Jak surfować po danych
MS Access
Nie ma przedsiębiorstwa, które nie generowałoby danych dotyczących sprzedawanych produktów, kontrahentów czy zawieranych z nimi transakcji. Zapisywanie ich na papierze i każdorazowe przeszukiwanie stert papierów w poszukiwaniu potrzebnych danych może doprowadzać do utraty zdrowia lub życia.
Jak możemy usprawnić swoją pracę?
Usprawnieniem działalności firmy byłoby na pewno przechowywanie wspomnianych danych w sposób uporządkowany w bazach danych. MS Access jest przykładem systemu zarządzania bazą danych, dzięki któremu możliwe jest zebranie, uporządkowanie, przeanalizowanie i udostępnienie innym użytkownikom danych, którzy z kolei zamienią je na informacje i trafne dochodowe decyzje.
A ja używam MS Excela!
Wiele osób uważa, iż MS Excel jest dobrym narzędziem do gromadzenia danych. Jeśli należysz do tej grupy, to z pewnością zaskoczę Ciebie, że mój zawodnik jest wagi ciężkiej i kładzie twojego na łopatki już w pierwszej rundzie.
W programie MS Excel dane przechowywane są tematycznie w różnych arkuszach. Przykładowo, Pan Jaś w jednym arkuszu przechowuje dane o przyjętych zleceniach, a w kolejnych odpowiednio informacje o klientach, szczegółach zrealizowanych zleceń, płatnościach i dodatkowych porozumieniach. O ile utrzymanie spójności danych w jednym arkuszu – aby mieć wszystkie wymagane dane o kliencie – nie sprawia mu większych problemów, to zachowanie spójności między wszystkimi arkuszami Excel’a nie jest już takie proste. Na porządku dziennym są pomyłki w numerach zamówień, zdarzają się także sytuacje, że istnieje zamówienie, a nie można odnaleźć jego szczegółów lub danych o odbiorcy.
To scenariusz bardzo optymistyczny, gdyż zwykle jeden pracownik nie zajmuje się wszystkim. Proszę sobie wyobrazić, jaki bałagan powstaje, gdy każdy pracownik tworzy swój plik Excela i gromadzi w nim dane wynikające ze swojego zakresu obowiązków.
Czas na MS Access! Ten produkt nie tylko dba o spójność danych w danej tabeli, ale także wymusza spójność danych między tabelami. Uchwycenie i zapisanie zależności biznesowych między danymi ma jeszcze jedną zaletę – łączenie danych dla celów sprawozdawczych jest banalnie proste, nawet dla osób, które nie znają biznesu. Ponadto praca zespołowa jest w pełni wspierana. Dzięki temu na porządku dziennym jest model accessowy, w którym sekretarka wprowadza dane o kliencie, handlowiec koncentruje się na zamówieniach, magazynier na wydaniu towaru, a kwestura na płatnościach. Sprawność ich pracy zależy od sprawności przepływu informacji między nimi, którą zapewnia MS Access.
Niewątpliwie MS Access jest aplikacją pełną gracji, zatem przyjrzyjmy się dwóm (z wielu) jej urokom.
Urok 1: Błyskawiczne wyszukiwanie informacji
Nie da się wyciągać wniosków na podstawie dużej ilości informacji, dlatego rzadko pracuje się na wszystkich danych. Dane, które są zbyteczne w danym momencie, są szumem informacyjnym. Jeżdżąc komunikacją miejską, w tłoku i hałasie, trudno uwierzyć, że mimo otaczających dźwięków jesteśmy w stanie skoncentrować się na rozmowie. Tak jak mózg z łatwością filtruje zbyteczne hałasy, które do nas docierają, tak kwerendy filtrują dane składowane w tabelach bazy danych.
