Kiedy wydać, aby zaoszczędzić?
Outsourcing procesu inwentaryzacji
Wielu przedsiębiorców uważa, że jest w stanie samodzielnie poradzić sobie z organizacją i przeprowadzeniem inwentaryzacji majątku firmy. Rzeczywistość pokazuje jednak, że złożoność procesu niejednokrotnie sprawia pracownikom trudności, a nieefektywne gospodarowanie zasobami bywa dla przedsiębiorstw niezwykle kosztowne. Kiedy zatem firma powinna zdecydować się na usługi firmy zewnętrznej?
Określenie momentu, kiedy bardziej opłacalne staje się zatrudnienie firmy specjalizującej się w inwentaryzacji, bywa dla przedsiębiorców kłopotliwe. Brak znajomości potrzeb własnego przedsiębiorstwa w tym zakresie i przecenianie zasobów wewnętrznych organizacji powoduje, że łatwo przeoczyć widoczne przesłanki do outsourcingu inwentaryzacji. Moment, w którym warto rozważyć skorzystanie z usług podmiotu zewnętrznego, jest inny dla każdego przedsiębiorstwa. Są firmy, które posiadają zaledwie kilka oddziałów, a nie potrafią poradzić sobie w procesie inwentaryzacji bez wsparcia specjalistów. Zdarzają się jednak i takie przedsiębiorstwa, które mimo dużych rozmiarów i rozproszenia majątku, samodzielnie wykonują inwentaryzację i osiągają dobre wyniki. Zaczęliśmy rozmowy o inwentaryzacji majątku jednej z firm, gdzie planowano zlecić ten proces podmiotowi zewnętrznemu, w momencie gdy firma otworzy sto placówek. Obecnie organizacja posiada ponad 700 punktów. Jednak po analizie jej sytuacji okazało się, że outsourcing inwentaryzacji nadal nie jest niezbędny, gdyż cały proces przebiega sprawnie – tłumaczy Michał Matłoka z Inventory Solutions (Upright Group), firmy specjalizującej się w outsourcingu usług inwentaryzacji.
Koordynacja działań kluczem do sukcesu
Zdaniem ekspertów to nie wielkość przedsiębiorstwa powinna być głównym czynnikiem skłaniającym zarządzających do zatrudnienia specjalistycznej firmy, a dokładne określenie potrzeb danej organizacji. Z naszego doświadczenia wynika, że nie istnieje bezpośrednia korelacja między wielkością przedsiębiorstwa a potrzebą korzystania z outsourcingu – mówi Michał Matłoka. Eksperci uważają, że głównym czynnikiem określającym czy firma powinna skorzystać z zewnętrznego wsparcia jest to, czy w optymalny sposób potrafi przeprowadzić cały proces, wdrożyć go oraz przestrzegać standardów i procedur inwentaryzacji. Dlatego często zdarza się, że wraz z rozwojem firmy bardziej opłacalne staje się korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu, niż utrzymywanie wewnętrznego działu, który zajmowałby się przeprowadzaniem inwentaryzacji. Spowodowane jest to tym, że duże przedsiębiorstwa ze względu na większą liczbę jednostek terenowych, tj. oddziałów, placówek czy sklepów, mają większy problem z przestrzeganiem tych samych standardów i procedur inwentaryzacji w każdej z nich. Dla takich firm trudniejsze jest egzekwowanie procedur wewnętrznych i odpowiedni nadzór nad przebiegiem całego procesu, co nie sprzyja uzyskiwaniu prawidłowych wyników z inwentaryzacji. Z tego względu to duże firmy właśnie są najbardziej podatne na wystąpienie takich problemów. Nie jest to jednak warunek przesądzający o tym, że duże przedsiębiorstwa z definicji powinny outsourcować proces inwentaryzacji.
Sygnały, których nie warto ignorować
Istnieją również inne przesłanki, które świadczą o potrzebie skorzystania z usług zewnętrznej firmy. Uzyskiwanie rozbieżnych wyników inwentaryzacji po następujących po sobie procesach i problem z wyznaczeniem trendu, który określany jest na podstawie obliczanego po każdej inwentaryzacji współczynnika rozbieżności – czyli występujących niedoborów i nadwyżek – sygnalizuje problem z określeniem faktycznego stanu majątku firmy. Wystarczy, że chociaż raz do systemu zostaną wprowadzone błędne dane, a otrzymywane w kolejnych inwentaryzacjach prawidłowe wyniki mogą być podważane z uwagi na wcześniejsze nieścisłości. W takich przypadkach może pomóc firma inwentaryzacyjna, która obiektywnie policzy i sprawdzi stan faktyczny. Aby upewnić się, czy wynik inwentaryzacji jest prawidłowy, można zdecydować się na kolejną w krótkim odstępie czasu, aby potwierdzić, że pierwsza była przeprowadzona prawidłowo – tłumaczy Michał Matłoka.
