System Forte w wydawnictwie Arlekin
Oprogramowanie dla firm
Oprogramowanie SYMFONIA Forte pozwoliło wydawnictwu Arlekin usprawnić pracę działu księgowości. Firma zapewniła sobie również dostęp do większej ilości danych, pozwalających lepiej zarządzać przedsiębiorstwem.
Wydawnictwo Arlekin i grupa Harlequin Enterprises należą do kanadyjskiego koncernu medialnego Torstar, który prowadzi działalność wydawniczą na rynku literatury kobiecej, prasy i wydawnictw edukacyjnych. Książki Harlequina są obecne w 39 krajach świata. W Polsce frma działa od 1991 roku i od początku zajmuje pozycję lidera – nie tylko w obszarze wydawnictw dla kobiet, ale generalnie w segmencie książek. Obecnie jego udział w rynku wynosi 80 proc., obroty sięgają 20 mln złotych, a marka może poszczycić się niemal stuprocentową rozpoznawalnością.
Potrzeba rozwoju
Do 2007 roku przedsiębiorstwo korzystało z oprogramowania Bicsoft, w którym obsługiwane były obszary: księgowość, sprzedaż, środki trwałe oraz dodatkowe raportowanie księgowe.
– Oprogramowanie nie było od dłuższego czasu rozwijane przez producenta, istniała realna groźba całkowitego zaprzestania jego wsparcia – mówi Grzegorz Niedźwiedź, dyrektor ds. fnansowych na region Europy Wschodniej. – Postawiłoby to nas w trudnej sytuacji, mogącej skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Na to nie mogliśmy sobie pozwolić. – dodaje.
Wydawnictwo Arlekin rozpoczęło poszukiwania.
– Szukaliśmy znanego i rozwijanego systemu do zarządzania frmą – wspomina Grzegorz Niedźwiedź. – Chodziło nam o system, który w miarę ewoluujących potrzeb byłby dostosowywany do zmieniających się przepisów prawa. Symfonia jest systemem cenionym i popularnym, więc byliśmy spokojni o jej przyszłość – przyznaje.
Równie ważne, jak dobór systemu, było znalezienie solidnego partnera, który sprawnie przeprowadziłby wdrożenie.
– Wybraliśmy firmę MAP solutions z Legionowa, która zaoferowała system cechujący się otwartością – mówi Grzegorz Niedźwiedź. – Partner wykazał się dużym zrozumieniem naszych potrzeb podczas poszukiwania odpowiedniej aplikacji.
MAP solutions otrzymała szereg rekomendacji użytkowników systemu SYMFONIA, co – poza kompetencjami konsultantów – miało decydujące znaczenie przy wyborze. Firma przykłada dużą wagę do dostarczania aktualnych informacji o nowych wersjach, aplikacjach, rozwiązaniach pojawiających się w trakcie użytkowania systemu.
Wybór systemu
– Nawiązałam współpracę z wydawnictwem Arlekin w sierpniu 2007 r – wspomina Małgorzata Telak, specjalista ds. obsługi klienta MAP solutions, integratora rozwiązania. – Podczas spotkań klient bardzo mocno podkreślał, iż chciałby wybrać i wdrożyć jednolity system, który ewoluowałby w miarę rozwoju przedsiębiorstwa. Rozwiązanie miało także sprawnie zarządzać gospodarką magazynową. Ważnym kryterium było to, by nowe oprogramowanie działało w oparciu o najnowocześniejszą bazę danych, taką jak SQL. Decyzja o wyborze systemu SYMFONIA Forte zapadła pod koniec 2007 r. Obok funkcjonalności, Wydawnictwu Arlekin spodobał się przyjazny i intuicyjny interfejs, a kolejnym atutem była cena aplikacji w relacji do możliwości jej łatwego rozwoju, uwzględniającego specyfikę branży medialnej.
– Wybraliśmy SYMFONIĘ Forte, bo to zintegrowany system, który w miarę rozwoju naszej firmy pozwoli wprowadzać dodatkowe moduły, które obejmą kolejne obszary naszej działalności – tłumaczy Grzegorz Niedźwiedź. Trafność wyboru potwierdzały także liczne referencje, m.in. z branży wydawniczej. Analizując dostępne na rynku systemy doceniono łatwość integracji SYMFONII Forte z innym oprogramowaniem funkcjonującym w wydawnictwie, m.in. sklepem internetowym.