Powszechny scenariusz: Pan Jaś przygotowuje zestawienie, które ma posłużyć do wysłania ponagleń odbiorcom za przekroczenie terminu płatności za faktury. Po zebraniu danych w arkuszach Excela, tj. listy faktur, danych o płatnościach, informacji o dodatkowych porozumieniach odwlekających terminy płatności, sporo czasu poświęci na logiczne powiązanie zgromadzonych danych. Następnie przystępuje do kwintesencji swojej pracy. Musi oznaczyć faktury, których termin płatności minął, odfiltrować pozycje, które go nie interesują, skonfrontować wiersze z dokonanymi płatnościami i z postanowieniami odwlekającymi płatności. Proces ten został zilustrowany na poniższym schemacie:
Zastanówmy się, jakie czynności Pan Jaś musi wykonać, aby przygotować podobne zestawienie na następny miesiąc. Niestety wszystkie, gdyż pojawiły się nowe zlecenia, nowe rozliczenia klientów. Oprócz comiesięcznej małpiej pracy, problem stanowi aktualność danych, np. czy adres klienta z faktury jest ciągle bieżący, czy od momentu zebrania danych do opracowania zestawienia nie uległy one modyfikacji przez osoby trzecie. Praca się wydłuża, gdyż pracownik musi pracować z kilkoma listami danych, dbać o ich aktualność, wiedzieć jak logicznie łączyć ze sobą informacje z różnych list.
Po trzech dniach szkolenia: Pan Janusz mógłby zbudować kwerendę w oparciu o dane w bazie danych, a po jej uruchomieniu mieć gotowe zestawienie. Z poniższego schematu wynika, że kwerenda koncentruje w sobie trzy etapy poprzedniego scenariusza budowania zestawienia, a dodatkowo przy ponownym budowaniu zestawienia tego typu nakład pracy został skrócony wyłącznie do uruchomienia zbudowanej kwerendy.
Jak to możliwe? MS Access – w porównaniu z MS Excelem – za pomocą kwerend dostarcza tzw. dynamiczny (wirtualny) zestaw rekordów. Aby dobrze poznać ten mechanizm prześledzimy poniższy schemat.
Różni użytkownicy bazy danych gromadzą w sposób uporządkowany dane w tematycznych tabelach w bazie danych. Gdy zachodzi potrzeba wydobycia tych danych, np. dla celów sprawozdawczych, z pomocą przychodzą kwerendy. W kwerendzie definiuje się co chcemy zobaczyć, tj. jakie informacje z jakich tabel bazy danych nas interesują. Każdorazowo w momencie uruchomiania kwerendy program Access odczytuje dyspozycje w niej zapisaną i zwraca pożądane dane z bazy. Dzięki temu mechanizmowi kwerendy automatycznie odzwierciedlają wszystkie zmiany dokonywane w tabelach bazy, a tym samym generowane zestawienia są zawsze aktualne. Po przygotowaniu odpowiedniej kwerendy, zestawienie z przeterminowanymi fakturami Pan Jan może generować nawet codziennie, poprzez kliknięcie odpowiedniej kwerendy.
Co mogę dodać? MS Access jest mistrzem, jeśli chodzi o operacje na zbiorach danych. Dzięki wbudowanym mechanizmom potrafi błyskawicznie łączyć rozproszone dane między różnymi tabelami, a także je analizować poprzez grupowanie, budowanie tabel i wykresów przestawnych. Funkcje tekstowe, matematyczne, daty i czasu wynoszą kwerendy na szczyt ich możliwości.
Urok 2: Dbanie o prezentację informacji
Możemy śmiało powiedzieć, że liczy się nie tylko wnętrze, ale także wygląd. Kwerendy niewątpliwie dostarczają nam cennych informacji dla zarządu, ale prezentują je w sposób mało atrakcyjny. Z pomocą przychodzą nam accessowe raporty, które porządkują informacje zarówno od strony logicznej, jak i estetycznej. W raportach możemy grupować dane, tworzyć sumy częściowe, końcowe, dodawać grafikę. Warto poświęcić czas na zaprojektowanie przejrzystego, czytelnego, atrakcyjnego układu raportu, gdyż dane w nim zawarte zyskują powagę. Jeżeli raport jest robiony na kolanie, jest niechlujny i dane w nim zawarte budzą wątpliwość czy są wiarygodne. Proszę pamiętać, że wiele osób ocenia naszą pracę i umiejętności na podstawie produktu końcowego, którym jest przygotowany raport.
