Jedno Okienko - wiele możliwości
Sprawne działanie administracji publicznej zależy od przyjętych modeli zarządzania oraz obsługi obywateli. Coraz częściej przy szukaniu optymalnego rozwiązania sięga się po systemy sprawdzone w biznesie. Przykładem może być Jedno Okienko.Jacek Czech, Zastępca Sekretarza Generalnego
Jego idea wywodzi się zapewne od One stop shop, znanego w USA od prawie stu lat. Najwcześniejsza wzmianka na ten temat pochodzi z reklamy warsztatu samochodowego z Lincoln w Nebrasce, która świetnie ujmuje sens całego założenia – Załatw wszystko w jednym miejscu. Oszczędź cenny czas. Oszczędź swoje pieniądze. Ten model biznesowy stał się powszechny i to właśnie z niego wywodzi się pomysł na jedno okienko w administracji.
Jedną z pierwszych organizacji, która stosowała zasadę okienka, była angielska SITPRO, działająca na rzecz ułatwień w handlu międzynarodowym. Potem podchwyciły ją organizacje celne. Najszersze wykorzystanie systemu Jednego Okienka jest widoczne w Niemczech, Szwecji, Singapurze czy Korei. W wielu krajach system Jednego Okienka stanowi istotne rozwinięcie istniejących systemów zarządzania, wymiany danych i administracji, wykorzystujących nowoczesne narzędzia elektronicznej gospodarki i biznesu. Koncepcja ta została także przyjęta, jako model budowania relacji pomiędzy przedsiębiorcami a administracją. Polega na umożliwieniu realizacji wszystkich czynności związanych z założeniem, prowadzeniem i likwidacją działalności gospodarczej w jednym miejscu i w możliwie najkrótszym czasie. Z tej idei wywodzą się także pojedyncze punkty kontaktowe. W przypadku implementacji Dyrektywy Usługowej, w którą zaangażowana jest Krajowa Izba Gospodarcza, jest to jeden centralny punkt w skali kraju, umożliwiający realizację wszystkich procedur związanych z ewidencją i prowadzeniem działalności usługowej w jednym miejscu. Nasze półtoraroczne doświadczenia pokazują, jak wielką pracę należy wykonać, aby tego rodzaju punkt działał w sposób satysfakcjonujący przedsiębiorców. Przede wszystkim urzędy centralne (w przypadku Dyrektywy Usługowej – Ministerstwo Gospodarki) powinny przygotować pakiet zmian prawnych prowadzących do uproszczenia i elektronizacji procedur, które dotyczą przedsiębiorców. Ograniczenie strefy regulacyjnej Państwa jest jednym z najskuteczniejszych sposobów pobudzenia sił rozwojowych i potencjału przedsiębiorczości kraju. Przegląd ponad dwustu ustaw, których analizy podjęto się w Ministerstwie Gospodarki, jednoznacznie wskazuje, iż obecnie obowiązujące przepisy w sposób zbyt rozległy i często nieuzasadniony wnikają w zasady prowadzenia różnego typu aktywności gospodarczej przedsiębiorców i obywateli. Łącznie zidentyfikowano 129 ustaw, które nakładają różne instrumenty reglamentacyjne. Jedną z najczęstszych wad przepisów określających warunki reglamentacji działalności gospodarczej jest ich nieprecyzyjny i niedookreślony charakter, powodujący uznaniowość decyzji administracyjnej. Efektem tej pracy jest projekt ustawy o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przyjęty przez Radę Ministrów. Pozwala on na uproszczenie przepisów w 90 aktach prawnych. Głównym założeniem projektu jest likwidacja ok. 220 zaświadczeń, które do tej pory składali przedsiębiorcy i obywatele, oraz zastąpienie ich oświadczeniami. Wśród tych ułatwień ma znaleźć się m.in. zastąpienie zaświadczenia o wpisie do ewidencji i KRS, obowiązkiem podania jedynie numerów rejestrów, do których przedsiębiorca jest wpisany. Projekt ustawy znosi także obowiązek składania oświadczeń o nadaniu numeru NIP-u i REGON-u. Usuwa wymóg poświadczenia o niekaralności, gdy organ administracyjny może sam uzyskać informacje na ten temat. Wprowadza natomiast możliwość składania m.in. kopii świadectw, dyplomów i aktów stanu cywilnego zamiast ich oryginałów lub urzędowo poświadczonych odpisów. Jednak przyjęcie zmian ustawowych to dopiero początek drogi do dobrze działającego systemu Jednego Okienka czy Pojedynczego Punktu Kontaktowego.