Wdrożenie
W Wydawnictwie Arlekin wdrożono moduły: Finanse i Księgowość Forte, Rozliczenie Międzyokresowe Kosztów Forte, Handel Forte, Środki Trwałe Forte oraz Nasz Bank. Dodatkowo zaimplementowano rozwiązanie do modułu FK Forte: automatyczne przeksięgowanie zapisów z kont 601 na 501 według przyjętego wzoru. Zdecydowano się także na wprowadzenie nowych zasad dokumentacji zasobów magazynowych wydawnictwa i objęcie tego obszaru całkowitym nadzorem systemu. Z oprogramowania korzysta obecnie dział finansowo - księgowy, dział sprzedaży wraz z magazynami firmy oraz dział windykacji i bankowości elektronicznej. Do użytkowników należy dodać także pracowników zajmujących się wyposażeniem, środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi – dodaje Grzegorz Niedźwiedź.
Implementację rozwiązania przeprowadziła MAP solutions, która obecnie nadzoruje prawidłowe funkcjonowanie systemu. – Klient oczekiwał, że proces wdrożenia rozwiązania usprawniającego funkcjonowanie firmy nie zakłóci normalnego trybu pracy przedsiębiorstwa i w żaden sposób nie wpłynie na obsługę klientów – myślę, że udało się nam to zapewnić – mówi Małgorzata Telak.
Wdrożenie przebiegało w trzech etapach.
– Na początku dokonano instalacji SYMFONII wraz z towarzyszącą jej bazą MS SQL na siedmiu stanowiskach. Główną bazę danych umieszczono na serwerze, a SYMFONIĘ – na komputerach działających w sieci lokalnej – wspomina Konrad Wlaziński, specjalista ds. wdrożeń MAP solutions.
W dalszej kolejności integrator dokonał parametryzacji i integracji poszczególnych modułów. Następnie przeszkolono użytkowników w obsłudze oprogramowania zgodnie z zakresem ich obowiązków.
– Najważniejsze było dla nas szybkie wdrożenie systemu w dziale sprzedaży wraz z magazynami tak, aby sprawnie uruchomić nadzór nad obrotem towarowym – mówi Konrad Wlaziński.
– Z kolejnym wyzwaniem poradziliśmy sobie równie dobrze, tworząc mechanizm przeksięgowania zapisów w obszarze finansowo - księgowym zgodnie z ustalonym wzorem. Bez tego praca nie przebiegałaby w pełni automatycznie – dodaje.
Drugi etap obejmował instalację dodatkowego rozwiązania do modułu finansowo -księgowego i szkolenie użytkowników w zakresie tej uzupełniającej funkcjonalności. Ostatni, trzeci etap to przeprowadzenie testów przy udziale pracowników Harlequin Enterprises i zebranie uwag. Ostatecznie całość wdrożenia zakończono w lutym 2008 r.
Dalszy rozwój
– Wdrożenie SYMFONII Forte przyczyniło się do wzrostu efektywności naszej działalności – mówi Grzegorz Niedźwiedź. – Dzięki systemowi i dodatkowemu rozwiązaniu stworzyliśmy narzędzie umożliwiające doskonałe zarządzające firmą. Nowi pracownicy sprawnie przejmują obowiązki i po krótkim wdrożeniu rozpoczynają pracę w Harlequin Enterprises. Posiadając ten system nie angażujemy dużej ilości czasu i środków przeznaczonych na rozwój przedsiębiorstwa, a mimo to wiemy, że obsługa księgowa i płacowa prowadzona jest starannie, terminowo i zgodnie z przepisami prawa – puentuje Grzegorz Niedźwiedź.
Rola partnera, mimo udanego wdrożenia, nie kończy się na tym etapie.
– Proponujemy naszym klientom dalszą obsługę systemu podczas bieżącej pracy, a także dostarczamy aktualnych informacji handlowych o nowych wersjach, aplikacjach, rozwiązaniach pojawiających się w trakcie użytkowania systemu – mówi Małgorzata Telak.
Planowany jest dalszy rozwój oprogramowania, który umożliwi osiągnięcie dodatkowych korzyści wynikających z automatyzacji prac działu fnansowo-księgowego i integracji systemu z portalem sprzedaży książek przez Internet.