Powszechny scenariusz: Zapewne Pan Jaś przygotował sobie szablon raportu w Excel’u. Co miesiąc wkleja w odpowiednie komórki nowe, aktualne dane. Może się okazać, że danych jest więcej niż przewidział, zatem poświęca czas na dodanie nowych wierszy, na ich sformatowanie, modyfikowanie formuł, które liczą podsumowania, modyfikowanie układu wydruku. Krótko mówiąc – to monotonna praca, która prowadzi do znużenia, pomyłek i niezadowolenia z pracy.
Po jednym dniu szkolenia praca Janusza z programem Access odmieni się dzięki obiektowi typu raport. Przygotowanie projektu raportu polega na zaprojektowaniu, w jaki sposób mają zostać wyświetlane dane ze źródła danych, którym jest najczęściej kwerenda. Ponieważ kwerenda dostarcza zawsze bieżące dane, to i raport jest zawsze aktualny. Dzięki temu Pan Janusz nie musi co miesiąc poświęcać czasu na przekopiowanie nowych danych w odpowiednie miejsca raportu. Może generować raporty o każdej porze, gdyż na ich przygotowanie nie poświęci już ani minuty.
Podsumowanie
MS Access jest rozbudowaną aplikacją, która z jednej strony może użytkowników onieśmielać i przytłaczać, a z drugiej może być dla nich wyzwaniem. W tej aplikacji każdy znajdzie coś dla siebie. Mniej doświadczony użytkownik skorzysta początkowo z licznych kreatorów, z czasem zacznie pracować w widokach projektów, a zanim się obejrzy pokusi się o usprawnienia w języku VBA.
Nie sposób nie wspomnieć, że MS Access pozwala budować interfejsy do zarządzania danymi. Dzięki tej funkcjonalności dane składowane w programie są dostępne dla osób, które na co dzień nie pracują z tym produktem pakietu Office.
Opanowanie MS Access’a – tak jak każdego innego produktu – wymaga czasu, ale kto z nas od razu zrobił salto w tył :). Dbajmy o dane, które generują nasze przedsiębiorstwa, gdyż dla systemów analitycznych śmieci na wejściu oznaczają śmieci na wyjściu.
Grzegorz Domański, trener CTS, wykładowca WSZiM w Sochaczewie
CTS – Centrum Technik Sieciowych
cts@cts.com.pl
www.cts.com.pl
tel. 22 838-19-08
22 838-52-70
Usprawnieniem działalności firmy byłoby na pewno przechowywanie wspomnianych danych w sposób uporządkowany w bazach danych. MS Access jest przykładem systemu zarządzania bazą danych, dzięki któremu możliwe jest zebranie, uporządkowanie, przeanalizowanie i udostępnienie innym użytkownikom danych, którzy z kolei zamienią je na informacje i trafne dochodowe decyzje.
A ja używam MS Excela!
Wiele osób uważa, iż MS Excel jest dobrym narzędziem do gromadzenia danych. Jeśli należysz do tej grupy, to z pewnością zaskoczę Ciebie, że mój zawodnik jest wagi ciężkiej i kładzie twojego na łopatki już w pierwszej rundzie.
W programie MS Excel dane przechowywane są tematycznie w różnych arkuszach. Przykładowo, Pan Jaś w jednym arkuszu przechowuje dane o przyjętych zleceniach, a w kolejnych odpowiednio informacje o klientach, szczegółach zrealizowanych zleceń, płatnościach i dodatkowych porozumieniach. O ile utrzymanie spójności danych w jednym arkuszu – aby mieć wszystkie wymagane dane o kliencie – nie sprawia mu większych problemów, to zachowanie spójności między wszystkimi arkuszami Excel’a nie jest już takie proste. Na porządku dziennym są pomyłki w numerach zamówień, zdarzają się także sytuacje, że istnieje zamówienie, a nie można odnaleźć jego szczegółów lub danych o odbiorcy.
To scenariusz bardzo optymistyczny, gdyż zwykle jeden pracownik nie zajmuje się wszystkim. Proszę sobie wyobrazić, jaki bałagan powstaje, gdy każdy pracownik tworzy swój plik Excela i gromadzi w nim dane wynikające ze swojego zakresu obowiązków.
