Zamknij
Serwis www.gazeta-msp.pl wykorzystuje technologię "cookies" tzw. ciasteczka. Pliki wykorzystywane są dla celów poprawnego funkcjonowania naszego serwisu. W przypadku braku zgody na ich zapisywanie konieczna jest zmiana odpowiednich ustawień przeglądarki internetowej z jakiej korzystasz.

Home >> Wszystkie artykuły >> Dobra umowa - pewniejsza współpraca >>

Dobra umowa - pewniejsza współpraca

RAPORT: Firma na start

Najlepszym zabezpieczeniem przedsiębiorcy we współpracy z kontrahentami jest jasno i starannie sporządzona umowa, którą – jak wiadomo – tworzy się na złe, a nie na dobre czasy. O czym powinien pamiętać przedsiębiorca zawierający umowy z kontrahentami? Oto praktyczne wskazówki, których profesjonalny podmiot funkcjonujący w obrocie gospodarczym powinien – dla własnego dobra – przestrzegać.
Wiele długoletnich sporów pomiędzy przedsiębiorcami trwałoby krócej lub dałoby się ich uniknąć – tak jak wysokich kosztów z nimi związanych – gdyby kontrahenci prawidłowo, starannie i wyczerpująco formułowali umowy pomiędzy sobą.
Kiedy rodzi się spór, często okazuje się, że kwestia będąca jego przyczyną nie została przez strony jednoznacznie albo w ogóle uregulowana w umowie. Do tego dochodzą nierzadko zarzuty nieprawidłowego zawarcia umowy czy niezgodnych z prawem postanowień, co może skutkować nieważnością tej umowy. Powyższe znacznie komplikuje i wydłuża postępowanie przed sądem.

Po pierwsze – forma

Do wyższości umowy pisemnej nad ustną przekonywać nie trzeba. Obowiązujące przepisy prawa przewidują, iż niektóre umowy dla wywołania określonych skutków prawnych lub dla swojej ważności wymagają zachowania formy pisemnej lub szczególnej formy, m.in. podpisu notarialnie poświadczonego, daty pewnej czy aktu notarialnego. Dla przykładu, sprzedaż udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga zachowania formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, a umowa sprzedaży nieruchomości formy aktu notarialnego. Z kolei nie musi być zawarta na piśmie m.in. umowa o dzieło, zlecenie czy świadczenie usług.
Należy jednak mieć na uwadze fakt, że nawet, jeśli przepisy nie przewidują konieczności zawarcia umowy na piśmie, będzie to korzystne przy transakcjach o większej wartości czy bardziej skomplikowanym charakterze, np. umowie dostawy, gdzie produkt ma być wykonany według ściśle określonych parametrów, podanych przez zamawiającego i dostarczony w określony sposób. Forma pisemna da pewność odnośnie podjętych przez strony ustaleń. Co istotne, uzupełnienie lub zmiana umowy także wymaga zachowania tej samej formy, w której zawarta była umowa, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w zapisach umownych.
Przykład: Umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem, ale już umowa generalnego wykonawcy z podwykonawcami musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy, umowę taką traktuje się za zawartą na czas nieoznaczony.

Prawidłowa reprezentacja

Przedsiębiorca dla własnego bezpieczeństwa powinien sprawdzić, kim jest jego kontrahent i w jakiej formie prawnej działa oraz poprosić o stosowne dokumenty. Gdy kontrahentem jest spółką osobową (jawną, partnerską, komandytową i komandytowo-akcyjną) lub kapitałową (spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i spółką akcyjną), powinien przedstawić aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców KRS. Będzie z niego wynikało m.in., kto jest uprawiony do reprezentowania spółki, a przy okazji, czy spółka nie jest w upadłości. Jeżeli umowa ma być zawarta z osobą fizyczną, powinna przedstawić aktualne zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej.
Przykład: W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością uprawnionym do jej reprezentowania może być m.in. jednoosobowy zarząd, dwóch członków zarządu łącznie, jeden członek zarządu łącznie z prokurentem lub prokurent samodzielnie.
Kontrahent może również działać przez pełnomocnika. Wówczas należy poprosić o dokument pełnomocnictwa i sprawdzić w szczególności, czy jego zakres obejmuje zawarcie umowy, czy pełnomocnictwo nie zostało odwołane oraz czy zostało podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji kontrahenta.
Sprawdzenie powyższych kwestii przy zawieraniu umowy pozwala zminimalizować ryzyko nieprawidłowego jej zawarcia bądź też możliwość uznania jej za nieważną – nie zawsze dopuszczalne jest zniwelowanie jej wadliwości poprzez jej potwierdzenie przez prawidłowo umocowane osoby.

