Oszczędzać każdy może
Jak zredukować koszty zarządzania zróżnicowaną flotą urządzeń drukujących?
Zapewnienie dostępności urządzeń drukujących i prawidłowego funkcjonowania wewnętrznej sieci bezprzewodowej w małych i średnich przedsiębiorstwach pochłania odpowiednio 18 proc. czasu w ciągu jednego tygodnia i ok. 25 proc. w miesiącu działu IT. Jak wynika z raportu Quocirca Tackling printing costs in midmarket business, najwięcej w porównaniu z pozostałymi obszarami aktywności działów IT. Jakie zmiany w związku z tym warto wprowadzić, aby nie tylko efektywniej zarządzać zasobami ludzkimi, ale też ograniczyć koszty, a przy okazji zmniejszyć negatywny wpływ na środowisko naturalne?
Pytanie, choć jak najbardziej zasadne, w minionych latach częściej odbijało się echem niż zachęcało do przeprowadzenia analizy i optymalizacji infrastruktury środowiska druku. Odzwierciedleniem są wyniki z Buyer’s Laboratory Report. Jeszcze do niedawna 90 proc. firm nie monitorowało kosztów druku. Po części był to efekt błędnego przekonania o ponoszeniu w tym obszarze niskich wydatków (widoczne koszty stanowią zaledwie 10 proc. całkowitych kosztów produkcji dokumentów), ale też rozproszenia procesu podejmowania decyzji o zakupie urządzeń drukujących między różnymi działami w firmie. Tymczasem koszty druku pochłaniają przeciętnie 6 proc. przychodów firmy, a w niektórych branżach nawet do 18 proc. W organizacjach średniej wielkości może to oznaczać koszty na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w dużych firmach nawet miliony. W drodze audytu i mądrej reorganizacji wydatki te można jednak dość szybko zredukować, nie powodując braku dostępności użytkowników do funkcji drukowania, skanowana czy kopiowania. Przykładem jest dostawca energii elektrycznej Endesa.
Gdzie tkwią oszczędności?
W 2008 r. firma Endesa zaplanowała obniżenie kosztów druku i zwiększenie efektywności zarządzania środowiskiem druku - wówczas w 280 oddziałach posiadała aż 4 tys. różnych modeli drukarek, skanerów, kopiarek i faksów wielu producentów. Po przeprowadzonej analizie Endesa zgodziła się zastąpić m.in. urządzenia osobiste urządzeniami dla grup roboczych. Jednocześnie zredukowano liczbę drukarek jednofunkcyjnych i zwiększono liczbę urządzeń wielofunkcyjnych, umożliwiających generowanie wydruków dwustronnych.
Efektem podjętych działań było ograniczenie floty o ponad pół tysiąca urządzeń drukujących i wzrost udziału druku dwustronnego z 4 do 35 proc. w ciągu dwóch lat, co zaowocowało nie tylko redukcją zużycia energii elektrycznej o 39 proc., ale też roczną oszczędnością papieru na poziomie 132 tys. kilogramów papieru. Ostatecznie Endesa zredukowała koszty zarządzania środowiskiem druku i obiegiem dokumentów o 42 proc.
Równie imponujące wyniki uzyskano po implementacji optymalnych rozwiązań i usług w Walt Disney Company. Liczba urządzeń drukujących została zredukowana o 59 proc., a zużycie energii elektrycznej spadło o 18 proc. Co miesiąc też zużywa się o 1,5 miliona mniej arkuszy papieru niż wcześniej, co stanowi 3 tysiące ryz.
Zakończonych wymiernymi profitami wdrożeń jest więcej, a beneficjentami coraz częściej są nie tylko duże organizacje o międzynarodowym zasięgu, ale także mniejsze firmy, które – mimo ograniczonego zasięgu działania – mogą uzyskać proporcjonalne korzyści. Skalę potencjalnych oszczędności ilustrują wyniki badań przeprowadzonych wśród sektora MSP i udokumentowanych w raporcie Quocirca, Tackling printing costs in midmarket businessem w 2010 r.: o ile zarządzanie stanowiskiem komputerów i serwerami pochłania w ciągu tygodnia ok. 5-10 proc. czasu działów IT, o tyle zapewnienie dostępności urządzeń drukujących i prawidłowego funkcjonowania wewnętrznej sieci bezprzewodowej (wykorzystywanej przez szereg aplikacji w celu podniesienia bezpieczeństwa i efektywności przepływu dokumentów), wsparcie dla użytkowników w rozwiązywaniu problemów związanych w funkcjami druku koncentruje odpowiednio 18 proc. czasu w ciągu tygodnia i ok. 25 proc. w jednym miesiącu. To najwięcej w porównaniu z pozostałymi obszarami aktywności działów IT.
