Wydobyć informację i nadać jej bieg
Skuteczny system obiegu dokumentów
Nieodłącznym elementem, a często podstawą codziennych procesów, jakie mają miejsce w każdej firmie, są różnego rodzaju dokumenty. Mogą one być utworzone przez pracowników, trafić do obiegu z zewnątrz albo zostać wydobyte z firmowych archiwów. Jednak bez względu na to, jakie jest źródło ich pochodzenia, wspólnym i najważniejszym elementem jest zapisana w nich informacja.
To właśnie włączenie informacji w obieg i ustanowienie reguł jej przekazywania jest podstawowym zadaniem systemu obiegu dokumentów w firmie. Jak pokazuje praktyka, bez nadania temu systemowi elektronicznej postaci, informacja zapisana w papierowych dokumentach bywa niedostępna, a zatem nieużyteczna dla organizacji. Wszyscy znają podobne sytuacje: pilny dokument, leżący u kogoś na biurku, gdzieś się zawierusza i trzeba czekać na otrzymanie jego kopii. Po przeniesieniu dokumentów do postaci elektronicznej takie sytuacje się nie zdarzają.
Przetworzenie wszystkich dokumentów do postaci cyfrowej i umieszczenie ich w systemie sprawia, że spełniony jest drugi warunek skutecznego obiegu dokumentów, który mówi, że muszą się w nim znaleźć wszystkie dokumenty, które są w użyciu w firmie. Jeśli któryś z nich znajdzie się poza obiegiem, decyzja podjęta bez znajomości informacji, które są w nim zapisane, może okazać się błędna i przykładowo wiązać się z tworzeniem zbędnych zapasów magazynowych, lub z brakami w magazynie, o których firma dowie się dopiero wówczas, gdy zostanie zmuszona do przerwania cyklu produkcyjnego.
Podstawowe cechy elektronicznego obiegu dokumentów są te same bez względu na profil działalności firmy. Dokument zaczyna swoje życie w wewnętrznym firmowym ekosystemie w momencie elektronicznej rejestracji, co w przypadku dokumentów, które wpłynęły do firmy w postaci papierowej, oznacza konieczność zeskanowania ich i zapisania w formie cyfrowej.
Warto wspomnieć, że nie zawsze da się korzystać jedynie z dokumentów w postaci elektronicznej. Czasem wymogi prawne wymuszają obieg dokumentów papierowych, zwłaszcza przychodzących i wychodzących z firmy. To, jakie reguły będą rządzić elektronicznym obiegiem dokumentów, zależy już od specyfiki procesów obowiązujących w danej firmie.
Zarządzanie dokumentami w praktyce
Można mówić o kilku aspektach zarządzania dokumentami. Przede wszystkim jest ono ściśle związane ze stopniem zaawansowania użytkowników organizacji, którzy z nich korzystają. Dla użytkownika biznesowego, który bierze aktywny udział w obiegu dokumentów, poprzez inicjowanie obiegu dokumentu czy jego akceptację, struktura obiegu i reguły nimi rządzące powinny być oczywiste i przewidywalne. Na każdym etapie użytkownik powinien też dysponować wystarczająco jasną informacją, na podstawie której – w razie wątpliwości – będzie mógł podjąć właściwą decyzję, co do losów danego dokumentu. Nie może zdarzyć się sytuacja, że użytkownik napotyka problem, którego status jest trudny do zdefiniowania, w związku z czym nie wiadomo, jaką decyzję należy podjąć, aby nie zatrzymać lub nie upośledzić cyklu obiegu dokumentów.
Z drugiej strony, z punktu widzenia osoby, która tworzy reguły obiegu dokumentów, prócz zapewnienia przyjazności całego systemu, dzięki zadbaniu o ergonomię i komfort pracy użytkowników, nadrzędną kwestią jest zgodność z procedurami obowiązującymi w danej organizacji oraz zagadnienia bezpieczeństwa samego obiegu. Te kwestie można dokładnie określić ustalając reguły udostępniania dokumentów. Dzięki tym regułom dostęp do poszczególnych dokumentów w systemie zyskują jedynie te osoby, które są z nimi powiązane.