Czas na MS Access! Ten produkt nie tylko dba o spójność danych w danej tabeli, ale także wymusza spójność danych między tabelami. Uchwycenie i zapisanie zależności biznesowych między danymi ma jeszcze jedną zaletę – łączenie danych dla celów sprawozdawczych jest banalnie proste, nawet dla osób, które nie znają biznesu. Ponadto praca zespołowa jest w pełni wspierana. Dzięki temu na porządku dziennym jest model accessowy, w którym sekretarka wprowadza dane o kliencie, handlowiec koncentruje się na zamówieniach, magazynier na wydaniu towaru, a kwestura na płatnościach. Sprawność ich pracy zależy od sprawności przepływu informacji między nimi, którą zapewnia MS Access.
Niewątpliwie MS Access jest aplikacją pełną gracji, zatem przyjrzyjmy się dwóm (z wielu) jej urokom.
Urok 1: Błyskawiczne wyszukiwanie informacji
Nie da się wyciągać wniosków na podstawie dużej ilości informacji, dlatego rzadko pracuje się na wszystkich danych. Dane, które są zbyteczne w danym momencie, są szumem informacyjnym. Jeżdżąc komunikacją miejską, w tłoku i hałasie, trudno uwierzyć, że mimo otaczających dźwięków jesteśmy w stanie skoncentrować się na rozmowie. Tak jak mózg z łatwością filtruje zbyteczne hałasy, które do nas docierają, tak kwerendy filtrują dane składowane w tabelach bazy danych.
Powszechny scenariusz: Pan Jaś przygotowuje zestawienie, które ma posłużyć do wysłania ponagleń odbiorcom za przekroczenie terminu płatności za faktury. Po zebraniu danych w arkuszach Excela, tj. listy faktur, danych o płatnościach, informacji o dodatkowych porozumieniach odwlekających terminy płatności, sporo czasu poświęci na logiczne powiązanie zgromadzonych danych. Następnie przystępuje do kwintesencji swojej pracy. Musi oznaczyć faktury, których termin płatności minął, odfiltrować pozycje, które go nie interesują, skonfrontować wiersze z dokonanymi płatnościami i z postanowieniami odwlekającymi płatności. Proces ten został zilustrowany na poniższym schemacie:
Zastanówmy się, jakie czynności Pan Jaś musi wykonać, aby przygotować podobne zestawienie na następny miesiąc. Niestety wszystkie, gdyż pojawiły się nowe zlecenia, nowe rozliczenia klientów. Oprócz comiesięcznej małpiej pracy, problem stanowi aktualność danych, np. czy adres klienta z faktury jest ciągle bieżący, czy od momentu zebrania danych do opracowania zestawienia nie uległy one modyfikacji przez osoby trzecie. Praca się wydłuża, gdyż pracownik musi pracować z kilkoma listami danych, dbać o ich aktualność, wiedzieć jak logicznie łączyć ze sobą informacje z różnych list.
Po trzech dniach szkolenia: Pan Janusz mógłby zbudować kwerendę w oparciu o dane w bazie danych, a po jej uruchomieniu mieć gotowe zestawienie. Z poniższego schematu wynika, że kwerenda koncentruje w sobie trzy etapy poprzedniego scenariusza budowania zestawienia, a dodatkowo przy ponownym budowaniu zestawienia tego typu nakład pracy został skrócony wyłącznie do uruchomienia zbudowanej kwerendy.
Jak to możliwe? MS Access – w porównaniu z MS Excelem – za pomocą kwerend dostarcza tzw. dynamiczny (wirtualny) zestaw rekordów. Aby dobrze poznać ten mechanizm prześledzimy poniższy schemat.
Różni użytkownicy bazy danych gromadzą w sposób uporządkowany dane w tematycznych tabelach w bazie danych. Gdy zachodzi potrzeba wydobycia tych danych, np. dla celów sprawozdawczych, z pomocą przychodzą kwerendy. W kwerendzie definiuje się co chcemy zobaczyć, tj. jakie informacje z jakich tabel bazy danych nas interesują. Każdorazowo w momencie uruchomiania kwerendy program Access odczytuje dyspozycje w niej zapisaną i zwraca pożądane dane z bazy. Dzięki temu mechanizmowi kwerendy automatycznie odzwierciedlają wszystkie zmiany dokonywane w tabelach bazy, a tym samym generowane zestawienia są zawsze aktualne. Po przygotowaniu odpowiedniej kwerendy, zestawienie z przeterminowanymi fakturami Pan Jan może generować nawet codziennie, poprzez kliknięcie odpowiedniej kwerendy.