Za zmianami prawnymi musi też iść zupełna przebudowa narzędzi, jakimi posługują się urzędnicy. Komputery, nowe aplikacje, sieci i platformy elektroniczne. Kolejny krok to zmiana mentalności ludzi pracujących w administracji. Muszą oni poznać nowe narzędzia, zrozumieć ich specyfikę oraz przestawić się na zupełnie nowy system komunikacji z interesantami. W e-administracji biuro działa 24 godziny na dobę, a przedsiębiorca może je odwiedzić o każdej porze dnia i nocy. To zaś wymaga zupełnie nowej organizacji pracy urzędu oraz przebudowy sposobu komunikacji, także dlatego, że w przyszłości urzędnik będzie miał częściej kontakt z interesantami wirtualnie, a nie fizycznie. Tym bardziej warto się zastanowić nad synergią tych dwóch rodzajów kontaktu przedsiębiorcy i urzędnika.
W Holandii i Niemczech, mimo wysokiego poziomu rozwoju narzędzi ITC, nie jest powszechne załatwianie spraw przez Internet. Dlatego też każdy może składać formularze w jednostkach publicznych i jest to bardzo powszechnie stosowane działanie. We Włoszech zaś przedsiębiorcy korzystają z usług agencji, które załatwiają za nich sprawy urzędowe. Obydwa z powyższych rozwiązań pozwalają na kontakt fizyczny z osobami, które dają wsparcie profesjonalne, niezbędne porady i propozycje rozwiązań w bardziej skomplikowanych sprawach.
Dlatego, moim zdaniem, należy tego rodzaju zasady wprowadzić także w Polsce, przy implementacji Dyrektywy Usługowej. Są bowiem możliwości prawne, aby poza jednym, centralnym Elektronicznym Punktem Kontaktowym powstały także punkty fizyczne. To dobre rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców, którzy cenią sobie tradycyjne formy komunikacji. Zaletą jest także walor edukacyjny. Według najnowszych badań Komisji Europejskie, wiedza na temat Dyrektywy Usługowej na terenie całej UE jest znikoma. Bezpośrednie rozmowy na ten temat w fizycznych punktach kontaktowych, w połączeniu ze stroną internetową i promocją mogą przynieść dobre rezultaty. Dlatego KIG będzie zabiegał o powołanie fizycznych punktów kontaktowych, z pełnym przekonaniem, że są to rozwiązania prowadzące do wsparcia polskich przedsiębiorców w drodze od administracji do e-administracji.
Jedną z pierwszych organizacji, która stosowała zasadę okienka, była angielska SITPRO, działająca na rzecz ułatwień w handlu międzynarodowym. Potem podchwyciły ją organizacje celne. Najszersze wykorzystanie systemu Jednego Okienka jest widoczne w Niemczech, Szwecji, Singapurze czy Korei. W wielu krajach system Jednego Okienka stanowi istotne rozwinięcie istniejących systemów zarządzania, wymiany danych i administracji, wykorzystujących nowoczesne narzędzia elektronicznej gospodarki i biznesu. Koncepcja ta została także przyjęta, jako model budowania relacji pomiędzy przedsiębiorcami a administracją. Polega na umożliwieniu realizacji wszystkich czynności związanych z założeniem, prowadzeniem i likwidacją działalności gospodarczej w jednym miejscu i w możliwie najkrótszym czasie. Z tej idei wywodzą się także pojedyncze punkty kontaktowe. W przypadku implementacji Dyrektywy Usługowej, w którą zaangażowana jest Krajowa Izba Gospodarcza, jest to jeden centralny punkt w skali kraju, umożliwiający realizację wszystkich procedur związanych z ewidencją i prowadzeniem działalności usługowej w jednym miejscu. Nasze półtoraroczne doświadczenia pokazują, jak wielką pracę należy wykonać, aby tego rodzaju punkt działał w sposób satysfakcjonujący przedsiębiorców. Przede wszystkim urzędy centralne (w przypadku Dyrektywy Usługowej – Ministerstwo Gospodarki) powinny przygotować pakiet zmian prawnych prowadzących do uproszczenia i elektronizacji procedur, które dotyczą przedsiębiorców. Ograniczenie strefy regulacyjnej Państwa jest jednym z najskuteczniejszych sposobów pobudzenia sił rozwojowych i potencjału przedsiębiorczości kraju. Przegląd ponad dwustu ustaw, których analizy