
Dłużnik na celowniku
Kondycja finansowa przedsiębiorstw w dużej mierze zależy od płynnej regulacji własnych płatności w powiązaniu z egzekwowaniem należności od dłużników. Najkorzystniejsza jest sytuacja, kiedy okres spłaty przez partnerów biznesowych jest krótszy od terminów regulacji własnych zobowiązań. Dzięki temu napływające środki pozwalają uregulować zadłużenie firmy bez opóźnień.
W biznesie nie zdarza się to często i w takich przypadkach spółki muszą zwykle posiłkować się dodatkowym finansowaniem, np. kredytem obrotowym. Jest to jednak kolejne zobowiązanie, które również trzeba spłacić.
Na straży faktur
Aby nie dopuszczać do zaległości w płatnościach spółka powinna samodzielnie zadbać o swoją płynność finansową i właściwie zidentyfikować potrzeby w zestawieniu z bieżącymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa. Warto wdrożyć w firmie wewnętrzne procedury zarządzania należnościami. Nawet najkrótsze okresy przeterminowania faktur mogą oznaczać dla firmy kłopoty, dlatego warto reagować na opóźnienia. W przypadku dużych spółek dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie należności. Głównym zadaniem pracownika pełniącego tę funkcję będzie bezpośredni kontakt z dłużnikiem – powinien zatem charakteryzować się odpowiednimi cechami osobowymi, jak sumienność, asertywność i konsekwencja w działaniu. W praktyce wygląda to tak, że jeśli zbliża się termin płatności, kontrahent zostaje poinformowany o tym w ustalonej formie, np. telefonicznie lub drogą mailową. Dzięki temu dłużnik nie będzie mógł argumentować, że nieumyślnie przeoczył termin płatności i nie dojdzie do sytuacji wydłużania terminu zapłaty. Monitoring pozwoli zarówno na identyfikację zagrożonych należności, jak i motywowanie dłużnika do ich regulowania. W tym celu przedsiębiorstwo może posłużyć się zachętą w postaci upustów w przypadku przedterminowej spłaty należności lub wyciągnąć konsekwencje w stosunku do niesolidnego partnera biznesowego. Korzystne może okazać się podpisanie umowy handlowej o współpracy, w której zostaną wyznaczone terminy płatności, bonusy za ich dotrzymanie i kary za przekroczenie (zwłaszcza gratyfikacje mogą motywować partnerów, gdyż oznaczają dla nich wymierną korzyść finansową). Ponadto jasno zdefiniowane warunki współpracy są korzystne dla obu stron, szczególnie w przypadku długotrwałej współpracy.
Jeśli kontrahent nadal uchyla się od zapłaty można przesłać do niego monit informujący o wszczęciu odpowiednich procedur, które mogą obejmować np.:
Kolejnym sposobem jest poinformowanie nierzetelnego kontrahenta o zamiarze zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów. Wpis na listę dłużników nie tylko zmniejsza wiarygodność spółki i utrudnia dostęp do kredytów bankowych, ale także uniemożliwia pozyskanie nowych partnerów biznesowych. Jeśli powyższe procedury okażą się niewystarczające, przedsiębiorcy mogą skorzystać z innych sposobów odzyskiwania należności, jak negocjacje, mediacje, sprzedaż należności, usługi firmy windykacyjnej lub droga sądowa.
