Duży do małego
Raport miesiąca: IT w MSP
Do niedawna wielu przedsiębiorców z sektora MSP sądziło, że oprogramowania biznesowe są domeną dużych korporacji. Tymczasem przecież zarówno małe, jak i średnie firmy mają te same potrzeby i borykają się na co dzień z tymi samymi problemami, co duże międzynarodowe firmy.
Ponieważ to właśnie małe i średnie firmy stanowią podstawę polskiej gospodarki, producenci próbują sprostać ich potrzebom i wciąż rozszerzają swoje oferty o nowe rozwiązania. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele podkategorii oprogramowania biznesowego, m.in. CRM (Customer Relations Management – oprogramowanie pozwalające zarządzać relacjami z klientami), ERP (Enterprise Resource Planning – planowanie zasobami przedsiębiorstwa), ERM (Enterprise Resource Management – zarządzanie zasobami organizacji), SCM (Supply Chain Management – zarządzanie łańcuchem dostaw), OMA (Operations Management Applications – zarządzanie operacyjne) czy aplikacje analityczne, jak Business Analytics.
Przedsiębiorcy, którzy planują usprawnić funkcjonowanie firmy, mają powody, dla których decydują się na ten krok. Zanim jednak przystąpią do zakupu określonego typu oprogramowania muszą szczegółowo przeanalizować potrzeby swojej firmy – a dokładnie, które obszary wymagają optymalizacji za pomocą aplikacji biznesowych. To właśnie cele, które firma chce zrealizować przy wsparciu oprogramowania, determinują wybór odpowiedniego rozwiązania.
Oferta aplikacji biznesowych, które wspierają zarządzanie firmą jest szeroka, także zakres funkcji w jakie są wyposażone może przyprawić o zawrót głowy. Należy jednak pamiętać, że ich liczba nie może być jedynym kryterium wyboru oprogramowania. Często zdarza się bowiem, że firmy przepłacają za funkcjonalności, których faktycznie nie potrzebują i nie wykorzystują w pracy.
Na pewno przy wyborze systemu nie można kierować się jedynie ceną czy producentem. Najniższa cenowo oferta w praktyce wcale nie musi być dla firmy najkorzystniejsza. Może się bowiem okazać, że cena samego produkt jest satysfakcjonująca, ale np. koszt kupna kolejnych funkcjonalności będzie już wysoki.
Małe i średnie firmy najczęściej zainteresowane są konkretnymi funkcjonalnościami i modułami usprawniającymi wybrany obszar, np. obrót towarów, działania księgowe czy związane z kadrą i płacami. W ich przypadku doskonale sprawdza się jedna aplikacja, która jest w stanie zastąpić programy księgowe, arkusze kalkulacyjne, w których zapisywany jest np. stan zatowarowania czy urlopy personelu.
Drugim krokiem będzie wyselekcjonowanie kilku dostawców i przystąpienie z nimi do negocjacji. W tej sytuacji należy wziąć pod uwagę kilka kryteriów, m.in doświadczenie w branży, ile lat firma funkcjonuje na rynku, referencje od klientów i ewentualne opinii na temat danego dostawcy. Marka i prestiż firmy to jednak nie wszystko. Równie ważne jest m.in. to, czy system będzie można rozwijać. To szczególnie istotne, w sytuacji gdy firma zamierza w przyszłości rozwijać wdrożone rozwiązanie.
Dziś trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy, która nie wykorzystuje technologii informatycznych. Z badań, które przeprowadził GUS w 2010 r. wynika, że wśród małych przedsiębiorstw systemów ERP używa już 6,6 proc., a CRM 12, 7 proc. W najbliższym czasie ich popularność będzie stopniowo rosnąć. Może mieć na to wpływ m.in. zapowiadana druga fala kryzysu. Mimo że przedsiębiorcy obawiają się tego, co przyniesie ten rok, to liczba zapytań ofertowych o aplikacje nie maleje. Bardzo prawdopodobne, że to czas spowolnienia gospodarczego może przekonać przedsiębiorców do inwestycji w oprogramowanie.
