O czym należy pamiętać przy podpisywaniu umów, czyli zanim powiesz tak
Umowy w firmie
Zgoda stron co do treści przyszłej umowy to dopiero połowa sukcesu. O pełnym sukcesie można mówić dopiero wówczas, gdy zostanie ona prawidłowo podpisana.
W praktyce obrotu umowy nierzadko podpisywane są w pośpiechu. Strony koncentrują się na poszczególnych zapisach umownych, mniejszą wagę przywiązując do kwestii jej podpisania. Osiągnięcie konsensusu w sprawie zapisów przyszłej umowy to często okazja do otwarcia szampana. Dopiero jednak jej prawidłowe podpisanie przez wszystkie strony powoduje, że nabiera ona mocy wiążącej (chyba że dokument umowy stanowi pisemne potwierdzenie wcześniejszych ustnych ustaleń stron).
Podpis
W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na to, czym w świetle polskiego prawa jest podpis. Przede wszystkim musi być on własnoręczny, a nie odtworzony w sposób mechaniczny. Sąd Najwyższy przyjął, że podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko, chociaż nie musi być ono w pełni czytelne ani w pełnym brzmieniu. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora przez cechy indywidualne i powtarzalne (uchwała z 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93). Nie stanowią zatem podpisu parafy, inicjały czy bliżej nieokreślone znaki, zygzaki, itp. Tak samo nie są podpisem faksymile, ponieważ nie spełniają wymogu własnoręczności. O ile dobrym zwyczajem jest parafowanie kolejnych stron umowy, o tyle na ostatniej stronie, pod tekstem całej umowy, należy już się podpisać.
Co prawda przepisy nie wymagają, aby prócz samych podpisów zostały użyte także pieczątki, to jednak w praktyce warto je stosować. Niewątpliwie uwiarygadniają one złożone podpisy, wskazując przy tym z reguły na funkcję, jaką pełni dana osoba, przykładowo w zarządzie spółki.
Spółki prawa handlowego
W przypadku kontrahentów będących spółkami prawa handlowego (spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne) należy koniecznie sprawdzić zasady ich reprezentacji ujawnione w rejestrze przedsiębiorców – w Krajowym Rejestrze Sądowym. W ich imieniu powinny podpisać się osoby figurujące w tym rejestrze, i to w konfiguracji wynikającej z zamieszczonych tam zasad (umowa spółki może przewidywać przykładowo następującą reprezentację: dwaj członkowie zarządu wspólnie albo członek zarządu razem z prokurentem).
Warto dodać, że powinny one podpisać się zgodnie ze wzorami podpisów złożonymi do akt rejestrowych. Jako że akta takie są dostępne w sądzie rejestrowym dla każdego zainteresowanego, można zweryfikować podpisy osób upoważnionych do reprezentowania kontrahenta.
Osoba fizyczna
W przypadku gdy kontrahentem jest osoba fizyczna, kwestia podpisania przez nią umowy jest dość prosta. Nie trzeba bowiem martwić się o zachowanie zasad reprezentacji, jak w przypadku spółek handlowych. Należy jednak upewnić się, aby podpis złożony przez takiego kontrahenta był podpisem, którym się faktycznie na co dzień posługuje. Najlepiej, aby podpisał się on zgodnie ze wzorem podpisu znajdującym się na dowodzie osobistym.
Spółka cywilna
Może się zdarzyć, że umowę zawiera spółka cywilna. Spółka taka nie jest odrębnym podmiotem prawa, jak w przypadku spółek handlowych. Prawa i obowiązki spółki cywilnej to prawa i obowiązki wszystkich jej wspólników. Aby mieć pewność, iż wszyscy jej wspólnicy będą zobowiązani do wykonania umowy, a nie tylko ten z nich, który się podpisał, należy sprawdzić, jakie są zasady jej reprezentacji.
Kodeks cywilny przewiduje, że wspólnicy spółki cywilnej mogą uregulować kwestię jej reprezentacji w umowie spółki, a jeśli tego nie uczynią, to stosuje się zasady kodeksowe. Zgodnie z nimi, każdy wspólnik jest uprawniony do reprezentowania spółki samodzielnie w sprawach nagłych i w sprawach nieprzekraczających zakresu tzw. zwykłych czynności spółki (chyba że inny wspólnik zgłosił sprzeciw); natomiast w sprawach przekraczających zwykły zarząd konieczne jest współdziałanie wszystkich wspólników. W związku z tym warto poprosić kontrahenta o okazanie aktualnej umowy spółki cywilnej, aby sprawdzić zasady reprezentacji.
Jako że pojęcie zwykłego zarządu jest nieostre, to jeżeli z umowy spółki cywilnej nie wynika wyraźnie, czy sprawa, której dotyczy zawierany przez nas kontrakt, jest sprawą zwykłego zarządu czy nie, dla bezpieczeństwa lepiej poprosić o podpisanie go przez wszystkich wspólników spółki cywilnej.
