Twoja firma na bilbordzie

Promowanie projekt�w finansowanych z funduszy strukturalnych

Maj 09, 2007 Ryszard Olszewski Wydanie nr 5(62)2007 Wy�wietlono: 747 razy

Unia Europejska jest zwi�zkiem stowarzyszonych 27 pa�stw Europy, wspó�pracuj�cych wed�ug okre�lonych zasad demokratycznych, rynkowych i partnerskiej solidarno�ci. G�ównym zadaniem tej organizacji jest zmniejszenie dysproporcji rozwojowych mi�dzy poszczególnymi pa�stwami, przy zachowaniu to�samo�ci i odr�bno�ci narodowej.

Mo�liwe jest to poprzez wzajemne wspieranie inicjatyw gospodarczych, ekonomicznych i finansowych sprzyjaj�cych rozwojowi cywilizacyjnemu danego kraju. Najcz�ciej wyra�a si� to m.in. w wyniku tworzenia projektów inwestycyjnych polegaj�cych na zakupie maszyn, urz�dze� i nowych technologii, a tak�e projektów zwi�zanych z podniesieniem kwalifikacji zawodowych pracowników poszczególnych przedsi�biorstw. Wdro�enie tak istotnych projektów z punktu widzenia regionu jest mo�liwe dzi�ki przyznanym poszczególnym krajom cz�onkowskim funduszom Unii Europejskiej. Do funduszy tych na lata 2007-2013 nale��: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejski Fundusz Spo�eczny (EFS) i Fundusz Spójno�ci (FS). W ramach tych funduszy w poszczególnych pa�stwach cz�onkowskich s� tworzone Programy Operacyjne (PO), które okre�laj� cele, wymagania i kryteria jako niezb�dne do opracowywania projektów i sk�adania odpowiednich wniosków o ich dofinansowanie. Odpowiednio opracowane umo�liwiaj� pozyskiwanie ww. funduszy unijnych w ramach sporz�dzonych projektów. Poprzez ich zrealizowanie mo�na uzyska� zamierzony skutek w postaci unowocze�nienia regionu (poprzez wzrost produktu krajowego brutto w stosunku do �redniej europejskiej, popraw� ochrony �rodowiska, podniesienie jako�ci �ycia spo�eczno�ci lokalnej itp.).

Aby osi�gn�� zamierzone cele, nale�y po wnikliwym zapoznaniu si� z PO i Szczegó�owym Opisem Priorytetów (SOP) przygotowa� wniosek aplikacyjny wraz z za��cznikami i z�o�y� go do odpowiedniej instytucji, która bezpo�rednio zajmuje si� rozdysponowaniem tych �rodków w skali województwa. W trakcie przygotowywania projektu nieod��cznym elementem, z punktu widzenia przysz�ej realizacji, jest promocja tego projektu. Promocja ma charakter krótkookresowy i dotyczy� mo�e wy��cznie realizowanego projektu. Nie mo�na wykorzystywa� promocji projektu do innych celów i opisywa� temat niezwi�zany bezpo�rednio z projektem. Wymagania i kryteria w tym zakresie s� jasno okre�lone, bowiem istotnym celem przedsi�wzi�cia w projekcie jest tak�e promocja Unii Europejskiej jako organizacji, która sprzyja rozwojowi spo�ecze�stwa obywatelskiego w zgodzie z narodow� odr�bno�ci� i poszanowaniem dla jednostki ludzkiej. Wymagania odno�nie promocji Unii Europejskiej s� okre�lone w PO i SOP, co przyczynia si� do zrozumienia równie� istoty promocji projektu unijnego, a tak�e u�atwia jej zastosowanie w praktyce podczas jego realizacji. Zasady promowania projektów s� jednakowe dla wszystkich beneficjentów, którzy chc� pozyska� �rodki finansowe pochodz�ce z funduszy strukturalnych. S� one równie� jednakowe z punktu widzenia funduszy, z których chcemy pozyska� �rodki finansowe t.j.: z EFRR lub EFS. Ró�ni� ich tylko logotypy oraz wybór projektu przez beneficjenta, o jakim on b�dzie charakterze. Czy b�dzie on mia� charakter inwestycyjny czy spo�eczny. Promocja bowiem sk�ada si� z kilku elementów i mo�e wyra�a� si� w ró�nych formach. Przede wszystkim dotyczy to m.in. ró�nego rodzaju publikacji: na przyk�ad broszur, ulotek informacyjnych, bilbordów, artyku�ów w gazetach regionalnych i ogólnopolskich, przygotowanie i prowadzenie odpowiedniej strony intertnetowej dotycz�cej projektu, przygotowanie konferencji prasowych, filmów video, og�osze� prasowych, materia�ów szkoleniowych i multimedialnych, plakatów, wniosków aplikacyjnych, certyfikatów itp. Przygotowanie poszczególnych form promocyjnych ma zwi�zek z odpowiednim finansowaniem i posiadaniem okre�lonych �rodków finansowych dla tego typu przedsi�wzi��. Pami�tajmy jednak, �e jest to mo�liwe wówczas, gdy bud�et na ten cel zostanie dok�adnie okre�lony w trakcie tworzenia i przygotowywania do realizacji projektu. Ma to du�e znaczenie, zawsze bowiem mo�emy promowa� projekt, ale lepiej jest go promowa� w taki sposób, gdy mo�emy cz�ciowo odzyska� �rodki finansowe jako wydatki kwalifikowane w ramach projektu. Inaczej mówi�c, zanim przyst�pimy do przygotowania projektu, musimy mi�dzy innymi wiedzie� o tym w jakiej skali (zakresie) chcemy promowa� nasze przedsi�wzi�cie. Z tego wzgl�du ka�dy projekt powinien by� dobrze przygotowany (przemy�lany merytorycznie i formalnie) od pocz�tku jego tworzenia. Jak tego dokona� i na co zwróci� nale�y uwag�, aby spe�ni� w zakresie promocji okre�lone kryteria Unii Europejskiej?