Zdarza się, że mimo potrzeb firmy nie wdrażają rozwiązań informatycznych w obawie przed wysokimi kosztami. Trzeba jednak powiedzieć, że obecnie wdrożenie systemu jest znacznie tańsze niż kilka lat temu. Ponadto koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania zależy od wielu czynników, m.in. od tego, jaka jest marka systemu, zakres funkcji, rodzaj sprzętu czy liczba licencji.
CRM, czyli zarządzaj relacją z klientem
Na rynku oprogramowania dostępne są aplikacje dla wszystkich przedsiębiorstw – bez względu na ich wielkość czy profil działalności. Do najpopularniejszych systemów biznesowych należą CRM i ERP. Ich wybór powinien jednak być poprzedzony analizą potrzeb firmy. Jeśli w przedsiębiorstwie istotną rolę odgrywa na co dzień obsługa klientów – sprawdza się oprogramowanie klasy CRM, które pozwala osiągać przewagę konkurencyjną poprzez budowanie wysokiej jakości relacji z kontrahentami. To rozwiązanie jest skuteczne zwłaszcza w przypadku firm, które komunikują się ze swoimi klientami na różnych etapach: począwszy od powstawania potrzeby zakupowej, procesu zakupu poprzez obsługę pozakupową. Reasumując, CRM-y usprawniają i automatyzują wszelkie działania związane z działaniami proklienckimi.
Systemy do zarządzania relacjami z klientem budowane są najczęściej modułowo. W ten sposób każdy element odpowiedzialny jest za optymalizację innego obszaru działalności w firmie. Oprogramowanie może składać się nawet z kilkunastu takich komponentów. Ponadto modułowa budowa pozwala podzielić proces wdrożenia na kilka etapów i rozłożyć inwestycję w czasie. Dzięki temu zwłaszcza małe firmy z ograniczonym budżetem będą mogły zainwestować w narzędzia informatyczne i racjonalnie zaplanować finanse.
W każdej firmie, bez względu na wielkość czy stopień rozbudowania struktury, istotną kwestię odgrywa wiedza na temat kontrahentów i partnerów biznesowych. Rzetelne i aktualne informacje, które można zanalizować i na ich podstawie wyciągnąć wnioski, to dla wielu przedsiębiorstw podstawa strategii działania na rynku.
Jedną z podstawowych funkcji systemów klasy CRM jest właśnie gromadzenie informacji o klientach: danych teleadresowych, historii kontaktu czy preferencji zakupowych. Z tego rozwiązania korzystają zwłaszcza działy handlowe. Informacje wprowadzane do systemu widoczne są także przez innych pracowników, którzy zaangażowani są w konkretne zadanie. Dzięki temu każda upoważniona osoba z personelu ma dostęp do stale aktualizowanej bazy wiedzy. Zapewnia to nie tylko indywidualne podejście do klienta, ale także gwarantuje, że w razie odejścia pracownika wszelkie niezbędne informacje potrzebne do pracy pozostaną na swoim miejscu.
Za pomocą systemu CRM możliwe jest bieżące informowanie o ofertach i promocjach czy przypominanie o terminach płatności, np. w przypadku serwisu o koniecznych przeglądach czy wymianie. Działy współpracujące ze sobą mogą dużo łatwiej komunikować się i dzięki temu szybciej wywiązywać się ze swoich obowiązków. System pozwala ewidencjonować koszty związane z wykonaniem usługi i weryfikować okresy obowiązywania gwarancji, co znacznie ułatwia obsługę, a jednocześnie podnosi jej jakość.