Pełnomocnik
Umowę może podpisać za kontrahenta jego pełnomocnik. W takim przypadku należy zawsze poprosić o okazanie pełnomocnictwa, najlepiej w oryginale, i zweryfikować, czy zostało ono prawidłowo udzielone. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy treść pełnomocnictwa obejmuje zawarcie umowy, i czy zostało ono podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania kontrahenta w dacie jego podpisania. W przypadku spółek handlowych należy w tym celu sprawdzić zasady reprezentacji obowiązujące w dniu podpisania pełnomocnictwa. Warto także pamiętać, że jeśli przepisy wymagają do ważności umowy zachowania formy szczególnej (np. formy aktu notarialnego czy formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi), to pełnomocnictwo musi zostać udzielone w tej samej formie – nie wystarcza pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej.
Prokurent
Umowa może zostać podpisana również przez prokurenta. Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnika, którego udzielić może tylko przedsiębiorca. Pełnomocnictwo to obejmuje z zasady umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa (z wyjątkiem zbycia przedsiębiorstwa lub oddania go do czasowego używania oraz zbycia i obciążenia nieruchomości).
W przypadku prokury – tak jak w przypadku zwykłego pełnomocnictwa – należy zweryfikować, czy została właściwie udzielona, a ponadto sprawdzić, jaki ma ona charakter: czy jest to prokura samoistna, łączna, albo oddziałowa.
Prokurent samoistny może działać samodzielnie. Natomiast jeżeli prokura została udzielona łącznie kilku osobom, muszą one działać wspólnie. Prokura może mieć także charakter oddziałowy, tj. zostać ograniczona tylko do zakresu spraw dotyczących konkretnego oddziału przedsiębiorstwa – w takim przypadku prokurent może podpisywać umowy, które dotyczą tylko tego oddziału.
Warto dodać, że wpisy członków zarządu i prokurentów do rejestru przedsiębiorców mają tzw. deklaratywny charakter. Oznacza to, że dana osoba staje się członkiem zarządu czy prokurentem już odpowiednio z chwilą powzięcia uchwały o powołaniu do zarządu albo udzielenia prokury, a nie dopiero z chwilą wpisu do rejestru (to samo dotyczy ich odwołania). W sytuacji zatem, kiedy przykładowo osoba, która ma podpisać umowę jako członek zarządu, nie figuruje jeszcze w Krajowym Rejestrze Sądowym, należy uzyskać od kontrahenta uchwałę o powołaniu takiej osoby do zarządu wraz z jej oświadczeniem o akceptacji powołania.
Prawidłowe podpisanie umowy jest równie ważne, co wynegocjowanie jej postanowień. W sytuacji gdy kontrakt nie został bowiem podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania naszego kontrahenta, może on uchylać się od jego wykonania. W razie wątpliwości, czy umowa może zostać podpisana przez dane osoby, warto skorzystać z porady prawnika.
Łukasz Pożoga
Radca prawny w Kancelarii KSP Legal & Tax Advice w Katowicach
Podpis
W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na to, czym w świetle polskiego prawa jest podpis. Przede wszystkim musi być on własnoręczny, a nie odtworzony w sposób mechaniczny. Sąd Najwyższy przyjął, że podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko, chociaż nie musi być ono w pełni czytelne ani w pełnym brzmieniu. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora przez cechy indywidualne i powtarzalne (uchwała z 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93). Nie stanowią zatem podpisu parafy, inicjały czy bliżej nieokreślone znaki, zygzaki, itp. Tak samo nie są podpisem faksymile, ponieważ nie spełniają wymogu własnoręczności. O ile dobrym zwyczajem jest parafowanie kolejnych stron umowy, o tyle na ostatniej stronie, pod tekstem całej umowy, należy już się podpisać.
Co prawda przepisy nie wymagają, aby prócz samych podpisów zostały użyte także pieczątki, to jednak w praktyce warto je stosować. Niewątpliwie uwiarygadniają one złożone podpisy, wskazując przy tym z reguły na funkcję, jaką pełni dana osoba, przykładowo w zarządzie spółki.
Spółki prawa handlowego
W przypadku kontrahentów będących spółkami prawa handlowego (spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne) należy koniecznie sprawdzić zasady ich reprezentacji ujawnione w rejestrze przedsiębiorców – w Krajowym Rejestrze Sądowym. W ich imieniu powinny podpisać się osoby figurujące w tym rejestrze, i to w konfiguracji wynikającej z zamieszczonych tam zasad (umowa spółki może przewidywać przykładowo następującą reprezentację: dwaj członkowie zarządu wspólnie albo członek zarządu razem z prokurentem).
Warto dodać, że powinny one podpisać się zgodnie ze wzorami podpisów złożonymi do akt rejestrowych. Jako że akta takie są dostępne w sądzie rejestrowym dla każdego zainteresowanego, można zweryfikować podpisy osób upoważnionych do reprezentowania kontrahenta.