podjęto się w Ministerstwie Gospodarki, jednoznacznie wskazuje, iż obecnie obowiązujące przepisy w sposób zbyt rozległy i często nieuzasadniony wnikają w zasady prowadzenia różnego typu aktywności gospodarczej przedsiębiorców i obywateli. Łącznie zidentyfikowano 129 ustaw, które nakładają różne instrumenty reglamentacyjne. Jedną z najczęstszych wad przepisów określających warunki reglamentacji działalności gospodarczej jest ich nieprecyzyjny i niedookreślony charakter, powodujący uznaniowość decyzji administracyjnej. Efektem tej pracy jest projekt ustawy o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przyjęty przez Radę Ministrów. Pozwala on na uproszczenie przepisów w 90 aktach prawnych. Głównym założeniem projektu jest likwidacja ok. 220 zaświadczeń, które do tej pory składali przedsiębiorcy i obywatele, oraz zastąpienie ich oświadczeniami. Wśród tych ułatwień ma znaleźć się m.in. zastąpienie zaświadczenia o wpisie do ewidencji i KRS, obowiązkiem podania jedynie numerów rejestrów, do których przedsiębiorca jest wpisany. Projekt ustawy znosi także obowiązek składania oświadczeń o nadaniu numeru NIP-u i REGON-u. Usuwa wymóg poświadczenia o niekaralności, gdy organ administracyjny może sam uzyskać informacje na ten temat. Wprowadza natomiast możliwość składania m.in. kopii świadectw, dyplomów i aktów stanu cywilnego zamiast ich oryginałów lub urzędowo poświadczonych odpisów. Jednak przyjęcie zmian ustawowych to dopiero początek drogi do dobrze działającego systemu Jednego Okienka czy Pojedynczego Punktu Kontaktowego.
Za zmianami prawnymi musi też iść zupełna przebudowa narzędzi, jakimi posługują się urzędnicy. Komputery, nowe aplikacje, sieci i platformy elektroniczne. Kolejny krok to zmiana mentalności ludzi pracujących w administracji. Muszą oni poznać nowe narzędzia, zrozumieć ich specyfikę oraz przestawić się na zupełnie nowy system komunikacji z interesantami. W e-administracji biuro działa 24 godziny na dobę, a przedsiębiorca może je odwiedzić o każdej porze dnia i nocy. To zaś wymaga zupełnie nowej organizacji pracy urzędu oraz przebudowy sposobu komunikacji, także dlatego, że w przyszłości urzędnik będzie miał częściej kontakt z interesantami wirtualnie, a nie fizycznie. Tym bardziej warto się zastanowić nad synergią tych dwóch rodzajów kontaktu przedsiębiorcy i urzędnika.
W Holandii i Niemczech, mimo wysokiego poziomu rozwoju narzędzi ITC, nie jest powszechne załatwianie spraw przez Internet. Dlatego też każdy może składać formularze w jednostkach publicznych i jest to bardzo powszechnie stosowane działanie. We Włoszech zaś przedsiębiorcy korzystają z usług agencji, które załatwiają za nich sprawy urzędowe. Obydwa z powyższych rozwiązań pozwalają na kontakt fizyczny z osobami, które dają wsparcie profesjonalne, niezbędne porady i propozycje rozwiązań w bardziej skomplikowanych sprawach.
Dlatego, moim zdaniem, należy tego rodzaju zasady wprowadzić także w Polsce, przy implementacji Dyrektywy Usługowej. Są bowiem możliwości prawne, aby poza jednym, centralnym Elektronicznym Punktem Kontaktowym powstały także punkty fizyczne. To dobre rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców, którzy cenią sobie tradycyjne formy komunikacji. Zaletą jest także walor edukacyjny. Według najnowszych badań Komisji Europejskie, wiedza na temat Dyrektywy Usługowej na terenie całej UE jest znikoma. Bezpośrednie rozmowy na ten temat w fizycznych punktach kontaktowych, w połączeniu ze stroną internetową i promocją mogą przynieść dobre rezultaty. Dlatego KIG będzie zabiegał o powołanie fizycznych punktów kontaktowych, z pełnym przekonaniem, że są to rozwiązania prowadzące do wsparcia polskich przedsiębiorców w drodze od administracji do e-administracji.
|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 1(105)2011  Zobacz więcej na temat: system jednego okienka | jedno okienko |
|