Zale�y to w g�ównej mierze od wielko�ci i warto�ci finansowej projektu. Im projekt wi�kszy tym nak�ady na promocj� powinny by� wi�ksze. Nie jest okre�lony procent wydatków, jaki powinien by� przeznaczony na ten cel. Ma to charakter wy��cznie szacunkowy i zale�y od projektodawcy, ile przeznaczy �rodków finansowych na wdro�enie i ew. upowszechnienie realizowanego projektu w regionie, b�d� w�ród spo�eczno�ci lokalnej. Na przyk�ad, gdy realizujemy du�y projekt o warto�ci powy�ej 10 mln. z�otych warto zastanowi� si� nad posadowieniem bilbordu o wymiarach na przyk�ad 2 metry x 2.5 metra dotycz�cego projektu ni� male�kiej tablicy informacyjnej. Cho� wymogiem formalnym przy ustawieniu bilbordu jest wielko�� finansowa projektu, która wynosi wi�cej ni� 3 mln. euro w przypadku finansowania z EFRR. Nale�y pami�ta� równie� o miejscu usytuowania takiej tablicy lub bilobordów (zazwyczaj przy poboczach dróg) i o kosztach zwi�zanych z zaj�ciem pasa ruchu drogowego. Ma to du�e znaczenie, gdy� praktyka wskazuje, i� nie uwzgl�dnienie tych kosztów w bud�ecie promocji, znacznie je podnosi i stwarza zagro�enie przed dewastacj� umieszczenia takiej tablicy w miejscu mniej widocznym i tym samym nara�onym na dzia�ania powoduj�ce jej zniszczenie na skutek wybryków chuliga�skich. Przejawia si� to g�ównie w tym, i� na tablicach b�d� bilbordach pojawiaj� si� rysunki typu „grafiti”. Doprowadzenie bowiem do porz�dku i uprzedniego wizerunku tablic jest kosztowne i czasoch�onne. Koszty zaj�cia pasa ruchu drogowego mog� by� inne w gminie, gdy postawimy tablic� informacyjn� przy drodze gminnej, a inne, gdy ta sama tablica b�dzie postawiona przy drodze powiatowej. Nale�y bowiem pami�ta�, �e taka tablica mo�e by� równie� potraktowan� jak zwyk�a tablica reklamowa. W przypadku du�ych projektów, gdy czasookres realizacji inwestycji przekracza zasad� n+2 t.j.: okres realizacji wi�kszy ni� 24 miesi�ce, koszty mog� przekracza� kwot� 20 tysi�cy z�otych za jedn� tablic�. Je�eli koszty tablic s� przewidziane w naszym bud�ecie (projekcie wniosku) otrzymamy zwrot cz�ci nak�adów poniesionych na ten cel. A je�eli nie, to jeste�my nara�eni na ustawienie tablic w miejscu dla nas niedogodnym (nie mo�na bezpo�rednio dotrze� z oddzia�ywaniem informacyjnym na spo�eczno�� lokaln�). Inn� istotn� kwesti� jest odpowiednia tre�� zawartych informacji na bilbordzie. Co najmniej 25% ca�ej powierzchni tablicy powinno zawiera� informacje o zaanga�owaniu EFRR w realizacj� projektu. Wa�ne jest zastosowanie odpowiedniej czcionki, cho� rozmiar nie mo�e by� mniejszy ni� rozmiar napisu wskazuj�cego na udzia� krajowy. Bezwzgl�dnie i zawsze powinno znajdowa� si� na tablicy logo Unii Europejskiej w postaci flagi w kolorze granatowym (Pantone Reflex Blue) z �ó�tymi (Pantone Yellow) dwunastoma gwiazdami. Najcz�ciej w PO zamieszczany jest logotyp programu i Unii Europejskiej. Nie stwarza wi�c to problemu do jego upowszechniania. Pod logo Unii Europejskiej powinien by� zamieszczany zapis wyja�niaj�cy, �e jest to projekt lub inwestycja wspó�finansowana z Unii Europejskiej w ramach danego PO, (je�eli projekt jest wspó�finansowany z EFRR). Natomiast w przypadku, gdy projekt wspó�finansowany jest z EFS wówczas nale�y u�y� nast�puj�cego sformu�owania (podaj� za Ministerstwem Rozwoju Regionalnego): „Udzielanie wsparcia na rzecz rozwoju sfery zatrudnienia poprzez promowanie zachowa� przyczyniaj�cych si� do zwi�kszenia szans zatrudnienia, warunków dla przedsi�biorczo�ci, wyrównywania szans oraz inwestowania w zasoby ludzkie” lub „projekt jest wspólfinansowany z Unii Europejskiej w ramach EFS. Ponadto na tablicy informacyjnej powinno by� zamieszczone