CRM-y umożliwiają też podnoszenie wydajności pracowników. Wynika to z m.in. ze skrócenia czasu potrzebnego na wykonywanie czynności, gdyż są realizowane w sposób automatyczny. Korzystanie z aplikacji pozwala zatem wykonać większą liczbę zadań w krótszym czasie, bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu.
Powodem niskiej efektywności w wielu firmach jest brak dostępu do najważniejszych plików i dokumentów. Ich liczba sukcesywnie wzrasta wraz z rozwojem firmy, co z czasem utrudnia zarządzanie dokumentami. Podobnie jak w przypadku danych klienta czy pracowników, możliwe jest stworzenie bazy dokumentów, z której mogą korzystać wszyscy uprawnieni.
ERP, czyli planuj zasoby przedsiębiorstwa
Zadaniem systemów ERP jest powiązanie w jedną, logiczną całość wszystkich funkcji i czynności z różnych obszarów firmy, które związane są z zasobami. Wszystko po to, aby zyskać jednolity obraz funkcjonowania poszczególnych komórek firmy jako całej struktury.
ERP – podobnie jak CRM – zbudowany jest z modułów tworzących spójną, zintegrowaną całość. Pełni funkcję platformy komunikacji, co umożliwia współpracę między pracownikami z różnych działów. Tym samym wdrożony system zaspokaja potrzeby firmy w wielu obszarach jej działalności.
Jednym z segmentów, które można usprawniać z wykorzystaniem ERP, jest gospodarka magazynowa. Optymalizacja zarządzania zapasami magazynowymi może znacznie przyczynić się do obniżki kosztów operacyjnych. Co istotne, właściwy przepływ wyrobów wpływa na poprawę funkcjonowania systemu dostaw dla klientów.
Praca jednego działu często powiązana jest z innym, np. księgowością, która na co dzień musi ściśle współpracować z magazynem. Wszelkie dane na bieżąco uzupełnianie przez pracowników magazynu są widoczne po zalogowaniu się do systemu także dla personelu z księgowości. Dzięki jednej, centralnej bazie danych, na jakości zyskują też same informacje. To nie tylko usprawnia i skraca wykonywanie czynności zawodowych, ale także wymusza na pracownikach pewną dokładność przy wprowadzaniu danych. Błąd wprowadzony przez magazyn będzie zweryfikowany przez księgowego. Dzięki temu wszyscy uprawnieni zyskają dostęp do kluczowych informacji, które będą wiarygodne. To także eliminuje zbędną pracę ludzi, jak konieczność weryfikacji uzyskanych danych. Kompletna baza danych jest wynikiem łączenia przez system informacji z kilku źródeł. Przedsiębiorstwo, które wdrożyło system ERP, łatwiej współpracuje ze swoimi partnerami. System pozwala m.in. śledzić łańcuch dostaw między dostawcami a odbiorcami, którzy związani są długoterminowymi umowami. To z kolei wpływa na obniżenie kosztów zaopatrzenia i współpracy z dostawcami firmy. Oprogramowanie wykorzystują też menedżerowie, którzy są odpowiedzialni za selekcję dostawców i realizację dostaw. Celem jest optymalizacja wszystkich procesów i redukcja kosztów, podobnie jest w przypadku procesów zaopatrzenia, zakupów czy magazynowania. Kontrolę wszystkich procesów umożliwiają zgromadzone w systemie dane, jak: zasoby firmy, zaplanowane i rzeczywiste koszty, aktualne i prognozowane zobowiązania. Dzięki temu zachowana jest przejrzystość poszczególnych operacji, które składają się na łańcuch dostawy.
Dzięki systemowi ERP możliwe jest planowanie produkcji, która odpowiada przewidywanym potrzebom firmy. System ERP może być także wykorzystywany w obszarze zarządzania majątkiem produkcyjnym w taki sposób, aby zagwarantować dostęp do sprawnych maszyn i urządzeń, co zmniejsza ryzyko przerwania produkcji, a obsługa nie cierpi na jakości.
