OPROGRAMOWANIE dla MSP
Raport miesiąca: IT w MSP
W czasie spowolnienia gospodarczego każdą decyzję inwestycyjną przedsiębiorstwa podejmują z podwójną ostrożnością. Na pierwszy plan wychodzą działania, które mają przynieść oszczędności, zredukować koszty i maksymalnie zoptymalizować procesy.
Doświadczenia ostatniego kryzysu z 2009 r., pokazują, że chociaż w czasie niestabilnej sytuacji gospodarczej firmy zamrażają budżety, to jest to jedynie chwilowe. Przedsiębiorcy coraz bardziej świadomi korzyści, wynikających z właściwie sprofilowanego systemu ERP, zdają sobie sprawę, że stanowi on kluczowe wsparcie na drodze ekspansji rynkowej.
Kryzys nie powoduje zniwelowania potrzeby inwestowania w narzędzia IT, a jedynie rozciąga w czasie procesy zakupowe – twierdzi Edward Jędrzejowski, Solutions Enginner z Epicor Software Poland.
Jaki zatem scenariusz kryzysowy wybrać? W co i jak inwestować?
Z pewnością warto szukać rozwiązań, które charakteryzują się wysokim wskaźnikiem zwrotu z inwestycji (ROI) i niskim całkowitym kosztem posiadania (TCO). Są one w dużej mierze zależne od stopnia dopasowania systemu do wymagań firmy, specyfiki jej biznesu i instalacji odpowiednich modułów – dodaje Jędrzejowski.
W pełni zrozumiałym zachowaniem przez przedsiębiorców podczas kryzysu jest większa kontrola wydatków i przyglądanie się aspektom, które w czasie gorszej koniunktury nabierają większego znaczenia. Dlatego rzeczywiste wyniki ROI i TCO muszą opierać się na indywidualnym podejściu do każdego klienta. W tym celu firmy opracowują dedykowane poszczególnym przedsiębiorstwom business case’y, szacując najbardziej prawdopodobny poziom wskaźników inwestycyjnych.
Zazwyczaj zwrot i największe oszczędności pojawiają się po dwóch lub trzech latach po wdrożeniu. Jednak tego terminu nie należy traktować uniwersalnie. Dla przykładu jednemu z naszych klientów, firmie działającej w branży spożywczej, inwestycja w system zwróciła się już po czterech miesiącach – wyjaśnia Edward Jędrzejowski z Epicor.
Właściwie przeprowadzony proces wdrożeniowy to działanie długofalowe. Dlatego efektywnym sposobem jest wykorzystanie czasu spowolnienia na działania przygotowawcze, które nie wiążą się z dużymi kosztami. Dzięki temu czas niepewnych zmian nie zostanie zmarnowany, a firma będzie mogła skoncentrować się na realnym rozwoju, porządkując tym razem nie wewnętrzne środowisko, ale poświęcić energię na relacje z klientami i czujną obserwację rynku.
Modele korzystania z ERP
Od pewnego czasu zmianie uległy istotne procesy operacyjne wpływające na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Należą do nich takie zjawiska, jak mobilność prowadzenia biznesu czy dostęp do zaawansowanych aplikacji internetowych. Do niedawna były one domeną osób indywidualnych, dziś coraz intensywniej wkraczają do biznesu. Nie da się ukryć, że stanowią ogromny potencjał dla wszystkich przedsiębiorstw, a mniejsze firmy mogą w nich upatrywać realnej szansy na dynamiczny rozwój.
Zdaniem Edwarda Jędrzejowskiego rok 2011 upłynął pod znakiem outsourcingu, gdzie ważną rolę odegrał sektor IT. Dziś można spodziewać się, że najbliższe lata skoncentrują uwagę firm na technologii Cloud Computing, która – choć powoli – spotyka się z coraz większą aprobatą środowiska biznesowego.
<Chmura pozwala rezygnować z zasobów sprzętowych na rzecz dzierżawy aplikacji czy mocy obliczeniowych wtedy, kiedy firma ich potrzebuje i w wymaganej ilości, przenosząc do Internetu potrzebne zasoby informatyczne> – dodaje Jędrzejowski. Niektóre firmy proponują w swojej ofercie korzystanie z systemu ERP w modelu usługowym SaaS (<ITALIC>:<Software as a Service>). Specyfikę użytkowania oprogramowania w takiej formie można porównać do gniazda elektrycznego. W modelu SaaS płacimy jedynie za wykorzystane środki, a czas rezerwowany z reguły na wdrożenie eliminowany jest do minimum.
