Zamienić pokój gościnny na prestiżowe biuro?
Wirtualne biuro
W jaki sposób małe przedsiębiorstwo może zadbać o właściwy, profesjonalny wizerunek nie płacąc za drogą przestrzeń biurową? Postaram się Państwu wyjaśnić, jak wirtualne biuro może odmienić twój biznes i poradzić, jak osiągnąć sukces.
Oto jeden z klasycznych biznesowych archetypów – przedsiębiorca rozkręcający biznes w pokoju gościnnym urasta do rangi globalnego gracza. Sławny jest przypadek Larry’ego Page’a i Sergeya Brina, którzy zakładali Google w garażu wyposażonym w wannę i drzwi na pilota – jeśli wierzyć opowieściom.
Takie historie miło powspominać, ale nie każdy „garażowy” biznes radzi sobie równie dobrze. Liczy się pierwsze wrażenie, na które składają się: adres firmy, osoba odbierająca telefony oraz miejsce, gdzie organizuje się spotkania z potencjalnymi klientami i inwestorami.
Właściciele małych przedsiębiorstw oczywiście zdaje sobie z tego sprawę. Pytanie jednak, co z tym dalej zrobić. Biuro, które robi dobre wrażenie, jest kosztowne. Podobnie jak zatrudnienie osób odbierających telefony, przekazujących wiadomości i przyjmujących interesantów. Wynajem wirtualnego biura zamyka się w kwocie kilkuset złotych miesięcznie.
Dla wielu firm sposobem na ograniczenie kosztów jest przeniesienie się do biura wirtualnego, czyli przyjęcie bardziej profesjonalnego wizerunku za ułamek ceny wynajmu powierzchni w prestiżowej lokalizacji. Wynajem wirtualnego adresu to koszt kilkuset złotych miesięcznie – nic zatem dziwnego, że polskie firmy coraz chętniej korzystają z takiej możliwości. Dane wskazują, że wzrost ten sięga nawet 40 proc. rocznie.
Wiele argumentów za przeniesieniem się do biura wirtualnego
Wirtualne biura pozwalają młodym i małym firmom na stworzenie mocnego i wyrazistego wizerunku, bez płacenia za drogą fizyczną przestrzeń biurową. Za stałą miesięczną opłatą można uzyskać prestiżowy adres biurowy, dedykowany numer telefonu odbierany przez pracownika recepcji oraz obsługę poczty i wiadomości mailowych.
Inną możliwością jest biuro w centrum biznesowym. Zapewnia ono w pełni wyposażoną przestrzeń nawet dla stu pracowników, z ofertą dostosowaną do różnych budżetów i potrzeb. W zależności od firmy, przestrzeń w centrum biznesowym może być wynajmowana na godziny, dni lub dłuższe okresy.
Z moich doświadczeń wynika, że z biur wirtualnych i centrów biznesowych korzysta się z wielorakich przyczyn. Sposób ich użytkowania zależy od tego, dlaczego się ich używa, warto zatem uwzględnić te cechy, które najlepiej pasują do naszego biznesu.
1. Wiele małych i średnich przedsiębiorstw potrzebuje prestiżowego adresu. W Polsce najpopularniejszymi adresami dla firm są oczywiście warszawskie biurowce w centrach biznesowych. Taki adres pocztowy czyni cuda dla wizerunku. Brzmi bardziej profesjonalnie, niż adres domu na przedmieściach i robi wrażenie podczas spotkań z klientami i inwestorami.
2. Niektórzy chcą bardziej profesjonalnego wizerunku. Dla właścicieli firm domowych koszmarny scenariusz, w którym telefon od ważnego inwestora odbiera trzyletni synek, nie jest rzadkością. Czy naprawdę chcemy, aby rozmowę z głównym klientem przerywały nam krzyki dzieci? W wirtualnym biurze nasz telefon odbierze wyszkolony pracownik recepcji.
3. Niektórzy używają wirtualnych biur dla większej elastyczności. Możemy podróżować po świecie, spotykając klientów lub reklamując swoje pomysły ze świadomością, że nasz telefon jest pod profesjonalną opieką.
Wielu przedsiębiorców chce uciec przed poczuciem przykucia do biurka. Niestety to wrażenie powraca, gdy siedzą już przy swoim własnym biurku, nie mogąc wstać w obawie, że przegapią bardzo ważny telefon. Korzystając z biura wirtualnego możemy spokojnie wyjść, bez obawy, że coś nas ominie.
4. Niektórzy chcą pozbyć się rzeczy, które rozpraszają uwagę. Prowadzenie biura pochłania nie tylko pieniądze, ale także czas. Musimy zarządzać pracownikami, wyposażyć i doglądać biura, kwitować przesyłki pocztowe... lista jest długa. Korzystanie z biura wirtualnego oznacza, że ktoś inny robi to za nas, pozwalając nam na skoncentrowaniu się na najważniejszych zajęciach.