Utworzenie systemu obiegu dokumentów, który może być różnie zorganizowany, to podstawa. Jednak nie będzie on efektywny, jeśli nie zostaną stworzone szczegółowe reguły obiegu dokumentów, dostosowane do wymogów, procedur i specyfiki organizacji, w której ma funkcjonować. To właśnie dlatego w przypadku wdrażania jakiegokolwiek systemu informatycznego wspomagającego działalność firmy tak ważny jest wstępny etap, na którym konsultanci poznają procesy, jakie mają miejsce w firmie. Ich właściwe zdefiniowane i odwzorowanie jest później fundamentem skuteczności implementowanego systemu informatycznego, a w wymiarze praktycznym warunkuje skuteczny obieg dokumentów w firmie. Dzięki temu wiadomo, jak postępować z dokumentem danego typu i jakie są zdefiniowane uprawnienia użytkowników do danego typu dokumentów.
Skuteczność sprawnego obiegu dokumentów przejawia się jeszcze w jednej istotnej funkcji systemu informatycznego, w ramach którego dokument krąży po firmie. Mowa o raportowaniu. System powinien w prosty sposób dostarczać informacje o statusie dokumentów różnego typu. Taka informacja powinna być szybko dostępna. Osoba, która za pomocą narzędzi analitycznych sięga po informacje o dokumentach, powinna dowiedzieć się, w jaki sposób jest powiązana z dokumentem, czy jest jego inicjatorem, czy ma uprawnienia do jego akceptacji, czy też jedynie prawo do wglądu.
Informacja umożliwiająca stwierdzenie, jaki jest status dokumentu w systemie i co należy z nim zrobić, powinna być dostępna w każdej chwili. To podstawowe dane, dzięki którym można stwierdzić, co właśnie dzieje się z dokumentem. W bardziej zaawansowanym wymiarze można uzyskać rozbudowane informacje raportowe, umożliwiające nie tylko poznanie kontekstu, w jakim dokument znajduje się w obiegu, ale także pozwalające analizować reguły, zgodnie z którymi dokument krąży po firmie. Daje to możliwość podejrzenia procesów w skali makro, zobaczenia jak one przebiegają, pozwala zmierzyć ich efektywność, a także zidentyfikować słabe punkty. Cykl życia dokumentu, poprzedzający zarchiwizowanie zawartej w nim informacji, może być bardzo skomplikowany i wymagać zaangażowania wielu pracowników na różnym szczeblu. Informacje uzyskane dzięki narzędziom raportowania umożliwiają zdiagnozowanie słabych punktów obiegu, znalezienie wąskich gardeł, które mogą spowodować zaburzenia w przepływie dokumentów. Proces obiegu dokumentów powinien być przejrzysty i możliwy do śledzenia oraz analizowania różnych jego aspektów na poszczególnym etapie życia dokumentu w firmowym ekosystemie. Narzędzia analityczne powinny umożliwić także znalezienie odpowiedzi na pytania nie tylko dotyczące obiegu poszczególnych dokumentów, ale też typów i całych grup dokumentów. W nowoczesnych systemach informatycznych wspierających pracę przedsiębiorstw narzędzia te są na tyle skuteczne, że w wyniku takiej analizy można znaleźć wszystkie słabe punkty powodujące spiętrzenia dokumentów, przez co ich obieg jest zablokowany lub spowolniony. Celem ustanowienia skutecznego obiegu dokumentów jest bowiem ustalenie sprawnej wędrówki dokumentu od osoby A do osoby B i dalej, tak by dokument o odpowiednim statusie był dostępny w odpowiednim czasie dla osoby, która go potrzebuje. Jeśli taki system zostanie zbudowany, pracownicy nie marnują czasu na wyszukiwanie dokumentów i mogą skoncentrować się na istotnych dla firmy zadaniach.
