Stać Cię na straty?
Nowe technologie dla sektora MSP
Wyzwania współczesnego świata wobec przedsiębiorców cały czas rosną – od zwiększenia produktywności i efektywności pracy, przez ciągłe wprowadzanie oszczędności, po dbanie o środowisko naturalne. Aby na co dzień im sprostać, firmy muszą być przygotowane na ciągłą zmianę i inwestycje w nowe technologie, zwłaszcza te związane z komunikacją. Od jej efektywności w dużej mierze zależy funkcjonowanie firmy. Dotyczy to w takim samym stopniu firm dużych, jak i tych z sektora MSP.
Co to jest Unified Communication & Collaboration?
Odpowiedzią na to zapotrzebowanie są rozwiązania typu Unified Communication & Collaboration (UC&C, zunifikowana komunikacja i praca grupowa), których popularność dostrzegły i regularnie analizują już takie firmy, jak Gartner czy Frost & Sullivan. UC&C łączy na jednej platformie możliwość przesyłania danych, prowadzenia tele- i wideokonferencji, korzystanie z aplikacji pracy grupowej oraz innych serwisów firmowych. Profesjonalne rozwiązania UC&C mają interfejsy programowe oparte na otwartych standardach oraz integracji, która umożliwi współpracę aplikacji, systemów, sieci i urządzeń wideo różnych producentów. Jednocześnie dają użytkownikom możliwość korzystania nie tylko z programów zainstalowanych na poszczególnych urządzeniach, ale również w chmurze. To ostatnie rozwiązanie jest szczególnie interesujące dla małych i średnich przedsiębiorstw, zarówno z perspektywy finansowej – oszczędność firmowych zasobów informatycznych i niższe koszty implementacji, jak również czasowej – są bowiem dostępne niemal od ręki.
Rozwiązania komunikacji zunifikowanej i pracy grupowej sprawdzą się wszędzie tam, gdzie komunikacja odgrywa ważną rolę podczas codziennej pracy. Możliwość kontaktu „twarzą w twarz” z kontrahentami, podwykonawcami, pracownikami z różnych oddziałów firmy czy klientami znacząco ułatwia negocjowanie i ustalanie szczegółów realizowanych projektów. Można w tym celu zastosować narzędzie UC&C jakim są wideokonferencje, ale również zainwestować w bardziej zaawansowane, czyli telepresence (teleobecność).
Zaawansowana teleobecność
To, co ją odróżnia od zwykłych wideokonferencji to przede wszystkim jakość obrazu i głosu (co najmniej HD), dająca wrażenie rozmowy „twarzą w twarz”, przy jednoczesnym wykorzystaniu możliwości szerokopasmowego Internetu, co znacząco eliminuje opóźnienia w przesyle danych. Elementy te sprawiają, że rozmowa jest prowadzona „na żywo” mimo dużych odległości.
Inną zaletą telepresence jest możliwość kontaktu „tu i teraz”. Dzięki temu grupy robocze pracujące w różnych częściach kraju i świata mogą na bieżąco wymieniać się pomysłami i poszukiwać rozwiązań. Wydajność takiej pracy jest nieporównywalna z tradycyjnym modelem spotkań, np. w centrali.
Obecnie za sprawą rozwiązań RealPresence i RealPresence Mobile oraz korzyści związanych z telepresence można korzystać zarówno w biurze, gdzie są w pełni wyposażone sale w sprzęt do komunikacji, jak i na tabletach, w będąc dowolnym miejscu na świecie. Dzięki temu pracownik zyskuje swobodę dysponowania czasem, który dzieli – według potrzeb – na służbowy i prywatny.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Zalety telepresence, jak i UC&C dostrzega coraz więcej dyrektorów i menedżerów na świecie. Według analiz Frost & Sullivan z 2010 r., wiele firm planuje rozszerzyć zakres wykorzystywania konkretnych narzędzi UC&C, od 36 proc., jeśli chodzi o telepresence, do prawie 60 proc. w przypadku wideokonferencji.
Kluczowe korzyści to ograniczenie liczby podróży służbowych, a tym samym ich kosztu i czasu. Jak pokazują badania przeprowadzone przez Coleman Parkes Research na zlecenie firmy Polycom, na początku tego roku ponad połowa podróży w obrębie Europy wiązała się z udziałem menedżerów w regularnych spotkaniach, które mogłyby się spokojnie odbyć za pośrednictwem wideokonferencji, przez co przedsiębiorstwo zaoszczędziłoby na kosztach podróży, czasie, stresie i kosztach osobistych pracowników.
Przykładem takich spotkań jest rozwijany program dotyczący szkoleń w Polycomie, które już w dużej części odbywają się za pośrednictwem rozwiązań UC&C. Docelowo program ma objąć wszystkich 700 specjalistów ds. sprzedaży, co w efekcie da 8300 „zaoszczędzonych” roboczogodzin, a przy 40-godzinnym tygodniu pracy to aż cztery lata.