Wiedza o firmie
W procesie wyboru systemu ERP warto także zwrócić uwagę na narzędzia raportujące, które umożliwiają dokonanie analizy sprzedaży i wychwytania trendów. One także nabiorą znaczenia w najbliższym czasie, kiedy znajomość realnej kondycji finansowej i możliwości własnego przedsiębiorstwa będą podstawą do podjęcia ważnych decyzji w oparciu o twarde dane. Kryzys to czas zmian strukturalnych, fuzji, połączeń czy otwierania i zamykania poszczególnych oddziałów – w takich przypadkach wiedza o stanie przedsiębiorstwa przydaje się choćby w przypadku negocjacji handlowych.
Innym istotnym aspektem wynikającym z wdrożenia odpowiedniego ERP jest możliwość integracji systemu z pozostały aplikacjami, wykorzystywanymi zarówno w środowisku wewnętrznym firmy, jak i u partnerów czy klientów.
Nie da się przewidzieć przyszłego kształtu przedsiębiorstwa, a czasem nawet skrupulatnie opracowane plany potrafią diametralnie się zmienić. Warto jednak pamiętać, że system ERP to inwestycja na lata. Inwestując w system o elastycznej budowie, który jest kompatybilny z naszym otoczeniem IT, możemy mieć pewność, że jego funkcjonalność będzie współmierna z rozwojem firmy – mówi Edward Jędrzejowski z Epicor.
Chociaż głośny w ostatnim czasie kryzys stanowi pewną barierę dla inwestycji, to dostępne na rynku rozwiązania IT są lekiem na tak intensywnie poszukiwany w tym czasie zrównoważony rozwój. Dają możliwość ekspansji, przy jednoczesnej optymalizacji i oszczędnościach.
Jak wybrać dostawcę ERP?
Wybierając oprogramowanie odpowiednie dla naszej firmy musimy zastanowić się nad szeregiem zagadnień, mniej lub bardziej związanych z konkretnym produktem.
Według Michała Gutowskiego, Szefa Wydziału Rozwoju i Wsparcia Sieci Partnerskiej Asseco WAPRO ERP w Asseco Business Solutions S.A., nasz wybór powinien przede wszystkim paść na zaawansowany, ale jednak na tzw. program z półki, czyli standardowe oprogramowanie sprzedawane przez rozbudowaną (najlepiej ogólnopolską) sieć sprzedaży i oferowane w podobnej postaci wszystkim klientom. Jak wymienia Gutowski, za takim rozwiązaniem przemawia kilka solidnych argumentów:
a) Cena programu. Będzie zdecydowanie niższa niż w przypadku rozwiązania stworzonego tylko na potrzeby naszej firmy czy dedykowanego do ograniczonej branży;
b) Koszty utrzymania. Tu także widać przewagę masowego produktu – warunki i koszty serwisowania będą znacznie korzystniejsze niż w przypadku rozwiązania dedykowanego, a wymieniona wcześniej ogólnopolska sieć sprzedaży i serwisowania ma niebagatelne znaczenie. W najgorszym przypadku wdrożeniowiec lub serwisant będzie w odległości kilku lub kilkunastu kilometrów, a nie na drugim końcu Polski;
c) Stabilność producenta i gwarancja rozwoju. Niewielkie lokalne przedsięwzięcia niewątpliwie mają swoje zalety, jednak – w przypadku powierzenia losów i przyszłości naszej firmy – warto współpracować z kontrahentem o ugruntowanej pozycji, gwarantującym stały i stabilny rozwój aplikacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku zmian przepisów (patrz ostatnie zmiany w podatku VAT) – producent oprogramowania musi zadziałać odpowiednio szybko i skutecznie, aby w momencie wejścia w życie nowych uregulowań klient był na to dobrze przygotowany;
d) Zróżnicowana i kompletna oferta. Pod tym hasłem kryją się dwa niezwykle istotne zagadnienia, które w pewnym momencie splatają się ze sobą. Oferta firmy, z którą wiążemy się na dłużej, powinna pozwalać na to, aby oprogramowanie stosowane w moim przedsiębiorstwie rosło wraz z rozwojem mojej firmy. Na początku, kiedy pracujemy sami lub z jednym pracownikiem, wystarczy najprostsza wersja programu, oferująca określoną minimalną funkcjonalność. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zapotrzebowanie na możliwości programu rośnie, wobec czego dokupujemy kolejne warianty, rozbudowane o interesujące nas pakiety funkcjonalne. I w tym momencie dochodzimy do kompletności oferty. Nasza firma rośnie, zatem potrzebujemy więcej niż tylko programu magazynowego. Na początek sami prowadzimy najprostszą książkę przychodów i rozchodów. Spółka jednak rozwija się dalej i nagle potrzebujemy modułu pełnej księgowości, zatrudniamy pracowników – niezbędny staje się moduł kadrowo-płacowy, przybywa nam majątku – należy wdrożyć zarządzanie środkami trwałymi. Kolejny etap to mobilni handlowcy – wyposażamy ich w komputery przenośne z dostępem do Internetu, aby raporty o sprzedaży mogli przekazywać do centrali z dowolnego miejsca w kraju. Aby ten scenariusz był realny, nasz dostawca oprogramowania musi posiadać w swojej ofercie wyżej wymienione programy, gdyż łączenie produktów różnych producentów jest trudne, kosztowne, a nierzadko niemożliwe.