– W związku z dużym zainteresowaniem i popularnością wszelkiego rodzaju zakupów internetowych planujemy integrację użytkowanego sklepu internetowego z SYMFONIĄ – mówi Grzegorz Niedźwiedź. – Poza tym chcielibyśmy również wdrożyć nowy mechanizm, który usprawni raportowanie i rozliczanie honorariów autorskich.
Przykłady wdrożeń również na stronie www.mapsolutions.pl
Potrzeba rozwoju
Do 2007 roku przedsiębiorstwo korzystało z oprogramowania Bicsoft, w którym obsługiwane były obszary: księgowość, sprzedaż, środki trwałe oraz dodatkowe raportowanie księgowe.
– Oprogramowanie nie było od dłuższego czasu rozwijane przez producenta, istniała realna groźba całkowitego zaprzestania jego wsparcia – mówi Grzegorz Niedźwiedź, dyrektor ds. fnansowych na region Europy Wschodniej. – Postawiłoby to nas w trudnej sytuacji, mogącej skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Na to nie mogliśmy sobie pozwolić. – dodaje.
Wydawnictwo Arlekin rozpoczęło poszukiwania.
– Szukaliśmy znanego i rozwijanego systemu do zarządzania frmą – wspomina Grzegorz Niedźwiedź. – Chodziło nam o system, który w miarę ewoluujących potrzeb byłby dostosowywany do zmieniających się przepisów prawa. Symfonia jest systemem cenionym i popularnym, więc byliśmy spokojni o jej przyszłość – przyznaje.
Równie ważne, jak dobór systemu, było znalezienie solidnego partnera, który sprawnie przeprowadziłby wdrożenie.
– Wybraliśmy firmę MAP solutions z Legionowa, która zaoferowała system cechujący się otwartością – mówi Grzegorz Niedźwiedź. – Partner wykazał się dużym zrozumieniem naszych potrzeb podczas poszukiwania odpowiedniej aplikacji.
MAP solutions otrzymała szereg rekomendacji użytkowników systemu SYMFONIA, co – poza kompetencjami konsultantów – miało decydujące znaczenie przy wyborze. Firma przykłada dużą wagę do dostarczania aktualnych informacji o nowych wersjach, aplikacjach, rozwiązaniach pojawiających się w trakcie użytkowania systemu.
Wybór systemu
– Nawiązałam współpracę z wydawnictwem Arlekin w sierpniu 2007 r – wspomina Małgorzata Telak, specjalista ds. obsługi klienta MAP solutions, integratora rozwiązania. – Podczas spotkań klient bardzo mocno podkreślał, iż chciałby wybrać i wdrożyć jednolity system, który ewoluowałby w miarę rozwoju przedsiębiorstwa. Rozwiązanie miało także sprawnie zarządzać gospodarką magazynową. Ważnym kryterium było to, by nowe oprogramowanie działało w oparciu o najnowocześniejszą bazę danych, taką jak SQL. Decyzja o wyborze systemu SYMFONIA Forte zapadła pod koniec 2007 r. Obok funkcjonalności, Wydawnictwu Arlekin spodobał się przyjazny i intuicyjny interfejs, a kolejnym atutem była cena aplikacji w relacji do możliwości jej łatwego rozwoju, uwzględniającego specyfikę branży medialnej.
– Wybraliśmy SYMFONIĘ Forte, bo to zintegrowany system, który w miarę rozwoju naszej firmy pozwoli wprowadzać dodatkowe moduły, które obejmą kolejne obszary naszej działalności – tłumaczy Grzegorz Niedźwiedź. Trafność wyboru potwierdzały także liczne referencje, m.in. z branży wydawniczej. Analizując dostępne na rynku systemy doceniono łatwość integracji SYMFONII Forte z innym oprogramowaniem funkcjonującym w wydawnictwie, m.in. sklepem internetowym.
