Wyzwania związane ze zmianą VAT-u
NOWY VAT
Dla przeciętnej firmy średniej wielkości zmiana VAT oznacza zarówno sporo pracy, jak również konieczność poniesienia dodatkowego kosztu. W zakresie prac należy zadbać o aktualizację oprogramowania wspomagającego zarządzanie oraz obsługującego kasy fiskalne. W niektórych przypadkach kasy fiskalne po prostu trzeba zastąpić nowymi modelami dostosowanymi do obsługi nowych stawek.Artur Palac, kierownik systemów w Sage sp. z o.o.
Poza tym firmy handlowe muszą zaktualizować swoje cenniki i katalogi, w których publikują ceny towarów i usług. Na tym nie koniec. Należy zweryfikować bowiem treść umów zawartych z klientami i w miejscach dotyczących stawek podatku VAT nanieść odpowiednie korekty. Wszystkie powyższe operacje mogą stanowić dla przedsiębiorstwa niepożądany, nieraz wysoki wydatek.
Od początku 2011 r. systemy obsługujące sprzedaż i finansowo-księgowe muszą uwzględniać nowe stawki VAT. Należy pamiętać, że zgodnie z zapowiedziami ministra finansów, obecna modyfikacja stawek nie jest jednorazowa. Rząd zapowiada proces zmian VAT-u, który ma trwać do końca 2012 r. i dodatkowo uzależnia go od poziomu polskiego PKB. To oznacza, że każdorazowa nowelizacja ustawy przyniesie przedsiębiorcom niepożądane skutki ekonomiczne – dodatkową pracę i wydatki. W tym kontekście firmy powinny zabezpieczyć się i podpisywać z dostawcami oprogramowania takie umowy, które pozwolą za darmo otrzymać wszystkie aktualizacje, np. w ramach usługi abonamentu. Modernizacja systemów do zarządzania może być czasochłonna i kosztowna w przypadku firm, które przez długi okres nie dbały o aktualizację oprogramowania. Jeśli pracują one na starszych wersjach, zazwyczaj należy dodatkowo wdrożyć wiele nowych funkcji dostępnych w aktualnych wersjach. Poza tym pojawiają się wyzwania z konwersją baz danych – tak, aby nie utracono danych historycznych, które zawierają informacje o minionych transakcjach i podlegają ustawowemu obowiązkowi ochrony oraz przechowywania. W niektórych przypadkach konwersja może być na tyle kosztowna, że bardziej opłaci się zakup i wdrożenie zupełnie nowego oprogramowania.
Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że zakup i wdrożenie systemu to nie jedyny koszt aplikacji. Środowisko IT należy utrzymywać. Dlatego ważną kwestią jest analiza umowy zawartej z dostawcą oprogramowania. Powinna ona dawać gwarancję dostarczenia w terminie aktualnych wersji systemów, dostosowanych do uwarunkowań prawnych. Nowe wersje mogą być dostarczane z rabatem, a nawet za darmo, o ile przedsiębiorstwo wykupi u dostawcy roczny abonament. Zwykle ma on stałą cenę niezależnie od liczby aktualizacji, które zostaną wydane w tym czasie. W obliczu konieczności zmian warto dokonać analizy opłacalności utrzymania systemów. Ile kosztuje abonament, co dokładnie gwarantuje, jak kształtują się stawki pracy za godzinę specjalistów IT dostawcy oprogramowania lub też czy w ramach abonamentu będę obsługiwany w pierwszej kolejności. Do tego warto porównać wielkość i doświadczenie producenta. To istotne, w obliczu ogromnej liczby zleceń dostawca może bowiem mieć problem z realizacją obietnicy handlowej (SLA) – i np. nie wyrobić się w czasie z aktualizacją.
Od początku 2011 r. systemy obsługujące sprzedaż i finansowo-księgowe muszą uwzględniać nowe stawki VAT. Należy pamiętać, że zgodnie z zapowiedziami ministra finansów, obecna modyfikacja stawek nie jest jednorazowa. Rząd zapowiada proces zmian VAT-u, który ma trwać do końca 2012 r. i dodatkowo uzależnia go od poziomu polskiego PKB. To oznacza, że każdorazowa nowelizacja ustawy przyniesie przedsiębiorcom niepożądane skutki ekonomiczne – dodatkową pracę i wydatki. W tym kontekście firmy powinny zabezpieczyć się i podpisywać z dostawcami oprogramowania takie umowy, które pozwolą za darmo otrzymać wszystkie aktualizacje, np. w ramach usługi abonamentu. Modernizacja systemów do zarządzania może być czasochłonna i kosztowna w przypadku firm, które przez długi okres nie dbały o aktualizację oprogramowania. Jeśli pracują one na starszych wersjach, zazwyczaj należy dodatkowo wdrożyć wiele nowych funkcji dostępnych w aktualnych wersjach. Poza tym pojawiają się wyzwania z konwersją baz danych – tak, aby nie utracono danych historycznych, które zawierają informacje o minionych transakcjach i podlegają ustawowemu obowiązkowi ochrony oraz przechowywania. W niektórych przypadkach konwersja może być na tyle kosztowna, że bardziej opłaci się zakup i wdrożenie zupełnie nowego oprogramowania.
Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że zakup i wdrożenie systemu to nie jedyny koszt aplikacji. Środowisko IT należy utrzymywać. Dlatego ważną kwestią jest analiza umowy zawartej z dostawcą oprogramowania. Powinna ona dawać gwarancję dostarczenia w terminie aktualnych wersji systemów, dostosowanych do uwarunkowań prawnych. Nowe wersje mogą być dostarczane z rabatem, a nawet za darmo, o ile przedsiębiorstwo wykupi u dostawcy roczny abonament. Zwykle ma on stałą cenę niezależnie od liczby aktualizacji, które zostaną wydane w tym czasie. W obliczu konieczności zmian warto dokonać analizy opłacalności utrzymania systemów. Ile kosztuje abonament, co dokładnie gwarantuje, jak kształtują się stawki pracy za godzinę specjalistów IT dostawcy oprogramowania lub też czy w ramach abonamentu będę obsługiwany w pierwszej kolejności. Do tego warto porównać wielkość i doświadczenie producenta. To istotne, w obliczu ogromnej liczby zleceń dostawca może bowiem mieć problem z realizacją obietnicy handlowej (SLA) – i np. nie wyrobić się w czasie z aktualizacją.
|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 1(105)2011  Zobacz więcej na temat: nowy vat w firmie | zmiana vat | zmiana vatu |
|