Pracownicy a obieg dokumentów
Jednym z warunków eliminacji nieskutecznego obiegu dokumentów w firmie jest usunięcie z obiegu dokumentów papierowych. Uruchomienie takiego obiegu sprawia jednak, że pracownicy muszą dostosować się do wymogów stawianych przez system informatyczny.
Aspekt ludzki w kontekście obiegu dokumentów czasem może być bagatelizowany. Niesłusznie. Nawet najlepsze reguły obiegu dokumentów, bezbłędnie dostosowane do procesów, jakie mają miejsce w firmie, nie zapewnią skutecznego obiegu dokumentów w firmie, jeśli zaniedbana zostanie edukacja pracowników w tym względzie. W praktyce to właśnie oni będą decydować o sprawności całego systemu, to oni będą zatwierdzać dokumenty na poszczególnych etapach, wreszcie to oni będą musieli wyszukać potrzebne w pracy informacje.
Stąd duże znaczenie szkoleń, na których można poznać nie tylko strukturę systemu informatycznego i specyfikę obiegu dokumentów, ale także nauczyć się praktycznie pracować z dokumentami i nabyć umiejętności skutecznego ich wyszukiwania w systemie. Jak pokazuje praktyka, chociaż początkowy opór pracowników wobec nowego systemu nie należy do rzadkości, to zazwyczaj mija po nabyciu wprawy w posługiwaniu się nim i gdy okazuje się, że udostępniane przez niego narzędzia ułatwiają pracę, zamiast ją utrudniać.
Umiejętność korzystania z narzędzi dostarczanych przez system okazuje się być istotna, w sytuacji gdy pracownik znajduje się poza firmą i w ramach swoich uprawnień może skorzystać z systemu obiegu dokumentów za pośrednictwem swojej komórki. Wymogi rynku sprawiają, że także systemy obiegu dokumentów są dostosowywane do wykorzystania mobilnego. Wówczas nie ma zwykle możliwości skorzystania z pomocy technicznej, a pracownik znajdujący się w terenie u klienta jest zdany na siebie i swoje umiejętności. Ma też dostęp jedynie do dokumentów w formie elektronicznej, które są umieszczone w systemie.
Jak wobec tego skutecznie zarządzać informacją w firmie?
Przede wszystkim trzeba zadbać o to, aby struktura danych była uporządkowana. Konieczne jest też egzekwowanie tej struktury. Nie można dopuszczać do sytuacji, w której dokumenty różnego typu i przeznaczenia są ze sobą przemieszane. Przykładowo, konieczne jest oddzielenie dokumentów związanych z zakupami od dokumentów kadrowych.
Efektywność korzystania z poszczególnych dokumentów i szybkość dotarcia do znajdujących się w nich informacji w dużej mierze zależą od tego, czy nadano im dodatkowe atrybuty udostępnione w ramach systemu obiegu dokumentów. Mogą to być powiązania z daną osobą, firmą, projektem czy produktem, ale też dodatkowe przyporządkowanie do poszczególnych kategorii za pomocą systemu znaczników. Tak oznaczony dokument jest bardzo prosty do odnalezienia, dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu z użyciem słów kluczowych. To jedno ze skuteczniejszych sposobów, dzięki którym można szybko dotrzeć do potrzebnych dokumentów.
Oprócz dodatkowego oznaczenia dokumentu za pomocą systemu tagów, niebagatelną rolę w skutecznym wyszukiwaniu spełniają elastyczne mechanizmy wyszukiwania. Nadrzędnym celem jest to, aby użytkownik nie był ograniczany przez wyszukiwarkę w formułowaniu zapytania. Generalnie, im bardziej elastyczne reguły wyszukiwania zostały ustanowione, tym większe szanse na to, że potrzebny dokument zostanie bez problemu znaleziony, a zawarta w nim informacja spożytkowana.
W każdej organizacji w użyciu jest wiele typów dokumentów. Poniżej przedstawiam statystyki korzystania z typów dokumentów w firmie. Dotyczą one organizacji zatrudniającej powyżej 2 tys. pracowników, używającej systemu obiegu dokumentów.