Jak wydłużyć żywotność urządzeń drukujących?
Jednym z czynników determinujących rosnącą czasochłonność i kapitałochłonność zarządzania środowiskiem druku jest postępująca na przestrzeni ostatnich lat złożoność flot drukujących i różnorodność zintegrowanych z nimi aplikacji. I choć wcześniej firmy nie przykładały do tych kosztów tak dużej wagi, to dziś – gdy na skutek kryzysu finansowego zyski pomnażane są wolniej – w segmencie dużych, jak i mniejszych firm priorytetem stały się inwestycje, które umożliwiają szybki zwrot i szybką optymalizację procesu przepływu dokumentów.
Tak duża elastyczność i skalowalność rozwiązań procentuje realnymi korzyściami. Firmy mogą z jednej strony wydłużyć żywotność dotychczasowych urządzeń peryferyjnych, a z drugiej inwestować w aplikacje w skali całej floty, bez troszczenia się o kompatybilność z dotychczasowym oprogramowaniem. Odciążony od rutynowych zadań są także działy IT, umożliwiając tym samym skoncentrowanie większej energii na strategicznych działaniach.
Satysfakcję mogą dostarczać użytkownikom ponadto nowe, ciekawe funkcje podglądu.
Jak zredukować zużycie energii elektrycznej o 30 proc.?
Innym rozwiązaniem, które umożliwia redukcję kosztów, a tym samym zminimalizowanie negatywnego wpływu przedsiębiorstw na środowisko naturalne, są technologie stosowane w urządzeniach drukujących – umożliwiają trzykrotną redukcję zużycia energii elektrycznej, i to w dość prosty sposób. Drukarka może być tak skonfigurowana, aby po zakończeniu zadania drukowania urządzenie wyłączyło się automatycznie w ciągu jednej minuty. Drukarka pozostaje w trybie Auto-Off do momentu ponownego uruchomienia poprzez wykonanie kolejnego zadania drukowania.
Część urządzeń może także mieć ustawione parametry, iż dokumenty do objętości kilku stron – długość dokumentu można zdefiniować – będą drukowane przez urządzenie wolniej. Taka opcja pozwala na mniejsze zużycie energii – a z punktu widzenia użytkownika zmiana będzie niezauważalna – gdy trzystronicowy dokument drukuje się w pięć sekund zamiast cztery.
Równie ekonomicznym i proekologicznym rozwiązaniem jest oprogramowanie, które ogranicza zużycie papieru poprzez skonfigurowanie na poziomie sieci funkcji druku dwustronnego, jako wartości domyślnej – co zapobiega drukowaniu pustych stron, redukuje zużycie energii elektrycznej dzięki optymalizacji czasu przechodzenia w tryb uśpienia i uruchamiania, a także obniża koszty poprzez wskazanie mało wydajnych urządzeń w firmie.
Pomocnym rozwiązaniem będzie także tzw. wydruk podążający. Rozwiązanie może zmniejszyć zużycie papieru i energii elektrycznej nawet o 30 proc. Przy sukcesywnie rosnących cenach jednego i drugiego surowca uzyskanie tak dużych oszczędności może być zbawienne dla budżetu każdej firmy. Zwłaszcza w czasie gospodarczego spowolnienia.
Joanna Zdrzałka-Zalewska
Dyrektor Działu Usług Druku w HP Polska
Gdzie tkwią oszczędności?
W 2008 r. firma Endesa zaplanowała obniżenie kosztów druku i zwiększenie efektywności zarządzania środowiskiem druku - wówczas w 280 oddziałach posiadała aż 4 tys. różnych modeli drukarek, skanerów, kopiarek i faksów wielu producentów. Po przeprowadzonej analizie Endesa zgodziła się zastąpić m.in. urządzenia osobiste urządzeniami dla grup roboczych. Jednocześnie zredukowano liczbę drukarek jednofunkcyjnych i zwiększono liczbę urządzeń wielofunkcyjnych, umożliwiających generowanie wydruków dwustronnych.
Efektem podjętych działań było ograniczenie floty o ponad pół tysiąca urządzeń drukujących i wzrost udziału druku dwustronnego z 4 do 35 proc. w ciągu dwóch lat, co zaowocowało nie tylko redukcją zużycia energii elektrycznej o 39 proc., ale też roczną oszczędnością papieru na poziomie 132 tys. kilogramów papieru. Ostatecznie Endesa zredukowała koszty zarządzania środowiskiem druku i obiegiem dokumentów o 42 proc.
Równie imponujące wyniki uzyskano po implementacji optymalnych rozwiązań i usług w Walt Disney Company. Liczba urządzeń drukujących została zredukowana o 59 proc., a zużycie energii elektrycznej spadło o 18 proc. Co miesiąc też zużywa się o 1,5 miliona mniej arkuszy papieru niż wcześniej, co stanowi 3 tysiące ryz.
