10 klauzul, które ratują najem i sprzedaż komercyjną MŚP
Dla małego i średniego przedsiębiorcy decyzja o wynajmie lokalu lub zakupie nieruchomości komercyjnej rzadko jest tylko transakcją. To strategiczna inwestycja, która może zadecydować o „być albo nie być” firmy. W przeciwieństwie do dużych korporacji, sektor MŚP nie dysponuje buforami finansowymi pozwalającymi na ponoszenie skutków kosztownych błędów. W tym kontekście umowa najmu lub sprzedaży przestaje być zwykłym formalnym dokumentem – staje się najważniejszym narzędziem zarządzania ryzykiem.
Niestety, w codziennym pędzie prowadzenia biznesu, przedsiębiorcy często traktują negocjacje kontraktowe jako zło konieczne, akceptując standardowe wzory przedstawiane przez wynajmujących lub sprzedających. To pułapka, która może kosztować firmę płynność finansową, a nawet doprowadzić do jej upadku. Sukces i bezpieczeństwo transakcji zależą od szczegółów, a konkretnie od klauzul, które działają jak polisa ubezpieczeniowa na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. Zrozumienie, które zapisy są krytyczne i dlaczego warto o nie walczyć, jest fundamentem stabilnego rozwoju. W tym artykule przyjrzymy się dziesięciu postanowieniom, które w praktyce najczęściej zabezpieczają przedsiębiorców zawierających umowy najmu i sprzedaży komercyjnej.
Skorzystaj z usług prawnika od nieruchomości w Katowicach
Umowy najmu
Określenie przedmiotu najmuW interesie obu stron leży precyzyjne określenie przedmiotu umowy najmu, jego stanu technicznego na dzień zawarcia umowy i zakresu użytkowania.
Jeśli działasz jako wynajmujący powinieneś jasno określić w umowie lokal wynajmowany (np. poprzez wskazanie numeru lokalu, piętra, powierzchni). Możesz do umowy dołączyć również plan lokalu. Zadbaj także o to, by w umowie znalazł się szczegółowy opis stanu technicznego lokalu na dzień zawarcia umowy oraz dokładne wskazanie wyposażenia znajdującego się w lokalu. Takie postanowienia pozwolą uniknąć konfliktów w razie wystąpienia ewentualnych uszkodzeń lub gdy okaże się, że przy zdawaniu lokalu wystąpiły braki w jego wyposażeniu.
Z kolei jeśli jesteś przedsiębiorcą poszukującym lokalu, w którym będziesz prowadził swoją działalność, zadbaj o to, aby określenie przeznaczenia przedmiotu najmu w umowie było możliwie szerokie. Zbyt wąskie określenie przedmiotu działalności w umowie najmu uniemożliwia jakąkolwiek dywersyfikację oferty lub zmianę modelu biznesowego w odpowiedzi na kryzys rynkowy.
Przykładowo, jeżeli rynek wymaga przejścia z samego handlu na handel połączony z usługą serwisową lub niewielką gastronomią (np. kawiarnia w księgarni), wąski opis przeznaczenia lokalu staje się formalną przeszkodą, zmuszającą do kosztownych renegocjacji. Określenie przeznaczenia lokalu w umowie powinno być możliwie szerokie i ogólne, np. „działalność handlowa, usługowa lub biurowa”, co pozwoli na adaptację modelu biznesowego do zmieniających się potrzeb rynku bez konieczności każdorazowego uzyskiwania zgody wynajmującego i ponoszenia z tym związanych opłat.
Klauzula waloryzacyjnaFundamentalne znaczenie ma klauzula waloryzacyjna, zwłaszcza w przypadku umów najmu zawieranych na dłuższy okres. Klauzula waloryzacyjna określa zasady podwyższania czynszu, najczęściej o wskaźnik inflacji. Standardowe umowy często przewidują waloryzację bez żadnego ograniczenia, co w czasach wysokiej inflacji (nawet dwucyfrowej) może drastycznie i nieprzewidywalnie zwiększyć koszty stałe.