Osoba fizyczna
W przypadku gdy kontrahentem jest osoba fizyczna, kwestia podpisania przez nią umowy jest dość prosta. Nie trzeba bowiem martwić się o zachowanie zasad reprezentacji, jak w przypadku spółek handlowych. Należy jednak upewnić się, aby podpis złożony przez takiego kontrahenta był podpisem, którym się faktycznie na co dzień posługuje. Najlepiej, aby podpisał się on zgodnie ze wzorem podpisu znajdującym się na dowodzie osobistym.
Spółka cywilna
Może się zdarzyć, że umowę zawiera spółka cywilna. Spółka taka nie jest odrębnym podmiotem prawa, jak w przypadku spółek handlowych. Prawa i obowiązki spółki cywilnej to prawa i obowiązki wszystkich jej wspólników. Aby mieć pewność, iż wszyscy jej wspólnicy będą zobowiązani do wykonania umowy, a nie tylko ten z nich, który się podpisał, należy sprawdzić, jakie są zasady jej reprezentacji.
Kodeks cywilny przewiduje, że wspólnicy spółki cywilnej mogą uregulować kwestię jej reprezentacji w umowie spółki, a jeśli tego nie uczynią, to stosuje się zasady kodeksowe. Zgodnie z nimi, każdy wspólnik jest uprawniony do reprezentowania spółki samodzielnie w sprawach nagłych i w sprawach nieprzekraczających zakresu tzw. zwykłych czynności spółki (chyba że inny wspólnik zgłosił sprzeciw); natomiast w sprawach przekraczających zwykły zarząd konieczne jest współdziałanie wszystkich wspólników. W związku z tym warto poprosić kontrahenta o okazanie aktualnej umowy spółki cywilnej, aby sprawdzić zasady reprezentacji.
Jako że pojęcie zwykłego zarządu jest nieostre, to jeżeli z umowy spółki cywilnej nie wynika wyraźnie, czy sprawa, której dotyczy zawierany przez nas kontrakt, jest sprawą zwykłego zarządu czy nie, dla bezpieczeństwa lepiej poprosić o podpisanie go przez wszystkich wspólników spółki cywilnej.
Pełnomocnik
Umowę może podpisać za kontrahenta jego pełnomocnik. W takim przypadku należy zawsze poprosić o okazanie pełnomocnictwa, najlepiej w oryginale, i zweryfikować, czy zostało ono prawidłowo udzielone. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy treść pełnomocnictwa obejmuje zawarcie umowy, i czy zostało ono podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania kontrahenta w dacie jego podpisania. W przypadku spółek handlowych należy w tym celu sprawdzić zasady reprezentacji obowiązujące w dniu podpisania pełnomocnictwa. Warto także pamiętać, że jeśli przepisy wymagają do ważności umowy zachowania formy szczególnej (np. formy aktu notarialnego czy formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi), to pełnomocnictwo musi zostać udzielone w tej samej formie – nie wystarcza pełnomocnictwo w zwykłej formie pisemnej.
Prokurent
Umowa może zostać podpisana również przez prokurenta. Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnika, którego udzielić może tylko przedsiębiorca. Pełnomocnictwo to obejmuje z zasady umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa (z wyjątkiem zbycia przedsiębiorstwa lub oddania go do czasowego używania oraz zbycia i obciążenia nieruchomości).
W przypadku prokury – tak jak w przypadku zwykłego pełnomocnictwa – należy zweryfikować, czy została właściwie udzielona, a ponadto sprawdzić, jaki ma ona charakter: czy jest to prokura samoistna, łączna, albo oddziałowa.
Prokurent samoistny może działać samodzielnie. Natomiast jeżeli prokura została udzielona łącznie kilku osobom, muszą one działać wspólnie. Prokura może mieć także charakter oddziałowy, tj. zostać ograniczona tylko do zakresu spraw dotyczących konkretnego oddziału przedsiębiorstwa – w takim przypadku prokurent może podpisywać umowy, które dotyczą tylko tego oddziału.
Warto dodać, że wpisy członków zarządu i prokurentów do rejestru przedsiębiorców mają tzw. deklaratywny charakter. Oznacza to, że dana osoba staje się członkiem zarządu czy prokurentem już odpowiednio z chwilą powzięcia uchwały o powołaniu do zarządu albo udzielenia prokury, a nie dopiero z chwilą wpisu do rejestru (to samo dotyczy ich odwołania). W sytuacji zatem, kiedy przykładowo osoba, która ma podpisać umowę jako członek zarządu, nie figuruje jeszcze w Krajowym Rejestrze Sądowym, należy uzyskać od kontrahenta uchwałę o powołaniu takiej osoby do zarządu wraz z jej oświadczeniem o akceptacji powołania.
Prawidłowe podpisanie umowy jest równie ważne, co wynegocjowanie jej postanowień. W sytuacji gdy kontrakt nie został bowiem podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania naszego kontrahenta, może on uchylać się od jego wykonania. W razie wątpliwości, czy umowa może zostać podpisana przez dane osoby, warto skorzystać z porady prawnika.
Łukasz Pożoga
Radca prawny w Kancelarii KSP Legal & Tax Advice w Katowicach