Kto, co i kiedy

Przedmiot umowy musi być sformułowany precyzyjnie i wyczerpująco. Już na pierwszy rzut oka ma być jasne, kto i do czego zobowiązał się w umowie oraz jakie będą konsekwencje w razie niewykonania czy nienależytego wykonania tego zobowiązania, a także, jakie uprawnienia mają strony. Oczywiście w zależności od specyfiki konkretnej umowy postanowienia te będą rozmaicie formułowane.
Następnie należy rozważyć, jakie okoliczności mające wpływ na realizację umowy mogą pojawić się w trakcie jej wykonywania, aby w miarę możliwości przewidzieć i określić sposób postępowania w razie ich zaistnienia, np. jeśli wykonanie świadczenia jednej ze stron uzależnione jest od dobrych warunków pogodowych, wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za opóźnienie spowodowane złą pogodą – wówczas należy jednak dookreślić, co należy rozumieć przez złą pogodę.
Jednym z najważniejszych elementów umowy jest kwestia wynagrodzenia za wykonane świadczenie oraz kiedy i na jakich warunkach ma ono zostać wypłacone. W jaki sposób ustalić wynagrodzenie, jeśli świadczenie zostanie wykonanie po terminie lub w nienależyty sposób. Jak będą wyglądały rozliczenia stron w razie rozwiązania umowy przed terminem? Czy poza wynagrodzeniem stronie przysługuje dodatkowo zwrot określonych, poniesionych przez nią kosztów związanych z realizacją umowy? Każda umowa powinna dostarczać odpowiedzi na powyższe pytania. Tak precyzyjnie określony przedmiot umowy pozwoli zmniejszyć ryzyko sporu.
Co istotne, zawarcie w umowie postanowień niezgodnych z prawem może skutkować ich nieważnością, a czasem i nieważnością całej umowy – gdy są to postanowienia stanowiące tzw. trzon umowy, bez których umowa nie ma sensu. Są również sytuacje, w których na miejsce takich postanowień automatycznie wejdą regulacje ustawowe. Dotyczyć to może przede wszystkim nałożenia na stronę sprzecznych z prawem obowiązków, zbytniego rozszerzenia odpowiedzialności lub całkowitego wyłączenia odpowiedzialności za swoje świadczenie w ogóle.
Przykład: Gdy w umowie leasingu finansujący zastrzeże, że jego odpowiedzialność wobec korzystającego za wady leasingowanej rzeczy jest całkowicie wyłączona – jest to postanowienie nieważne. W jego miejsce wejdzie regulacja z Kodeksu cywilnego, zgodnie z którą finansujący nie odpowiada za wady rzeczy, chyba że wady te powstały na skutek okoliczności, za które finansujący ponosi odpowiedzialność.
Na wypadek, że ustalenie umowne okaże się nieważne, strony mogą zawrzeć w umowie tzw. klauzulę salwatoryjną, która zabezpieczy je przed taką sytuacją. Przewiduje ona, iż jeżeli któreś z postanowień umownych okaże się nieważne, ważność umowy w pozostałej części pozostaje nienaruszona, a w takim przypadku strony zastąpią nieważne postanowienie innym zapisem, zgodnym z prawem, celem gospodarczym nieważnego postanowienia i wolą stron. Taki sam efekt można przewidzieć co do kwestii, które strony w umowie uregulowały niekompletnie, tzw. luk w umowie.