Format/Nazwa Dokumentu Liczba HTM 32% Adobe 20% Images
16% MS WORD 12% MS Excel
8% XML
2% ZIP
1% Baza danych > 1 TB Liczba dokumentów w obiegu:
powyżej 10 milionów Źródło: Exact Software
Autor: Kierownik Projektów, w Exact Software Poland od 2007, zajmuje się wdrożeniami rozwiązań opartych na aplikacji Exact Synergy w obszarach zarządzania procesami i dokumentami, CRM, logistyki i HR. Odpowiada również za wdrożenia rozwiązań klasy ERP.
Przetworzenie wszystkich dokumentów do postaci cyfrowej i umieszczenie ich w systemie sprawia, że spełniony jest drugi warunek skutecznego obiegu dokumentów, który mówi, że muszą się w nim znaleźć wszystkie dokumenty, które są w użyciu w firmie. Jeśli któryś z nich znajdzie się poza obiegiem, decyzja podjęta bez znajomości informacji, które są w nim zapisane, może okazać się błędna i przykładowo wiązać się z tworzeniem zbędnych zapasów magazynowych, lub z brakami w magazynie, o których firma dowie się dopiero wówczas, gdy zostanie zmuszona do przerwania cyklu produkcyjnego.
Podstawowe cechy elektronicznego obiegu dokumentów są te same bez względu na profil działalności firmy. Dokument zaczyna swoje życie w wewnętrznym firmowym ekosystemie w momencie elektronicznej rejestracji, co w przypadku dokumentów, które wpłynęły do firmy w postaci papierowej, oznacza konieczność zeskanowania ich i zapisania w formie cyfrowej.
Warto wspomnieć, że nie zawsze da się korzystać jedynie z dokumentów w postaci elektronicznej. Czasem wymogi prawne wymuszają obieg dokumentów papierowych, zwłaszcza przychodzących i wychodzących z firmy. To, jakie reguły będą rządzić elektronicznym obiegiem dokumentów, zależy już od specyfiki procesów obowiązujących w danej firmie.
Zarządzanie dokumentami w praktyce
Można mówić o kilku aspektach zarządzania dokumentami. Przede wszystkim jest ono ściśle związane ze stopniem zaawansowania użytkowników organizacji, którzy z nich korzystają. Dla użytkownika biznesowego, który bierze aktywny udział w obiegu dokumentów, poprzez inicjowanie obiegu dokumentu czy jego akceptację, struktura obiegu i reguły nimi rządzące powinny być oczywiste i przewidywalne. Na każdym etapie użytkownik powinien też dysponować wystarczająco jasną informacją, na podstawie której – w razie wątpliwości – będzie mógł podjąć właściwą decyzję, co do losów danego dokumentu. Nie może zdarzyć się sytuacja, że użytkownik napotyka problem, którego status jest trudny do zdefiniowania, w związku z czym nie wiadomo, jaką decyzję należy podjąć, aby nie zatrzymać lub nie upośledzić cyklu obiegu dokumentów.
Z drugiej strony, z punktu widzenia osoby, która tworzy reguły obiegu dokumentów, prócz zapewnienia przyjazności całego systemu, dzięki zadbaniu o ergonomię i komfort pracy użytkowników, nadrzędną kwestią jest zgodność z procedurami obowiązującymi w danej organizacji oraz zagadnienia bezpieczeństwa samego obiegu. Te kwestie można dokładnie określić ustalając reguły udostępniania dokumentów. Dzięki tym regułom dostęp do poszczególnych dokumentów w systemie zyskują jedynie te osoby, które są z nimi powiązane.
Utworzenie systemu obiegu dokumentów, który może być różnie zorganizowany, to podstawa. Jednak nie będzie on efektywny, jeśli nie zostaną stworzone szczegółowe reguły obiegu dokumentów, dostosowane do wymogów, procedur i specyfiki organizacji, w której ma funkcjonować. To właśnie dlatego w przypadku wdrażania jakiegokolwiek systemu informatycznego wspomagającego działalność firmy tak ważny jest wstępny etap, na którym konsultanci poznają procesy, jakie mają miejsce w firmie. Ich właściwe zdefiniowane i odwzorowanie jest później fundamentem skuteczności implementowanego systemu informatycznego, a w wymiarze praktycznym warunkuje skuteczny obieg dokumentów w firmie. Dzięki temu wiadomo, jak postępować z dokumentem danego typu i jakie są zdefiniowane uprawnienia użytkowników do danego typu dokumentów.
