ERP w świecie MSP
Oprogramowanie w młodej firmie
Systemy ERP są coraz bardziej dostępne dla firm z sektora MSP. Odpowiednio dopasowane do przedsiębiorstwa przynoszą znaczące korzyści finansowe. Należy zastanowić się, na którym etapie rozwoju firmy wdrożenie będzie dla niej najlepsze.
Koordynacja procesów i procedur w przedsiębiorstwie – działań pracowników, dostawców, komunikacji, procesów – ma bardzo istotne znaczenie dla działalności firmy. Spójny system indeksowania, tworzenia nazw dokumentów, segregowania i przypisywania do odpowiednich folderów nierzadko ma kluczowe znaczenie przy realizacji zadania czy zlecenia dla poważnego klienta. Podobnie jak monitorowanie liczby umów, ofert czy statusu powierzonego zadania. We wcześniej wspomnianej koordynacji tych wszystkich podmiotów niezwykle pomocny, aby nie powiedzieć kluczowy, jest system informatyczny. Powody, dla których przedsiębiorstwo decyduje się na wdrożenie, można uściślić w kilku punktach. Na taką decyzję wpływa najczęściej:
Przede wszystkim należy odpowiednio przygotować firmę na wdrożenie, a zatem uporządkować jej organizację i usprawnić zachodzące w niej procesy. Uporządkowanie organizacji przedsiębiorstwa polega zwykle na zmianie ról czy odpowiedzialności osób w nim zatrudnionych, z kolei usprawnienie procesów to np. skrócenie czasu ich trwania przy jednoczesnej optymalizacji pracochłonności i kontrolowalności. Dopiero po odpowiednim uporządkowaniu procesów powinno się przystępować do samego wdrażania systemu – oba przedsięwzięcia są bowiem z reguły bardzo obciążające i prowadzenie ich w tym samym czasie może negatywnie odbić się na działalności firmy. Jeśli etap odpowiedniego przygotowania zostanie pominięty, dokonanie późniejszych modyfikacji w wybranym systemie może okazać się trudne, a co za tym idzie kosztowne, czasochłonne i ryzykowne czy wręcz niemożliwe.
Przed dokonaniem wyboru zintegrowanego systemu informatycznego niezbędne jest zrozumienie specyfiki działania przedsiębiorstwa. W takim wypadku warto skorzystać z pomocy firmy doradczej specjalizującej się w tej dziedzinie. System informatyczny jest częścią systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, bazującą na zasobach i wykorzystującą do realizacji zadań dane i oprogramowanie. Oprogramowanie składające się na system informatyczny bazuje z kolei na algorytmach służących do bezpośredniego przetwarzania informacji. Jednak podstawą sprawnego działania systemu informatycznego jest właściwe uwzględnienie czynnika ludzkiego i pełna synchronizacja działań.
Wybór systemu informatycznego może być procesem niezwykle złożonym, a poprzedza go kilka kluczowych zadań. Pierwszym krokiem powinno być wyegzekwowanie zaangażowania zarządu w istotnych momentach projektu, najlepiej poprzez włączenie członka zarządu do grupy sterującej wdrożeniem. Pozwoli to nadać wdrożeniu odpowiednią rangę, skoordynować go z innymi projektami realizowanymi w firmie i strategicznymi celami przedsiębiorstwa.
Niezbędna jest analiza procesów biznesowych – identyfikacja czynności, ich przebiegu, zasobów zaangażowanych w ich realizację, mierników procesów (np. czas, koszt). Warto opisać procesy biznesowe graficznie w postaci map i modeli procesów, co ułatwia ich analizę i późniejszą optymalizację. W ramach optymalizacji procesów szukamy możliwości usprawnienia procesów (eliminacji zbędnych czynności, skrócenia czasu ich trwania lub obniżenia kosztów, zwiększenia ich kontrolowalności). Należy też opracować harmonogram zadań, jakie w ramach optymalizacji trzeba wykonać.
Aby móc rozpocząć planowanie wdrożenia i analizę dostępnych systemów i ofert ich dostawców należy zdefiniować potrzeby firmy. Definicji takiej dokonuje się na podstawie dotychczasowych potrzeb, rozwoju, sytuacji rynkowej i planowanego na przyszłość kierunku działań, a także obecnej sytuacji. Niezbędne jest przeanalizowanie potrzeb i wymagań, jakie ma spełniać system i określenie ich priorytetów, czyli przede wszystkim zidentyfikowanie wymagań krytycznych dla całego procesu wdrożenia. Odpowiednio precyzyjne zdefiniowanie celów biznesowych wdrożenia ułatwia jego realizację i pozwala określić, czy projekt zakończył się sukcesem. Istotne jest precyzyjne określenie zakresu. Zmiana zakresu wdrożenia w jego trakcie wiąże się z wydłużeniem całego procesu w czasie i przekroczeniem planowanego budżetu.