ERP umożliwiając automatyzację powtarzalnych czynności przydaje się np. w działach związanych ze sprzedażą. Z związku z tym działy sprzedażowe obsługują zamówienia, wysyłają towary czy fakturują w krótszym czasie. To naturalnie przekłada się na obniżenie kosztów ponoszonych przez dział. Zaoszczędzony czas można wykorzystać na inne działania, np. prosprzedażowe.
Przemysław Zygmunt,
ekspert z firmy AC SOFTWARE, producenta oprogramowania dla przedsiębiorstw
Przedsiębiorcy, którzy planują usprawnić funkcjonowanie firmy, mają powody, dla których decydują się na ten krok. Zanim jednak przystąpią do zakupu określonego typu oprogramowania muszą szczegółowo przeanalizować potrzeby swojej firmy – a dokładnie, które obszary wymagają optymalizacji za pomocą aplikacji biznesowych. To właśnie cele, które firma chce zrealizować przy wsparciu oprogramowania, determinują wybór odpowiedniego rozwiązania.
Oferta aplikacji biznesowych, które wspierają zarządzanie firmą jest szeroka, także zakres funkcji w jakie są wyposażone może przyprawić o zawrót głowy. Należy jednak pamiętać, że ich liczba nie może być jedynym kryterium wyboru oprogramowania. Często zdarza się bowiem, że firmy przepłacają za funkcjonalności, których faktycznie nie potrzebują i nie wykorzystują w pracy.
Na pewno przy wyborze systemu nie można kierować się jedynie ceną czy producentem. Najniższa cenowo oferta w praktyce wcale nie musi być dla firmy najkorzystniejsza. Może się bowiem okazać, że cena samego produkt jest satysfakcjonująca, ale np. koszt kupna kolejnych funkcjonalności będzie już wysoki.
Małe i średnie firmy najczęściej zainteresowane są konkretnymi funkcjonalnościami i modułami usprawniającymi wybrany obszar, np. obrót towarów, działania księgowe czy związane z kadrą i płacami. W ich przypadku doskonale sprawdza się jedna aplikacja, która jest w stanie zastąpić programy księgowe, arkusze kalkulacyjne, w których zapisywany jest np. stan zatowarowania czy urlopy personelu.
Drugim krokiem będzie wyselekcjonowanie kilku dostawców i przystąpienie z nimi do negocjacji. W tej sytuacji należy wziąć pod uwagę kilka kryteriów, m.in doświadczenie w branży, ile lat firma funkcjonuje na rynku, referencje od klientów i ewentualne opinii na temat danego dostawcy. Marka i prestiż firmy to jednak nie wszystko. Równie ważne jest m.in. to, czy system będzie można rozwijać. To szczególnie istotne, w sytuacji gdy firma zamierza w przyszłości rozwijać wdrożone rozwiązanie.
Dziś trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy, która nie wykorzystuje technologii informatycznych. Z badań, które przeprowadził GUS w 2010 r. wynika, że wśród małych przedsiębiorstw systemów ERP używa już 6,6 proc., a CRM 12, 7 proc. W najbliższym czasie ich popularność będzie stopniowo rosnąć. Może mieć na to wpływ m.in. zapowiadana druga fala kryzysu. Mimo że przedsiębiorcy obawiają się tego, co przyniesie ten rok, to liczba zapytań ofertowych o aplikacje nie maleje. Bardzo prawdopodobne, że to czas spowolnienia gospodarczego może przekonać przedsiębiorców do inwestycji w oprogramowanie.
Zdarza się, że mimo potrzeb firmy nie wdrażają rozwiązań informatycznych w obawie przed wysokimi kosztami. Trzeba jednak powiedzieć, że obecnie wdrożenie systemu jest znacznie tańsze niż kilka lat temu. Ponadto koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania zależy od wielu czynników, m.in. od tego, jaka jest marka systemu, zakres funkcji, rodzaj sprzętu czy liczba licencji.
