Profesjonalna organizacja wydarzeń dostępna dla każdego
RAPORT: MARKETING
Organizacja eventów przez polskie firmy z roku na roku zyskuje na coraz większej popularności. Organizacje z różnych przyczyn coraz chętniej sięgają po to narzędzie. Dla jednych jest to sposób na ciekawą prezentację firmy swoim klientom, inni z kolei w ten sposób chcą zbudować dobre relacje ze swoimi pracownikami, a jeszcze inni przez organizację wydarzeń planują nawiązanie dłuższej współpracy na przyszłość. Pomimo że eventy bezpośrednio nie przekładają się na wzrost sprzedaży czy produkcji, stanowią istotny element w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz, co w obliczu silnej konkurencji jest bezcenne i może decydować o dalszych kontaktach biznesowych.
Co tak naprawdę decyduje o sukcesie eventu? Od czego zacząć, aby organizacja przebiegła sprawnie i bez niezapowiedzianych komplikacji? Na co zwrócić szczególną uwagę? Mimo iż firmy dostrzegają znaczenie eventów w dalszym ciągu decydują się na organizację wydarzenia we własnym zakresie, zamiast zatrudnić profesjonalistów. Zwykle odbywa się to kosztem i tak obciążonych pracą pracowników, którym przydzielane są nowe obowiązki. Takie rozwiązanie ma jednak krótkie nogi, ponieważ czas na wdrożenie się i realizację dodatkowych zadań w czasie przeznaczonym na codzienne obowiązki znacznie wydłuża organizację samego wydarzenia. Delegowanie zadań pracownikom nie zmniejsza też kosztów, które ponosilibyśmy na współpracę z firmą zewnętrzną. Przeciwnie – skutkuje niską jakością, co bezpośrednio przekłada się na wizerunek organizatora. Błędne jest także przekonanie, że samodzielna organizacja wydarzenia zmniejsza ryzyko wystąpienia sytuacji kryzysowych. Dlaczego zatem nie skorzystać z profesjonalnych firm?
Sukces eventu zależy od bardzo dobrej organizacji pracy, a przede wszystkim od posiadanej w tym obszarze wiedzy. Niezależnie czy będzie to wydarzenie na szeroką skalę, konferencja czy małe szkolenie, musi być ono profesjonalnie zaplanowane krok po kroku, dlatego warto zastanowić się, czy przy organizacji wydarzenia nie skorzystać z doświadczenia firm zewnętrznych zajmujących się tym na co dzień. Co za tym przemawia?
W firmach eventowych przede wszystkim pracują specjaliści, którzy cały swój czas przeznaczają na organizację wydarzenia. Powszechne przekonanie wśród menedżerów, iż samodzielna organizacja wydarzeń zagwarantuje taką samą, a nawet lepszą jakość niż we współpracy z firmą evetową, a do tego będzie jakościowo lepsza i przede wszystkim tańsza jest złudne. Doświadczenie uczy bowiem, że taka działalność jest droższa, a ponadto prowadzi do średniej jakości. A to właśnie jakość podejmowanych działań buduje prestiż firmy w oczach zaproszonych gości, co z kolei przekłada się na dochody firmy. Lepiej zatem, aby pracownicy zajmowali się zadaniami, do realizacji których mają predyspozycję i wiedzę, rozwijając tym samym firmę. Warto także pamiętać, że delegowanie dodatkowych zadań pracownikom może im zabrać całą rezerwę czasu, którą mogliby poświęcić na usprawnianie lub porządkowanie rzeczy od zawsze odkładanych na później, ale także zmusić do pracy w nadgodzinach. Oddelegowanie pracowników firmy do organizacji eventu powoduje zatem, że nie wykonują oni swoich obowiązków tak dobrze, jak mogliby to robić. Nie wspominając nawet o tym, że niejednokrotnie wiąże się to z koniecznością opłacenia im nadgodzin.
