Jak firma mo�e zaoszcz�dzi� na us�ugach telekomunikacyjnych?

RAPORT: Mobilno�� w biznesie

Lipiec 11, 2011 Tomasz �odzi�ski Wydanie nr 7(111)2011 Wy�wietlono: 392 razy

Wielu mened�erów i dyrektorów IT musi zmierzy� si� z trudnym zadaniem, jakim jest zarz�dzanie wydatkami bud�etowymi w taki sposób, aby maksymalizowa� zyski firmy. Rosn�ca mobilno�� pracowników, coraz bardziej z�o�ona infrastruktura przedsi�biorstwa oraz zró�nicowane kana�y komunikacji to g�ówne czynniki generuj�ce dodatkowe koszty. Czy mo�na jednak zaoszcz�dzi� na us�ugach telekomunikacyjnych?

Odpowied� na pytanie jest bardzo prosta – tak, mo�na wprowadzi� rozwi�zania, które zredukuj� koszty us�ug telekomunikacyjnych, a tym samym ogólne koszty operacyjne przedsi�biorstwa. Co wi�cej, przemy�lane i umiej�tnie prowadzone oszcz�dno�ci pozwol� usprawni� komunikacj� i zwi�ksz� produktywno�� pracowników. Planuj�c i wprowadzaj�c nowe technologie warto pami�ta� o kluczowych zasadach i nimi kierowa� si� podczas planowania inwestycji. Te zasady to wydajno��, skalowalno�� i elastyczno�� w dopasowaniu nowych rozwi�za� do istniej�cej infrastruktury.

Doskona�� metod� na oszcz�dno�ci telekomunikacyjne jest telefonia internetowa VoIP. To rozwi�zanie znane od wielu lat, które staje si� coraz popularniejsze w�ród polskich firm. VoIP umo�liwia przesy�anie d�wi�ków za pomoc� ��czy internetowych i sieci wykorzystuj�cych protokó� IP. Takie rozwi�zanie pozwala unikn�� kosztów zwi�zanych z po��czeniami (g�ównie mi�dzymiastowymi i mi�dzynarodowymi). Wdro�enie sieci VoIP jest mo�liwe praktycznie zawsze, ale szczególnie op�acalne jest dla firm wielodzia�owych oraz posiadaj�cych infrastruktur� komputerow�. Telefonia VoIP mo�e by� najlepsz� form� komunikacji dla przedsi�biorstw ka�dej wielko�ci. Sprawdzona i stosowana od lat technologia, �atwo�� instalacji i obs�ugi, elastyczno��, a przede wszystkim oszcz�dno�ci – to powinno przekona� ka�dego mened�era do bli�szego przyjrzenia si� temu rozwi�zaniu.

Wiele firm wydaje spore �rodki na dalekie podró�e s�u�bowe, które s� jednak niezb�dne do utrzymania sta�ego kontaktu z wspó�pracownikami i klientami. Ich ograniczenie wydaje si� naturalnym sposobem na oszcz�dno�ci. Jednak zamiast rezygnowa� z cz�stych spotka�, mo�na zast�pi� je systemami Virtual Presence. S� to narz�dzia pozwalaj�ce na prowadzenie wysokiej jako�ci videokonferencji. Inwestycja w systemy Virtual Presence zwraca si� bardzo szybko – ju� po kilku wirtualnych spotkaniach, które zast�pi� kosztowne zagraniczne lub mi�dzymiastowe podró�e. Virtual Presence to nie tylko wysokiej jako�ci obraz i d�wi�k, ale równie� mo�liwo�� wspó�dzielenia dokumentów i prezentacji oraz zaawansowane funkcje pracy grupowej. Po kilku wirtualnych spotkaniach pracownicy sami zaczynaj� dostrzega� zalety VP – przede wszystkim ogromn� oszcz�dno�� czasu, co wprost odbija si� na wydajno�ci pracy.

