PCM, czyli europejskie przedszkole
Cykl Zarządzania Projektem
Wchodząc w erę funduszy europejskich, w tym z perspektywy lat 2007-2013 i przyszłych lat, należy zdać sobie sprawę, iż jako beneficjenci musimy zastosować pewne prawidła i reguły UE, w celu należytego zaplanowania i przygotowania naszych Projektów. Jest to kwestia związana z pewnym cyklem profesjonalnego zarządzania Projektem przez Beneficjenta – zwykle przez sektor publiczny, ale także i prywatny. PCM, jako schemat narzędzi metodycznych wspierających procesy planowania i zarządzania Projektami UE, stały się zatem normą i wytyczną dla beneficjentów.
Unijny elementarz
PCM, czyli Project Cycle Management (pol. Cykl Zarządzania Projektem), został opracowany przez KE na podstawie standardów zachodnioeuropejskich instytucji finansowych oraz korporacji, które miały na celu wprowadzić w życie efektywne narzędzie zarządcze w ramach przygotowywania oraz realizacji projektów biznesowych. Można podać takie Instytucje, jak Bank Światowy, EBI (Europejski Bank Inwestycyjny) czy EBOiR (Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju). Wraz z nadejściem ery UE, Polska – jako kraj członkowski, musiała się zatem nauczyć prawideł przygotowania, ale także wstępnej analizy potężnych projektów infrastrukturalnych. Ta zależność wynika wprost z wcześniejszej analizy SWOT, analizy wielokryterialnej, analizy opcji lub analizy finansowo-ekonomicznej czy due diligence pod dany Projekt. Ministerstwo Gospodarki i Pracy (obecne Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) opublikowało w 2004 r. Cykl Zarządzania Projektem, będące przedrukiem Project Cycle Management – Guidlines – Aid Delivery Methods z 2004r. Pierwotne wydanie tego podręcznika ukazało się w 2001 r. w Brukseli. Początek PCM i metodyki wdrożenia tych narzędzi zarządczych został przez Komisję Europejską zaimplementowany na początku lat 90. XX w. Czym zatem jest PCM? To inaczej schemat organizacyjno-przyczynowo-skutkowy danego Projektu. To także zgrupowane, metodyczne zestawy narzędzi beneficjenta do planowania, diagnozy, harmonogramowania, monitoringu i ewaluacji oraz audytu i oceny działań beneficjenta w ramach Projektu.
Faza I – Programowanie (Programming)
Faza ta poprzedza dalsze działania operacyjne beneficjenta w kontekście nawiązania do celów mikro i makro oraz ogólnych strategii rozwojowych danej jednostki. Są to programy strategiczne, które nawiązują do Programów UE i Programów Rządowych, takich jak Programy Operacyjne (POIiŚ, POIG), Programy Sektorowe (KPOŚK, Program Budowy Autostrad) lub inwestycyjne oraz modernizacyjne w ramach WPF i WPI – Wieloletniej Prognozy Finansowej i Wieloletniego Planu Inwestycyjnego Beneficjenta. To inaczej wypełnienie zobowiązań w ramach Projektu, w kontekście zależności wypełnienia celów strategicznych Beneficjenta, jako jednostki organizacyjnej, np. na szczeblu gminy, powiatu, województwa i kraju.
Faza II – Identyfikacja (Identification)
Faza ta polega na dogłębnej analizie problemów otoczenia Beneficjenta w ujęciu ogólnym i szczegółowym. Od niej będzie zależał sukces prawidłowej realizacji naszego Projektu. To w tym momencie musimy zbadać położenie naszej jednostki pod względem sytuacji problemowych oraz niedoborów jakościowo-ilościowych. Należy pamiętać, że w tym miejscu poprzez pogłębioną analizę jakościową będziemy diagnozować przyczyny powyższych niedoborów oraz powstałej sytuacji problemowej naszej jednostki. Jest to także wymiana informacji z otoczeniem zewnętrznym, w którym działamy – tzn. Badamy nastawienie interesariuszy, mieszkańców, klientów, petentów (patrz użytkowników docelowych, jako odbiorców końcowych produktów i rezultatów naszego Projektu).