Najważniejsze we współpracy z profesjonalnymi firmami jest jednak fakt, że zatrudniają one sprawdzonych i zaprawionych w bojach podwykonawców. Firmy takie doskonale wiedzą, komu zlecić określone zadania, aby zostały wykonane terminowo i zgodnie z umową. Stała współpraca i zlecanie podwykonawcy dużej ilości zleceń owocuje też upustami, rabatami lub promocjami, do których detaliczny klient nie ma dostępu. W przypadku samodzielnej organizacji wydarzenia organizator narażony jest na przykre niespodzianki w postaci opóźnień w pracy czy – co gorsza – podczas samego wydarzenia. Wiele przemawia za współpracą z firmami eventowymi, jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji należy dokładnie przejrzeć portfolio potencjalnego podwykonawcy, aby mieć pewność, że firma posiada doświadczenie w interesującym organizatora obszarze działań.
Jeśli jednak firmy decydują się na samodzielną organizację wydarzeń nie muszą korzystać z drogich rozwiązań IT. Na rynku dostępne są bezpłatne narzędzia, które umożliwiają profesjonalną organizację każdego typu wydarzenia. Na Zachodzie rozwiązania te funkcjonują od kilku lat, natomiast w Polsce dopiero zyskują popularność. Pozwalają szybko i łatwo stworzyć stronę każdego typu spotkania, zaprosić i zapisać uczestników, a także automatycznie potwierdzać ich zgłoszenia oraz wpłaty. Ogromnym atutem jest prosta obsługa rejestracji gości i zarządzanie listą osób biorących udział w danym wydarzeniu, bez konieczności znajomości programowania. Narzędzia takie są przez to dostępne dla każdej osoby planującej event. Dodatkowe funkcje w postaci samodzielnego wybierania informacji, które są dla organizatora ważne podczas procesu rejestracji, eksport listy uczestników do wielu formatów, umieszczenie formularza rejestracji na stronie internetowej organizatora sprawiają, że rejestracja osób odbywa się bezproblemowo, stanowiąc ogromne ułatwienie dla organizatora i gości.
Ogromny atut tego typu narzędzi stanowi ich integracja z mediami społecznościowymi – obecnie jednym z głównych kanałów komunikacji. Organizacja wydarzenia to jeden z etapów – o sukcesie stanowi jego promocja i dotarcie do potencjalnie zainteresowanych osób. Możliwość komunikacji na Facebooku, Blipie czy Twitterze pozwala organizatorowi dotrzeć do szerokiego grona gości, którzy za pomocą jednego kliknięcia mają możliwość zapisania się na wybrane przez siebie wydarzenie.
Organizacja eventów to jedno z głównych działań marketingowych mające ogromny wpływ na postrzeganie firmy przez jej klientów i otoczenie. Dlatego, czy z pomocą firmy eventowej czy przy wykorzystaniu narzędzi do tego przeznaczonych warto je dokładnie zaplanować.
Tomasz Grochowski, Project Manager odpowiedzialny za rozwój serwisu uczestnicy.pl
www.uczestnicy.pl
Sukces eventu zależy od bardzo dobrej organizacji pracy, a przede wszystkim od posiadanej w tym obszarze wiedzy. Niezależnie czy będzie to wydarzenie na szeroką skalę, konferencja czy małe szkolenie, musi być ono profesjonalnie zaplanowane krok po kroku, dlatego warto zastanowić się, czy przy organizacji wydarzenia nie skorzystać z doświadczenia firm zewnętrznych zajmujących się tym na co dzień. Co za tym przemawia?