Wdrożenie
W Wydawnictwie Arlekin wdrożono moduły: Finanse i Księgowość Forte, Rozliczenie Międzyokresowe Kosztów Forte, Handel Forte, Środki Trwałe Forte oraz Nasz Bank. Dodatkowo zaimplementowano rozwiązanie do modułu FK Forte: automatyczne przeksięgowanie zapisów z kont 601 na 501 według przyjętego wzoru. Zdecydowano się także na wprowadzenie nowych zasad dokumentacji zasobów magazynowych wydawnictwa i objęcie tego obszaru całkowitym nadzorem systemu. Z oprogramowania korzysta obecnie dział finansowo - księgowy, dział sprzedaży wraz z magazynami firmy oraz dział windykacji i bankowości elektronicznej. Do użytkowników należy dodać także pracowników zajmujących się wyposażeniem, środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi – dodaje Grzegorz Niedźwiedź.
Implementację rozwiązania przeprowadziła MAP solutions, która obecnie nadzoruje prawidłowe funkcjonowanie systemu. – Klient oczekiwał, że proces wdrożenia rozwiązania usprawniającego funkcjonowanie firmy nie zakłóci normalnego trybu pracy przedsiębiorstwa i w żaden sposób nie wpłynie na obsługę klientów – myślę, że udało się nam to zapewnić – mówi Małgorzata Telak.
Wdrożenie przebiegało w trzech etapach.
– Na początku dokonano instalacji SYMFONII wraz z towarzyszącą jej bazą MS SQL na siedmiu stanowiskach. Główną bazę danych umieszczono na serwerze, a SYMFONIĘ – na komputerach działających w sieci lokalnej – wspomina Konrad Wlaziński, specjalista ds. wdrożeń MAP solutions.
W dalszej kolejności integrator dokonał parametryzacji i integracji poszczególnych modułów. Następnie przeszkolono użytkowników w obsłudze oprogramowania zgodnie z zakresem ich obowiązków.
– Najważniejsze było dla nas szybkie wdrożenie systemu w dziale sprzedaży wraz z magazynami tak, aby sprawnie uruchomić nadzór nad obrotem towarowym – mówi Konrad Wlaziński.
– Z kolejnym wyzwaniem poradziliśmy sobie równie dobrze, tworząc mechanizm przeksięgowania zapisów w obszarze finansowo - księgowym zgodnie z ustalonym wzorem. Bez tego praca nie przebiegałaby w pełni automatycznie – dodaje.
Drugi etap obejmował instalację dodatkowego rozwiązania do modułu finansowo -księgowego i szkolenie użytkowników w zakresie tej uzupełniającej funkcjonalności. Ostatni, trzeci etap to przeprowadzenie testów przy udziale pracowników Harlequin Enterprises i zebranie uwag. Ostatecznie całość wdrożenia zakończono w lutym 2008 r.
Dalszy rozwój
– Wdrożenie SYMFONII Forte przyczyniło się do wzrostu efektywności naszej działalności – mówi Grzegorz Niedźwiedź. – Dzięki systemowi i dodatkowemu rozwiązaniu stworzyliśmy narzędzie umożliwiające doskonałe zarządzające firmą. Nowi pracownicy sprawnie przejmują obowiązki i po krótkim wdrożeniu rozpoczynają pracę w Harlequin Enterprises. Posiadając ten system nie angażujemy dużej ilości czasu i środków przeznaczonych na rozwój przedsiębiorstwa, a mimo to wiemy, że obsługa księgowa i płacowa prowadzona jest starannie, terminowo i zgodnie z przepisami prawa – puentuje Grzegorz Niedźwiedź.
Rola partnera, mimo udanego wdrożenia, nie kończy się na tym etapie.
– Proponujemy naszym klientom dalszą obsługę systemu podczas bieżącej pracy, a także dostarczamy aktualnych informacji handlowych o nowych wersjach, aplikacjach, rozwiązaniach pojawiających się w trakcie użytkowania systemu – mówi Małgorzata Telak.
Planowany jest dalszy rozwój oprogramowania, który umożliwi osiągnięcie dodatkowych korzyści wynikających z automatyzacji prac działu fnansowo-księgowego i integracji systemu z portalem sprzedaży książek przez Internet.
– W związku z dużym zainteresowaniem i popularnością wszelkiego rodzaju zakupów internetowych planujemy integrację użytkowanego sklepu internetowego z SYMFONIĄ – mówi Grzegorz Niedźwiedź. – Poza tym chcielibyśmy również wdrożyć nowy mechanizm, który usprawni raportowanie i rozliczanie honorariów autorskich.
Przykłady wdrożeń również na stronie www.mapsolutions.pl
|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 10(102)2010  |
|