Czas pracy to nie jedyny zysk. Główny to oszczędności finansowe, które wiążą się z ograniczeniem wydatków, m.in. na bilety lotnicze, hotele, diety czy transport na miejscu.
Zadowolony pracownik
Niezależnie od skali działalności firmy, oszczędność czasu i pieniędzy odczują także małe i średnie przedsiębiorstwa, które jeszcze bardziej muszą brać pod uwagę wydatki i wykorzystanie zasobów osobowych. Tym bardziej, że implementacja podstawowych rozwiązań nie jest skomplikowana i nie wymaga dużych nakładów.
Stanowisko pracy wykorzystujące rozwiązania komunikacji zunifikowanej można „zbudować” w oparciu o zwykłego laptopa wyposażonego w kamerę i zestaw słuchawkowy. Instaluje się na nim odpowiednie oprogramowanie, które w prosty i szybki sposób pozwala na kontakt z biurem czy partnerami biznesowymi oddalonymi o wiele kilometrów. Dzięki temu można ograniczyć uciążliwe i drogie podróże oraz zwiększyć satysfakcję pracownika. Zyskuje on w ten sposób dodatkowe godziny, które może przeznaczyć na realizację pasji czy przebywanie z rodziną. Dodatkowo zapewnienie pracownikom możliwości pracy z domu, gdzie mogą wygodnie usiąść na fotelu, włączyć radio, wyleczyć się z drobnego przeziębienia i nie tracić nawet do czterech godzin na dojazd i powrót z pracy, pozytywnie wpływają na efektywność pracy.
Można także wprowadzić wspomniany już model chmurowy, który jeszcze bardziej ogranicza koszty i czas wdrożenia tych technologii do firmy.
Ekologiczna wartość dodana
Wartością dodaną do rozwiązań UC&C, dzięki zmniejszeniu liczby podróży służbowych i możliwości efektywnej pracy z domu, jest ograniczenie emisji CO2. Wspomniany już zespół specjalistów ds. sprzedaży odbywając wideokonferencje i korzystając z telepresence ograniczy emisję dwutlenku węgla do atmosfery aż o ok. 374 ton. Kiedy wdrożenie obejmie również dział Industry Solutions Marketing, to emisja spadnie o kolejne 112 ton, a to w sumie da 513 ton. Jest to równowartość usunięcia 171 samochodów z dróg każdego roku.
Korzyści związane z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, jakie oferuje Unified Communication & Collaboration, są bezsporne. Oszczędność czasu i pieniędzy oraz podniesienie efektywności pracy zatrudnionych to te najważniejsze. Dlatego pytaniem, które warto sobie zadać, nie jest to, czy inwestować w UC&C, ale ile technologii i rozwiązań wpłynie na poprawę funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa.
Autor: Olgierd Madej, Dyrektor Sprzedaży Polska i Kraje Bałtyckie, Polycom
Odpowiedzią na to zapotrzebowanie są rozwiązania typu Unified Communication & Collaboration (UC&C, zunifikowana komunikacja i praca grupowa), których popularność dostrzegły i regularnie analizują już takie firmy, jak Gartner czy Frost & Sullivan. UC&C łączy na jednej platformie możliwość przesyłania danych, prowadzenia tele- i wideokonferencji, korzystanie z aplikacji pracy grupowej oraz innych serwisów firmowych. Profesjonalne rozwiązania UC&C mają interfejsy programowe oparte na otwartych standardach oraz integracji, która umożliwi współpracę aplikacji, systemów, sieci i urządzeń wideo różnych producentów. Jednocześnie dają użytkownikom możliwość korzystania nie tylko z programów zainstalowanych na poszczególnych urządzeniach, ale również w chmurze. To ostatnie rozwiązanie jest szczególnie interesujące dla małych i średnich przedsiębiorstw, zarówno z perspektywy finansowej – oszczędność firmowych zasobów informatycznych i niższe koszty implementacji, jak również czasowej – są bowiem dostępne niemal od ręki.
Rozwiązania komunikacji zunifikowanej i pracy grupowej sprawdzą się wszędzie tam, gdzie komunikacja odgrywa ważną rolę podczas codziennej pracy. Możliwość kontaktu „twarzą w twarz” z kontrahentami, podwykonawcami, pracownikami z różnych oddziałów firmy czy klientami znacząco ułatwia negocjowanie i ustalanie szczegółów realizowanych projektów. Można w tym celu zastosować narzędzie UC&C jakim są wideokonferencje, ale również zainwestować w bardziej zaawansowane, czyli telepresence (teleobecność).
Zaawansowana teleobecność
To, co ją odróżnia od zwykłych wideokonferencji to przede wszystkim jakość obrazu i głosu (co najmniej HD), dająca wrażenie rozmowy „twarzą w twarz”, przy jednoczesnym wykorzystaniu możliwości szerokopasmowego Internetu, co znacząco eliminuje opóźnienia w przesyle danych. Elementy te sprawiają, że rozmowa jest prowadzona „na żywo” mimo dużych odległości.
