Jak dochodzić zwrotu należności i nie stracić zaufania klienta?
Zarządzanie wierzytelnościami
Badania i doświadczenie biznesowe pokazują, że głównym powodem, dla którego mali i średni przedsiębiorcy nie kierują swoich wierzytelności do firm windykacyjnych jest obawa przed nieodwracalną utratą klienta. Są oni skłonni pójść na ustępstwa w zakresie terminu spłat, a nawet godzić się na ich wielotygodniowe opóźnienia, rzadko natomiast decydują się na rozpoczęcie procesu odzyskiwania należności.
Wokół tematyki dochodzenia należności oraz działalności firm windykacyjnych w tym zakresie krąży wiele kontrowersji. Przedsiębiorcy – zwłaszcza w czasach kryzysu – obawiają się o swoje relacje biznesowe i w efekcie z rezerwą podchodzą do odzyskiwania należnej im zapłaty od klientów czy kontrahentów poprzez współpracę z firmami z branży windykacyjnej. Wbrew powszechnym przekonaniom i nadal krążącym stereotypom zarządzanie wierzytelnościami jest procesem, w którym coraz większą wagę przywiązuje się do jakości, klarowności i wysokiego standardu oferowanych usług. Przy wyborze firmy, której bez obaw można powierzyć odzyskanie swoich należności, przedsiębiorca powinien jednak kierować się kilkoma ważnymi wskazówkami.
Po pierwsze, zanim proces dochodzenia należności skieruje się do firmy windykacyjnej, warto sprawdzić, czy była ona karana przez GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych) lub UKOIK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów). Co oczywiste, najlepiej nawiązywać współpracę z podmiotami, na które żadne kary nie zostały nałożone i cieszą się one w związku z tym nieposzlakowaną opinią.
Ważne jest także, czy firma wdrożyła i stosuje tak zwane zasady dobrych praktyk windykacyjnych, sformułowane przez Komisję Przedsiębiorstw Finansowych. Ich przestrzeganie gwarantuje przedsiębiorcom korzystającym z usług takiego podmiotu ochronę ich interesów i dobrego imienia oraz działanie z poszanowaniem prawa i stosowanie jednolitych, przejrzystych procedur.
Aby bez obaw korzystać z usług firmy windykacyjnej przedsiębiorca powinien mieć wgląd w proces odzyskiwania wierzytelności. Stąd warto zawiązać umowę z taką jednostką, która prowadzi bieżący monitoring jakości dostarczanych usług. Polega on na kontroli nagrań rozmów telefonicznych i wspólnej akceptacji zapisów monitów windykacyjnych, wysyłanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty lub w formie zdigitalizowanej (mail/SMS).
Nie bez znaczenia jest także ewidencjonowanie działań w systemie, do którego przedsiębiorca posiada dostęp on-line.
Powszechnie największe obawy budzi niesłusznie obowiązujący stereotyp o natarczywym, a nawet agresywnym charakterze działań prowadzonych przez firmy windykacyjne. Dlatego przed podjęciem decyzji o przekazaniu sprawy takiej jednostce, warto dowiedzieć się, czy realizując proces dochodzenia należności ma ona na uwadze nie tylko efektywność działań, ale także ugodowy charakter negocjacji, zgodny z regulacjami prawnymi, np. dotyczącymi stalkingu.
Z uwagi na to, że każdy przypadek powstawania wierzytelności ma swoją własną, niepowtarzalną historię, podmiot zajmujący się ich odzyskiwaniem musi indywidualnie rozpatrywać każdą sprawę, a tym samym odpowiednio dobierać i rekomendować poszczególne etapy działania.
Warto także zapoznać się z procedurami postępowania takiej firmy i sprawdzić, czy posiada ona zawarte w nich zasady postępowania w przypadkach reklamacyjnych. Celem jest uniknięcie ewentualnych nieporozumień, takich jak narażenie kontrahentów lub klientów firmy zlecającej odzyskanie wierzytelności na bezpodstawne dochodzenie należności. A tak może się stać w sytuacji gdy dług jest fikcyjny, na przykład okazuje się być jedynie błędem księgowym.