Właściciel nieruchomości chce zabezpieczyć realną wartość czynszu, a przedsiębiorca potrzebuje przewidywalności finansowej. Z perspektywy wynajmującego istotne jest, aby określić w umowie w oparciu o jaki wskaźnik będzie dokonywana waloryzacja czynszu oraz co jaki czas będzie następowała np. raz do roku.
Jeśli z kolei działasz jako najemca to zadbaj o to, aby w umowie zastrzeżony został górny limit waloryzacji,np. na poziomie 3-4% rocznie. Taka klauzula w umowie najmu zapewni najemcy maksymalną przewidywalność budżetową, niezależnie od szalejącej inflacji. W interesie nabywcy jest także wynegocjowanie z wynajmującym, aby waloryzacja następowała również w sytuacji, gdy powodowałaby obniżkę czynszu.
Opłaty eksploatacyjneZ punktu widzenia interesów obu stron umowy najmu – zarówno wynajmującego, jak i najemcy – istotne jest, aby w umowie precyzyjnie wskazać, które opłaty pokrywa najemca (np. media, wywóz śmieci), a które wliczone są już w czynsz lub pozostają po stronie wynajmującego. Takie rozwiązanie pozwoli zapobiec późniejszym sporom.
Umowa najmu powinna także przewidywać, w jaki sposób strony będą rozliczać opłaty za media np. według bieżącego zużycia lub na podstawie miesięcznych zaliczek z rozliczeniem raz do roku na podstawie przedstawionych przez wynajmującego faktur.
Jeśli jesteś najemcą, korzystniejsze będzie dla Ciebie rozliczanie opłat eksploatacyjnych na podstawie rzeczywistego zużycia – unikniesz wówczas ryzyka zawyżenia stawki ryczałtu przez wynajmującego.
Prace adaptacyjne – zasady rozliczenia nakładówMoże się zdarzyć sytuacja, że przedsiębiorca zamierzający prowadzić działalność w wynajętym lokalu będzie potrzebował zaadaptować lokal do swoich potrzeb.
Wówczas z perspektywy wynajmującego istotne jest, aby ustalić z najemcą zakres prac, jakie może on przeprowadzić oraz zastrzeżenie w umowie, że prace wykraczające poza wskazany zakres mogą zostać przeprowadzone jedynie za zgodą wynajmującego.
Z kolei z punktu widzenia najemcy ważne jest, żeby umowa najmu gwarantowała mu możliwość przeprowadzenia prac niezbędnych do prowadzenia działalności w lokalu. Dodatkowo, korzystnym dla najemcy będzie uregulowanie w umowie, aby w okresie prowadzenia prac adaptacyjnych, kiedy najemca nie będzie prowadzić działalności w lokalu, wynajmujący nie naliczał najemcy czynszu lub obniżył go o odpowiednią kwotę.
Jako najemca zwróć również uwagę czy postanowienia umowy nie przewidują obowiązku doprowadzenia lokalu do stanu sprzed dokonania prac adaptacyjnych, bowiem zastosowanie w umowie takiego postanowienia może Cię narazić na ogromne koszty.
Prawo do wcześniejszego wypowiedzenia umowy najmuZ punktu widzenia wynajmującego istotne jest, aby poza ogólnym uprawnieniem do wypowiedzenia umowy najmu z zachowaniem okresu wypowiedzenia przysługującym obu stronom, umowa przewidywała także możliwość jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku dopuszczenia się przez najemcę konkretnych naruszeń np. zaleganie przez najemcę z płatnością czynszu za dwa pełne okresy rozliczeniowe, używanie przedmiotu najmu w sposób niezgodny z umową.
Wielu wynajmujących dąży do zawierania długoterminowych, 5- lub 10-letnich umów na czas określony, gwarantując sobie stały przychód. Dla przedsiębiorcy, którego sytuacja finansowa może zmienić się diametralnie w ciągu 24 miesięcy, zawieranie umowy na tak długi okres bez możliwości jej wcześniejszego rozwiązania jest ryzykowne. Klauzula umożliwiająca wcześniejsze rozwiązanie umowy jest wentylem bezpieczeństwa – pozwala najemcy jednostronnie wypowiedzieć umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Negocjując tę klauzulę, warto walczyć o to, aby możliwość wypowiedzenia umowy była możliwa bez konieczności ponoszenia kar finansowych, a jedynie w zamian za poniesienie standardowych kosztów związanych z wcześniejszym zamknięciem kontraktu. Daje to możliwość reakcji, gdy biznes gwałtownie rośnie i potrzebuje większej przestrzeni, lub odwrotnie – gdy konieczna jest restrukturyzacja i redukcja kosztów.