Co mogę dodać? MS Access jest mistrzem, jeśli chodzi o operacje na zbiorach danych. Dzięki wbudowanym mechanizmom potrafi błyskawicznie łączyć rozproszone dane między różnymi tabelami, a także je analizować poprzez grupowanie, budowanie tabel i wykresów przestawnych. Funkcje tekstowe, matematyczne, daty i czasu wynoszą kwerendy na szczyt ich możliwości.
Urok 2: Dbanie o prezentację informacji
Możemy śmiało powiedzieć, że liczy się nie tylko wnętrze, ale także wygląd. Kwerendy niewątpliwie dostarczają nam cennych informacji dla zarządu, ale prezentują je w sposób mało atrakcyjny. Z pomocą przychodzą nam accessowe raporty, które porządkują informacje zarówno od strony logicznej, jak i estetycznej. W raportach możemy grupować dane, tworzyć sumy częściowe, końcowe, dodawać grafikę. Warto poświęcić czas na zaprojektowanie przejrzystego, czytelnego, atrakcyjnego układu raportu, gdyż dane w nim zawarte zyskują powagę. Jeżeli raport jest robiony na kolanie, jest niechlujny i dane w nim zawarte budzą wątpliwość czy są wiarygodne. Proszę pamiętać, że wiele osób ocenia naszą pracę i umiejętności na podstawie produktu końcowego, którym jest przygotowany raport.
Powszechny scenariusz: Zapewne Pan Jaś przygotował sobie szablon raportu w Excel’u. Co miesiąc wkleja w odpowiednie komórki nowe, aktualne dane. Może się okazać, że danych jest więcej niż przewidział, zatem poświęca czas na dodanie nowych wierszy, na ich sformatowanie, modyfikowanie formuł, które liczą podsumowania, modyfikowanie układu wydruku. Krótko mówiąc – to monotonna praca, która prowadzi do znużenia, pomyłek i niezadowolenia z pracy.
Po jednym dniu szkolenia praca Janusza z programem Access odmieni się dzięki obiektowi typu raport. Przygotowanie projektu raportu polega na zaprojektowaniu, w jaki sposób mają zostać wyświetlane dane ze źródła danych, którym jest najczęściej kwerenda. Ponieważ kwerenda dostarcza zawsze bieżące dane, to i raport jest zawsze aktualny. Dzięki temu Pan Janusz nie musi co miesiąc poświęcać czasu na przekopiowanie nowych danych w odpowiednie miejsca raportu. Może generować raporty o każdej porze, gdyż na ich przygotowanie nie poświęci już ani minuty.
Podsumowanie
MS Access jest rozbudowaną aplikacją, która z jednej strony może użytkowników onieśmielać i przytłaczać, a z drugiej może być dla nich wyzwaniem. W tej aplikacji każdy znajdzie coś dla siebie. Mniej doświadczony użytkownik skorzysta początkowo z licznych kreatorów, z czasem zacznie pracować w widokach projektów, a zanim się obejrzy pokusi się o usprawnienia w języku VBA.
Nie sposób nie wspomnieć, że MS Access pozwala budować interfejsy do zarządzania danymi. Dzięki tej funkcjonalności dane składowane w programie są dostępne dla osób, które na co dzień nie pracują z tym produktem pakietu Office.
Opanowanie MS Access’a – tak jak każdego innego produktu – wymaga czasu, ale kto z nas od razu zrobił salto w tył :). Dbajmy o dane, które generują nasze przedsiębiorstwa, gdyż dla systemów analitycznych śmieci na wejściu oznaczają śmieci na wyjściu.
Grzegorz Domański, trener CTS, wykładowca WSZiM w Sochaczewie
CTS – Centrum Technik Sieciowych
cts@cts.com.pl
www.cts.com.pl
tel. 22 838-19-08
22 838-52-70
|
nr 10(114)2011  |
|