Jeśli wybraliśmy już producenta, warto przyjrzeć się dokładniej jego ofercie. W każdym z potrzebnych nam produktów należy zwrócić uwagę na szereg cech – począwszy od bazy danych, a właściwie jej rodzaju i sposobu wykorzystania przez producenta oprogramowania, aż do poziomu kontroli funkcjonalności, pod katem wykorzystania w placówce handlowej – wyjaśnia Michał Gutowski z Asseco Business Solutions S.A. Przykładowo, oprogramowanie stosowane w handlu powinno posiadać kilka cech funkcjonalnych, niezbędnych w tej branży:
Z naszego doświadczenia wynika, że największym powodzeniem cieszy się oprogramowanie magazynowo-sprzedażowe, a także programy finansowo-księgowe. Wynika to z sytuacji na rynku – wszyscy muszą bowiem wystawiać faktury, ale księgowość można prowadzić przecież także w oparciu o biuro rachunkowe – dodaje Michał Gutowski z Asseco BS.
Dynamika i zmiany rynkowe oraz złożoność poszczególnych procesów operacyjnych i na szczeblu zarządzającym skłaniają przedsiębiorców w stronę inwestycji w narzędzia informatyczne. Stanowią one ważny element na drodze biznesowego rozwoju firmy.
Kryzys nie powoduje zniwelowania potrzeby inwestowania w narzędzia IT, a jedynie rozciąga w czasie procesy zakupowe – twierdzi Edward Jędrzejowski, Solutions Enginner z Epicor Software Poland.
Jaki zatem scenariusz kryzysowy wybrać? W co i jak inwestować?
Z pewnością warto szukać rozwiązań, które charakteryzują się wysokim wskaźnikiem zwrotu z inwestycji (ROI) i niskim całkowitym kosztem posiadania (TCO). Są one w dużej mierze zależne od stopnia dopasowania systemu do wymagań firmy, specyfiki jej biznesu i instalacji odpowiednich modułów – dodaje Jędrzejowski.
W pełni zrozumiałym zachowaniem przez przedsiębiorców podczas kryzysu jest większa kontrola wydatków i przyglądanie się aspektom, które w czasie gorszej koniunktury nabierają większego znaczenia. Dlatego rzeczywiste wyniki ROI i TCO muszą opierać się na indywidualnym podejściu do każdego klienta. W tym celu firmy opracowują dedykowane poszczególnym przedsiębiorstwom business case’y, szacując najbardziej prawdopodobny poziom wskaźników inwestycyjnych.
Zazwyczaj zwrot i największe oszczędności pojawiają się po dwóch lub trzech latach po wdrożeniu. Jednak tego terminu nie należy traktować uniwersalnie. Dla przykładu jednemu z naszych klientów, firmie działającej w branży spożywczej, inwestycja w system zwróciła się już po czterech miesiącach – wyjaśnia Edward Jędrzejowski z Epicor.
Właściwie przeprowadzony proces wdrożeniowy to działanie długofalowe. Dlatego efektywnym sposobem jest wykorzystanie czasu spowolnienia na działania przygotowawcze, które nie wiążą się z dużymi kosztami. Dzięki temu czas niepewnych zmian nie zostanie zmarnowany, a firma będzie mogła skoncentrować się na realnym rozwoju, porządkując tym razem nie wewnętrzne środowisko, ale poświęcić energię na relacje z klientami i czujną obserwację rynku.
Modele korzystania z ERP
Od pewnego czasu zmianie uległy istotne procesy operacyjne wpływające na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Należą do nich takie zjawiska, jak mobilność prowadzenia biznesu czy dostęp do zaawansowanych aplikacji internetowych. Do niedawna były one domeną osób indywidualnych, dziś coraz intensywniej wkraczają do biznesu. Nie da się ukryć, że stanowią ogromny potencjał dla wszystkich przedsiębiorstw, a mniejsze firmy mogą w nich upatrywać realnej szansy na dynamiczny rozwój.
