Najem powierzchni biurowych
Planując najem powierzchni biurowych potencjalni najemcy koncentrują się przede wszystkim na lokalizacji, standardzie budynku i warunkach finansowych. Tymczasem oprócz ww. kwestii należy zwrócić uwagę na całokształt regulacji związanych z najmem, znajdujących odzwierciedlenie w postanowieniach umowy najmu, którą strony zamierzają zawrzeć.
Umowy najmu, szczególnie w przypadku nowoczesnych i prestiżowych biurowców, zwykle są obszerne i skomplikowane. Często odwołują się do rozwiązań nieznanych polskiemu prawu. Nie zawsze zatem najemca będzie w stanie samodzielnie zweryfikować taki dokument i oszacować ryzyko. Fachowa pomoc może okazać się nieodzowna.
Projekt takiej umowy przedstawia z reguły wynajmujący. Z tego względu należy się spodziewać, iż proponowane rozwiązania mają na celu zabezpieczenie przede wszystkim jego interesów. Na co zatem powinien zwrócić uwagę najemca? Istotnym elementem umowy najmu jest szczegółowe określenie przedmiotu najmu – jest nim nie tylko powierzchnia samego biura z korytarzami, toaletami, pomieszczeniami kuchennymi, tarasem przeznaczonym do wyłącznego użytku najemcy (powierzchnia netto), ale także proporcjonalny udział w powierzchniach wspólnych budynku i miejsca parkingowe. Dla celu obliczenia wysokości czynszu najmu powierzchnia biurowa netto jest powiększana o współczynnik powierzchni wspólnej.
W zakresie przedmiotu najmu powinien zatem zawierać się m.in. dokument potwierdzający tytuł prawny wynajmującego do wynajmowanego lokalu, dokładny opis lokalu, informację o jego położeniu w budynku, numer księgi wieczystej numer ewidencyjny działki, plan sytuacyjny budynku i rzut kondygnacji z zaznaczonym wynajmowanym modułem.
W zakresie terminu umowa może zostać zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. Warto zwrócić uwagę, aby – zarówno w przypadku najmu na czas oznaczony (w umowie między przedsiębiorcami maksymalny okres wynosi 30 lat), jak również czas nieoznaczony – zadbać o możliwość jego wypowiedzenia. Najemca zawsze może przecież znaleźć atrakcyjniejszą lokalizację albo też może ulec zmianie jego zapotrzebowanie na określoną powierzchnię. Umowa długoterminowa nie zawsze bez możliwości jej wypowiedzenia będzie zatem rozwiązaniem korzystnym.
W zamian za korzystanie z przedmiotu najmu najemca zobowiązany jest płacić wynajmującemu czynsz. Powszechną praktyką na rynku jest ustalanie tego czynszu w euro. W tym przypadku niezwykle istotne jest ustalenie kursu wymiany, według którego czynsz będzie obliczany. Z reguły jest to średni kurs EUR/PLN ogłaszany przez Narodowy Bank Polski obowiązujący w dniu wskazanym w umowie, zazwyczaj jest to dzień wystawienia faktury bądź dzień poprzedzający. Czynsz podlega corocznej indeksacji w oparciu o wartość ustalonego w umowie wskaźnika wzrostu cen.
Może się zdarzyć, iż wprawdzie lokalizacja i standard budynku odpowiadają najemcy, to chciałby dostosować wystrój biura do swoich potrzeb i oczekiwań. W takim przypadku również istotne jest precyzyjne ustalenie możliwości i warunków dokonania takiej adaptacji. Przy tej okazji warto także określić, jakie naprawy, których konieczność wystąpi w trakcie realizacji umowy, obciążają wynajmującego, a jakie najemcę.
Powszechną praktyką jest żądanie wynajmujących wniesienia przez najemców zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tzw. kaucji. Może ona być wnoszona w pieniądzu lub gwarancji bankowej bądź ubezpieczeniowej – jej wysokość odpowiada z reguły wartości krotności miesięcznego czynszu. Niezwykle ważne jest precyzyjne uregulowanie w umowie możliwości i zasad skorzystania przez wynajmującego z wniesionego zabezpieczenia.
