Na straży faktur
RAPORT: Płynność finansowa przedsiębiorstwa
Nie tylko w czasach kryzysu przedsiębiorcy powinni kontrolować i zarządzać portfelem należności swoich kontrahentów. Przeciwdziałanie utracie płynności finansowej powinno być stałym elementem w strategii firm także w okresie koniunktury. Panaceum na zatory płatnicze może być przykładowo weryfikowanie wiarygodności finansowej przyszłych partnerów biznesowych.
Przeterminowane płatności to zmora przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora MSP. Zaległe faktury często oznaczają konieczność ograniczania płac, zatrudnienia, podniesienia cen produktów czy usług oraz opóźnienia wobec Skarbu Państwa.
Wnioski płynące z raportu sporządzonego przez Krajowy Rejestr Długów i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce nie napawają optymizmem. Wynika z niego, że odsetek faktur uregulowanych po terminie w pierwszym kwartale 2012 r. wzrósł do 25,8 proc. z 25,2 proc. sprzed roku. Okazuje się, że średni czas oczekiwania na płatność faktur wynosi cztery miesiące i dwanaście dni.
Sposobem na uniknięcie problemów wynikających z zatorów płatniczych jest przedsięwzięcie środków zapobiegawczych – muszą o tym pamiętać zwłaszcza mniejsi przedsiębiorcy, dla których niezapłacone faktury oznaczają być albo nie być.
Poznaj klienta
Nowy partner w biznesie to nowe perspektywy, jednak brak rzetelnych informacji na jego temat może być początkiem końca nawet najbardziej dochodowego interesu. Aby uniknąć niepewnych przedsięwzięć biznesowych najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przeprowadzenie wywiadu gospodarczego. Nie tylko pozwoli to ocenić możliwości finansowe firmy i związane z tym ewentualne ryzyko inwestycji wynikające z zawarcia umowy, ale również ocenić jej perspektywy.
Najdotkliwsza w skutkach jest w biznesie utrata płynności gotówkowej, która w najgorszym wypadku może oznaczać nawet koniec firmy. Najprostszym sposobem zapobiegania takim sytuacjom jest rozliczanie się z klientami na zasadzie finansowania zaliczkowego lub za pobraniem. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Rynek jest bowiem konkurencyjny i niektórzy klienci mogą zrezygnować ze współpracy z nami, jeśli wymusimy krótszy termin zapłaty, podczas gdy inne firmy wydłużą go o miesiąc. Firma może pozwolić sobie na oferowanie dogodnych warunków kredytowych, jeśli przykładowo korzysta z faktoringu. To rozwiązanie sprawdza się, ale tylko wówczas gdy zagwarantowane będą przychody gotówkowe. Oczywiście jest to usługa, za którą trzeba zapłacić.
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się wydłużyć klientom okres spłaty kredytu powinien wcześniej zapoznać się ze sposobami weryfikacji ich zdolności kredytowej. Najprostszą metodą jest uzyskanie kopii dokumentów księgowych, które poddawane są badaniu audytora. W przypadku dużego przedsiębiorstwa są one powszechnie dostępne, dzięki czemu możliwa jest weryfikacja kondycji finansowej spółki.
Jednak nie wszystkie firmy mają obowiązek publikacji zbadanych sprawozdań finansowych. Tak jest m.in. w przypadku gdy klientami są małe przedsiębiorstwa, które nie posiadają osobowości prawnej. Najprawdopodobniej stosują uproszczoną księgowość i nie mają potrzeby badania swojego sprawozdania finansowego. Mimo to mogą osiągać zysk lub ponosić straty wynikające z okresu kredytowania, co ma decydujący wpływ na działalność. W tej sytuacji pomocne mogą okazać się usługi firm ratingowych, które oceniają zdolność do spłaty zobowiązań oraz zdolność kredytową podmiotów. Informacji gospodarczych dostarcza także Krajowy Rejestr Długów.
Niektórzy przedsiębiorcy, poszukując informacji o przyszłych partnerach biznesowych, robią wywiad środowiskowy, który pozwala zebrać kluczowe informacje dotyczące wizerunku, pozycji, sytuacji firmy w branży czy właścicieli oraz osób z kierownictwa. Często przeszukują w tym celu Internet, m.in. fora dyskusyjne, na których wypowiadają się byli pracownicy danego przedsiębiorstwa. Jednak informacje zasięgnięte w ten sposób nie mogą być jedynym kryterium weryfikacji kondycji finansowej firm.
Skutecznym sposobem jest sprawdzenie przyszłego kontrahenta za pośrednictwem międzynarodowej sieci księgowej. Ponadto istnieją również bazy danych, z których korzystają międzynarodowe firmy, co pozwala zweryfikować, czy docelowy partner biznesowy ma poważne problemy z reputacją lub jest podejrzewany o popełnienie przestępstwa.