Jeśli zdecydujemy, co jest przedsiębiorstwu potrzebne do sprawnego działania i co chcemy osiągnąć, możemy rozpocząć wewnętrzne procedury dostosowywania działania firmy do zmiany sposobu organizacji pracy.
Po przeanalizowaniu procesów biznesowych, podjęciu decyzji co do ich organizacji i działaniach dedykowanych do nich osób, możemy rozpocząć analizę dostępnych na rynku rozwiązań zintegrowanych systemów informatycznych i ofert dostawców. Istnieje kilka rodzajów rozwiązań systemów informatycznych, przykładowo:
Procesy wdrażania systemu informatycznego nie są pozbawione ryzyka. Statystyki są nieubłagane – spośród wszystkich projektów IT, jedynie 16 proc. spełnia wymogi dotyczące czasu realizacji, budżetu i jakości, podczas gdy 56 proc. projektów przekracza budżet o ponad połowę. Wynika to w dużej mierze z poziomu skomplikowania wszystkich związanych z nimi czynności – począwszy od definiowania potrzeb na negocjacjach z dostawcami skończywszy.
Do najczęściej pojawiających się należą: ryzyka koncepcyjne (nieodpowiednie określenie wymagań lub ich nieodpowiednie zrozumienie, zmienności wymagań, niewłaściwe oszacowanie czasu i kosztów projektu oraz doboru kryteriów pomiaru jego realizacji, nieodpowiednie określenia ról i odpowiedzialności), techniczne (nieodpowiedni dobór hardware, administracji) i społeczne (nieodpowiednie szkolenia, brak poparcia zarządu, nieodpowiednia komunikacja między stronami zaangażowanymi w projekt).
Wybór odpowiedniego zintegrowanego systemu informatycznego niesie wymierne korzyści. Przy odpowiednim dopasowaniu systemu do działalności firmy możemy liczyć na znaczące korzyści finansowe z lepszych decyzji ekonomicznych we wszystkich modelach decyzyjnych.
Mariusz Pawłowski
Partner Zarządzający w firmie doradczej Optima Partners
www.OptimaPartners.pl
- potrzeba ułatwienia procesu gromadzenia informacji niezbędnych dla jego funkcjonowania,
- potrzeba usprawnienia sposobu analizowania posiadanych informacji,
- potrzeba przekształcenia skomplikowanych procesów w płynne operacje,
- potrzeba ułatwienia wprowadzania zmian w kolejności, przebiegu i statucie operacji,
- potrzeba ułatwienia intuicyjnego i bezproblemowego dostępu do niezbędnych informacji oraz ich swobodnego transferu oraz modyfikacji,
- potrzeba eliminacji zbędnych czynności,
- potrzeba spójnego monitorowania procesów i ich poszczególnych elementów,
- potrzeba zmniejszenia pracochłonności i czasochłonności procesów biznesowych.
Przede wszystkim należy odpowiednio przygotować firmę na wdrożenie, a zatem uporządkować jej organizację i usprawnić zachodzące w niej procesy. Uporządkowanie organizacji przedsiębiorstwa polega zwykle na zmianie ról czy odpowiedzialności osób w nim zatrudnionych, z kolei usprawnienie procesów to np. skrócenie czasu ich trwania przy jednoczesnej optymalizacji pracochłonności i kontrolowalności. Dopiero po odpowiednim uporządkowaniu procesów powinno się przystępować do samego wdrażania systemu – oba przedsięwzięcia są bowiem z reguły bardzo obciążające i prowadzenie ich w tym samym czasie może negatywnie odbić się na działalności firmy. Jeśli etap odpowiedniego przygotowania zostanie pominięty, dokonanie późniejszych modyfikacji w wybranym systemie może okazać się trudne, a co za tym idzie kosztowne, czasochłonne i ryzykowne czy wręcz niemożliwe.
Przed dokonaniem wyboru zintegrowanego systemu informatycznego niezbędne jest zrozumienie specyfiki działania przedsiębiorstwa. W takim wypadku warto skorzystać z pomocy firmy doradczej specjalizującej się w tej dziedzinie. System informatyczny jest częścią systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, bazującą na zasobach i wykorzystującą do realizacji zadań dane i oprogramowanie. Oprogramowanie składające się na system informatyczny bazuje z kolei na algorytmach służących do bezpośredniego przetwarzania informacji. Jednak podstawą sprawnego działania systemu informatycznego jest właściwe uwzględnienie czynnika ludzkiego i pełna synchronizacja działań.
