Niewykorzystany potencja� pracy zdalnej

System pracy zdalnej

Stycze� 09, 2012 Marcin Grygielski Wydanie nr 1(117)2012 Wy�wietlono: 874 razy

Praca zdalna nie cieszy si� w Polsce du�� popularno�ci�. Obawa pracodawców przed utrat� kontroli nad pracownikami wci�� hamuje rozwój tego typu zatrudnienia. A przecie� obiektywnie rzecz bior�c, ten model zatrudnienia pozwala znakomicie obni�y� koszty dzia�alno�ci i zwi�kszy� potencja� firmy, praktycznie bez konieczno�ci ponoszenia nak�adów inwestycyjnych. Dla firm z sektora MSP oszcz�dno�ci wi��ce si� z prac� zdaln� s� nie do przecenienia.

Praca zdalna wymaga zmiany mentalno�ci pracodawców – s�dz� jednak, �e w 2012 r. b�dziemy obserwowali wzrost popularno�ci tego typu zatrudnienia. Niepewna sytuacja ekonomiczna rynków europejskich, stabilne mo�liwo�ci technologiczne i rosn�ca �wiadomo�� przedsi�biorców, a przede wszystkim twarda kalkulacja finansowa zysków wp�yn� na rozwój zdalnego zatrudnienia w najbli�szych latach.
Post�p technologiczny pozwala obecnie ka�dej firmie, niezale�nie od jej po�o�enia i wielko�ci, zatrudni� zdalnych pracowników – wystarczy szybkie ��cze internetowe, komputer, telefon i ciche otoczenie. Istnieje wiele sposobów obs�ugi zdalnych konsultantów, ale najbardziej efektywny jest scentralizowany, wielofunkcyjny system komunikacji IP, zawieraj�cy funkcje kontroli, raportowania i zarz�dzania personelem niezale�ne od lokalizacji.

Mo�liwo�ci technologiczne

Obs�uga zdalnych pracowników powinna by� nieod��czn� cz�ci� platformy komunikacyjnej wykorzystywanej przez przedsi�biorstwo. Scentralizowany system komunikacji IP posiada funkcje kontroli, raportowania i zarz�dzania personelem niezale�ne od jego lokalizacji. Mechanizm presence pozwala na monitoring i zarz�dzanie obecno�ci� u�ytkownika w czasie rzeczywistym – ustawiaj�c swój status na „dost�pny”, „na spotkaniu” lub „na przerwie” pracownik zdalny na bie��co informuje kolegów i prze�o�onych w biurze, kiedy mo�na kierowa� do niego telefony od klientów czy kontrahentów. W rzeczywisto�ci fizyczna lokalizacja pracownika nie musi by� ograniczona do jego domu, pod warunkiem przestrzegania pewnych regu� (takich jak ciche �rodowisko pracy).

Wirtualna wielofunkcyjna komunikacja IP

Wielofunkcyjne systemy komunikacji IP dostarczaj� te� kierownikom i dyrektorom narz�dzia do efektywnego zarz�dzania personelem – niezale�nie od fizycznej lokalizacji poszczególnych u�ytkowników. W przypadku zatrudnienia zdalnych pracowników narz�dzia monitorowania jako�ci, zarz�dzania personelem, raportów i analiz nabieraj� jeszcze wi�kszego znaczenia, zatem warto upewni� si�, �e platforma komunikacyjna oferuje takie mo�liwo�ci.