Bardzo ważnym sygnałem do zlecenia inwentaryzacji zewnętrznemu dostawcy tej usługi jest również utrzymujący się współczynnik strat. Ewentualne ubytki stanu majątku firmy powinny zmniejszać się w kolejnych procesach, jeżeli tak nie jest, specjaliści będą w stanie określić źródło nieprawidłowości i wprowadzą niezbędne zmiany. Okazuje się, że przedsiębiorcy decydują się na outsourcing inwentaryzacji także w przypadku przejęcia innego przedsiębiorstwa. Uzyskanie wiarygodnych danych dotyczących przejmowanego majątku jest niezbędne przy wycenie przejmowanej firmy, jak również przy planowaniu dalszych działań przedsiębiorstwa.
Istotnym powodem do outsourcingu inwentaryzacji są także podejrzenia co do uczciwości pracowników organizacji. Zadaniem podmiotu zewnętrznego jest wykazanie stanu faktycznego i pokazanie wszelkich niezgodności, przy czym prezentowane przez niego dane są bardziej wiarygodne, gdyż jego pracownicy są obiektywni w stosunku do firmy, w której dokonywana jest inwentaryzacja. W procesie przeprowadzanym przez wewnętrzne zasoby przedsiębiorstwa mogą natomiast wystąpić świadome lub nieświadome błędy, które umożliwiają dostosowanie uzyskanych wyników do stanu majątku w systemie ewidencyjnym. W tym przypadku jedynie dane otrzymane przez niezaangażowany w działania firmy podmiot zewnętrzny pozwolą na określenie rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa.
Kosztowna technologia
Bardzo często pracownicy wewnętrznych działów firmy powołanych do inwentaryzacji mają problem z oszacowaniem niezbędnej liczby pracowników i potrzebnego sprzętu do wykonania powierzonego zadania. Wysoki koszt profesjonalnych kolektorów inwentaryzacyjnych sprawia, że ich kupno bywa dla firmy nieopłacalne, tym bardziej, że w elektroniczne kolektory danych ze skanerem kodów kreskowych z dedykowanym oprogramowaniem powinna być wyposażona każda osoba przeprowadzająca inwentaryzację. Specjalistyczny sprzęt pozwala na pracę w systemie on-line, dzięki czemu w każdym momencie realizacji procesu można uzyskać informację o postępach oraz oszacować czas pozostały do zakończenia całego procesu – wyjaśnia Michał Matłoka z Inventory Solutions. Profesjonalne firmy dysponują technologią, która gwarantuje szybkość i dokładność liczenia, a także ułatwia przeprowadzenie spisu z natury. To z kolei eliminuje pomyłki wynikające z samodzielnej inwentaryzacji i zapewnia rzetelność otrzymanych wyników – dodaje.
Wyspecjalizowana firma, przed realizacją całego procesu, opracowuje każdorazowo standard przeprowadzenia inwentaryzacji dostosowany do potrzeb danej organizacji, który następnie jest wdrażany. Niektórzy profesjonalni dostawcy usług outsourcingu inwentaryzacji w ramach tzw. dobrych praktyk przekazują klientom założenia wprowadzonej metody i doradzają, jak ją prawidłowo stosować. Dzięki temu cały proces przebiega szybko i efektywnie, a w uzyskanych wynikach nie występują rozbieżności.
Jak outsourcing, to kompleksowy
Niejednokrotnie przedsiębiorstwa decydują się zlecić firmie zewnętrznej jedynie najbardziej problematyczny obszar organizacji do inwentaryzacji. Zdarza się, że na początku współpracy w ramach sprawdzenia, jak wygląda cały proces i jakie efekty można osiągnąć, jedynie część firmy poddana jest zewnętrznej inwentaryzacji. Takie rozwiązanie ma sens tylko wówczas, gdy firma planuje stopniowo przejść na kompleksową inwentaryzację prowadzoną przez podmiot zewnętrzny. W przeciwnym razie może wystąpić powielanie kosztów – mówi Michał Matłoka.
Inwentaryzacje cząstkowe przeprowadza się, w sytuacji gdy istnieje potrzeba częstego kontrolowania majątku firmy, ze względu na dużą wartość np. sprzętu elektronicznego. Uzasadnia je również występowanie w przedsiębiorstwie produktów, które często giną. Niektóre firmy przygotowują w takiej sytuacji listę artykułów, które tracą najczęściej i tych, których utrata powoduje największe straty. Są one liczone w krótszych odstępach czasu niż pozostały towar.