Faza III – Formułowanie Tez (Formulation)
Ta faza jest bezpośrednio powiązana z empirycznie potwierdzoną analizą weryfikowanych przez nas sytuacji problemowych wokół Projektu lub jego otoczenia vide stanu aktualnego otoczenia Beneficjenta jeszcze przed wdrożeniem Projektu. Tezy skonstruowane muszą być jasne i czytelne, gdyż z nich będą wynikać zadania, instrumenty i narzędzia, którymi będziemy się posługiwać, aby je wdrożyć w ramach Projektu. Tezy będą formułowane w aspekcie prawnym, technicznym i finansowym.
Faza IV – Wdrożenie (Implementation)
Faza ta mówi nam, jak będziemy realizować w ujęciu operacyjnym i logistycznym zdefiniowane przez nas działania vide zadania lub kontrakty. Nasze działania ubrane w barwne nazewnictwo kontraktów wykonawczych lub usługowych będą nas odsyłały każdorazowo do skali czasu i finansów, czyli tzw. harmonogramu rzeczowo-finansowego (w skr. H-RF). Należy dodać, iż na tym etapie wcielamy w życie programy lub projekty za pomocą naszych zasobów Beneficjenta, tj. kadry osobowej i potencjału technicznego (Know-How).
Faza V – Ocena, Monitoring i Ewaluacja (Evaluation & Audit)
Faza ta w ramach Projektu skoncentrowana jest na procesach estymacyjnych, tj. na ocenie zakładanych celów, wskaźników Produktu-Rezultatu i wypełnieniu wszelkich głównych oraz szczegółowych pierwotnych założeń Projektu. Polega ona również na monitoringu i ewaluacji zarówno wewnętrznej Projektu przez Beneficjenta, jak i zewnętrznej przez Instytucje trzecie vide Instytucja Zarządzająca, Instytucja Audytowa, NIK, UKS lub sama Komisja Europejska. Celem tej fazy jest ulepszanie przyszłych Projektów na bazie własnych błędów jako Beneficjenta.
Cykl życia Projektu zgodny z PCM (Schemat 1)
PCM, czyli Project Cycle Management (pol. Cykl Zarządzania Projektem), został opracowany przez KE na podstawie standardów zachodnioeuropejskich instytucji finansowych oraz korporacji, które miały na celu wprowadzić w życie efektywne narzędzie zarządcze w ramach przygotowywania oraz realizacji projektów biznesowych. Można podać takie Instytucje, jak Bank Światowy, EBI (Europejski Bank Inwestycyjny) czy EBOiR (Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju). Wraz z nadejściem ery UE, Polska – jako kraj członkowski, musiała się zatem nauczyć prawideł przygotowania, ale także wstępnej analizy potężnych projektów infrastrukturalnych. Ta zależność wynika wprost z wcześniejszej analizy SWOT, analizy wielokryterialnej, analizy opcji lub analizy finansowo-ekonomicznej czy due diligence pod dany Projekt. Ministerstwo Gospodarki i Pracy (obecne Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) opublikowało w 2004 r. Cykl Zarządzania Projektem, będące przedrukiem Project Cycle Management – Guidlines – Aid Delivery Methods z 2004r. Pierwotne wydanie tego podręcznika ukazało się w 2001 r. w Brukseli. Początek PCM i metodyki wdrożenia tych narzędzi zarządczych został przez Komisję Europejską zaimplementowany na początku lat 90. XX w. Czym zatem jest PCM? To inaczej schemat organizacyjno-przyczynowo-skutkowy danego Projektu. To także zgrupowane, metodyczne zestawy narzędzi beneficjenta do planowania, diagnozy, harmonogramowania, monitoringu i ewaluacji oraz audytu i oceny działań beneficjenta w ramach Projektu.
