Jakich błędów unikać przy dochodzeniu roszczeń
PORADNIK PRAWNY DLA WIERZYCIELA
Dług musi być spłacony. W sytuacji gdy dłużnik unika płatności, działania wierzyciela powinny być przemyślane, spójne i prawidłowo udokumentowane, aby ewentualny spór sądowy nie zakończył się oddaleniem powództwa. Uzyskanie tytułu wykonawczego nie zapewnia bowiem, że komornik będzie mógł znaleźć majątek dłużnika i wyegzekwować należne roszczenie. Tym samym już na etapie windykacji przedsądowej ważne są dwa cele: wyegzekwowanie długu i przygotowanie dowodów do ewentualnego pozwu.
Na etapie postępowania cywilnego wierzyciel powinien być przygotowany na odparcie zarzutów dłużnika, jednak nie powinien dopuścić do sytuacji, w której dłużnik będzie miał jakiekolwiek zarzuty wobec wierzyciela. Jakie są zatem najistotniejsze etapy dochodzenia roszczenia?
Wszystko na piśmie
Każdy przedsiębiorca przynajmniej raz był w sytuacji, w której kontrahent odmawia płatności, mimo upływu terminu. Wówczas wierzyciel powinien w pierwszej kolejności dążyć do poznania przyczyny opóźnienia. Dłużnik od początku musi mieć świadomość, iż wierzyciel interesuje się swoją należnością i będzie jej dochodzić.
Tu wkracza podstawowa, żelazna zasada kontaktów z dłużnikiem – wszystkie ustalenia powinny być dokonywane wyłącznie na piśmie. Może to być oficjalna korespondencja handlowa, ale także korespondencja elektroniczna. Przestrzeganie tej zasady ułatwi udokumentowanie roszczenia w postępowaniu sądowym. Niemal w każdym sporze sądowym dotyczącym płatności sądy uwzględniają bowiem wnioski o dopuszczenie dowodów z korespondencji mailowej. To równie istotny dowód jak zeznania świadków, a przy tym bezspornie potwierdza ustalenia stron sporu co do roszczenia.
Uznaję dług, ale teraz nie zapłacę
Już na etapie korespondencji elektronicznej może pojawić się sytuacja korzystna dla wierzyciela. Dłużnik może – nawet wbrew swoim intencjom – podczas wymiany korespondencji uznać dług. Uznanie długu to oświadczenie dłużnika, w którym potwierdza istniejące zobowiązanie w stosunku do wierzyciela, wynikające z konkretnej podstawy prawnej, np. umowy. Takie oświadczenie może być dokonane przez każdą czynność czy zachowanie dłużnika, które potwierdza, iż czuje się zobowiązany do zapłaty. W praktyce często zdarza się, iż w toku wymiany korespondencji mailowej, dłużnik – chcąc uzyskać prolongatę w spłacie długu – pisze wierzycielowi, iż pamięta o zadłużeniu, faktura dotarła, wie że powinien zapłacić, tyle że... Tu pojawia się wyliczenie szeregu wymówek.
Wzywam do zapłaty należności
Niezależnie od korespondencji elektronicznej, wierzyciel przygotowując się do dochodzenia roszczenia na drodze sądowej powinien sporządzić i skutecznie doręczyć dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Mylne jest przeświadczenie, iż wezwań do zapłaty powinno być kilka. Wystarczy jeden prawidłowo sporządzony dokument, aby wykazać, iż wierzyciel wzywał dłużnika do spełnienia świadczenia.
Wezwanie ma na celu poinformowanie dłużnika, iż bezskutecznie minął termin zapłaty. To też kolejny sygnał dla dłużnika, iż wierzyciel jest konsekwentny w dochodzeniu roszczenia. Wezwanie jest ponadto niezbędne w postępowaniu sądowym, jako dowód, iż powództwo nie jest przedwczesne, dług nie został zapłacony, a dłużnik nie jest skłonny zapłacić.
Pamiętajmy, że wezwanie do zapłaty powinno być skierowane do dłużnika, a nie – jak to często bywa – do oddziału spółki lub księgowej. Tymczasem powinno być skierowane na adres rejestrowy dłużnika, tj. określony w rejestrze przedsiębiorców lub w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub na adres wskazany w kontrakcie. W drugim przypadku strony często umawiają się, iż wszelkie doręczenia między nimi są skuteczne tylko na adresy wskazane w umowie.
Prawidłowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać oznaczenie kwoty lub wskazanie świadczenia niepieniężnego, do których spełnienia dłużnik jest wzywany. Ponadto należy podać źródło zaległości. Najczęściej następuje to poprzez wskazanie numeru faktury VAT, daty jej wystawienia i terminu płatności. Istotne jest prawidłowe wskazanie numeru rachunku bankowego wierzyciela. W wezwaniu do zapłaty należy też podać termin płatności. Początek jego biegu powinien zależeć od daty skutecznego doręczenia wezwania do zapłaty.
Stąd wezwanie do zapłaty powinno być nadawane listem poleconym, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Można też przesłać dłużnikowi skan wezwania mailowo. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, wezwanie jest skutecznie doręczone w momencie jego fizycznego wpływu do dłużnika w razie korespondencji tradycyjnej lub już w chwili kliknięcia polecenia wyślij w programie pocztowym, w razie skanu wezwania. Wezwanie do zapłaty powinno kończyć się konkluzją, iż brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy do postępowania sądowego. W żadnym wypadku nie należy zawierać w jego treści pogróżek, sformułowań obraźliwych, ani groźby zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, np. wyłudzenia.
Nie dopuścić do przedawnienia
Wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Wierzyciel często błędnie uznaje, iż wystosowanie wezwania powoduje, że przedawnienie liczone jest od początku. Tymczasem sytuacje, które powodują taki skutek wylicza Kodeks cywilny. Drugą żelazną zasadą, której musi przestrzegać wierzyciel, jest niedopuszczenie do przedawnienia roszczenia. Kodeks stanowi, że roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu – zatem po upływie terminu przedawnienia ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Upływ terminu przedawnienia nie oznacza, iż roszczenie nie może być dochodzone na drodze sądowej. Jednak wówczas pozwanemu przysługiwać będzie zarzut przedawnienia. Jego skuteczne podniesienie oznacza niemal automatyczne oddalenie powództwa. Co jednak istotne, okoliczność przedawnienia nie jest brana pod uwagę przez sąd z urzędu. Kiedy roszczenie nie jest przedawnione lub pozwany nie podniósł skutecznie tego zarzutu, sąd nie będzie brał pod uwagę tej kwestii i o ile uzna, że roszczenie jest zasadne, zasądzi je na rzecz powoda.
Istnieją zasady dotyczące przedawnienia, wyrażone w Kodeksie cywilnym. Terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane przez czynność prawną. Oznacza to, że strony nie mogą umówić się, iż roszczenie przedawnia się w innym terminie niż to wynika z Kodeksu cywilnego. O ile przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe i roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej trzy lata. Wspomniane przepisy szczególne to przepisy określające odmienne, zwykle krótsze terminy przedawnienia. Przykładowo art. 722 kc stanowi, że roszczenie biorącego pożyczkę o wydanie przedmiotu pożyczki przedawnia się z upływem sześciu miesięcy od chwili, gdy przedmiot miał być wydany. Działania wierzyciela powinny być zatem w pierwszej kolejności ukierunkowane na sprawdzenie terminu przedawnienia.
Wszystko na piśmie
Każdy przedsiębiorca przynajmniej raz był w sytuacji, w której kontrahent odmawia płatności, mimo upływu terminu. Wówczas wierzyciel powinien w pierwszej kolejności dążyć do poznania przyczyny opóźnienia. Dłużnik od początku musi mieć świadomość, iż wierzyciel interesuje się swoją należnością i będzie jej dochodzić.
Tu wkracza podstawowa, żelazna zasada kontaktów z dłużnikiem – wszystkie ustalenia powinny być dokonywane wyłącznie na piśmie. Może to być oficjalna korespondencja handlowa, ale także korespondencja elektroniczna. Przestrzeganie tej zasady ułatwi udokumentowanie roszczenia w postępowaniu sądowym. Niemal w każdym sporze sądowym dotyczącym płatności sądy uwzględniają bowiem wnioski o dopuszczenie dowodów z korespondencji mailowej. To równie istotny dowód jak zeznania świadków, a przy tym bezspornie potwierdza ustalenia stron sporu co do roszczenia.
Uznaję dług, ale teraz nie zapłacę
Już na etapie korespondencji elektronicznej może pojawić się sytuacja korzystna dla wierzyciela. Dłużnik może – nawet wbrew swoim intencjom – podczas wymiany korespondencji uznać dług. Uznanie długu to oświadczenie dłużnika, w którym potwierdza istniejące zobowiązanie w stosunku do wierzyciela, wynikające z konkretnej podstawy prawnej, np. umowy. Takie oświadczenie może być dokonane przez każdą czynność czy zachowanie dłużnika, które potwierdza, iż czuje się zobowiązany do zapłaty. W praktyce często zdarza się, iż w toku wymiany korespondencji mailowej, dłużnik – chcąc uzyskać prolongatę w spłacie długu – pisze wierzycielowi, iż pamięta o zadłużeniu, faktura dotarła, wie że powinien zapłacić, tyle że... Tu pojawia się wyliczenie szeregu wymówek.