Na drodze negocjacji
Jeśli dłużnik ma znaczącą pozycję na rynku i zależy nam na utrzymaniu z nim dobrych relacji, można podjęć negocjacje dotyczące sposobu spłaty zaległej należności. Należy jednak pamiętać o wypracowaniu kompromisu, który określi możliwe do spełnienia warunki spłaty. W wyniku negocjacji powinno nastąpić porozumienie co do terminu i formy zapłaty, wysokości ewentualnych rat i należnych odsetek. W przypadku rozliczeń można uzgodnić wzajemną rekompensatę należności, precyzując, których faktur będzie ona dotyczyć. Jeśli z różnych powodów negocjacje nie skończą się sukcesem, niezbędny może okazać się udział osób trzecich i próba osiągnięcia konsensusu na drodze mediacji, która uregulowana jest przepisami kodeksu postępowania cywilnego. Metoda ta ma charakter dobrowolny, w procesie zaś uczestniczy bezstronny mediator. Prowadzona jest na podstawie umowy o mediację, ale sąd też ma prawo ją zarządzić stronom sporu. Co ważne, ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd ma moc prawną. Dzięki temu sposobowi rozwiązywania sporów możliwe jest szybsze odzyskanie długu bez potrzeby regulowania opłat związanych z postępowaniem sądowym. Zwykle koszt mediacji waha się od 1 do 3 proc. wartości przedmiotu sporu, chyba że mediator zrzeka się wynagrodzenia. Jeśli ta forma odzyskania wierzytelności okaże się bezskuteczna, można skorzystać z usług profesjonalnych firm windykacyjnych. Zgodnie z art. 509 KPC wierzytelność może być bez zgody dłużnika przeniesiona na osobę trzecią, chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania. Korzystając z firm windykacyjnych firma szybko uwolni się od nierzetelnego kontrahenta, ale musi się liczyć się z wysokimi kosztami sprzedaży wierzytelności. Zwykle jednak jej wartość jest indywidualnie negocjowana. Ponadto firmy windykacyjne świadczą również usługi związane z odzyskiwaniem należności jeszcze przed wstąpieniem na drogę sądową. Skuteczność windykacji zależy m.in. od metod egzekwowania należności i doświadczenia firmy.
Na drodze sądowej
Gdy wyczerpią się wszystkie możliwości polubownego porozumienia z dłużnikiem, pozostaje dochodzenie należności na drodze sądowej w postępowaniu nakazowym bądź upominawczym. Zgodnie z art. 485 Kodeksu Postępowania Cywilnego (KPC), w pierwszym przypadku sąd wydaje nakaz zapłaty roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, jeżeli żądania poszkodowanego poparte są dołączonym do pozwu:
Warto wiedzieć, że gdy firma dochodzi roszczenia pieniężnego może dochodzić swoich należności w postępowaniu upominawczym. Wierzyciel ma szansę uzyskać nakaz zapłaty przeciwko dłużnikowi. Sąd ocenia wówczas zasadność roszczenia na podstawie przestawionych przez powoda dowodów, np. faktur potwierdzonych za zgodność z oryginałem. W przypadku uzasadnionych podstaw wydany zostanie z urzędu nakaz zapłaty. Następnie w ciągu dwóch tygodni od jego doręczenia pozwany musi zaspokoić roszczenie powoda w całości lub w tym terminie wnieść do sądu sprzeciw. Jeśli dłużnik nie zdecyduje się na ten krok, nakaz zapłaty staje się prawomocny i może stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego.
Należy się jednak liczyć z kosztami, które w tej sytuacji zależą od przedmiotu sporu i szacowane są jako 1/4 x 5 proc. jego wartości. W praktyce jest to równowartość faktur. Jeżeli rozprawa zakończy się po myśli wierzyciela, należy złożyć wniosek do komornika o dokonanie egzekucji należności. Bieżące śledzenie jego pracy i ewentualna pomoc we wskazaniu majątku dłużnika może znacząco wpłynąć na jej skuteczność. W przypadku pomyślnej egzekucji komornik ma obowiązek w terminie czterech dni przekazać uprawnionemu wyegzekwowane zadłużenie.
Pozwany, który nie zgadza się z decyzją sądu i nie zamierza uregulować roszczenia może zgodnie z art. 483 KPC wnieść pismo zawierające zarzuty do sądu. W piśmie pozwany wskazuje wówczas, czy zaskarża nakaz w całości czy w części. Powinien zatem przedstawić zarzuty, a także wszystkie okoliczności i dowody na ich potwierdzenie. Może to doprowadzić do wyznaczenia rozprawy i znacząco wydłużyć okres dochodzenia należności. Sąd może orzec utrzymanie nakazu zapłaty w całości lub w części, uchylić nakaz i orzec o żądaniu pozwu lub odrzucić pozew bądź umorzyć postępowanie.
Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland
Na straży faktur
Aby nie dopuszczać do zaległości w płatnościach spółka powinna samodzielnie zadbać o swoją płynność finansową i właściwie zidentyfikować potrzeby w zestawieniu z bieżącymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa. Warto wdrożyć w firmie wewnętrzne procedury zarządzania należnościami. Nawet najkrótsze okresy przeterminowania faktur mogą oznaczać dla firmy kłopoty, dlatego warto reagować na opóźnienia. W przypadku dużych spółek dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie należności. Głównym zadaniem pracownika pełniącego tę funkcję będzie bezpośredni kontakt z dłużnikiem – powinien zatem charakteryzować się odpowiednimi cechami osobowymi, jak sumienność, asertywność i konsekwencja w działaniu. W praktyce wygląda to tak, że jeśli zbliża się termin płatności, kontrahent zostaje poinformowany o tym w ustalonej formie, np. telefonicznie lub drogą mailową. Dzięki temu dłużnik nie będzie mógł argumentować, że nieumyślnie przeoczył termin płatności i nie dojdzie do sytuacji wydłużania terminu zapłaty. Monitoring pozwoli zarówno na identyfikację zagrożonych należności, jak i motywowanie dłużnika do ich regulowania. W tym celu przedsiębiorstwo może posłużyć się zachętą w postaci upustów w przypadku przedterminowej spłaty należności lub wyciągnąć konsekwencje w stosunku do niesolidnego partnera biznesowego. Korzystne może okazać się podpisanie umowy handlowej o współpracy, w której zostaną wyznaczone terminy płatności, bonusy za ich dotrzymanie i kary za przekroczenie (zwłaszcza gratyfikacje mogą motywować partnerów, gdyż oznaczają dla nich wymierną korzyść finansową). Ponadto jasno zdefiniowane warunki współpracy są korzystne dla obu stron, szczególnie w przypadku długotrwałej współpracy.
Jeśli kontrahent nadal uchyla się od zapłaty można przesłać do niego monit informujący o wszczęciu odpowiednich procedur, które mogą obejmować np.:
- wstrzymanie dostaw lub świadczenia usług,
- rozpoczęcie naliczania odsetek od należności,
- zgłoszenie do Krajowego Rejestru Długów.
Kolejnym sposobem jest poinformowanie nierzetelnego kontrahenta o zamiarze zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów. Wpis na listę dłużników nie tylko zmniejsza wiarygodność spółki i utrudnia dostęp do kredytów bankowych, ale także uniemożliwia pozyskanie nowych partnerów biznesowych. Jeśli powyższe procedury okażą się niewystarczające, przedsiębiorcy mogą skorzystać z innych sposobów odzyskiwania należności, jak negocjacje, mediacje, sprzedaż należności, usługi firmy windykacyjnej lub droga sądowa.