Wybór systemu informatycznego może być procesem niezwykle złożonym, a poprzedza go kilka kluczowych zadań. Pierwszym krokiem powinno być wyegzekwowanie zaangażowania zarządu w istotnych momentach projektu, najlepiej poprzez włączenie członka zarządu do grupy sterującej wdrożeniem. Pozwoli to nadać wdrożeniu odpowiednią rangę, skoordynować go z innymi projektami realizowanymi w firmie i strategicznymi celami przedsiębiorstwa.
Niezbędna jest analiza procesów biznesowych – identyfikacja czynności, ich przebiegu, zasobów zaangażowanych w ich realizację, mierników procesów (np. czas, koszt). Warto opisać procesy biznesowe graficznie w postaci map i modeli procesów, co ułatwia ich analizę i późniejszą optymalizację. W ramach optymalizacji procesów szukamy możliwości usprawnienia procesów (eliminacji zbędnych czynności, skrócenia czasu ich trwania lub obniżenia kosztów, zwiększenia ich kontrolowalności). Należy też opracować harmonogram zadań, jakie w ramach optymalizacji trzeba wykonać.
Aby móc rozpocząć planowanie wdrożenia i analizę dostępnych systemów i ofert ich dostawców należy zdefiniować potrzeby firmy. Definicji takiej dokonuje się na podstawie dotychczasowych potrzeb, rozwoju, sytuacji rynkowej i planowanego na przyszłość kierunku działań, a także obecnej sytuacji. Niezbędne jest przeanalizowanie potrzeb i wymagań, jakie ma spełniać system i określenie ich priorytetów, czyli przede wszystkim zidentyfikowanie wymagań krytycznych dla całego procesu wdrożenia. Odpowiednio precyzyjne zdefiniowanie celów biznesowych wdrożenia ułatwia jego realizację i pozwala określić, czy projekt zakończył się sukcesem. Istotne jest precyzyjne określenie zakresu. Zmiana zakresu wdrożenia w jego trakcie wiąże się z wydłużeniem całego procesu w czasie i przekroczeniem planowanego budżetu.
Jeśli zdecydujemy, co jest przedsiębiorstwu potrzebne do sprawnego działania i co chcemy osiągnąć, możemy rozpocząć wewnętrzne procedury dostosowywania działania firmy do zmiany sposobu organizacji pracy.
Po przeanalizowaniu procesów biznesowych, podjęciu decyzji co do ich organizacji i działaniach dedykowanych do nich osób, możemy rozpocząć analizę dostępnych na rynku rozwiązań zintegrowanych systemów informatycznych i ofert dostawców. Istnieje kilka rodzajów rozwiązań systemów informatycznych, przykładowo:
- systemy ewidencyjno-transakcyjne,
- systemy informacyjno-decyzyjne,
- systemy wspomagania decyzji,
- systemy eksperckie,
- systemy informowania kierownictwa,
- systemy sztucznej inteligencji,
- zintegrowane systemy informatyczne.
Procesy wdrażania systemu informatycznego nie są pozbawione ryzyka. Statystyki są nieubłagane – spośród wszystkich projektów IT, jedynie 16 proc. spełnia wymogi dotyczące czasu realizacji, budżetu i jakości, podczas gdy 56 proc. projektów przekracza budżet o ponad połowę. Wynika to w dużej mierze z poziomu skomplikowania wszystkich związanych z nimi czynności – począwszy od definiowania potrzeb na negocjacjach z dostawcami skończywszy.
Do najczęściej pojawiających się należą: ryzyka koncepcyjne (nieodpowiednie określenie wymagań lub ich nieodpowiednie zrozumienie, zmienności wymagań, niewłaściwe oszacowanie czasu i kosztów projektu oraz doboru kryteriów pomiaru jego realizacji, nieodpowiednie określenia ról i odpowiedzialności), techniczne (nieodpowiedni dobór hardware, administracji) i społeczne (nieodpowiednie szkolenia, brak poparcia zarządu, nieodpowiednia komunikacja między stronami zaangażowanymi w projekt).
Wybór odpowiedniego zintegrowanego systemu informatycznego niesie wymierne korzyści. Przy odpowiednim dopasowaniu systemu do działalności firmy możemy liczyć na znaczące korzyści finansowe z lepszych decyzji ekonomicznych we wszystkich modelach decyzyjnych.
Mariusz Pawłowski
Partner Zarządzający w firmie doradczej Optima Partners
www.OptimaPartners.pl
|
nr 1(117)2012  |
|