Jak pokazuje raport Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce za drugi kwartał 2012 roku, wartość portfeli wierzytelności obsługiwanych na zlecenie z roku na rok rośnie. Świadczy to o rosnącej świadomości przedsiębiorców na temat racjonalnego zarządzania płynnością finansową. Także zeszłoroczne wyniki Casus Finanse potwierdzają tę tendencję. W 2011 roku w ramach monitoringu należności firma przeprocesowała bowiem wierzytelności o łącznej wartości ponad 1 mld zł. Pokazuje to rosnące zaufanie przedsiębiorców, którzy przekazują do obsługi należności nie tyle od „dłużników”, co od aktualnych klientów i kontrahentów, z którymi mają stabilne relacje biznesowe.
Bartosz Lewandowski, członek Zarządu Grupy Casus Finanse
Po pierwsze, zanim proces dochodzenia należności skieruje się do firmy windykacyjnej, warto sprawdzić, czy była ona karana przez GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych) lub UKOIK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów). Co oczywiste, najlepiej nawiązywać współpracę z podmiotami, na które żadne kary nie zostały nałożone i cieszą się one w związku z tym nieposzlakowaną opinią.
Ważne jest także, czy firma wdrożyła i stosuje tak zwane zasady dobrych praktyk windykacyjnych, sformułowane przez Komisję Przedsiębiorstw Finansowych. Ich przestrzeganie gwarantuje przedsiębiorcom korzystającym z usług takiego podmiotu ochronę ich interesów i dobrego imienia oraz działanie z poszanowaniem prawa i stosowanie jednolitych, przejrzystych procedur.
Aby bez obaw korzystać z usług firmy windykacyjnej przedsiębiorca powinien mieć wgląd w proces odzyskiwania wierzytelności. Stąd warto zawiązać umowę z taką jednostką, która prowadzi bieżący monitoring jakości dostarczanych usług. Polega on na kontroli nagrań rozmów telefonicznych i wspólnej akceptacji zapisów monitów windykacyjnych, wysyłanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty lub w formie zdigitalizowanej (mail/SMS).
Nie bez znaczenia jest także ewidencjonowanie działań w systemie, do którego przedsiębiorca posiada dostęp on-line.
Powszechnie największe obawy budzi niesłusznie obowiązujący stereotyp o natarczywym, a nawet agresywnym charakterze działań prowadzonych przez firmy windykacyjne. Dlatego przed podjęciem decyzji o przekazaniu sprawy takiej jednostce, warto dowiedzieć się, czy realizując proces dochodzenia należności ma ona na uwadze nie tylko efektywność działań, ale także ugodowy charakter negocjacji, zgodny z regulacjami prawnymi, np. dotyczącymi stalkingu.
Z uwagi na to, że każdy przypadek powstawania wierzytelności ma swoją własną, niepowtarzalną historię, podmiot zajmujący się ich odzyskiwaniem musi indywidualnie rozpatrywać każdą sprawę, a tym samym odpowiednio dobierać i rekomendować poszczególne etapy działania.
Warto także zapoznać się z procedurami postępowania takiej firmy i sprawdzić, czy posiada ona zawarte w nich zasady postępowania w przypadkach reklamacyjnych. Celem jest uniknięcie ewentualnych nieporozumień, takich jak narażenie kontrahentów lub klientów firmy zlecającej odzyskanie wierzytelności na bezpodstawne dochodzenie należności. A tak może się stać w sytuacji gdy dług jest fikcyjny, na przykład okazuje się być jedynie błędem księgowym.
Jak pokazuje raport Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce za drugi kwartał 2012 roku, wartość portfeli wierzytelności obsługiwanych na zlecenie z roku na rok rośnie. Świadczy to o rosnącej świadomości przedsiębiorców na temat racjonalnego zarządzania płynnością finansową. Także zeszłoroczne wyniki Casus Finanse potwierdzają tę tendencję. W 2011 roku w ramach monitoringu należności firma przeprocesowała bowiem wierzytelności o łącznej wartości ponad 1 mld zł. Pokazuje to rosnące zaufanie przedsiębiorców, którzy przekazują do obsługi należności nie tyle od „dłużników”, co od aktualnych klientów i kontrahentów, z którymi mają stabilne relacje biznesowe.
Bartosz Lewandowski, członek Zarządu Grupy Casus Finanse
|
nr 2(130)2013  Zobacz więcej na temat: pomoc windykatora | spłata długów | wykup wierzytelności |
|