Przed utratą płynności finansowej przedsiębiorcy mogą się także zabezpieczyć korzystając z takich instrumentów, jak weksel in blanco lub zastaw na majątku. Wówczas niezbędne jest jednak wsparcie ze strony dobrej firmy prawniczej.
Monitoruj termin
Niewątpliwie przedsiębiorcy z najwyższą ostrożnością powinni rozpatrywać wnioski swoich partnerów biznesowych o dodatkowy okres kredytowania zapłaty faktur. Zgodnie z dewizą księgowych – im dłuższy okres spłaty, tym niższe prawdopodobieństwo jej uzyskania. Jeśli otrzymamy pieniądze w postaci zaliczek lub za pobraniem, to szanse na spłatę są wówczas stuprocentowe. Im dłużej pozwalamy dłużnikom zwlekać z uregulowaniem należności, tym rzeczywista wartość ostatecznie spłaconej kwoty staje się niższa, m.in. z powodu spadku wartości pieniądza w czasie.
Aby nie dopuszczać do zaległości w płatnościach firmy muszą samodzielnie zadbać o swoją płynność finansową i właściwie zidentyfikować potrzeby w zestawieniu z bieżącymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa. Rozwiązaniem jest wdrożenie wewnętrznych procedur zarządzania należnościami. Z uwagi na to, że najkrótsze okresy przeterminowania faktur mogą oznaczać dla firmy kłopoty, warto wcześniej reagować na opóźnienia. W przypadku większych firm dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie należności. Głównym zadaniem pracownika pełniącego taką funkcję jest bezpośredni kontakt z dłużnikiem – powinien on zatem charakteryzować się odpowiednimi cechami osobowymi, jak sumienność, asertywność i konsekwencja w działaniu.
W praktyce wygląda to tak, że jeśli zbliża się termin płatności, kontrahent zostaje poinformowany o tym w ustalonej formie, np. telefonicznie lub drogą mailową. Dzięki temu dłużnik nie będzie mógł argumentować, że nieumyślnie przeoczył termin płatności i nie dojdzie do sytuacji wydłużania terminu zapłaty. Monitoring pozwoli zarówno na identyfikację zagrożonych należności, jak również motywowanie dłużnika do ich regulowania. Można posłużyć się zachętą w postaci upustów w przypadku przedterminowej spłaty należności lub wyciągnąć konsekwencje w stosunku do niesolidnego partnera biznesowego. Korzystne może okazać się podpisanie umowy handlowej o współpracy, w której zostaną wyznaczone terminy płatności, bonusy za ich dotrzymanie i kary za przekroczenie. Zwłaszcza gratyfikacje mogą motywować partnerów, gdyż oznaczają dla nich wymierną korzyść finansową. Ponadto, jasno zdefiniowane warunki współpracy są korzystne dla obu stron, zwłaszcza w przypadku długotrwałej współpracy.
W sytuacji gdy kontrahent nadal uchyla się od zapłaty można przesłać do niego monit informujący o wszczęciu odpowiednich procedur. Mogą one obejmować m.in. wstrzymanie dostaw lub świadczenia usług, rozpoczęcie naliczania odsetek od należności czy zgłoszenie do Krajowego Rejestru Długów.
Wstrzymanie dostaw jest dość skutecznym sposobem skłaniającym dłużnika do zapłaty. Jeżeli w trakcie składania zamówienia okaże się, że poziom zadłużenia kontrahenta jest wysoki, wówczas jego realizacja zostanie automatycznie wstrzymana. Dzięki temu nie dochodzi do wzrostu należności. Dodatkowym czynnikiem motywującym do terminowej zapłaty będzie naliczanie odsetek. Ich wysokość może być wcześniej określona w umowie – wówczas nie będzie przeszkód, aby się na nią powołać. W przeciwnym wypadku można zastosować stawkę w wysokości odsetek ustawowych (13 proc.).
Kolejnym sposobem jest poinformowanie nierzetelnego kontrahenta o zamiarze zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów. Wpis na listę dłużników nie tylko zmniejsza wiarygodność spółki i utrudnia dostęp do kredytów bankowych, ale też uniemożliwia pozyskanie nowych partnerów biznesowych.
Jeśli powyższe procedury okażą się niewystarczające, przedsiębiorcy mogą skorzystać z innych sposobów odzyskiwania należności, jak: negocjacje, mediacje, sprzedaż należności, usługi firmy windykacyjnej lub droga sądowa.
W sytuacjach krytycznych oczywiście zawsze można skorzystać z takich środków, jak windykacja należności na drodze sądowej. Najczęściej oznacza to jednak ostateczne zakończenie relacji biznesowej między partnerami. Dlatego wiele firm niechętnie decyduje się na przekazanie długów wyspecjalizowanym firmom windykacyjnym. Ponadto prawna reprezentacja w sądzie jest kosztowna, a nie zawsze upragniony „wyrok” gwarantuje odzyskanie należności.
W przypadku klienta zagranicznego należy być podwójnie ostrożnym. Zwłaszcza, że w razie podjęcia względem niego ewentualnych działań windykacyjnych należy liczyć się z wyższymi kosztami. Nie obejdzie się też bez pomocy firmy prawniczej i biura rachunkowego.