Faza I – Programowanie (Programming)
Faza ta poprzedza dalsze działania operacyjne beneficjenta w kontekście nawiązania do celów mikro i makro oraz ogólnych strategii rozwojowych danej jednostki. Są to programy strategiczne, które nawiązują do Programów UE i Programów Rządowych, takich jak Programy Operacyjne (POIiŚ, POIG), Programy Sektorowe (KPOŚK, Program Budowy Autostrad) lub inwestycyjne oraz modernizacyjne w ramach WPF i WPI – Wieloletniej Prognozy Finansowej i Wieloletniego Planu Inwestycyjnego Beneficjenta. To inaczej wypełnienie zobowiązań w ramach Projektu, w kontekście zależności wypełnienia celów strategicznych Beneficjenta, jako jednostki organizacyjnej, np. na szczeblu gminy, powiatu, województwa i kraju.
Faza II – Identyfikacja (Identification)
Faza ta polega na dogłębnej analizie problemów otoczenia Beneficjenta w ujęciu ogólnym i szczegółowym. Od niej będzie zależał sukces prawidłowej realizacji naszego Projektu. To w tym momencie musimy zbadać położenie naszej jednostki pod względem sytuacji problemowych oraz niedoborów jakościowo-ilościowych. Należy pamiętać, że w tym miejscu poprzez pogłębioną analizę jakościową będziemy diagnozować przyczyny powyższych niedoborów oraz powstałej sytuacji problemowej naszej jednostki. Jest to także wymiana informacji z otoczeniem zewnętrznym, w którym działamy – tzn. Badamy nastawienie interesariuszy, mieszkańców, klientów, petentów (patrz użytkowników docelowych, jako odbiorców końcowych produktów i rezultatów naszego Projektu).
Faza III – Formułowanie Tez (Formulation)
Ta faza jest bezpośrednio powiązana z empirycznie potwierdzoną analizą weryfikowanych przez nas sytuacji problemowych wokół Projektu lub jego otoczenia vide stanu aktualnego otoczenia Beneficjenta jeszcze przed wdrożeniem Projektu. Tezy skonstruowane muszą być jasne i czytelne, gdyż z nich będą wynikać zadania, instrumenty i narzędzia, którymi będziemy się posługiwać, aby je wdrożyć w ramach Projektu. Tezy będą formułowane w aspekcie prawnym, technicznym i finansowym.
Faza IV – Wdrożenie (Implementation)
Faza ta mówi nam, jak będziemy realizować w ujęciu operacyjnym i logistycznym zdefiniowane przez nas działania vide zadania lub kontrakty. Nasze działania ubrane w barwne nazewnictwo kontraktów wykonawczych lub usługowych będą nas odsyłały każdorazowo do skali czasu i finansów, czyli tzw. harmonogramu rzeczowo-finansowego (w skr. H-RF). Należy dodać, iż na tym etapie wcielamy w życie programy lub projekty za pomocą naszych zasobów Beneficjenta, tj. kadry osobowej i potencjału technicznego (Know-How).
Faza V – Ocena, Monitoring i Ewaluacja (Evaluation & Audit)
Faza ta w ramach Projektu skoncentrowana jest na procesach estymacyjnych, tj. na ocenie zakładanych celów, wskaźników Produktu-Rezultatu i wypełnieniu wszelkich głównych oraz szczegółowych pierwotnych założeń Projektu. Polega ona również na monitoringu i ewaluacji zarówno wewnętrznej Projektu przez Beneficjenta, jak i zewnętrznej przez Instytucje trzecie vide Instytucja Zarządzająca, Instytucja Audytowa, NIK, UKS lub sama Komisja Europejska. Celem tej fazy jest ulepszanie przyszłych Projektów na bazie własnych błędów jako Beneficjenta.
Cykl życia Projektu zgodny z PCM (Schemat 1)
|
nr 5(109)2011  |
|