Wzywam do zapłaty należności
Niezależnie od korespondencji elektronicznej, wierzyciel przygotowując się do dochodzenia roszczenia na drodze sądowej powinien sporządzić i skutecznie doręczyć dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Mylne jest przeświadczenie, iż wezwań do zapłaty powinno być kilka. Wystarczy jeden prawidłowo sporządzony dokument, aby wykazać, iż wierzyciel wzywał dłużnika do spełnienia świadczenia.
Wezwanie ma na celu poinformowanie dłużnika, iż bezskutecznie minął termin zapłaty. To też kolejny sygnał dla dłużnika, iż wierzyciel jest konsekwentny w dochodzeniu roszczenia. Wezwanie jest ponadto niezbędne w postępowaniu sądowym, jako dowód, iż powództwo nie jest przedwczesne, dług nie został zapłacony, a dłużnik nie jest skłonny zapłacić.
Pamiętajmy, że wezwanie do zapłaty powinno być skierowane do dłużnika, a nie – jak to często bywa – do oddziału spółki lub księgowej. Tymczasem powinno być skierowane na adres rejestrowy dłużnika, tj. określony w rejestrze przedsiębiorców lub w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub na adres wskazany w kontrakcie. W drugim przypadku strony często umawiają się, iż wszelkie doręczenia między nimi są skuteczne tylko na adresy wskazane w umowie.
Prawidłowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać oznaczenie kwoty lub wskazanie świadczenia niepieniężnego, do których spełnienia dłużnik jest wzywany. Ponadto należy podać źródło zaległości. Najczęściej następuje to poprzez wskazanie numeru faktury VAT, daty jej wystawienia i terminu płatności. Istotne jest prawidłowe wskazanie numeru rachunku bankowego wierzyciela. W wezwaniu do zapłaty należy też podać termin płatności. Początek jego biegu powinien zależeć od daty skutecznego doręczenia wezwania do zapłaty.
Stąd wezwanie do zapłaty powinno być nadawane listem poleconym, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Można też przesłać dłużnikowi skan wezwania mailowo. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, wezwanie jest skutecznie doręczone w momencie jego fizycznego wpływu do dłużnika w razie korespondencji tradycyjnej lub już w chwili kliknięcia polecenia wyślij w programie pocztowym, w razie skanu wezwania. Wezwanie do zapłaty powinno kończyć się konkluzją, iż brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy do postępowania sądowego. W żadnym wypadku nie należy zawierać w jego treści pogróżek, sformułowań obraźliwych, ani groźby zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, np. wyłudzenia.
Nie dopuścić do przedawnienia
Wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Wierzyciel często błędnie uznaje, iż wystosowanie wezwania powoduje, że przedawnienie liczone jest od początku. Tymczasem sytuacje, które powodują taki skutek wylicza Kodeks cywilny. Drugą żelazną zasadą, której musi przestrzegać wierzyciel, jest niedopuszczenie do przedawnienia roszczenia. Kodeks stanowi, że roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu – zatem po upływie terminu przedawnienia ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Upływ terminu przedawnienia nie oznacza, iż roszczenie nie może być dochodzone na drodze sądowej. Jednak wówczas pozwanemu przysługiwać będzie zarzut przedawnienia. Jego skuteczne podniesienie oznacza niemal automatyczne oddalenie powództwa. Co jednak istotne, okoliczność przedawnienia nie jest brana pod uwagę przez sąd z urzędu. Kiedy roszczenie nie jest przedawnione lub pozwany nie podniósł skutecznie tego zarzutu, sąd nie będzie brał pod uwagę tej kwestii i o ile uzna, że roszczenie jest zasadne, zasądzi je na rzecz powoda.
Istnieją zasady dotyczące przedawnienia, wyrażone w Kodeksie cywilnym. Terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane przez czynność prawną. Oznacza to, że strony nie mogą umówić się, iż roszczenie przedawnia się w innym terminie niż to wynika z Kodeksu cywilnego. O ile przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe i roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej trzy lata. Wspomniane przepisy szczególne to przepisy określające odmienne, zwykle krótsze terminy przedawnienia. Przykładowo art. 722 kc stanowi, że roszczenie biorącego pożyczkę o wydanie przedmiotu pożyczki przedawnia się z upływem sześciu miesięcy od chwili, gdy przedmiot miał być wydany. Działania wierzyciela powinny być zatem w pierwszej kolejności ukierunkowane na sprawdzenie terminu przedawnienia.