logo PO i logo przedsi�biorstwa albo gminy, powiatu, województwa (zale�nie od tego, kto jest beneficjentem danego projektu). Nale�y pami�ta�, �e wszystkie logotypy musz� by� w stosunku do siebie wzajemnie wymiarowo równe. �aden z logotypów nie mo�e wyró�nia� si� ponad inny wymiar. Inne informacje na tablicach, jakie powinny odnosi� si� do projektu zwi�zane s� z zamieszczeniem informacji o procentowej wielko�ci dofinansowania projektu ze �rodków Unii Europejskiej, �rodków finansowych krajowych oraz w ramach jakiego programu operacyjnego si� to odbywa. Je�eli projekt jest du�y mo�emy okre�li� miejsca, gdzie b�dzie on realizowany na przyk�ad w jakich dzielnicach miasta, b�d� co jest przedmiotem realizacji projektu. Na tablicy informacyjnej mo�e by� równie� zamieszczony numer identyfikacyjny projektu, który otrzymamy z chwil� z�o�enia wniosku aplikacyjnego, a który nadaje cechy i znamiona projektu unijnego. Konieczne jest równie� podanie z jakiego funduszu realizowany jest projekt. Na przyk�ad czy z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego czy te� z Europejskiego Funduszu Spo�ecznego. Oba fundusze piszemy pe�n� nazw� (nie u�ywamy formy skróconej w postaci wypisania pierwszych liter z nazwy funduszu). W ci�gu 6 miesi�cy od zako�czenia prac inwestycyjnych tablice informacyjne/bilbordy powinny zosta� zast�pione jedn� sta�� tablic� pami�tkow�. Nale�y umie�ci� j� trwale na przyk�ad na budynku, ale w trasie (ci�gu inwestycyjnym) zrealizowanego projektu. W przypadku materialnych inwestycji w nieruchomo�ci o charakterze komercyjnym, tablice powinny by� umieszczane na okres 1 roku. W pozosta�ych przypadkach (infrastruktura drogowa, wodoci�gowo-kanalizacyjna) na okres 5 lat. Nie ma obowi�zku usuni�cia tablicy po up�ywie tego terminu. Na niej zamieszczamy informacje dotycz�ce nazwy projektu, oraz okresu jego realizacji. Niezb�dne jest umieszczenie logo Unii Europejskiej w postaci flagi, logo PO oraz tekst, �e „Projekt (nazwa projektu) by� wspó�finansowany z EFRR w ramach PO” lub „Projekt wspó�finansowany przez Uni� Europejsk�”. Kolor tablicy jest dowolny, ale powinien by� kontrastowy w stosunku do liter. Nie mo�na stosowa� kolorów jaskrawych jako t�a: czerwonego, zielonego, pomara�czowego. Tablica powinna by� nie mniejsza ni� 70 x 90 cm, a w przypadku inwestycji infrastrukturalnych takich jak budowa sieci wodoci�gowo-kanalizacyjnej minimalna jej wielko�� wynosi 25 cm x 30 cm. Podobne zasady stosujemy w pozosta�ych formach promocji projektu. Je�eli projekt jest ma�ej warto�ci i w ramach tego projektu, dokonali�my np.: zakupu komputerów z funduszy unijnych, powinni�my na nich umie�ci� na sta�e nalepki, okre�laj�ce kto jest beneficjentem projektu, poziom dofinansowania oraz logotyp Unii Europejskiej. W ramach promocji projektu niezb�dne jest jego szerokie upowszechnienie poprzez pi�miennictwo. Zarówno tre�� broszur, ulotek informacyjnych, artyku�ów w prasie regionalnej, jak i ogólnopolskiej powinna dotyczy� wy��cznie tego projektu, a nie ujmowa� zagadnie� powszechnie znanych (np. dotycz�cych Unii Europejskiej). W materia�ach tych nale�y informowa� czytelników o stanie realizacji projektu (kolejnych etapach prac). W przypadku etapowej realizacji projektu celowe jest prezentowanie w publikacjach sukcesywnie krok po kroku dalszego przebiegu jego realizacji. Podobnie, jak na tablicach informacyjnych, w broszurach, ulotkach, czasopismach, zamieszczamy logotypy Unii Europejskiej, PO lub gminy lub logotyp firmy. Koniecznie jest równie� podanie pod flag� Unii Europejskiej wspó�finansowania projektu tak jak to zosta�o omówione wy�ej. Biuletyny i ulotki maj� charakter wy��cznie