W firmach eventowych przede wszystkim pracują specjaliści, którzy cały swój czas przeznaczają na organizację wydarzenia. Powszechne przekonanie wśród menedżerów, iż samodzielna organizacja wydarzeń zagwarantuje taką samą, a nawet lepszą jakość niż we współpracy z firmą evetową, a do tego będzie jakościowo lepsza i przede wszystkim tańsza jest złudne. Doświadczenie uczy bowiem, że taka działalność jest droższa, a ponadto prowadzi do średniej jakości. A to właśnie jakość podejmowanych działań buduje prestiż firmy w oczach zaproszonych gości, co z kolei przekłada się na dochody firmy. Lepiej zatem, aby pracownicy zajmowali się zadaniami, do realizacji których mają predyspozycję i wiedzę, rozwijając tym samym firmę. Warto także pamiętać, że delegowanie dodatkowych zadań pracownikom może im zabrać całą rezerwę czasu, którą mogliby poświęcić na usprawnianie lub porządkowanie rzeczy od zawsze odkładanych na później, ale także zmusić do pracy w nadgodzinach. Oddelegowanie pracowników firmy do organizacji eventu powoduje zatem, że nie wykonują oni swoich obowiązków tak dobrze, jak mogliby to robić. Nie wspominając nawet o tym, że niejednokrotnie wiąże się to z koniecznością opłacenia im nadgodzin.
Najważniejsze we współpracy z profesjonalnymi firmami jest jednak fakt, że zatrudniają one sprawdzonych i zaprawionych w bojach podwykonawców. Firmy takie doskonale wiedzą, komu zlecić określone zadania, aby zostały wykonane terminowo i zgodnie z umową. Stała współpraca i zlecanie podwykonawcy dużej ilości zleceń owocuje też upustami, rabatami lub promocjami, do których detaliczny klient nie ma dostępu. W przypadku samodzielnej organizacji wydarzenia organizator narażony jest na przykre niespodzianki w postaci opóźnień w pracy czy – co gorsza – podczas samego wydarzenia. Wiele przemawia za współpracą z firmami eventowymi, jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji należy dokładnie przejrzeć portfolio potencjalnego podwykonawcy, aby mieć pewność, że firma posiada doświadczenie w interesującym organizatora obszarze działań.
Jeśli jednak firmy decydują się na samodzielną organizację wydarzeń nie muszą korzystać z drogich rozwiązań IT. Na rynku dostępne są bezpłatne narzędzia, które umożliwiają profesjonalną organizację każdego typu wydarzenia. Na Zachodzie rozwiązania te funkcjonują od kilku lat, natomiast w Polsce dopiero zyskują popularność. Pozwalają szybko i łatwo stworzyć stronę każdego typu spotkania, zaprosić i zapisać uczestników, a także automatycznie potwierdzać ich zgłoszenia oraz wpłaty. Ogromnym atutem jest prosta obsługa rejestracji gości i zarządzanie listą osób biorących udział w danym wydarzeniu, bez konieczności znajomości programowania. Narzędzia takie są przez to dostępne dla każdej osoby planującej event. Dodatkowe funkcje w postaci samodzielnego wybierania informacji, które są dla organizatora ważne podczas procesu rejestracji, eksport listy uczestników do wielu formatów, umieszczenie formularza rejestracji na stronie internetowej organizatora sprawiają, że rejestracja osób odbywa się bezproblemowo, stanowiąc ogromne ułatwienie dla organizatora i gości.
Ogromny atut tego typu narzędzi stanowi ich integracja z mediami społecznościowymi – obecnie jednym z głównych kanałów komunikacji. Organizacja wydarzenia to jeden z etapów – o sukcesie stanowi jego promocja i dotarcie do potencjalnie zainteresowanych osób. Możliwość komunikacji na Facebooku, Blipie czy Twitterze pozwala organizatorowi dotrzeć do szerokiego grona gości, którzy za pomocą jednego kliknięcia mają możliwość zapisania się na wybrane przez siebie wydarzenie.
Organizacja eventów to jedno z głównych działań marketingowych mające ogromny wpływ na postrzeganie firmy przez jej klientów i otoczenie. Dlatego, czy z pomocą firmy eventowej czy przy wykorzystaniu narzędzi do tego przeznaczonych warto je dokładnie zaplanować.
Tomasz Grochowski, Project Manager odpowiedzialny za rozwój serwisu uczestnicy.pl
www.uczestnicy.pl
|
nr 11(115)2011  Zobacz więcej na temat: event jak zorganizować | organizacja eventów |
|