Skuteczność sprawnego obiegu dokumentów przejawia się jeszcze w jednej istotnej funkcji systemu informatycznego, w ramach którego dokument krąży po firmie. Mowa o raportowaniu. System powinien w prosty sposób dostarczać informacje o statusie dokumentów różnego typu. Taka informacja powinna być szybko dostępna. Osoba, która za pomocą narzędzi analitycznych sięga po informacje o dokumentach, powinna dowiedzieć się, w jaki sposób jest powiązana z dokumentem, czy jest jego inicjatorem, czy ma uprawnienia do jego akceptacji, czy też jedynie prawo do wglądu.
Informacja umożliwiająca stwierdzenie, jaki jest status dokumentu w systemie i co należy z nim zrobić, powinna być dostępna w każdej chwili. To podstawowe dane, dzięki którym można stwierdzić, co właśnie dzieje się z dokumentem. W bardziej zaawansowanym wymiarze można uzyskać rozbudowane informacje raportowe, umożliwiające nie tylko poznanie kontekstu, w jakim dokument znajduje się w obiegu, ale także pozwalające analizować reguły, zgodnie z którymi dokument krąży po firmie. Daje to możliwość podejrzenia procesów w skali makro, zobaczenia jak one przebiegają, pozwala zmierzyć ich efektywność, a także zidentyfikować słabe punkty. Cykl życia dokumentu, poprzedzający zarchiwizowanie zawartej w nim informacji, może być bardzo skomplikowany i wymagać zaangażowania wielu pracowników na różnym szczeblu. Informacje uzyskane dzięki narzędziom raportowania umożliwiają zdiagnozowanie słabych punktów obiegu, znalezienie wąskich gardeł, które mogą spowodować zaburzenia w przepływie dokumentów. Proces obiegu dokumentów powinien być przejrzysty i możliwy do śledzenia oraz analizowania różnych jego aspektów na poszczególnym etapie życia dokumentu w firmowym ekosystemie. Narzędzia analityczne powinny umożliwić także znalezienie odpowiedzi na pytania nie tylko dotyczące obiegu poszczególnych dokumentów, ale też typów i całych grup dokumentów. W nowoczesnych systemach informatycznych wspierających pracę przedsiębiorstw narzędzia te są na tyle skuteczne, że w wyniku takiej analizy można znaleźć wszystkie słabe punkty powodujące spiętrzenia dokumentów, przez co ich obieg jest zablokowany lub spowolniony. Celem ustanowienia skutecznego obiegu dokumentów jest bowiem ustalenie sprawnej wędrówki dokumentu od osoby A do osoby B i dalej, tak by dokument o odpowiednim statusie był dostępny w odpowiednim czasie dla osoby, która go potrzebuje. Jeśli taki system zostanie zbudowany, pracownicy nie marnują czasu na wyszukiwanie dokumentów i mogą skoncentrować się na istotnych dla firmy zadaniach.
Pracownicy a obieg dokumentów
Jednym z warunków eliminacji nieskutecznego obiegu dokumentów w firmie jest usunięcie z obiegu dokumentów papierowych. Uruchomienie takiego obiegu sprawia jednak, że pracownicy muszą dostosować się do wymogów stawianych przez system informatyczny.
Aspekt ludzki w kontekście obiegu dokumentów czasem może być bagatelizowany. Niesłusznie. Nawet najlepsze reguły obiegu dokumentów, bezbłędnie dostosowane do procesów, jakie mają miejsce w firmie, nie zapewnią skutecznego obiegu dokumentów w firmie, jeśli zaniedbana zostanie edukacja pracowników w tym względzie. W praktyce to właśnie oni będą decydować o sprawności całego systemu, to oni będą zatwierdzać dokumenty na poszczególnych etapach, wreszcie to oni będą musieli wyszukać potrzebne w pracy informacje.