5. Sposób na ekspansję na nowe rynki. Wiele firm z sektora MSP wykorzystuje biura wirtualne, aby zdobyć przyczółek w nowym mieście lub kraju – od Warszawy czy Nowego Jorku, Paryża po Szanghaj lub Kuala Lumpur. To wspaniały sposób na zaistnienie na rynku, będziemy się gotowi na założenie fizycznego placówki. Jeśli jednak chcemy fizycznej obecności, możemy skorzystać z biur w centrum biznesowym – wynajmując przestrzeń na dzień lub dłużej.
6. Niektórzy korzystają z wirtualnych biur na stałe, inni traktują je jako fazę przejściową. Ci ostatni mogą przenieść się następnie do campus office (prywatnej części przestrzeni biurowej open space) lub centrum biznesowego. Zakładając wirtualne biuro w miejscu oferującym usługi typu campus office lub centrum biznesowym, możemy rozwijać naszą firmę bez konieczności zmiany adresu i poszukiwania nowego lokalu.
Zmiana w kilka minut
Zakładanie wirtualnego biura polega często na kilku kliknięciach myszką. Zalety są oczywiste, ale warto zastanowić się, które z nich naprawdę się dla nas liczą. Czy chcemy tylko przekierowania poczty z adresu biznesowego do naszego rzeczywistego biura? Czy potrzebujemy obsługi telefonu? Czy zależy nam na atrakcyjnym adresie w globalnym centrum finansowym? Czy może raczej miejscu blisko domu, w którym można skorzystać z przestrzeni do pracy, sal spotkań i wideokonferencji, kilka minut od miejsca zamieszkania?
Możemy znaleźć odpowiedź na każdą z tych potrzeb – musimy tylko wiedzieć, która z nich nas dotyczy. Następnie, w ciągu kilku dni nasz wizerunek i perspektywy biznesowe – a także jakość naszej pracy – mogą ulec gruntownej przemianie.
PRZEWODNIK PO ZARZĄDZANIU PRZESTRZENIĄ DLA MAŁEGO BIZNESU
Przy wyborze przestrzeni biurowej – zarówno wirtualnej, jak i fizycznej – powinniśmy brać pod uwagę więcej niż tylko miesięczny koszt. Decyzje dotyczące przestrzeni są integralną częścią tego, jak prowadzimy nasz biznes. W oparciu o doświadczenia naszej firmy z prosperującymi firmami z całego świata, prezentujemy listę spraw, o których warto pomyśleć.
Nie przywiązuj się
Wikłanie się w tradycyjny najem jest kosztowne i krępuje nasze możliwości dostosowywania się do rynku. Elastyczne rozwiązania przestrzeni pracy, jak biura wirtualne, pozwalają na szybkie dodawanie przestrzeni i usług, jeśli chcemy się rozrastać lub cięcia, jeśli przychody spadają.
Skoncentruj się na tym, co potrafisz najlepiej
Zarządzanie działami pobocznymi, takimi jak recepcja, zużywa czas. Skoncentruj swoją energię na głównych zajęciach i korzystaj z outsourcingu – od IT, utrzymania i konserwacji biura do odbierania telefonu.
Wykreuj profesjonalny wizerunek
Dobry adres biznesowy i nieskazitelna sala spotkań zapewniają poziom prestiżu, który trudno oszacować w złotówkach. Wynajmowanie takiej przestrzeni przez cały rok może być niemożliwe za względu na koszty, ale możemy opłacać wynajem takiej sali tylko wówczas, gdy potrzebujemy eleganckiego miejsca.
Wydawaj mądrze
Nie wydawaj pieniędzy na rzeczy, których tak naprawdę nie potrzebujesz. Na przykład, nie marnuj pieniędzy na przestrzeń biurową, która przez połowę czasu stoi pusta, albo na drogą podróż w interesach, którą można zastąpić wideokonferencją. Dzięki temu będziesz mógł zainwestować więcej w rzeczy, które są naprawdę ważne – takie jak dobra kadra czy skuteczny marketing.
Rozrastaj się mądrze
W miarę rozwoju twojej firmy, możesz chcieć rozrastać się na skalę krajową lub międzynarodową. Dogłębnie badaj nowe rynki i pomyśl, że można najpierw zamoczyć palec, zanim skoczy się na głęboką wodę. Korzystanie z wirtualnych lub elastycznych usług biurowych jest bardziej opłacalne, niż zamykanie się w ramach kosztownego pięcio- czy dziesięcioletniego kontraktu wynajmu na niesprawdzonym rynku.