Najlepsze praktyki

Najlepsze praktyki technologiczne
Obs�uga pracowników zdalnych powinna by� nieod��czn� cz�ci� platformy komunikacyjnej, a nie dodatkow�, „do��czan�” do pakietu aplikacj�. Fizyczna lokalizacja konsultanta nie musi by� ograniczona do jego domu, pod warunkiem przestrzegania pewnych regu�, takich jak ciche �rodowisko pracy. System komunikacji IP dla obs�ugi pracowników zdalnych mo�e by� wdro�ony w modelu tradycyjnym albo udost�pniany w hostingu (Communication-as-a-Service). Hosting mo�e by� bardzo atrakcyjn� form� dla firm z sektora MSP, poniewa� obni�a próg inwestycyjny przy zakupie nowego oprogramowania. Zamiast jednorazowego wydatku na licencj�, firma p�aci miesi�czny abonament za wybrane funkcjonalno�ci i dan� liczb� u�ytkowników. W momencie du�ej liczby zlece�, mo�e zakupi� wi�kszy „abonament”, a w okresach spadku aktywno�ci – obni�y� koszty poprzez zmniejszenie wydajno�ci systemu. Malej� równie� koszty zakupu sprz�tu – oprogramowanie zainstalowane jest w centrum danych dostawcy, na jego w�asnych serwerach, i udost�pniane odbiorcom poprzez sie�.
Funkcje zdalnego dost�pu i terminale powinny by� elastyczne, aby spe�nia�y potrzeby firmy i u�ytkowników, zapewniaj�c dost�p do tych samych aplikacji i narz�dzi, z których korzystaj� pracownicy biurowi. Bezpieczny dost�p powinien by� mo�liwy z ka�dego miejsca, o dowolnej porze i za po�rednictwem dowolnego urz�dzenia ko�cowego (telefonu domowego, komórkowego, w odleg�ym oddziale, itd.). Mo�na te� odwzorowa� �rodowisko biurowe poprzez po��czenie szerokopasmowe, VPN i terminal SIP (telefon IP lub programowy). Narz�dzia dost�pu do serwera terminali, oferowane przez firmy takie jak Citrix, mog� zapewni� bezpieczny dost�p i u�atwi� wdro�enie dzia�owi IT.
Najlepsze praktyki kadrowe
Aby wybra� pracowników, którzy potrafi� pracowa� niezale�nie, s� godni zaufania, sami si� dyscyplinuj� i zachowuj� zasady poufno�ci informacji biznesowej konieczne jest dok�adne sprawdzenie kompetencji personelu oraz przeprowadzenie zakrojonych na szerok� skal� testów. Nale�y oceni� pracowników nie tylko pod k�tem potrzebnych umiej�tno�ci i zdolno�ci, ale tak�e osobowo�ci. Dla przyk�adu, osoby towarzyskie mog� nie by� najlepszymi kandydatami do samotnej pracy w domu.
Warto wyznaczy� okres próbny, aby sprawdzi�, czy nowo zatrudnieni nadaj� si� do pracy zdalnej. Nale�y okre�li� przejrzyste miary wydajno�ci i poinformowa� pracowników o wymaganiach wzgl�dem ich pracy. Je�li po okresie przystosowawczym obserwujemy brak zadowalaj�cych wyników, pracownik powinien mie� mo�liwo�� powrotu do pracy w biurze bez ponoszenia konsekwencji finansowych czy dyscyplinarnych. Cz�st� praktyk� jest traktowanie pracy w domu jako nagrody zwi�zanej z osi�ganymi wynikami oraz uk�adanie harmonogramu pracy zdalnych pracowników wed�ug ich wydajno�ci, tak, aby najlepsze godziny przypada�y najlepiej pracuj�cym.
Najlepsze praktyki procesowe
Najbardziej oczywist� praktyk� procesow� jest wyposa�enie zdalnych pracowników w narz�dzia i zasoby, których potrzebuj� do prawid�owej realizacji swoich zada�. Narz�dzia, które dost�pne s� dla konsultantów lokalnych, TRZEBA zapewni� równie� konsultantom zdalnym. Chodzi m.in. o integracj� telefonii z technologi� komputerow�, dost�p do baz wiedzy i inne zasoby, którymi dysponuj� pracownicy biurowi.
Kierownicy i mened�erowie dzia�u zatrudniaj�cego zdalnych konsultantów musz� mie� wgl�d w jego prac�. Raportowanie, rejestrowanie i monitorowanie maj� kluczowe znaczenie dla kontroli jako�ci pracy zdalnej i pomagaj� przezwyci�y� obiekcje w kwestii tej formy zatrudnienia. Niezb�dne s� narz�dzia, które chroni� bezpiecze�stwo i poufno�� informacji, gwarantuj�c, �e dane nie wyciekn� na zewn�trz z powodu z�o�liwego oprogramowania.
Dobra komunikacja mi�dzy osobami pracuj�cymi w domu a ich prze�o�onymi jest zdecydowanie wa�niejsza ni� w przypadku pracowników biurowych. Nale�y zdefiniowa� formalny proces komunikacji i wdro�y� narz�dzia, które u�atwiaj� bie��cy kontakt. Jednym z najwi�kszych problemów jest poczucie izolacji osób pracuj�cych w domu. W rzeczywisto�ci niektórzy postanawiaj� wróci� do biura, gdy� praca w domu po prostu im nie pasuje. Adaptacja do nowego �rodowiska bywa szczególnie trudna dla starszego, bardziej dojrza�ego personelu. Aby temu zaradzi�, mo�na u�y� narz�dzi spo�eczno�ciowych, takich jak czaty internetowe – zarówno towarzyskie (do dyskusji „przy automacie do kawy”), jak i specyficzne dla zespo�ów, aby podtrzyma� zaanga�owanie i kontakt mi�dzy pracownikami. Przy braku osobistych interakcji warto organizowa� regularne audio- i wideokonferencje. Je�li to tylko mo�liwe, trzeba umo�liwi� zdalnym konsultantom udzia� w firmowych uroczysto�ciach, albo powiadamiaj�c ich zawczasu, aby mogli przyjecha� z wizyt�, albo organizuj�c spotkanie zdalne z innymi pracownikami.

Marcin Grygielski, dyrektor regionalny na rynek Europy �rodkowej i Wschodniej, Interactive Intelligence