Mówi�c o wydajno�ci nie sposób pomin�� ciesz�cych si� coraz wi�ksz� popularno�ci� systemów ujednoliconej komunikacji – Unified Communications. Pozwalaj� one zintegrowa� wiele kana�ów komunikacyjnych (telefonia VoIP, telefonia GSM, telefonia DECT i VoWLAN, poczta elektroniczna, instant messaging, videokonferencje) w spójn� i kompleksow� infrastruktur�. Du�ym atutem tej technologii jest wspólny interfejs u�ytkownika, który pozwala korzysta� z wymienionych kana�ów w zale�no�ci od zapotrzebowania. Istota oszcz�dno�ci w systemie Unified Communications tkwi w automatyzacji i usprawnieniu procesów biznesowych. Jest to bardzo perspektywicznie rozwi�zanie – pozwala nie tylko na integracj� z istniej�cymi systemami informatycznymi, ale tak�e z tymi, które b�dziemy chcieli wprowadzi� w przysz�o�ci.

W ramach UC istnieje wiele narz�dzi, które s� w stanie zwi�kszy� wydajno�� rozwi�za� komunikacyjnych. Pierwsz� grup� s� ró�ne narz�dzia do zarz�dzania obecno�ci� u�ytkownika – informuj� one, czy aktualnie uczestniczy w spotkaniu, czy prowadzi rozmow� telefoniczn�. Daje to nam mo�liwo�� szybkiego dotarcia do informacji o dost�pno�ci u�ytkownika i zastosowania najbardziej w�a�ciwego kana�u komunikacyjnego. Wa�ne jest te� oprogramowanie pozwalaj�ce na wspó�u�ytkowanie dokumentów ze wspó�pracownikami oraz softfony – zainstalowane na komputerach programy, pozwalaj�ce na rozmowy telefoniczne, co redukuje koszty komunikacji podczas podró�y czy pracy zdalnej.

Nale�y pami�ta�, �e proces wdro�enia rozwi�za� Unified Communications wymaga podej�cia integracyjnego. Nie nale�y zmienia� ca�kowicie infrastruktury tylko wspó�pracowa� z istniej�cymi ju� urz�dzeniami sieciowymi i systemami informatycznymi (CRM, ERP, email, baza danych). Technologia UC powinna dzia�a� zgodnie ze sprz�tem, który jest ju� zainstalowany w przedsi�biorstwie. Nawet stopniowy proces, nie wymagaj�cy znacznych pocz�tkowych nak�adów finansowych, przyniesie zauwa�alne efekty i korzy�ci. Wa�nym elementem, który jest fundamentem oszcz�dno�ci, jest telefonia IP. To jednak dopiero pocz�tek inwestycji i tworzenia w pe�ni sprawnego i efektywnego systemu komunikacji zunifikowanej.

Najwi�cej korzy�ci i oszcz�dno�ci z wprowadzenia systemu Unified Communications odnios� firmy z ustalon� struktur� komunikacyjn� i standardami korporacyjnymi. Skorzystaj� te� przedsi�biorstwa, które opieraj� swoj� prac� na regularnych kontaktach z klientami lub te o rozproszonej organizacji geograficznej.

Stopniowy proces wdra�ania rozwi�za� komunikacji zunifikowanej powinien nie�� ze sob� edukacj� pracowników, aby w pe�ni mogli korzysta� z jego funkcjonalno�ci. Wa�ne, aby szkolenia nie dotyczy�y tylko strony technicznej – do efektywnego wykorzystania narz�dzi potrzebna jest zmiana mentalno�ci u�ytkowników. Powinni oni mie� �wiadomo��, �e nowoczesne rozwi�zania oszcz�dzaj� ich czas i �rodki firmy, pozwalaj� zwi�kszy� komfort i efekty pracy. Powinny pojawi� si� nowe procedury, które w klarowny sposób okre�l� sposoby korzystania z nowych narz�dzi. Wprowadzenie nowych rozwi�za� warto poprzedzi� gruntown� analiz� sytuacji w firmie oraz skonsultowa� si� z do�wiadczonym ekspertem.

Tomasz �odzi�ski,
Dyrektor ds. Sprzeda�y i Marketingu Aastra Technologies Limited na Polsk