronionych. W sytuacji awaryjnej lub incydentu bezpieczeństwa monitoring oraz rejestr wejść i wyjść mogą przestać być wiarygodnym źródłem informacji.
Aby zapobiegać takim sytuacjom, ważne jest wdrożenie jasnych procedur i polityki "zero tolerancji" wobec udostępniania kart dostępu. Dodatkowo warto rozważyć wdrożenie rozwiązań takich jak karty z personalizowanym nadrukiem lub zastosowanie podwójnej weryfikacji.