Stąd duże znaczenie szkoleń, na których można poznać nie tylko strukturę systemu informatycznego i specyfikę obiegu dokumentów, ale także nauczyć się praktycznie pracować z dokumentami i nabyć umiejętności skutecznego ich wyszukiwania w systemie. Jak pokazuje praktyka, chociaż początkowy opór pracowników wobec nowego systemu nie należy do rzadkości, to zazwyczaj mija po nabyciu wprawy w posługiwaniu się nim i gdy okazuje się, że udostępniane przez niego narzędzia ułatwiają pracę, zamiast ją utrudniać.
Umiejętność korzystania z narzędzi dostarczanych przez system okazuje się być istotna, w sytuacji gdy pracownik znajduje się poza firmą i w ramach swoich uprawnień może skorzystać z systemu obiegu dokumentów za pośrednictwem swojej komórki. Wymogi rynku sprawiają, że także systemy obiegu dokumentów są dostosowywane do wykorzystania mobilnego. Wówczas nie ma zwykle możliwości skorzystania z pomocy technicznej, a pracownik znajdujący się w terenie u klienta jest zdany na siebie i swoje umiejętności. Ma też dostęp jedynie do dokumentów w formie elektronicznej, które są umieszczone w systemie.
Jak wobec tego skutecznie zarządzać informacją w firmie?
Przede wszystkim trzeba zadbać o to, aby struktura danych była uporządkowana. Konieczne jest też egzekwowanie tej struktury. Nie można dopuszczać do sytuacji, w której dokumenty różnego typu i przeznaczenia są ze sobą przemieszane. Przykładowo, konieczne jest oddzielenie dokumentów związanych z zakupami od dokumentów kadrowych.
Efektywność korzystania z poszczególnych dokumentów i szybkość dotarcia do znajdujących się w nich informacji w dużej mierze zależą od tego, czy nadano im dodatkowe atrybuty udostępnione w ramach systemu obiegu dokumentów. Mogą to być powiązania z daną osobą, firmą, projektem czy produktem, ale też dodatkowe przyporządkowanie do poszczególnych kategorii za pomocą systemu znaczników. Tak oznaczony dokument jest bardzo prosty do odnalezienia, dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu z użyciem słów kluczowych. To jedno ze skuteczniejszych sposobów, dzięki którym można szybko dotrzeć do potrzebnych dokumentów.
Oprócz dodatkowego oznaczenia dokumentu za pomocą systemu tagów, niebagatelną rolę w skutecznym wyszukiwaniu spełniają elastyczne mechanizmy wyszukiwania. Nadrzędnym celem jest to, aby użytkownik nie był ograniczany przez wyszukiwarkę w formułowaniu zapytania. Generalnie, im bardziej elastyczne reguły wyszukiwania zostały ustanowione, tym większe szanse na to, że potrzebny dokument zostanie bez problemu znaleziony, a zawarta w nim informacja spożytkowana.
W każdej organizacji w użyciu jest wiele typów dokumentów. Poniżej przedstawiam statystyki korzystania z typów dokumentów w firmie. Dotyczą one organizacji zatrudniającej powyżej 2 tys. pracowników, używającej systemu obiegu dokumentów.
Format/Nazwa Dokumentu Liczba HTM 32% Adobe 20% Images
16% MS WORD 12% MS Excel
8% XML
2% ZIP
1% Baza danych > 1 TB Liczba dokumentów w obiegu:
powyżej 10 milionów Źródło: Exact Software
Autor: Kierownik Projektów, w Exact Software Poland od 2007, zajmuje się wdrożeniami rozwiązań opartych na aplikacji Exact Synergy w obszarach zarządzania procesami i dokumentami, CRM, logistyki i HR. Odpowiada również za wdrożenia rozwiązań klasy ERP.
|
nr 5(109)2011  |
|