Zdaniem Edwarda Jędrzejowskiego rok 2011 upłynął pod znakiem outsourcingu, gdzie ważną rolę odegrał sektor IT. Dziś można spodziewać się, że najbliższe lata skoncentrują uwagę firm na technologii Cloud Computing, która – choć powoli – spotyka się z coraz większą aprobatą środowiska biznesowego.
<Chmura pozwala rezygnować z zasobów sprzętowych na rzecz dzierżawy aplikacji czy mocy obliczeniowych wtedy, kiedy firma ich potrzebuje i w wymaganej ilości, przenosząc do Internetu potrzebne zasoby informatyczne> – dodaje Jędrzejowski. Niektóre firmy proponują w swojej ofercie korzystanie z systemu ERP w modelu usługowym SaaS (<ITALIC>:<Software as a Service>). Specyfikę użytkowania oprogramowania w takiej formie można porównać do gniazda elektrycznego. W modelu SaaS płacimy jedynie za wykorzystane środki, a czas rezerwowany z reguły na wdrożenie eliminowany jest do minimum.
Wiedza o firmie
W procesie wyboru systemu ERP warto także zwrócić uwagę na narzędzia raportujące, które umożliwiają dokonanie analizy sprzedaży i wychwytania trendów. One także nabiorą znaczenia w najbliższym czasie, kiedy znajomość realnej kondycji finansowej i możliwości własnego przedsiębiorstwa będą podstawą do podjęcia ważnych decyzji w oparciu o twarde dane. Kryzys to czas zmian strukturalnych, fuzji, połączeń czy otwierania i zamykania poszczególnych oddziałów – w takich przypadkach wiedza o stanie przedsiębiorstwa przydaje się choćby w przypadku negocjacji handlowych.
Innym istotnym aspektem wynikającym z wdrożenia odpowiedniego ERP jest możliwość integracji systemu z pozostały aplikacjami, wykorzystywanymi zarówno w środowisku wewnętrznym firmy, jak i u partnerów czy klientów.
Nie da się przewidzieć przyszłego kształtu przedsiębiorstwa, a czasem nawet skrupulatnie opracowane plany potrafią diametralnie się zmienić. Warto jednak pamiętać, że system ERP to inwestycja na lata. Inwestując w system o elastycznej budowie, który jest kompatybilny z naszym otoczeniem IT, możemy mieć pewność, że jego funkcjonalność będzie współmierna z rozwojem firmy – mówi Edward Jędrzejowski z Epicor.
Chociaż głośny w ostatnim czasie kryzys stanowi pewną barierę dla inwestycji, to dostępne na rynku rozwiązania IT są lekiem na tak intensywnie poszukiwany w tym czasie zrównoważony rozwój. Dają możliwość ekspansji, przy jednoczesnej optymalizacji i oszczędnościach.
Jak wybrać dostawcę ERP?
Wybierając oprogramowanie odpowiednie dla naszej firmy musimy zastanowić się nad szeregiem zagadnień, mniej lub bardziej związanych z konkretnym produktem.
Według Michała Gutowskiego, Szefa Wydziału Rozwoju i Wsparcia Sieci Partnerskiej Asseco WAPRO ERP w Asseco Business Solutions S.A., nasz wybór powinien przede wszystkim paść na zaawansowany, ale jednak na tzw. program z półki, czyli standardowe oprogramowanie sprzedawane przez rozbudowaną (najlepiej ogólnopolską) sieć sprzedaży i oferowane w podobnej postaci wszystkim klientom. Jak wymienia Gutowski, za takim rozwiązaniem przemawia kilka solidnych argumentów:
a) Cena programu. Będzie zdecydowanie niższa niż w przypadku rozwiązania stworzonego tylko na potrzeby naszej firmy czy dedykowanego do ograniczonej branży;
b) Koszty utrzymania. Tu także widać przewagę masowego produktu – warunki i koszty serwisowania będą znacznie korzystniejsze niż w przypadku rozwiązania dedykowanego, a wymieniona wcześniej ogólnopolska sieć sprzedaży i serwisowania ma niebagatelne znaczenie. W najgorszym przypadku wdrożeniowiec lub serwisant będzie w odległości kilku lub kilkunastu kilometrów, a nie na drugim końcu Polski;
c) Stabilność producenta i gwarancja rozwoju. Niewielkie lokalne przedsięwzięcia niewątpliwie mają swoje zalety, jednak – w przypadku powierzenia losów i przyszłości naszej firmy – warto współpracować z kontrahentem o ugruntowanej pozycji, gwarantującym stały i stabilny rozwój aplikacji. Jest to szczególnie ważne w przypadku zmian przepisów (patrz ostatnie zmiany w podatku VAT) – producent oprogramowania musi zadziałać odpowiednio szybko i skutecznie, aby w momencie wejścia w życie nowych uregulowań klient był na to dobrze przygotowany;