CRM, czyli zarządzaj relacją z klientem
Na rynku oprogramowania dostępne są aplikacje dla wszystkich przedsiębiorstw – bez względu na ich wielkość czy profil działalności. Do najpopularniejszych systemów biznesowych należą CRM i ERP. Ich wybór powinien jednak być poprzedzony analizą potrzeb firmy. Jeśli w przedsiębiorstwie istotną rolę odgrywa na co dzień obsługa klientów – sprawdza się oprogramowanie klasy CRM, które pozwala osiągać przewagę konkurencyjną poprzez budowanie wysokiej jakości relacji z kontrahentami. To rozwiązanie jest skuteczne zwłaszcza w przypadku firm, które komunikują się ze swoimi klientami na różnych etapach: począwszy od powstawania potrzeby zakupowej, procesu zakupu poprzez obsługę pozakupową. Reasumując, CRM-y usprawniają i automatyzują wszelkie działania związane z działaniami proklienckimi.
Systemy do zarządzania relacjami z klientem budowane są najczęściej modułowo. W ten sposób każdy element odpowiedzialny jest za optymalizację innego obszaru działalności w firmie. Oprogramowanie może składać się nawet z kilkunastu takich komponentów. Ponadto modułowa budowa pozwala podzielić proces wdrożenia na kilka etapów i rozłożyć inwestycję w czasie. Dzięki temu zwłaszcza małe firmy z ograniczonym budżetem będą mogły zainwestować w narzędzia informatyczne i racjonalnie zaplanować finanse.
W każdej firmie, bez względu na wielkość czy stopień rozbudowania struktury, istotną kwestię odgrywa wiedza na temat kontrahentów i partnerów biznesowych. Rzetelne i aktualne informacje, które można zanalizować i na ich podstawie wyciągnąć wnioski, to dla wielu przedsiębiorstw podstawa strategii działania na rynku.
Jedną z podstawowych funkcji systemów klasy CRM jest właśnie gromadzenie informacji o klientach: danych teleadresowych, historii kontaktu czy preferencji zakupowych. Z tego rozwiązania korzystają zwłaszcza działy handlowe. Informacje wprowadzane do systemu widoczne są także przez innych pracowników, którzy zaangażowani są w konkretne zadanie. Dzięki temu każda upoważniona osoba z personelu ma dostęp do stale aktualizowanej bazy wiedzy. Zapewnia to nie tylko indywidualne podejście do klienta, ale także gwarantuje, że w razie odejścia pracownika wszelkie niezbędne informacje potrzebne do pracy pozostaną na swoim miejscu.
Za pomocą systemu CRM możliwe jest bieżące informowanie o ofertach i promocjach czy przypominanie o terminach płatności, np. w przypadku serwisu o koniecznych przeglądach czy wymianie. Działy współpracujące ze sobą mogą dużo łatwiej komunikować się i dzięki temu szybciej wywiązywać się ze swoich obowiązków. System pozwala ewidencjonować koszty związane z wykonaniem usługi i weryfikować okresy obowiązywania gwarancji, co znacznie ułatwia obsługę, a jednocześnie podnosi jej jakość.
CRM-y umożliwiają też podnoszenie wydajności pracowników. Wynika to z m.in. ze skrócenia czasu potrzebnego na wykonywanie czynności, gdyż są realizowane w sposób automatyczny. Korzystanie z aplikacji pozwala zatem wykonać większą liczbę zadań w krótszym czasie, bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu.
Powodem niskiej efektywności w wielu firmach jest brak dostępu do najważniejszych plików i dokumentów. Ich liczba sukcesywnie wzrasta wraz z rozwojem firmy, co z czasem utrudnia zarządzanie dokumentami. Podobnie jak w przypadku danych klienta czy pracowników, możliwe jest stworzenie bazy dokumentów, z której mogą korzystać wszyscy uprawnieni.