Inną zaletą telepresence jest możliwość kontaktu „tu i teraz”. Dzięki temu grupy robocze pracujące w różnych częściach kraju i świata mogą na bieżąco wymieniać się pomysłami i poszukiwać rozwiązań. Wydajność takiej pracy jest nieporównywalna z tradycyjnym modelem spotkań, np. w centrali.
Obecnie za sprawą rozwiązań RealPresence i RealPresence Mobile oraz korzyści związanych z telepresence można korzystać zarówno w biurze, gdzie są w pełni wyposażone sale w sprzęt do komunikacji, jak i na tabletach, w będąc dowolnym miejscu na świecie. Dzięki temu pracownik zyskuje swobodę dysponowania czasem, który dzieli – według potrzeb – na służbowy i prywatny.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Zalety telepresence, jak i UC&C dostrzega coraz więcej dyrektorów i menedżerów na świecie. Według analiz Frost & Sullivan z 2010 r., wiele firm planuje rozszerzyć zakres wykorzystywania konkretnych narzędzi UC&C, od 36 proc., jeśli chodzi o telepresence, do prawie 60 proc. w przypadku wideokonferencji.
Kluczowe korzyści to ograniczenie liczby podróży służbowych, a tym samym ich kosztu i czasu. Jak pokazują badania przeprowadzone przez Coleman Parkes Research na zlecenie firmy Polycom, na początku tego roku ponad połowa podróży w obrębie Europy wiązała się z udziałem menedżerów w regularnych spotkaniach, które mogłyby się spokojnie odbyć za pośrednictwem wideokonferencji, przez co przedsiębiorstwo zaoszczędziłoby na kosztach podróży, czasie, stresie i kosztach osobistych pracowników.
Przykładem takich spotkań jest rozwijany program dotyczący szkoleń w Polycomie, które już w dużej części odbywają się za pośrednictwem rozwiązań UC&C. Docelowo program ma objąć wszystkich 700 specjalistów ds. sprzedaży, co w efekcie da 8300 „zaoszczędzonych” roboczogodzin, a przy 40-godzinnym tygodniu pracy to aż cztery lata.
Czas pracy to nie jedyny zysk. Główny to oszczędności finansowe, które wiążą się z ograniczeniem wydatków, m.in. na bilety lotnicze, hotele, diety czy transport na miejscu.
Zadowolony pracownik
Niezależnie od skali działalności firmy, oszczędność czasu i pieniędzy odczują także małe i średnie przedsiębiorstwa, które jeszcze bardziej muszą brać pod uwagę wydatki i wykorzystanie zasobów osobowych. Tym bardziej, że implementacja podstawowych rozwiązań nie jest skomplikowana i nie wymaga dużych nakładów.
Stanowisko pracy wykorzystujące rozwiązania komunikacji zunifikowanej można „zbudować” w oparciu o zwykłego laptopa wyposażonego w kamerę i zestaw słuchawkowy. Instaluje się na nim odpowiednie oprogramowanie, które w prosty i szybki sposób pozwala na kontakt z biurem czy partnerami biznesowymi oddalonymi o wiele kilometrów. Dzięki temu można ograniczyć uciążliwe i drogie podróże oraz zwiększyć satysfakcję pracownika. Zyskuje on w ten sposób dodatkowe godziny, które może przeznaczyć na realizację pasji czy przebywanie z rodziną. Dodatkowo zapewnienie pracownikom możliwości pracy z domu, gdzie mogą wygodnie usiąść na fotelu, włączyć radio, wyleczyć się z drobnego przeziębienia i nie tracić nawet do czterech godzin na dojazd i powrót z pracy, pozytywnie wpływają na efektywność pracy.
Można także wprowadzić wspomniany już model chmurowy, który jeszcze bardziej ogranicza koszty i czas wdrożenia tych technologii do firmy.
Ekologiczna wartość dodana
Wartością dodaną do rozwiązań UC&C, dzięki zmniejszeniu liczby podróży służbowych i możliwości efektywnej pracy z domu, jest ograniczenie emisji CO2. Wspomniany już zespół specjalistów ds. sprzedaży odbywając wideokonferencje i korzystając z telepresence ograniczy emisję dwutlenku węgla do atmosfery aż o ok. 374 ton. Kiedy wdrożenie obejmie również dział Industry Solutions Marketing, to emisja spadnie o kolejne 112 ton, a to w sumie da 513 ton. Jest to równowartość usunięcia 171 samochodów z dróg każdego roku.
Korzyści związane z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, jakie oferuje Unified Communication & Collaboration, są bezsporne. Oszczędność czasu i pieniędzy oraz podniesienie efektywności pracy zatrudnionych to te najważniejsze. Dlatego pytaniem, które warto sobie zadać, nie jest to, czy inwestować w UC&C, ale ile technologii i rozwiązań wpłynie na poprawę funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa.
Autor: Olgierd Madej, Dyrektor Sprzedaży Polska i Kraje Bałtyckie, Polycom
|
nr 1(117)2012  |
|
