Jak systemy ERP wspierają rozwój biznesu? Korzyści i funkcje
Biznes w dobie cyfryzacji charakteryzuje się dużą dynamiką zmian i aby za nimi nadążyć, konieczne jest wdrażanie innowacyjnych technologii. Do elementarnych narzędzi, z jakich korzysta coraz więcej firm, zalicza się systemy ERP. Do czego służą, jakie są w nich funkcje i na jakie profity w związku z ich wykorzystywaniem mogą liczyć firmy?
System ERP jest oprogramowaniem służącym do zarządzania firmą, które wszechstronnie wspiera działalność biznesową. Ma budowę modułową, a każdy z modułów został zaprojektowany tak, by odpowiadał funkcjom programów używanych w różnych działach. Dane generowane i przetwarzane przez pracowników każdej z komórek w systemie ERP trafiają do wspólnej bazy danych. Jakie ma to znaczenie dla funkcjonowania organizacji?
Najważniejsze funkcje systemu ERP
Cechą charakterystyczną systemu ERP jest jego elastyczność. W zależności od branży, w jakiej działa firma, inne moduły będą ją interesowały, a tym samym oprogramowanie będzie wyposażone w inne funkcje. Są jednak wśród nich takie, które potrzebne są w każdej bądź prawie każdej firmie. O jakie funkcje chodzi?
Podstawą działalności jest sprzedaż, dlatego w systemie ERP są funkcje z przyjmowaniem zamówień i ich realizacją, przygotowanie spersonalizowanych ofert, ustalanie cen. Przez integrację z modułem dla magazynu, jest stały dostęp do danych magazynowych jak liczba towarów lub przewidywany czas dostawy. Ze sprzedażą wiąże się obsługa klienta. W systemie ERP może być także system CRM, w którym będą wszystkie dane klientów, ich historia zakupów, notatki na temat potrzeb i spotkań.
Odrębny moduł jest przygotowany do zarządzania finansami i prowadzenia księgowości. Łatwo można księgować na kontach, przygotowywać bilanse, generować deklaracje do urzędów. Jest też moduł do zarządzania zasobami ludzkimi, w którym są informacje na temat płac, czasu pracy, urlopów, ocen pracowniczych.
Oprócz tego w każdej firmie liczy się trafność podejmowanych decyzji, co jest możliwe, jeśli prowadzi się analizy i tworzy raporty. W systemie ERP jest moduł, który pozwala na szybkie wykonanie z wykorzystaniem różnych wskaźników.
Korzyści płynące z użytkowania systemu ERP
Patrząc na wielość funkcji, łatwo zauważyć, że system ERP dla małych i średnich firm może być równie dobrą propozycją, jak dla większych przedsiębiorstw. Z jego wdrożenia szybko będzie można czerpać szereg korzyści. Przez integrację procesów w jednym oprogramowaniu zyskuje się łatwy wgląd do wszystkich operacji związanych z działalnością i łatwiej je kontrolować. Zwiększa się też efektywność, bo system ERP pozwala wiele czynności zoptymalizować i zautomatyzować, dzięki czemu można uniknąć błędów, skraca się czas niezbędny na wykonanie zadań i panuje większy porządek. Ponadto łatwiej o zarządzanie zapasami, bo szybko można sprecyzować, które towary będą potrzebne i jak zaplanować dostawy.
Dużym plusem jest poprawa jakości obsługi klienta, bo można przygotować indywidualną ofertę na podstawie jego historii zamówień bądź od razu poinformować go, kiedy będą interesujące go produkty.
Do tego dochodzi m.in. łatwiejszy nadzór nad finansami, trafne określanie kierunku rozwoju firmy na podstawie analiz i raportów. To nie wyczerpuje wszystkich korzyści, jakie wiążą się z systemem ERP, ale są wystarczającą motywacją, by zapoznać się z pełnią jego możliwości.