Umowy sprzedaży
Warunek zawieszający – due dilligenceZ perspektywy kupującego absolutną podstawą bezpiecznego zakupu jest umowa przedwstępna zawierająca warunek zawieszający uzależniający zawarcie umowy ostatecznej od pozytywnego wyniku badania nieruchomości (due diligence). Klauzula ta daje kupującemu określony czas (np. 30-60 dni) na dogłębną weryfikację stanu prawnego, technicznego i planistycznego nieruchomości. W praktyce oznacza to, że jeśli audyt wykaże nieuregulowane granice, obciążenia hipoteczne, ukryte wady konstrukcyjne, brak ważnego pozwolenia na użytkowanie czy planowaną w sąsiedztwie uciążliwą inwestycję, przedsiębiorca może bezkosztowo odstąpić od umowy i odzyskać zadatek. Bez tego zapisu, kupujący nabywa nieruchomość „z dobrodziejstwem inwentarza", biorąc na siebie całe ryzyko.
Warunek zawieszający – uzyskanie finansowaniaW związku z planowaną transakcją zakupu nieruchomości przedsiębiorcy nierzadko potrzebują uzyskania finansowania. Jeśli umowa nie uzależnia dojścia do skutku transakcji od uzyskania pozytywnej, wiążącej decyzji kredytowej przez kupującego, a bank z jakiegoś powodu (np. zmiana polityki kredytowej, problemy w dokumentacji nieruchomości) odmówi finansowania, wówczas zarówno sprzedający, jak i kupujący zostają z problemem – kupujący traci zadatek i naraża się na dodatkowe roszczenia odszkodowawcze sprzedającego, a sprzedający naraża się na „blokowanie” nieruchomości przez kupującego, który ostatecznie nie posiada środków na zakup.
Klauzula ta, często pomijana przez sprzedających, pozwala kupującemu na bezpieczne wycofanie się z transakcji bez ponoszenia odpowiedzialności za niewykonanie umowy, w przypadku braku możliwości sfinansowania zakupu.
Klauzula dotycząca zadatkuZadatek to klasyczny i bardzo skuteczny sposób zabezpieczenia transakcji zakupu nieruchomości, który zabezpiecza zarówno sprzedającego, jak i kupującego.
Zastrzeżenie w umowie sprzedaży nieruchomości obowiązku zapłaty zadatku przez kupującego skutkuje tym, że jeżeli kupujący nie wykona umowy z przyczyn leżących wyłącznie po jego stronie (np. rozmyśli się, znajdzie inną ofertę, albo nie uzyska kredytu, o ile nie było to warunkiem zawieszającym w umowie), sprzedający ma prawo odstąpienia od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego i zatrzymania otrzymanego zadatku. Właśnie to zatrzymanie środków jest realną rekompensatą za poniesione ryzyko.
Mechanizm zadatku działa w obie strony – gdyby to sprzedający nie wykonał umowy, kupujący może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. W transakcjach komercyjnych, gdzie w grę wchodzą wysokie kwoty, odpowiednio skalkulowany zadatek, często na poziomie 10% lub nawet 20% ceny sprzedaży, jest dla sprzedającego gwarancją, że kupujący podchodzi do transakcji poważnie i nie marnuje jego czasu.
Dobrowolne poddanie się egzekucji jako gwarancja szybkiej zapłatyJeśli jesteś przedsiębiorcą, który sprzedaje swoją nieruchomość zadbaj o to, aby w umowie sprzedaży znalazło się zobowiązanie kupującego do złożenia oświadczenia w przedmiocie dobrowolnego poddania się egzekucji. To jedno z najskuteczniejszych zabezpieczeń płatności, które pozwala sprzedającemu dochodzić należności bez konieczności prowadzenia długiego procesu sądowego.
