Zanim powiesz TAK
Jak wybrać dostawcę usług outsourcingowych?
Przedsiębiorcy szukający oszczędności i nowoczesnych rozwiązań powinni zwrócić uwagę na zjawisko rosnącego rynku usług outsourcingu płacowo-kadrowego. Zlecając firmie zewnętrznej obsługę możemy obniżyć koszty przeznaczane dotąd na naliczanie płac i administrację kadrową nawet do 30 proc. Pojawia się jeszcze pytanie, jak wybrać odpowiedniego partnera, aby współpraca była bezpieczna, efektywna i bezproblemowa?
Najpierw należy wykonać czterostopniową analizę: sprecyzować własne potrzeby, świadomie wybrać sprawdzoną firmę, przeanalizować zakres jej usług i precyzyjnie skonstruować umowę zabezpieczającą nasze interesy.
Gdy w Europie ponad 50 proc. firm korzysta z usług firm outsourcingowych, polscy przedsiębiorcy dopiero zaczynają poznawać korzyści płynące z zatrudnienia zewnętrznych dostawców usług. Powoli jednak ten trend zaczyna się rozwijać także w naszym kraju. Do niedawna z outsourcingu kadrowo-płacowego korzystały tylko wielkie korporacje zatrudniające setki osób. Dziś coraz więcej firm należących do sektora MSP szukając oszczędności decyduje się na usługi dostawców zewnętrznych.
Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing?
Podejmując decyzję o skorzystaniu z outsourcingu przedsiębiorcy kierują się przede wszystkim rachunkiem ekonomicznym. Jedną z najbardziej oczywistych zalet korzystania z outsourcingu jest bowiem znaczna redukcja kosztów. W Polsce firmy mogą liczyć na 20-30-proc. oszczędności. Z czego to wynika? Przedsiębiorcom często wydaje się, że zatrudnienie jednej osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe nie jest dużym wydatkiem. Nie biorą jednak pod uwagę pośrednich kosztów związanych na przykład z kosztem utrzymania infrastruktury czy aktualizowaniem wiedzy o stale zmieniających się przepisach w zakresie prawa pracy. Ponadto zlecenie usług firmie outsourcingowej przenosi na dostawcę odpowiedzialność z tytułu błędów wynikających z nieznajomości regulacji prawnych i kosztów z tym związanych.
Redukcja kosztów nie jest jednak jedyną zaletą outsourcingu. Odciążenie od uciążliwych obowiązków administracyjnych umożliwia skoncentrowanie się na kluczowej z punktu widzenia przedsiębiorstwa działalności. Korzystanie z outsourcingu jest zatem często świadomym elementem strategii zarządzania firmą, mającym na celu budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku.
Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę usług?
Stojąc przed wyborem firmy outsourcingowej musimy być dobrze zorientowani, jakiego typu usługi świadczy dana firma. Firmy zajmujące się outsourcingiem płacowo-kadrowym na ogół oferują dwie podstawowe usługi – naliczania płac i administracji kadrowej. Zwykle zakres takiej obsługi można poszerzyć także o opcjonalne usługi dodatkowe.
Wybierając konkretnego dostawcę pamiętajmy, że zawsze warto zasięgnąć na rynku opinii na temat wybranej firmy, sprawdzić jej referencje i dostęp do najnowszego know-how. Szczególną uwagę należy zwrócić na stabilność biznesową i finansową usługodawcy. Dodatkowym atutem będzie międzynarodowa pozycja firmy i jej bogate doświadczenie nabyte podczas wieloletniej działalności na rynku. Profesjonalnie działające firmy często udostępniają case studies dotyczące ich działalności i zrealizowanych projektów, z którymi warto się zapoznać. Jeśli nie znajdziemy ich na stronie WWW dostawcy, spytajmy o nie osobę przedstawiającą nam ofertę firmy.
Określenie kluczowych kryteriów
Przed przystąpieniem do umowy musimy także poddać dogłębnej analizie sytuację własnej firmy. Należy określić cele, do zrealizowania których chcemy skorzystać z usług firmy outsourcingowej. Dla jednych najważniejsza będzie oszczędność kosztów, dla innych przeniesienie odpowiedzialności na dostawcę za ewentualne błędy. Dla klientów ważna jest także gwarancja, że ich dane będą przechowywane i przetwarzane w sposób, zapewniający najwyższy poziom poufności. Szczególnie duże firmy oczekują przedstawienia przez dostawcę certyfikatów potwierdzających bezpieczeństwo przekazywanych informacji. Przed przystąpieniem do konstruowania umowy należy dokładnie przedyskutować z usługodawcą wszystkie ważne dla nas kwestie. Warto skorzystać też z jego rad i doświadczenia.