Nie odcinaj się
Jedną z wad pracy w domu lub małym biurze jest izolacja. Networking jest podstawą w nawiązywaniu kontaktów biznesowych i wzmacnianiu wizerunku firmy. Jednym z prostych sposobów, aby o niego zadbać, jest praca w business lounge, czyli salonie biznesowym. Spotkasz tam innych ludzi, a rozmowy przy automacie z kawą mogą otworzyć przed tobą nowe możliwości.
Autor: Mark Dixon, Global CEO z firmy Regus
Takie historie miło powspominać, ale nie każdy „garażowy” biznes radzi sobie równie dobrze. Liczy się pierwsze wrażenie, na które składają się: adres firmy, osoba odbierająca telefony oraz miejsce, gdzie organizuje się spotkania z potencjalnymi klientami i inwestorami.
Właściciele małych przedsiębiorstw oczywiście zdaje sobie z tego sprawę. Pytanie jednak, co z tym dalej zrobić. Biuro, które robi dobre wrażenie, jest kosztowne. Podobnie jak zatrudnienie osób odbierających telefony, przekazujących wiadomości i przyjmujących interesantów. Wynajem wirtualnego biura zamyka się w kwocie kilkuset złotych miesięcznie.
Dla wielu firm sposobem na ograniczenie kosztów jest przeniesienie się do biura wirtualnego, czyli przyjęcie bardziej profesjonalnego wizerunku za ułamek ceny wynajmu powierzchni w prestiżowej lokalizacji. Wynajem wirtualnego adresu to koszt kilkuset złotych miesięcznie – nic zatem dziwnego, że polskie firmy coraz chętniej korzystają z takiej możliwości. Dane wskazują, że wzrost ten sięga nawet 40 proc. rocznie.
Wiele argumentów za przeniesieniem się do biura wirtualnego
Wirtualne biura pozwalają młodym i małym firmom na stworzenie mocnego i wyrazistego wizerunku, bez płacenia za drogą fizyczną przestrzeń biurową. Za stałą miesięczną opłatą można uzyskać prestiżowy adres biurowy, dedykowany numer telefonu odbierany przez pracownika recepcji oraz obsługę poczty i wiadomości mailowych.
Inną możliwością jest biuro w centrum biznesowym. Zapewnia ono w pełni wyposażoną przestrzeń nawet dla stu pracowników, z ofertą dostosowaną do różnych budżetów i potrzeb. W zależności od firmy, przestrzeń w centrum biznesowym może być wynajmowana na godziny, dni lub dłuższe okresy.
Z moich doświadczeń wynika, że z biur wirtualnych i centrów biznesowych korzysta się z wielorakich przyczyn. Sposób ich użytkowania zależy od tego, dlaczego się ich używa, warto zatem uwzględnić te cechy, które najlepiej pasują do naszego biznesu.
1. Wiele małych i średnich przedsiębiorstw potrzebuje prestiżowego adresu. W Polsce najpopularniejszymi adresami dla firm są oczywiście warszawskie biurowce w centrach biznesowych. Taki adres pocztowy czyni cuda dla wizerunku. Brzmi bardziej profesjonalnie, niż adres domu na przedmieściach i robi wrażenie podczas spotkań z klientami i inwestorami.
2. Niektórzy chcą bardziej profesjonalnego wizerunku. Dla właścicieli firm domowych koszmarny scenariusz, w którym telefon od ważnego inwestora odbiera trzyletni synek, nie jest rzadkością. Czy naprawdę chcemy, aby rozmowę z głównym klientem przerywały nam krzyki dzieci? W wirtualnym biurze nasz telefon odbierze wyszkolony pracownik recepcji.
3. Niektórzy używają wirtualnych biur dla większej elastyczności. Możemy podróżować po świecie, spotykając klientów lub reklamując swoje pomysły ze świadomością, że nasz telefon jest pod profesjonalną opieką.
Wielu przedsiębiorców chce uciec przed poczuciem przykucia do biurka. Niestety to wrażenie powraca, gdy siedzą już przy swoim własnym biurku, nie mogąc wstać w obawie, że przegapią bardzo ważny telefon. Korzystając z biura wirtualnego możemy spokojnie wyjść, bez obawy, że coś nas ominie.
4. Niektórzy chcą pozbyć się rzeczy, które rozpraszają uwagę. Prowadzenie biura pochłania nie tylko pieniądze, ale także czas. Musimy zarządzać pracownikami, wyposażyć i doglądać biura, kwitować przesyłki pocztowe... lista jest długa. Korzystanie z biura wirtualnego oznacza, że ktoś inny robi to za nas, pozwalając nam na skoncentrowaniu się na najważniejszych zajęciach.
5. Sposób na ekspansję na nowe rynki. Wiele firm z sektora MSP wykorzystuje biura wirtualne, aby zdobyć przyczółek w nowym mieście lub kraju – od Warszawy czy Nowego Jorku, Paryża po Szanghaj lub Kuala Lumpur. To wspaniały sposób na zaistnienie na rynku, będziemy się gotowi na założenie fizycznego placówki. Jeśli jednak chcemy fizycznej obecności, możemy skorzystać z biur w centrum biznesowym – wynajmując przestrzeń na dzień lub dłużej.