Na drodze negocjacji
Jeśli dłużnik ma znaczącą pozycję na rynku i zależy nam na utrzymaniu z nim dobrych relacji, można podjęć negocjacje dotyczące sposobu spłaty zaległej należności. Należy jednak pamiętać o wypracowaniu kompromisu, który określi możliwe do spełnienia warunki spłaty. W wyniku negocjacji powinno nastąpić porozumienie co do terminu i formy zapłaty, wysokości ewentualnych rat i należnych odsetek. W przypadku rozliczeń można uzgodnić wzajemną rekompensatę należności, precyzując, których faktur będzie ona dotyczyć. Jeśli z różnych powodów negocjacje nie skończą się sukcesem, niezbędny może okazać się udział osób trzecich i próba osiągnięcia konsensusu na drodze mediacji, która uregulowana jest przepisami kodeksu postępowania cywilnego. Metoda ta ma charakter dobrowolny, w procesie zaś uczestniczy bezstronny mediator. Prowadzona jest na podstawie umowy o mediację, ale sąd też ma prawo ją zarządzić stronom sporu. Co ważne, ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd ma moc prawną. Dzięki temu sposobowi rozwiązywania sporów możliwe jest szybsze odzyskanie długu bez potrzeby regulowania opłat związanych z postępowaniem sądowym. Zwykle koszt mediacji waha się od 1 do 3 proc. wartości przedmiotu sporu, chyba że mediator zrzeka się wynagrodzenia. Jeśli ta forma odzyskania wierzytelności okaże się bezskuteczna, można skorzystać z usług profesjonalnych firm windykacyjnych. Zgodnie z art. 509 KPC wierzytelność może być bez zgody dłużnika przeniesiona na osobę trzecią, chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania. Korzystając z firm windykacyjnych firma szybko uwolni się od nierzetelnego kontrahenta, ale musi się liczyć się z wysokimi kosztami sprzedaży wierzytelności. Zwykle jednak jej wartość jest indywidualnie negocjowana. Ponadto firmy windykacyjne świadczą również usługi związane z odzyskiwaniem należności jeszcze przed wstąpieniem na drogę sądową. Skuteczność windykacji zależy m.in. od metod egzekwowania należności i doświadczenia firmy.
Na drodze sądowej
Gdy wyczerpią się wszystkie możliwości polubownego porozumienia z dłużnikiem, pozostaje dochodzenie należności na drodze sądowej w postępowaniu nakazowym bądź upominawczym. Zgodnie z art. 485 Kodeksu Postępowania Cywilnego (KPC), w pierwszym przypadku sąd wydaje nakaz zapłaty roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, jeżeli żądania poszkodowanego poparte są dołączonym do pozwu:
- dokumentem urzędowym,
- zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem,
- wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu,
- zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i nie zapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.
Warto wiedzieć, że gdy firma dochodzi roszczenia pieniężnego może dochodzić swoich należności w postępowaniu upominawczym. Wierzyciel ma szansę uzyskać nakaz zapłaty przeciwko dłużnikowi. Sąd ocenia wówczas zasadność roszczenia na podstawie przestawionych przez powoda dowodów, np. faktur potwierdzonych za zgodność z oryginałem. W przypadku uzasadnionych podstaw wydany zostanie z urzędu nakaz zapłaty. Następnie w ciągu dwóch tygodni od jego doręczenia pozwany musi zaspokoić roszczenie powoda w całości lub w tym terminie wnieść do sądu sprzeciw. Jeśli dłużnik nie zdecyduje się na ten krok, nakaz zapłaty staje się prawomocny i może stanowić podstawę do przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego.
Należy się jednak liczyć z kosztami, które w tej sytuacji zależą od przedmiotu sporu i szacowane są jako 1/4 x 5 proc. jego wartości. W praktyce jest to równowartość faktur. Jeżeli rozprawa zakończy się po myśli wierzyciela, należy złożyć wniosek do komornika o dokonanie egzekucji należności. Bieżące śledzenie jego pracy i ewentualna pomoc we wskazaniu majątku dłużnika może znacząco wpłynąć na jej skuteczność. W przypadku pomyślnej egzekucji komornik ma obowiązek w terminie czterech dni przekazać uprawnionemu wyegzekwowane zadłużenie.
Pozwany, który nie zgadza się z decyzją sądu i nie zamierza uregulować roszczenia może zgodnie z art. 483 KPC wnieść pismo zawierające zarzuty do sądu. W piśmie pozwany wskazuje wówczas, czy zaskarża nakaz w całości czy w części. Powinien zatem przedstawić zarzuty, a także wszystkie okoliczności i dowody na ich potwierdzenie. Może to doprowadzić do wyznaczenia rozprawy i znacząco wydłużyć okres dochodzenia należności. Sąd może orzec utrzymanie nakazu zapłaty w całości lub w części, uchylić nakaz i orzec o żądaniu pozwu lub odrzucić pozew bądź umorzyć postępowanie.
Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland
nr 5(121)2012 ![]() |