Zabezpieczenie umowy

Nigdy nie ma całkowitej pewności, czy współpraca z kontrahentem przebiegnie bez zakłóceń, a w przypadku zaistnienia sporu, nie skończy się w sądzie. Już samo prawidłowe i wyczerpujące sformułowanie umowy stanowić będzie swego rodzaju zabezpieczenie jej dobrego wykonania. Zminimalizowane zostanie ryzyko nieważności czy bezskuteczności umowy, jak również ryzyko, iż przykładowo w razie sporu druga strony wyprze się swoich umownych obowiązków.
Przy świadczeniach niepieniężnych jednym z najczęściej stosowanych zabezpieczeń prawidłowego wykonania umowy są kary umowne – zapłata określonej sumy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie świadczenia określonego umową. Za to przy każdej umowie można przewidzieć uprawnienie do odstąpienia od niej z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność druga strona. Każdy z trzech wyżej określonych przypadków (kara umowna za niewykonanie, kara umowna za nienależyte wykonanie i kara umowna przy wyżej opisanym odstąpieniu) powinien zostać uregulowany w umowie osobno i w sposób wyczerpujący.
Oczywiście istnieje wiele innych sposobów zabezpieczenia wykonania umów, które znajdują zastosowanie w zależności od rodzaju i charakteru danej umowy, np. zastaw, poręczenie, zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej czy weksel. Ich zastosowanie zależy jednak każdorazowo od konkretnego rodzaju zawieranej umowy.
W przypadku gdy przedsiębiorca otrzyma gotowy wzór umowy sporządzony przez kontrahenta, powinien go bardzo dokładnie przeczytać, sprawdzając jednocześnie, czy nie zawiera niekorzystnych dla niego zapisów. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy w zaproponowanym tekście występują sławne już postanowienia drobnym drukiem czy liczne odwołania do innych punktów w umowie. Powyższe skutkuje mniejszą przejrzystością umowy, która tym bardziej wymaga wówczas dokładniejszej analizy. Dotyczy to drobnych przedsiębiorców, którzy często dostają do podpisania gotowe wzorce umów, bez możliwości ich negocjowania. Muszą oni pamiętać, że nie są konsumentami i zawierając niekorzystną umowę, tylko w wyjątkowych sytuacjach będą mogli uchylić się od jej skutków prawnych.

Rozwiązanie umowy

W zależności od rodzaju i charakteru zawieranej umowy, strony zazwyczaj powinny mieć możliwość jej rozwiązania. Może to nastąpić z zachowaniem określonego okresu wypowiedzenia, bez podawania konkretnej przyczyny. Powinna być również przewidziana możliwość rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, m.in. wówczas gdy kontrahent w sposób rażący łamie istotne ustalenia umowne (warto je sprecyzować). Umowa powinna wskazywać, że jej rozwiązanie może nastąpić tylko na piśmie pod rygorem nieważności.

Równie ważne – postanowienia końcowe

W przypadku gdy przedsiębiorca zawiera umowę z polskim kontrahentem, raczej nie powinno być wątpliwości, że do umowy zastosowywanie będzie miało polskie prawo. Jeżeli jednak umowa ma być zawarta z kontrahentem zagranicznym, korzystne jest umieszczenie w umowie zapisu, że ma do niej zastosowanie prawo polskie. Pozwoli to uniknąć wątpliwości, które prawo jest właściwe w razie zaistnienia sporu.
Przy zagranicznym kontrahencie i dwujęzycznej umowie równie ważny jest zapis przesądzający, która wersja językowa umowy jest wiążąca. Zdarza się, że określone słowa w innych językach mają nieco różne znaczenie lub szerszy zakres, co bezpośrednio przełoży się na sferę uprawnień i obowiązków stron, a co za tym idzie, może stanowić kolejną kwestię zapalną w sporze pomiędzy stronami.
Warto także zawrzeć w umowie zapis odnośnie wiążących strony adresów do doręczeń korespondencji i obowiązku niezwłocznego poinformowania drugiej strony o zmianie takiego adresu, pod rygorem skuteczności doręczenia. W przeciwnym razie może zdarzyć się sytuacja, że przedsiębiorca wyśle na podany w umowie adres ważną dla kontrahenta informację, a ten jej nie otrzyma, bo adres zmienił. Już to może być przyczyną sporu, kiedy kontrahent może się bronić argumentem, iż korespondencji nie otrzymał.
Powyższe uwagi mają oczywiście charakter przykładowy i nie wyczerpują tematu prawidłowości umów. Tu każdy przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie. Dlatego, jeśli nie ma pewności co do tego, w jakim kształcie umowa powinna być zawarta lub jakie konsekwencje niesie zapisanie w niej określonej treści – zawsze warto skonsultować się z prawnikiem.
Magdalena Amerek, adwokat, Koordynator German Desk w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy


nr 7(123)2012


zamów koszyk

| |
Komentarze Dodaj komentarz
Brak komentarzy.

Partnerzy

Reklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzy
Archiwum