Przed zleceniem inwentaryzacji specjalistom warto dokładnie przeanalizować zasoby organizacji oraz w miarę możliwości precyzyjnie określić jej potrzeby. Ignorowanie widocznych sygnałów świadczących o tym, że dział wewnętrzny nie radzi sobie z samodzielną inwentaryzacją, utrudnia optymalizację kosztów i wydajne funkcjonowanie organizacji. Zarządzający powinni zatem na bieżąco przyglądać się sytuacji w firmie, aby móc w porę zareagować na niepokojące zachowania, które uniemożliwiają realizowanie głównych celów przedsiębiorstwa. Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej nie zawsze powoduje obniżenie kosztów inwentaryzacji. Outsourcing pozwala jednak na ich optymalizację i umożliwia osiągnięcie efektów adekwatnych do poniesionych nakładów finansowych.
Koordynacja działań kluczem do sukcesu
Zdaniem ekspertów to nie wielkość przedsiębiorstwa powinna być głównym czynnikiem skłaniającym zarządzających do zatrudnienia specjalistycznej firmy, a dokładne określenie potrzeb danej organizacji. Z naszego doświadczenia wynika, że nie istnieje bezpośrednia korelacja między wielkością przedsiębiorstwa a potrzebą korzystania z outsourcingu – mówi Michał Matłoka. Eksperci uważają, że głównym czynnikiem określającym czy firma powinna skorzystać z zewnętrznego wsparcia jest to, czy w optymalny sposób potrafi przeprowadzić cały proces, wdrożyć go oraz przestrzegać standardów i procedur inwentaryzacji. Dlatego często zdarza się, że wraz z rozwojem firmy bardziej opłacalne staje się korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu, niż utrzymywanie wewnętrznego działu, który zajmowałby się przeprowadzaniem inwentaryzacji. Spowodowane jest to tym, że duże przedsiębiorstwa ze względu na większą liczbę jednostek terenowych, tj. oddziałów, placówek czy sklepów, mają większy problem z przestrzeganiem tych samych standardów i procedur inwentaryzacji w każdej z nich. Dla takich firm trudniejsze jest egzekwowanie procedur wewnętrznych i odpowiedni nadzór nad przebiegiem całego procesu, co nie sprzyja uzyskiwaniu prawidłowych wyników z inwentaryzacji. Z tego względu to duże firmy właśnie są najbardziej podatne na wystąpienie takich problemów. Nie jest to jednak warunek przesądzający o tym, że duże przedsiębiorstwa z definicji powinny outsourcować proces inwentaryzacji.
Sygnały, których nie warto ignorować
Istnieją również inne przesłanki, które świadczą o potrzebie skorzystania z usług zewnętrznej firmy. Uzyskiwanie rozbieżnych wyników inwentaryzacji po następujących po sobie procesach i problem z wyznaczeniem trendu, który określany jest na podstawie obliczanego po każdej inwentaryzacji współczynnika rozbieżności – czyli występujących niedoborów i nadwyżek – sygnalizuje problem z określeniem faktycznego stanu majątku firmy. Wystarczy, że chociaż raz do systemu zostaną wprowadzone błędne dane, a otrzymywane w kolejnych inwentaryzacjach prawidłowe wyniki mogą być podważane z uwagi na wcześniejsze nieścisłości. W takich przypadkach może pomóc firma inwentaryzacyjna, która obiektywnie policzy i sprawdzi stan faktyczny. Aby upewnić się, czy wynik inwentaryzacji jest prawidłowy, można zdecydować się na kolejną w krótkim odstępie czasu, aby potwierdzić, że pierwsza była przeprowadzona prawidłowo – tłumaczy Michał Matłoka.
Bardzo ważnym sygnałem do zlecenia inwentaryzacji zewnętrznemu dostawcy tej usługi jest również utrzymujący się współczynnik strat. Ewentualne ubytki stanu majątku firmy powinny zmniejszać się w kolejnych procesach, jeżeli tak nie jest, specjaliści będą w stanie określić źródło nieprawidłowości i wprowadzą niezbędne zmiany. Okazuje się, że przedsiębiorcy decydują się na outsourcing inwentaryzacji także w przypadku przejęcia innego przedsiębiorstwa. Uzyskanie wiarygodnych danych dotyczących przejmowanego majątku jest niezbędne przy wycenie przejmowanej firmy, jak również przy planowaniu dalszych działań przedsiębiorstwa.
