Zarządzanie projektami
Jak skutecznie kontrolować wykorzystanie własnych zasobów
Zarządzanie projektami (ang. project management) definiuje się jako zestaw czynności służący efektywnej kontroli działań, podejmowanych w celu stworzenia produktu, usługi lub wdrożenia określonego procesu. Skuteczna realizacja projektów wymaga przy tym, aby zarówno sam cel projektu, jak i wszystkie czynności w nim podejmowane, były wymierne czasowo.
W powszechnym mniemaniu, zarządzanie projektami postrzegane jest jako bardzo sformalizowany proces, angażujący skomplikowaną metodykę, wyrafinowane narzędzia i wysoce wykwalifikowane kadry, pochłaniający bardzo dużo czasu, poświęcanego na czynności kontrolne i raportowe. Powoduje to, że spora część małych i średnich firm unika klasycznie pojmowanego zarządzania projektami, uznając je za nieadekwatne do skali działalności.
Tymczasem jako projekt może być uznana każda zaplanowana forma działalności, wymagająca podejmowania racjonalnych decyzji. Miłośnicy podejścia projektowego wskazują, że każdy – nawet w minimalnym stopniu podzielony na etapy proces – jest w praktyce projektem. Człowiek – wykonując podstawowe zadania codzienne, takie jak zrobienie zakupów czy przygotowanie posiłków – intuicyjnie planuje ich realizację w określonym czasie, bierze pod uwagę kolejność czynności, angażuje takie zasoby jak własny czas, pieniądze i środki transportu. Taka aktywność pociąga za sobą także wykonywaną na bieżąco analizę skuteczności działań, bieżącą korektę planów, zarządzanie budżetem, analizę ryzyka niepowodzenia i wynikającą z niej gotowość do podjęcia działań naprawczych. Wszystkie te pojęcia są charakterystyczne dla zarządzania projektami.
Czy moja firma potrzebuje zarządzania projektami?
Wprawdzie powyższy przykład opisuje podstawowy schemat funkcjonowania projektu, to nadanie mu sformalizowanej formy stosowane jest w przypadku nieco bardziej skomplikowanych działań. Na ogół celem zarządzania projektami jest zapewnienie synchronizacji pracy zespołu i racjonalne wykorzystanie zasobów. Mniejsze projekty można ułożyć i kontrolować w głowie. W przypadku większych, rozciągniętych w czasie, dodatkowo wykonywanych równolegle z innymi, konieczne staje się rozpisanie procesów na zadania i kontrola ich wykonania. Istotnym celem zarządzania projektami jest szeroko rozumiana optymalizacja. Polega ona przede wszystkim na właściwym podziale zasobów, skutecznym gospodarowaniu czasem, układaniu czynności w taki sposób, aby nie występowały kolizje pomiędzy zależnymi od siebie zadaniami. Zasobami, które podlegają planowaniu w projektach są na ogół: pracownicy, pieniądze, informacja, wiedza i kompetencje, narzędzia, materiały, miejsce wykonywania pracy, środki transportu, usługi zewnętrzne, itp.
Autor: Dyrektor Działu Wsparcia Technicznego i Rozwoju Technologii MEBI Group
Tymczasem jako projekt może być uznana każda zaplanowana forma działalności, wymagająca podejmowania racjonalnych decyzji. Miłośnicy podejścia projektowego wskazują, że każdy – nawet w minimalnym stopniu podzielony na etapy proces – jest w praktyce projektem. Człowiek – wykonując podstawowe zadania codzienne, takie jak zrobienie zakupów czy przygotowanie posiłków – intuicyjnie planuje ich realizację w określonym czasie, bierze pod uwagę kolejność czynności, angażuje takie zasoby jak własny czas, pieniądze i środki transportu. Taka aktywność pociąga za sobą także wykonywaną na bieżąco analizę skuteczności działań, bieżącą korektę planów, zarządzanie budżetem, analizę ryzyka niepowodzenia i wynikającą z niej gotowość do podjęcia działań naprawczych. Wszystkie te pojęcia są charakterystyczne dla zarządzania projektami.
Czy moja firma potrzebuje zarządzania projektami?
Wprawdzie powyższy przykład opisuje podstawowy schemat funkcjonowania projektu, to nadanie mu sformalizowanej formy stosowane jest w przypadku nieco bardziej skomplikowanych działań. Na ogół celem zarządzania projektami jest zapewnienie synchronizacji pracy zespołu i racjonalne wykorzystanie zasobów. Mniejsze projekty można ułożyć i kontrolować w głowie. W przypadku większych, rozciągniętych w czasie, dodatkowo wykonywanych równolegle z innymi, konieczne staje się rozpisanie procesów na zadania i kontrola ich wykonania. Istotnym celem zarządzania projektami jest szeroko rozumiana optymalizacja. Polega ona przede wszystkim na właściwym podziale zasobów, skutecznym gospodarowaniu czasem, układaniu czynności w taki sposób, aby nie występowały kolizje pomiędzy zależnymi od siebie zadaniami. Zasobami, które podlegają planowaniu w projektach są na ogół: pracownicy, pieniądze, informacja, wiedza i kompetencje, narzędzia, materiały, miejsce wykonywania pracy, środki transportu, usługi zewnętrzne, itp.
Autor: Dyrektor Działu Wsparcia Technicznego i Rozwoju Technologii MEBI Group
|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 2(82)2009  |
|