informacyjny, poniewa� s� wspó�finansowane z funduszy unijnych nie podlegaj� sprzeda�y (obrotu handlowemu). Podlegaj� one zatem dystrybucji i rozpowszechnianiu bez czerpania korzy�ci finansowych. S�u�� spo�eczno�ci lokalnej w celach wy��cznie informacyjnych. Inn� form� promocji, ale równie ciekaw� jest prowadzenie strony internetowej projektu. Na stronie takiej przedstawiamy wszystko to co jest zwi�zane z projektem, (równie� zdj�cia, które obrazuj� fragment realizacji przedsi�wzi�cia). Zaleca si�, aby w trakcie realizacji projektu by�y wykonywane zdj�cia fotograficzne. Ma to du�e znaczenie w przypadku ewentualnych pó�niejszych kontroli projektu, gdy� mo�emy przedstawi� faktyczne, udokumentowane jego wdro�enie. Zdj�cia mo�emy archiwizowa� na p�ytach CD. Wszystkie instrumenty promocji wykorzystywane w czasie trwania projektu powinny by� archiwizowane przez okres 3 lat po zako�czeniu realizacji projektu. Najlepszym narz�dziem informowania spo�eczno�ci lokalnej o rozwoju zasobów ludzkich w kontek�cie PO „Kapita� Ludzki” s� plakaty. Na nich umieszcza si� logo Unii Europejskiej, logo EFS, logo ZPORR, logotyp firmy, oraz krótki opis przedsi�wzi�cia zaanga�owanego w realizacj� projektu. Równie� wr�czanie certyfikatów uczestnictwa szkole� wspó�finansowanych ze �rodków Unii Europejskiej powinny zawiera� te same informacje dotycz�ce elementów promowania projektu. Staj� si� bowiem �wiadectwem wiedzy, któr� uzyskali�my w trakcie szkole�. Prowadzenie strony internetowej to równie� mo�liwo�� zamieszczania wszelkich regulaminów, wyja�nie�, wniosków, umów, które przyczyni� si� do spo�ecznego osi�gni�cia zamierzonych celów okre�lonych we wniosku aplikacyjnym jeszcze przed z�o�eniem go do instytucji zarz�dzaj�cej funduszami unijnymi. Osoby, które nie zdecyduj� si� na prowadzenie strony internetowej mog� swoje dokonania wywiesza� w gablotach informacyjnych, w których zamieszczane b�d� informacje dotycz�ce dokona� w trakcie realizacji projektu. Istotn� cz�ci� promocji s� konsultacje spo�eczne (spotkania z mieszka�cami) oraz organizowanie konferencji prasowych dla dziennikarzy. Spotkania z mieszka�cami s�u�� upowszechnieniu realizowanego projektu oraz s� podstaw� do wdro�enia postawy spo�ecze�stwa obywatelskiego, wspó�odpowiedzialnego za realizacj� projektu (poprzez aktywne uczestnictwo). W trakcie takich spotka� nale�y pami�ta� o tym, aby podczas omawiania projektu by�o obecne logo Unii Europejskiej w postaci flagi unijnej (mog� by� równie� ró�nego typu proporczyki z flag� Unii Europejskiej). Równie� powinno si� wykonywa� zdj�cia ze spotka� z mieszka�cami lub te� z dziennikarzami. Jest to swoisty rodzaj dokumentu, przedstawiaj�cy nasze zaanga�owanie w promocj� projektu unijnego. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie stajemy si� bezpo�rednio realizatorem promocji. Wszelka korespondencja prowadzona przez gmin�/firm�, w której mowa jest o realizowanym projekcie musi by� opatrzona logotypami Unii Europejskiej, PO lub logotypem gminy/firmy. Ka�de pismo firmowe powinno bezwzgl�dnie zawiera� tak� symbolik�. Podobnie taka sama procedura obejmuje wszelkiego typu umowy, które maj� s�u�y� realizacji projektu. Dodatkowe akcje promocyjne wskazane s� równie�, gdy realizacja projektu zwi�zana jest z wa�nymi wydarzeniami. Do nich nale��: rozpocz�cie realizacji projektu, po�o�enie kamienia w�gielnego pod budow� obiektu, ustawienie bilbordów, maszyn, urz�dze�, inne wa�ne etapy dla realizacji projektu, zako�czenie projektu. Wszystkie te wydarzenia powinny by� przekazane do jak najszerszej informacji publicznej poprzez m.in. konferencje prasowe, notatki prasowe lub udzia� mediów.