6. Niektórzy korzystają z wirtualnych biur na stałe, inni traktują je jako fazę przejściową. Ci ostatni mogą przenieść się następnie do campus office (prywatnej części przestrzeni biurowej open space) lub centrum biznesowego. Zakładając wirtualne biuro w miejscu oferującym usługi typu campus office lub centrum biznesowym, możemy rozwijać naszą firmę bez konieczności zmiany adresu i poszukiwania nowego lokalu.
Zmiana w kilka minut
Zakładanie wirtualnego biura polega często na kilku kliknięciach myszką. Zalety są oczywiste, ale warto zastanowić się, które z nich naprawdę się dla nas liczą. Czy chcemy tylko przekierowania poczty z adresu biznesowego do naszego rzeczywistego biura? Czy potrzebujemy obsługi telefonu? Czy zależy nam na atrakcyjnym adresie w globalnym centrum finansowym? Czy może raczej miejscu blisko domu, w którym można skorzystać z przestrzeni do pracy, sal spotkań i wideokonferencji, kilka minut od miejsca zamieszkania?
Możemy znaleźć odpowiedź na każdą z tych potrzeb – musimy tylko wiedzieć, która z nich nas dotyczy. Następnie, w ciągu kilku dni nasz wizerunek i perspektywy biznesowe – a także jakość naszej pracy – mogą ulec gruntownej przemianie.
PRZEWODNIK PO ZARZĄDZANIU PRZESTRZENIĄ DLA MAŁEGO BIZNESU
Przy wyborze przestrzeni biurowej – zarówno wirtualnej, jak i fizycznej – powinniśmy brać pod uwagę więcej niż tylko miesięczny koszt. Decyzje dotyczące przestrzeni są integralną częścią tego, jak prowadzimy nasz biznes. W oparciu o doświadczenia naszej firmy z prosperującymi firmami z całego świata, prezentujemy listę spraw, o których warto pomyśleć.
Nie przywiązuj się
Wikłanie się w tradycyjny najem jest kosztowne i krępuje nasze możliwości dostosowywania się do rynku. Elastyczne rozwiązania przestrzeni pracy, jak biura wirtualne, pozwalają na szybkie dodawanie przestrzeni i usług, jeśli chcemy się rozrastać lub cięcia, jeśli przychody spadają.
Skoncentruj się na tym, co potrafisz najlepiej
Zarządzanie działami pobocznymi, takimi jak recepcja, zużywa czas. Skoncentruj swoją energię na głównych zajęciach i korzystaj z outsourcingu – od IT, utrzymania i konserwacji biura do odbierania telefonu.
Wykreuj profesjonalny wizerunek
Dobry adres biznesowy i nieskazitelna sala spotkań zapewniają poziom prestiżu, który trudno oszacować w złotówkach. Wynajmowanie takiej przestrzeni przez cały rok może być niemożliwe za względu na koszty, ale możemy opłacać wynajem takiej sali tylko wówczas, gdy potrzebujemy eleganckiego miejsca.
Wydawaj mądrze
Nie wydawaj pieniędzy na rzeczy, których tak naprawdę nie potrzebujesz. Na przykład, nie marnuj pieniędzy na przestrzeń biurową, która przez połowę czasu stoi pusta, albo na drogą podróż w interesach, którą można zastąpić wideokonferencją. Dzięki temu będziesz mógł zainwestować więcej w rzeczy, które są naprawdę ważne – takie jak dobra kadra czy skuteczny marketing.
Rozrastaj się mądrze
W miarę rozwoju twojej firmy, możesz chcieć rozrastać się na skalę krajową lub międzynarodową. Dogłębnie badaj nowe rynki i pomyśl, że można najpierw zamoczyć palec, zanim skoczy się na głęboką wodę. Korzystanie z wirtualnych lub elastycznych usług biurowych jest bardziej opłacalne, niż zamykanie się w ramach kosztownego pięcio- czy dziesięcioletniego kontraktu wynajmu na niesprawdzonym rynku.
Nie odcinaj się
Jedną z wad pracy w domu lub małym biurze jest izolacja. Networking jest podstawą w nawiązywaniu kontaktów biznesowych i wzmacnianiu wizerunku firmy. Jednym z prostych sposobów, aby o niego zadbać, jest praca w business lounge, czyli salonie biznesowym. Spotkasz tam innych ludzi, a rozmowy przy automacie z kawą mogą otworzyć przed tobą nowe możliwości.
Autor: Mark Dixon, Global CEO z firmy Regus
|
nr 6(110)2011  Zobacz więcej na temat: regus | wirtualne biuro |
|