Mając przed sobą wiele ofert do wyboru nie należy przyjmować ceny jako głównego kryterium. Ważniejsze jest poddanie analizie zakresu proponowanych usług. Pozornie niższy koszt oferty niekoniecznie musi oznaczać, że jest ona korzystniejsza. Zdarza się, że jest ona uboższa o obsługę niektórych obszarów, np. nie uwzględnia dużej rotacji pracowników, za którą trzeba dodatkowo płacić. Warto zwracać uwagę na takie niuanse i dokładnie przeanalizować, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku naszej firmy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotna jest też weryfikacja, jakie usługi przysługują w sytuacji kryzysowej. Wyższa cena faktycznie może gwarantować szerszy pakiet usług i większą elastyczność.
Jak właściwie skonstruować umowę?
Konstruując umowę z firmą outsourcingową ważne jest, aby precyzowała ona jak najszczegółowiej wzajemne wymagania stron. Z punktu widzenia klienta precyzyjne zapisy w umowie gwarantują bezpieczeństwo. Im więcej uzgodnień co do wzajemnych oczekiwań, tym mniej niespodzianek czeka na zleceniodawcę podczas wypełniania kontraktu.
Nie należy zapominać, że także firma zlecająca ma pewne obowiązki wobec dostawcy. Ważne jest także, aby umowa jak najbardziej szczegółowo zawierała konkretny system rozliczania jakości usług i oczekiwany poziom każdego wskaźnika jakości w określonym czasie. Należy także doprecyzować zapis na temat obowiązujących stawek i czasu wypowiedzenia umowy. Przy tym ostatnim należy zabezpieczyć się na wypadek chęci zmiany usługodawcy. Okres wypowiedzenia powinien być na tyle długi, aby nasza firma miała czas na znalezienie i wdrożenie innego podmiotu.
Rozsądnym zapisem wydaje się 3-6-miesięczny okres wypowiedzenia. Przy podpisaniu umowy warto także sprecyzować zakres odpowiedzialności obu stron. Zwykle jest ona przeniesiona na firmę outsourcingową. Nigdy nie ma ona jednak charakteru pełnego. Jest ograniczona do wysokości kapitału zakładowego dostawcy usług outsourcingowych.
Czterostopniowa analiza
Decydując się na współpracę z firmą oferującą outsourcing powinniśmy zawsze przeprowadzić czterostopniową analizę, która ułatwi nam sprawne przekazanie procesów. Gdy określimy już własne potrzeby, sprawdzimy przyszłego usługodawcę, przeanalizujemy ofertę i uszczegółowimy umowę, możemy mówić o dobrych podstawach do wieloletniej, opartej na solidnych fundamentach współpracy. Partnerskie podejście, właściwe zrozumienie wzajemnych potrzeb i zaufanie między dostawcą a klientem są w tej kwestii bardzo ważne. Dlatego dobrze jest od początku rozmawiać i maksymalnie korzystać z wiedzy dostawcy – ma on bowiem za sobą duże doświadczenie i jest specjalistą w swojej dziedzinie.
Autor: Dyrektor Sprzedaży i Marketingu ADP Polska
Gdy w Europie ponad 50 proc. firm korzysta z usług firm outsourcingowych, polscy przedsiębiorcy dopiero zaczynają poznawać korzyści płynące z zatrudnienia zewnętrznych dostawców usług. Powoli jednak ten trend zaczyna się rozwijać także w naszym kraju. Do niedawna z outsourcingu kadrowo-płacowego korzystały tylko wielkie korporacje zatrudniające setki osób. Dziś coraz więcej firm należących do sektora MSP szukając oszczędności decyduje się na usługi dostawców zewnętrznych.
Dlaczego warto zdecydować się na outsourcing?
Podejmując decyzję o skorzystaniu z outsourcingu przedsiębiorcy kierują się przede wszystkim rachunkiem ekonomicznym. Jedną z najbardziej oczywistych zalet korzystania z outsourcingu jest bowiem znaczna redukcja kosztów. W Polsce firmy mogą liczyć na 20-30-proc. oszczędności. Z czego to wynika? Przedsiębiorcom często wydaje się, że zatrudnienie jednej osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe nie jest dużym wydatkiem. Nie biorą jednak pod uwagę pośrednich kosztów związanych na przykład z kosztem utrzymania infrastruktury czy aktualizowaniem wiedzy o stale zmieniających się przepisach w zakresie prawa pracy. Ponadto zlecenie usług firmie outsourcingowej przenosi na dostawcę odpowiedzialność z tytułu błędów wynikających z nieznajomości regulacji prawnych i kosztów z tym związanych.
Redukcja kosztów nie jest jednak jedyną zaletą outsourcingu. Odciążenie od uciążliwych obowiązków administracyjnych umożliwia skoncentrowanie się na kluczowej z punktu widzenia przedsiębiorstwa działalności. Korzystanie z outsourcingu jest zatem często świadomym elementem strategii zarządzania firmą, mającym na celu budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku.
Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę usług?
Stojąc przed wyborem firmy outsourcingowej musimy być dobrze zorientowani, jakiego typu usługi świadczy dana firma. Firmy zajmujące się outsourcingiem płacowo-kadrowym na ogół oferują dwie podstawowe usługi – naliczania płac i administracji kadrowej. Zwykle zakres takiej obsługi można poszerzyć także o opcjonalne usługi dodatkowe.