Zakończonych wymiernymi profitami wdrożeń jest więcej, a beneficjentami coraz częściej są nie tylko duże organizacje o międzynarodowym zasięgu, ale także mniejsze firmy, które – mimo ograniczonego zasięgu działania – mogą uzyskać proporcjonalne korzyści. Skalę potencjalnych oszczędności ilustrują wyniki badań przeprowadzonych wśród sektora MSP i udokumentowanych w raporcie Quocirca, Tackling printing costs in midmarket businessem w 2010 r.: o ile zarządzanie stanowiskiem komputerów i serwerami pochłania w ciągu tygodnia ok. 5-10 proc. czasu działów IT, o tyle zapewnienie dostępności urządzeń drukujących i prawidłowego funkcjonowania wewnętrznej sieci bezprzewodowej (wykorzystywanej przez szereg aplikacji w celu podniesienia bezpieczeństwa i efektywności przepływu dokumentów), wsparcie dla użytkowników w rozwiązywaniu problemów związanych w funkcjami druku koncentruje odpowiednio 18 proc. czasu w ciągu tygodnia i ok. 25 proc. w jednym miesiącu. To najwięcej w porównaniu z pozostałymi obszarami aktywności działów IT.
Jak wydłużyć żywotność urządzeń drukujących?
Jednym z czynników determinujących rosnącą czasochłonność i kapitałochłonność zarządzania środowiskiem druku jest postępująca na przestrzeni ostatnich lat złożoność flot drukujących i różnorodność zintegrowanych z nimi aplikacji. I choć wcześniej firmy nie przykładały do tych kosztów tak dużej wagi, to dziś – gdy na skutek kryzysu finansowego zyski pomnażane są wolniej – w segmencie dużych, jak i mniejszych firm priorytetem stały się inwestycje, które umożliwiają szybki zwrot i szybką optymalizację procesu przepływu dokumentów.
Tak duża elastyczność i skalowalność rozwiązań procentuje realnymi korzyściami. Firmy mogą z jednej strony wydłużyć żywotność dotychczasowych urządzeń peryferyjnych, a z drugiej inwestować w aplikacje w skali całej floty, bez troszczenia się o kompatybilność z dotychczasowym oprogramowaniem. Odciążony od rutynowych zadań są także działy IT, umożliwiając tym samym skoncentrowanie większej energii na strategicznych działaniach.
Satysfakcję mogą dostarczać użytkownikom ponadto nowe, ciekawe funkcje podglądu.
Jak zredukować zużycie energii elektrycznej o 30 proc.?
Innym rozwiązaniem, które umożliwia redukcję kosztów, a tym samym zminimalizowanie negatywnego wpływu przedsiębiorstw na środowisko naturalne, są technologie stosowane w urządzeniach drukujących – umożliwiają trzykrotną redukcję zużycia energii elektrycznej, i to w dość prosty sposób. Drukarka może być tak skonfigurowana, aby po zakończeniu zadania drukowania urządzenie wyłączyło się automatycznie w ciągu jednej minuty. Drukarka pozostaje w trybie Auto-Off do momentu ponownego uruchomienia poprzez wykonanie kolejnego zadania drukowania.
Część urządzeń może także mieć ustawione parametry, iż dokumenty do objętości kilku stron – długość dokumentu można zdefiniować – będą drukowane przez urządzenie wolniej. Taka opcja pozwala na mniejsze zużycie energii – a z punktu widzenia użytkownika zmiana będzie niezauważalna – gdy trzystronicowy dokument drukuje się w pięć sekund zamiast cztery.
Równie ekonomicznym i proekologicznym rozwiązaniem jest oprogramowanie, które ogranicza zużycie papieru poprzez skonfigurowanie na poziomie sieci funkcji druku dwustronnego, jako wartości domyślnej – co zapobiega drukowaniu pustych stron, redukuje zużycie energii elektrycznej dzięki optymalizacji czasu przechodzenia w tryb uśpienia i uruchamiania, a także obniża koszty poprzez wskazanie mało wydajnych urządzeń w firmie.
Pomocnym rozwiązaniem będzie także tzw. wydruk podążający. Rozwiązanie może zmniejszyć zużycie papieru i energii elektrycznej nawet o 30 proc. Przy sukcesywnie rosnących cenach jednego i drugiego surowca uzyskanie tak dużych oszczędności może być zbawienne dla budżetu każdej firmy. Zwłaszcza w czasie gospodarczego spowolnienia.
Joanna Zdrzałka-Zalewska
Dyrektor Działu Usług Druku w HP Polska
|
nr 12(116)2011  |
|