ERP, czyli planuj zasoby przedsiębiorstwa
Zadaniem systemów ERP jest powiązanie w jedną, logiczną całość wszystkich funkcji i czynności z różnych obszarów firmy, które związane są z zasobami. Wszystko po to, aby zyskać jednolity obraz funkcjonowania poszczególnych komórek firmy jako całej struktury.
ERP – podobnie jak CRM – zbudowany jest z modułów tworzących spójną, zintegrowaną całość. Pełni funkcję platformy komunikacji, co umożliwia współpracę między pracownikami z różnych działów. Tym samym wdrożony system zaspokaja potrzeby firmy w wielu obszarach jej działalności.
Jednym z segmentów, które można usprawniać z wykorzystaniem ERP, jest gospodarka magazynowa. Optymalizacja zarządzania zapasami magazynowymi może znacznie przyczynić się do obniżki kosztów operacyjnych. Co istotne, właściwy przepływ wyrobów wpływa na poprawę funkcjonowania systemu dostaw dla klientów.
Praca jednego działu często powiązana jest z innym, np. księgowością, która na co dzień musi ściśle współpracować z magazynem. Wszelkie dane na bieżąco uzupełnianie przez pracowników magazynu są widoczne po zalogowaniu się do systemu także dla personelu z księgowości. Dzięki jednej, centralnej bazie danych, na jakości zyskują też same informacje. To nie tylko usprawnia i skraca wykonywanie czynności zawodowych, ale także wymusza na pracownikach pewną dokładność przy wprowadzaniu danych. Błąd wprowadzony przez magazyn będzie zweryfikowany przez księgowego. Dzięki temu wszyscy uprawnieni zyskają dostęp do kluczowych informacji, które będą wiarygodne. To także eliminuje zbędną pracę ludzi, jak konieczność weryfikacji uzyskanych danych. Kompletna baza danych jest wynikiem łączenia przez system informacji z kilku źródeł. Przedsiębiorstwo, które wdrożyło system ERP, łatwiej współpracuje ze swoimi partnerami. System pozwala m.in. śledzić łańcuch dostaw między dostawcami a odbiorcami, którzy związani są długoterminowymi umowami. To z kolei wpływa na obniżenie kosztów zaopatrzenia i współpracy z dostawcami firmy. Oprogramowanie wykorzystują też menedżerowie, którzy są odpowiedzialni za selekcję dostawców i realizację dostaw. Celem jest optymalizacja wszystkich procesów i redukcja kosztów, podobnie jest w przypadku procesów zaopatrzenia, zakupów czy magazynowania. Kontrolę wszystkich procesów umożliwiają zgromadzone w systemie dane, jak: zasoby firmy, zaplanowane i rzeczywiste koszty, aktualne i prognozowane zobowiązania. Dzięki temu zachowana jest przejrzystość poszczególnych operacji, które składają się na łańcuch dostawy.
Dzięki systemowi ERP możliwe jest planowanie produkcji, która odpowiada przewidywanym potrzebom firmy. System ERP może być także wykorzystywany w obszarze zarządzania majątkiem produkcyjnym w taki sposób, aby zagwarantować dostęp do sprawnych maszyn i urządzeń, co zmniejsza ryzyko przerwania produkcji, a obsługa nie cierpi na jakości.
ERP umożliwiając automatyzację powtarzalnych czynności przydaje się np. w działach związanych ze sprzedażą. Z związku z tym działy sprzedażowe obsługują zamówienia, wysyłają towary czy fakturują w krótszym czasie. To naturalnie przekłada się na obniżenie kosztów ponoszonych przez dział. Zaoszczędzony czas można wykorzystać na inne działania, np. prosprzedażowe.
Przemysław Zygmunt,
ekspert z firmy AC SOFTWARE, producenta oprogramowania dla przedsiębiorstw
|
nr 2(118)2012  |
|