Istotnym powodem do outsourcingu inwentaryzacji są także podejrzenia co do uczciwości pracowników organizacji. Zadaniem podmiotu zewnętrznego jest wykazanie stanu faktycznego i pokazanie wszelkich niezgodności, przy czym prezentowane przez niego dane są bardziej wiarygodne, gdyż jego pracownicy są obiektywni w stosunku do firmy, w której dokonywana jest inwentaryzacja. W procesie przeprowadzanym przez wewnętrzne zasoby przedsiębiorstwa mogą natomiast wystąpić świadome lub nieświadome błędy, które umożliwiają dostosowanie uzyskanych wyników do stanu majątku w systemie ewidencyjnym. W tym przypadku jedynie dane otrzymane przez niezaangażowany w działania firmy podmiot zewnętrzny pozwolą na określenie rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa.
Kosztowna technologia
Bardzo często pracownicy wewnętrznych działów firmy powołanych do inwentaryzacji mają problem z oszacowaniem niezbędnej liczby pracowników i potrzebnego sprzętu do wykonania powierzonego zadania. Wysoki koszt profesjonalnych kolektorów inwentaryzacyjnych sprawia, że ich kupno bywa dla firmy nieopłacalne, tym bardziej, że w elektroniczne kolektory danych ze skanerem kodów kreskowych z dedykowanym oprogramowaniem powinna być wyposażona każda osoba przeprowadzająca inwentaryzację. Specjalistyczny sprzęt pozwala na pracę w systemie on-line, dzięki czemu w każdym momencie realizacji procesu można uzyskać informację o postępach oraz oszacować czas pozostały do zakończenia całego procesu – wyjaśnia Michał Matłoka z Inventory Solutions. Profesjonalne firmy dysponują technologią, która gwarantuje szybkość i dokładność liczenia, a także ułatwia przeprowadzenie spisu z natury. To z kolei eliminuje pomyłki wynikające z samodzielnej inwentaryzacji i zapewnia rzetelność otrzymanych wyników – dodaje.
Wyspecjalizowana firma, przed realizacją całego procesu, opracowuje każdorazowo standard przeprowadzenia inwentaryzacji dostosowany do potrzeb danej organizacji, który następnie jest wdrażany. Niektórzy profesjonalni dostawcy usług outsourcingu inwentaryzacji w ramach tzw. dobrych praktyk przekazują klientom założenia wprowadzonej metody i doradzają, jak ją prawidłowo stosować. Dzięki temu cały proces przebiega szybko i efektywnie, a w uzyskanych wynikach nie występują rozbieżności.
Jak outsourcing, to kompleksowy
Niejednokrotnie przedsiębiorstwa decydują się zlecić firmie zewnętrznej jedynie najbardziej problematyczny obszar organizacji do inwentaryzacji. Zdarza się, że na początku współpracy w ramach sprawdzenia, jak wygląda cały proces i jakie efekty można osiągnąć, jedynie część firmy poddana jest zewnętrznej inwentaryzacji. Takie rozwiązanie ma sens tylko wówczas, gdy firma planuje stopniowo przejść na kompleksową inwentaryzację prowadzoną przez podmiot zewnętrzny. W przeciwnym razie może wystąpić powielanie kosztów – mówi Michał Matłoka.
Inwentaryzacje cząstkowe przeprowadza się, w sytuacji gdy istnieje potrzeba częstego kontrolowania majątku firmy, ze względu na dużą wartość np. sprzętu elektronicznego. Uzasadnia je również występowanie w przedsiębiorstwie produktów, które często giną. Niektóre firmy przygotowują w takiej sytuacji listę artykułów, które tracą najczęściej i tych, których utrata powoduje największe straty. Są one liczone w krótszych odstępach czasu niż pozostały towar.
Przed zleceniem inwentaryzacji specjalistom warto dokładnie przeanalizować zasoby organizacji oraz w miarę możliwości precyzyjnie określić jej potrzeby. Ignorowanie widocznych sygnałów świadczących o tym, że dział wewnętrzny nie radzi sobie z samodzielną inwentaryzacją, utrudnia optymalizację kosztów i wydajne funkcjonowanie organizacji. Zarządzający powinni zatem na bieżąco przyglądać się sytuacji w firmie, aby móc w porę zareagować na niepokojące zachowania, które uniemożliwiają realizowanie głównych celów przedsiębiorstwa. Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej nie zawsze powoduje obniżenie kosztów inwentaryzacji. Outsourcing pozwala jednak na ich optymalizację i umożliwia osiągnięcie efektów adekwatnych do poniesionych nakładów finansowych.
|
nr 11(127)2012  |
|