Kto mo�e zajmowa� si� promocj� projektu? W przedsi�biorstwach, w których pracuj� osoby w dzia�ach marketingu i promocji posiadaj� stosown� wiedz�, któr� mo�na wykorzysta� zgodnie z zasadami promowania projektów i Unii Europejskiej. W przypadku mikroprzedsi�biorstw, do�wiadczenie w realizacji promocji musimy zdobywa� sami, chyba, �e skorzystamy z pomocy firm zajmuj�cych si� reklam� profesjonalnie. To dobre poniek�d rozwi�zanie ma ujemn� stron� ze wzgl�du na podwy�szenie kosztów naszego projektu.

Podsumowuj�c nale�y stwierdzi�, �e problematyka promocji projektu unijnego i Unii Europejskiej ma du�e znaczenie dla jego trwa�o�ci. Promocja bowiem przyczynia si� do:

upowszechniania wiedzy dotycz�cej funduszy unijnych, z których pozyskujemy �rodki finansowe,
zaanga�owania si� tak�e lokalnej spo�eczno�ci w realizacj� projektu (poprzez wybrane formy i instrumenty promocji),
stwarza mo�liwo�ci osi�gni�cia zamierzonych celów ogólnych i szczegó�owych ze zrealizowanego projektu, a tak�e kryteriów, zasad i wymogów Unii Europejskiej w zakresie zrównowa�onego rozwoju cywilizacyjnego krajów cz�onkowskich.

Ponadto promowanie projektu w szerokim aspekcie umo�liwia lepsze jego zrozumienie przez spo�eczno�� lokaln� i pe�niejsze jego wdro�enie, a tak�e stanowi dokument prawid�owego przebiegu prac podczas realizacji tego projektu i po ich zako�czeniu.

Ryszard Olszewski, g�ówny specjalista ds. pozyskiwania funduszy unijnych w Urz�dzie Miasta Józefowa k/Otwocka

Kontakt: Ryszard.olszewski@jozefow.pl

Pe�na treś� artyku�u dost�pna jest w formie e-gazety.

Zam�w Gazet� PDF koszyk