Wybierając konkretnego dostawcę pamiętajmy, że zawsze warto zasięgnąć na rynku opinii na temat wybranej firmy, sprawdzić jej referencje i dostęp do najnowszego know-how. Szczególną uwagę należy zwrócić na stabilność biznesową i finansową usługodawcy. Dodatkowym atutem będzie międzynarodowa pozycja firmy i jej bogate doświadczenie nabyte podczas wieloletniej działalności na rynku. Profesjonalnie działające firmy często udostępniają case studies dotyczące ich działalności i zrealizowanych projektów, z którymi warto się zapoznać. Jeśli nie znajdziemy ich na stronie WWW dostawcy, spytajmy o nie osobę przedstawiającą nam ofertę firmy.
Określenie kluczowych kryteriów
Przed przystąpieniem do umowy musimy także poddać dogłębnej analizie sytuację własnej firmy. Należy określić cele, do zrealizowania których chcemy skorzystać z usług firmy outsourcingowej. Dla jednych najważniejsza będzie oszczędność kosztów, dla innych przeniesienie odpowiedzialności na dostawcę za ewentualne błędy. Dla klientów ważna jest także gwarancja, że ich dane będą przechowywane i przetwarzane w sposób, zapewniający najwyższy poziom poufności. Szczególnie duże firmy oczekują przedstawienia przez dostawcę certyfikatów potwierdzających bezpieczeństwo przekazywanych informacji. Przed przystąpieniem do konstruowania umowy należy dokładnie przedyskutować z usługodawcą wszystkie ważne dla nas kwestie. Warto skorzystać też z jego rad i doświadczenia.
Mając przed sobą wiele ofert do wyboru nie należy przyjmować ceny jako głównego kryterium. Ważniejsze jest poddanie analizie zakresu proponowanych usług. Pozornie niższy koszt oferty niekoniecznie musi oznaczać, że jest ona korzystniejsza. Zdarza się, że jest ona uboższa o obsługę niektórych obszarów, np. nie uwzględnia dużej rotacji pracowników, za którą trzeba dodatkowo płacić. Warto zwracać uwagę na takie niuanse i dokładnie przeanalizować, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku naszej firmy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotna jest też weryfikacja, jakie usługi przysługują w sytuacji kryzysowej. Wyższa cena faktycznie może gwarantować szerszy pakiet usług i większą elastyczność.
Jak właściwie skonstruować umowę?
Konstruując umowę z firmą outsourcingową ważne jest, aby precyzowała ona jak najszczegółowiej wzajemne wymagania stron. Z punktu widzenia klienta precyzyjne zapisy w umowie gwarantują bezpieczeństwo. Im więcej uzgodnień co do wzajemnych oczekiwań, tym mniej niespodzianek czeka na zleceniodawcę podczas wypełniania kontraktu.
Nie należy zapominać, że także firma zlecająca ma pewne obowiązki wobec dostawcy. Ważne jest także, aby umowa jak najbardziej szczegółowo zawierała konkretny system rozliczania jakości usług i oczekiwany poziom każdego wskaźnika jakości w określonym czasie. Należy także doprecyzować zapis na temat obowiązujących stawek i czasu wypowiedzenia umowy. Przy tym ostatnim należy zabezpieczyć się na wypadek chęci zmiany usługodawcy. Okres wypowiedzenia powinien być na tyle długi, aby nasza firma miała czas na znalezienie i wdrożenie innego podmiotu.
Rozsądnym zapisem wydaje się 3-6-miesięczny okres wypowiedzenia. Przy podpisaniu umowy warto także sprecyzować zakres odpowiedzialności obu stron. Zwykle jest ona przeniesiona na firmę outsourcingową. Nigdy nie ma ona jednak charakteru pełnego. Jest ograniczona do wysokości kapitału zakładowego dostawcy usług outsourcingowych.
Czterostopniowa analiza
Decydując się na współpracę z firmą oferującą outsourcing powinniśmy zawsze przeprowadzić czterostopniową analizę, która ułatwi nam sprawne przekazanie procesów. Gdy określimy już własne potrzeby, sprawdzimy przyszłego usługodawcę, przeanalizujemy ofertę i uszczegółowimy umowę, możemy mówić o dobrych podstawach do wieloletniej, opartej na solidnych fundamentach współpracy. Partnerskie podejście, właściwe zrozumienie wzajemnych potrzeb i zaufanie między dostawcą a klientem są w tej kwestii bardzo ważne. Dlatego dobrze jest od początku rozmawiać i maksymalnie korzystać z wiedzy dostawcy – ma on bowiem za sobą duże doświadczenie i jest specjalistą w swojej dziedzinie.
Autor: Dyrektor Sprzedaży i Marketingu ADP Polska
|
nr 10(114)2011  |
|