Kupujący, składając oświadczenie w akcie notarialnym, zobowiązuje się do zapłaty określonej kwoty (np. ceny sprzedaży) i wyraża zgodę, by w razie braku płatności sprzedający mógł bezpośrednio skierować sprawę do egzekucji komorniczej po nadaniu aktowi klauzuli wykonalności przez sąd. W praktyce oznacza to, że sprzedający nie musi pozywać kupującego – wystarczy złożyć wniosek o nadanie klauzuli wykonalności.
Takie rozwiązanie zdecydowanie zwiększa bezpieczeństwo sprzedającego i dyscyplinuje kupującego do terminowej zapłaty. W przypadku sprzedaży komercyjnej MŚP, gdzie cena transakcyjna często stanowi znaczną część majątku firmy, klauzula z art. 777 k.p.c. może być jednym z najważniejszych elementów umowy.
Odpowiedzialność za wady nieruchomości po transakcjiOstatnią, ale istotną grupą klauzul umownych istotnych przy komercyjnej sprzedaży nieruchomości, są klauzule dotyczące odpowiedzialności za stan nieruchomości po jej sprzedaży. Zamieszczenie takich klauzul jest ważne zarówno dla kupującego, jak i dla sprzedającego.
Z perspektywy kupującego istotne jest zabezpieczenie swoich interesów w razie wystąpienia wad nieruchomości, które wyjdą na jaw już po dokonaniu transakcji sprzedaży. Służy temu klauzula umowna zawierająca szczegółowe oświadczenia i zapewnienia. Nie wystarczy jednak ogólne stwierdzenie, że nieruchomość jest wolna od wad. Należy wymagać od sprzedającego konkretnych oświadczeń pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej, np. że wszystkie instalacje są sprawne, budynek posiada wszelkie wymagane prawem odbiory i pozwolenia, nie toczą się żadne postępowania administracyjne mogące wpłynąć na jego użytkowanie, a podatek od nieruchomości był regularnie płacony.
Uzupełnieniem powyższego jest klauzula modyfikująca zasady rękojmi za wady ukryte. Kodeks cywilny pozwala na ograniczenie lub nawet wyłączenie rękojmi w umowach między przedsiębiorcami, na co sprzedający często nalegają. Wyłączenie rękojmi za wady fizyczne nieruchomości jest dla sprzedającego niezwykle korzystne, bowiem zabezpiecza go przed ewentualnymi roszczeniami ze strony kupującego, za wady, które „wyjdą na jaw” już po sfinalizowaniu transakcji.
Z kolei rolą z punktu widzenia interesów kupującego jest niedopuszczenie do wyłączenia odpowiedzialności z tytułu rękojmi. Wręcz przeciwnie – z punktu widzenia kupującego umowa powinna potwierdzać pełną odpowiedzialność sprzedającego z tytułu rękojmi lub nawet ją rozszerzać, np. poprzez zdefiniowanie procedury zgłaszania wad i szybkiego ich usuwania na koszt sprzedającego.
Skorzystaj z usług prawnika od nieruchomości w Katowicach
Podsumowując, zarówno w najmie, jak i przy sprzedaży nieruchomości komercyjnych, treść umowy jest dla przedsiębiorcy MŚP kluczowym polem bitwy o bezpieczeństwo finansowe firmy. Traktowanie negocjacji jako formalności i poleganie na standardowych wzorach to prosta droga do poważnych problemów. Dziesięć omówionych powyżej mechanizmów to realne narzędzia zarządzania ryzykiem, które pozwalają przedsiębiorcom MŚP przetrwać zawirowania rynkowe. Pamiętajmy, że w nieruchomościach nie liczy się to, co zostało uzgodnione ustnie, ale wyłącznie to, co zostało zapisane w kontrakcie. Dlatego inwestycja w profesjonalne doradztwo prawne na etapie negocjowania umowy jest jedną z najlepszych inwestycji w stabilną przyszłość firmy.
Angelika Wójcikowska
aplikantka radcowska