d) Zróżnicowana i kompletna oferta. Pod tym hasłem kryją się dwa niezwykle istotne zagadnienia, które w pewnym momencie splatają się ze sobą. Oferta firmy, z którą wiążemy się na dłużej, powinna pozwalać na to, aby oprogramowanie stosowane w moim przedsiębiorstwie rosło wraz z rozwojem mojej firmy. Na początku, kiedy pracujemy sami lub z jednym pracownikiem, wystarczy najprostsza wersja programu, oferująca określoną minimalną funkcjonalność. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zapotrzebowanie na możliwości programu rośnie, wobec czego dokupujemy kolejne warianty, rozbudowane o interesujące nas pakiety funkcjonalne. I w tym momencie dochodzimy do kompletności oferty. Nasza firma rośnie, zatem potrzebujemy więcej niż tylko programu magazynowego. Na początek sami prowadzimy najprostszą książkę przychodów i rozchodów. Spółka jednak rozwija się dalej i nagle potrzebujemy modułu pełnej księgowości, zatrudniamy pracowników – niezbędny staje się moduł kadrowo-płacowy, przybywa nam majątku – należy wdrożyć zarządzanie środkami trwałymi. Kolejny etap to mobilni handlowcy – wyposażamy ich w komputery przenośne z dostępem do Internetu, aby raporty o sprzedaży mogli przekazywać do centrali z dowolnego miejsca w kraju. Aby ten scenariusz był realny, nasz dostawca oprogramowania musi posiadać w swojej ofercie wyżej wymienione programy, gdyż łączenie produktów różnych producentów jest trudne, kosztowne, a nierzadko niemożliwe.
Jeśli wybraliśmy już producenta, warto przyjrzeć się dokładniej jego ofercie. W każdym z potrzebnych nam produktów należy zwrócić uwagę na szereg cech – począwszy od bazy danych, a właściwie jej rodzaju i sposobu wykorzystania przez producenta oprogramowania, aż do poziomu kontroli funkcjonalności, pod katem wykorzystania w placówce handlowej – wyjaśnia Michał Gutowski z Asseco Business Solutions S.A. Przykładowo, oprogramowanie stosowane w handlu powinno posiadać kilka cech funkcjonalnych, niezbędnych w tej branży:
- Szybka sprzedaż detaliczna, czyli odpowiednio skonfigurowane ekrany wystawiania dokumentów. Istotna jest ergonomia, minimalna ilość funkcji widocznych na ekranie, czytelność wyświetlanych komunikatów i wygodna praca z urządzeniami wspomagającymi sprzedaż (czytniki kodów kreskowych, wagi elektroniczne).
- Łatwe raportowanie wg zadanych kryteriów, pomagające np. w kontrolowaniu stanu magazynu, bieżącego poziomu zadłużenia, itp.
- Rozbudowane cenniki/reguły cenowe dla kontrahentów. Obecnie konkurencja wśród firm handlowych (w większości branż) jest na tyle silna, iż wymusza stosowanie niezwykle elastycznej polityki cenowej. Czasy, kiedy w programie wystarczyło przechowywanie dwóch lub trzech poziomów cenowych, dawno odeszły w niepamięć – obecnie istnieje potrzeba definiowania dowolnej liczby cenników ogólnych i dodatkowo wyjątków dla poszczególnych kontrahentów. Dodatkowe potrzeby, takie jak możliwość ustalenia w jakim przedziale czasowym będzie obowiązywać określona cena i wszelkiego typu mechanizmy grupowej modyfikacji cen, są zawsze mile widziane.
Z naszego doświadczenia wynika, że największym powodzeniem cieszy się oprogramowanie magazynowo-sprzedażowe, a także programy finansowo-księgowe. Wynika to z sytuacji na rynku – wszyscy muszą bowiem wystawiać faktury, ale księgowość można prowadzić przecież także w oparciu o biuro rachunkowe – dodaje Michał Gutowski z Asseco BS.
Dynamika i zmiany rynkowe oraz złożoność poszczególnych procesów operacyjnych i na szczeblu zarządzającym skłaniają przedsiębiorców w stronę inwestycji w narzędzia informatyczne. Stanowią one ważny element na drodze biznesowego rozwoju firmy.
|
nr 2(118)2012  |
|