Oprócz wskazanego wyżej zabezpieczenia w umowach najmu pojawiają się regulacje dotyczące obowiązkowego ubezpieczenia przedmiotu najmu i zwykle dotyczą obu stron umowy.
Anna Piecuch, radca prawny, Szef Departamentu Zamówień Publicznych i Prawa Budowlanego, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna
Projekt takiej umowy przedstawia z reguły wynajmujący. Z tego względu należy się spodziewać, iż proponowane rozwiązania mają na celu zabezpieczenie przede wszystkim jego interesów. Na co zatem powinien zwrócić uwagę najemca? Istotnym elementem umowy najmu jest szczegółowe określenie przedmiotu najmu – jest nim nie tylko powierzchnia samego biura z korytarzami, toaletami, pomieszczeniami kuchennymi, tarasem przeznaczonym do wyłącznego użytku najemcy (powierzchnia netto), ale także proporcjonalny udział w powierzchniach wspólnych budynku i miejsca parkingowe. Dla celu obliczenia wysokości czynszu najmu powierzchnia biurowa netto jest powiększana o współczynnik powierzchni wspólnej.
W zakresie przedmiotu najmu powinien zatem zawierać się m.in. dokument potwierdzający tytuł prawny wynajmującego do wynajmowanego lokalu, dokładny opis lokalu, informację o jego położeniu w budynku, numer księgi wieczystej numer ewidencyjny działki, plan sytuacyjny budynku i rzut kondygnacji z zaznaczonym wynajmowanym modułem.
W zakresie terminu umowa może zostać zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. Warto zwrócić uwagę, aby – zarówno w przypadku najmu na czas oznaczony (w umowie między przedsiębiorcami maksymalny okres wynosi 30 lat), jak również czas nieoznaczony – zadbać o możliwość jego wypowiedzenia. Najemca zawsze może przecież znaleźć atrakcyjniejszą lokalizację albo też może ulec zmianie jego zapotrzebowanie na określoną powierzchnię. Umowa długoterminowa nie zawsze bez możliwości jej wypowiedzenia będzie zatem rozwiązaniem korzystnym.
W zamian za korzystanie z przedmiotu najmu najemca zobowiązany jest płacić wynajmującemu czynsz. Powszechną praktyką na rynku jest ustalanie tego czynszu w euro. W tym przypadku niezwykle istotne jest ustalenie kursu wymiany, według którego czynsz będzie obliczany. Z reguły jest to średni kurs EUR/PLN ogłaszany przez Narodowy Bank Polski obowiązujący w dniu wskazanym w umowie, zazwyczaj jest to dzień wystawienia faktury bądź dzień poprzedzający. Czynsz podlega corocznej indeksacji w oparciu o wartość ustalonego w umowie wskaźnika wzrostu cen.
Może się zdarzyć, iż wprawdzie lokalizacja i standard budynku odpowiadają najemcy, to chciałby dostosować wystrój biura do swoich potrzeb i oczekiwań. W takim przypadku również istotne jest precyzyjne ustalenie możliwości i warunków dokonania takiej adaptacji. Przy tej okazji warto także określić, jakie naprawy, których konieczność wystąpi w trakcie realizacji umowy, obciążają wynajmującego, a jakie najemcę.
Powszechną praktyką jest żądanie wynajmujących wniesienia przez najemców zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tzw. kaucji. Może ona być wnoszona w pieniądzu lub gwarancji bankowej bądź ubezpieczeniowej – jej wysokość odpowiada z reguły wartości krotności miesięcznego czynszu. Niezwykle ważne jest precyzyjne uregulowanie w umowie możliwości i zasad skorzystania przez wynajmującego z wniesionego zabezpieczenia.
Oprócz wskazanego wyżej zabezpieczenia w umowach najmu pojawiają się regulacje dotyczące obowiązkowego ubezpieczenia przedmiotu najmu i zwykle dotyczą obu stron umowy.
Anna Piecuch, radca prawny, Szef Departamentu Zamówień Publicznych i Prawa Budowlanego, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna
|
nr 2(118)2012  |
|