Należy również pamiętać, że w odzyskiwaniu pieniędzy z zagrożonej działalności gospodarczej pierwszeństwo przed dostawcami usług i towarów mają instytucje, m.in. Urząd Skarbowy, który z większą łatwością może ścigać dłużników, kryjących się za osobami prawnymi, niż robią to prywatni przedsiębiorcy. Podobnie jest w przypadku banków, które zwykle zabezpieczają się ustanawiając zastaw na pożyczanym majątku, a pracownicy osób prawnych mają pierwszeństwo przed zwykłymi wierzycielami.
Dług w portfelu
Nawet jeśli firma jest dochodowa, to mimo kłopotów finansowych i wizji bankructwa sposobem na przetrwanie kryzysu może być efektywne zarządzenie środkami pieniężnymi. Nie będzie jednak skuteczne lekarstwo w przypadku brak zysku.
Zdarza się, że wierzyciele muszą wymyślać innowacyjne sposoby, aby odzyskać swoje pieniądze. W niektórych przypadkach przejmują nawet firmy, które są ich dłużnikami. To często stosowane praktyki, zwłaszcza jeśli jest szansa, że wierzyciel odzyska pieniądze dzięki zyskom z dostaw otrzymywanych od spółki dłużnika. To korzystna opcja, jeśli wierzyciel nie chce doprowadzić do sytuacji, w której zadłużona spółka upada lub co gorsza zostaje przejęta przez konkurencję.
Należy jednak pamiętać, że ta strategia sprawdza się jedynie wówczas, gdy spółka dłużnika posiada prawdziwą wartość dla wierzyciela – a to zdarza się niezwykle rzadko. Ponadto, doświadczenie pokazuje, że właściciele zadłużonych, upadających przedsiębiorstw nawet w sytuacjach, w których istnieje strategiczny powód, aby wykorzystać nieuregulowane zobowiązanie jako środek sfinansowania zakupu, nie są w stanie racjonalnie ocenić rzeczywistej wartości firmy. Często, nawet wtedy, kiedy te upadają i stają się ogromnym ryzykiem dla jej właściciela.
David J. James, biegły rewident i prezes w Baker Tilly Poland Audi
Wnioski płynące z raportu sporządzonego przez Krajowy Rejestr Długów i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce nie napawają optymizmem. Wynika z niego, że odsetek faktur uregulowanych po terminie w pierwszym kwartale 2012 r. wzrósł do 25,8 proc. z 25,2 proc. sprzed roku. Okazuje się, że średni czas oczekiwania na płatność faktur wynosi cztery miesiące i dwanaście dni.
Sposobem na uniknięcie problemów wynikających z zatorów płatniczych jest przedsięwzięcie środków zapobiegawczych – muszą o tym pamiętać zwłaszcza mniejsi przedsiębiorcy, dla których niezapłacone faktury oznaczają być albo nie być.
Poznaj klienta
Nowy partner w biznesie to nowe perspektywy, jednak brak rzetelnych informacji na jego temat może być początkiem końca nawet najbardziej dochodowego interesu. Aby uniknąć niepewnych przedsięwzięć biznesowych najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przeprowadzenie wywiadu gospodarczego. Nie tylko pozwoli to ocenić możliwości finansowe firmy i związane z tym ewentualne ryzyko inwestycji wynikające z zawarcia umowy, ale również ocenić jej perspektywy.
Najdotkliwsza w skutkach jest w biznesie utrata płynności gotówkowej, która w najgorszym wypadku może oznaczać nawet koniec firmy. Najprostszym sposobem zapobiegania takim sytuacjom jest rozliczanie się z klientami na zasadzie finansowania zaliczkowego lub za pobraniem. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Rynek jest bowiem konkurencyjny i niektórzy klienci mogą zrezygnować ze współpracy z nami, jeśli wymusimy krótszy termin zapłaty, podczas gdy inne firmy wydłużą go o miesiąc. Firma może pozwolić sobie na oferowanie dogodnych warunków kredytowych, jeśli przykładowo korzysta z faktoringu. To rozwiązanie sprawdza się, ale tylko wówczas gdy zagwarantowane będą przychody gotówkowe. Oczywiście jest to usługa, za którą trzeba zapłacić.
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się wydłużyć klientom okres spłaty kredytu powinien wcześniej zapoznać się ze sposobami weryfikacji ich zdolności kredytowej. Najprostszą metodą jest uzyskanie kopii dokumentów księgowych, które poddawane są badaniu audytora. W przypadku dużego przedsiębiorstwa są one powszechnie dostępne, dzięki czemu możliwa jest weryfikacja kondycji finansowej spółki.
Jednak nie wszystkie firmy mają obowiązek publikacji zbadanych sprawozdań finansowych. Tak jest m.in. w przypadku gdy klientami są małe przedsiębiorstwa, które nie posiadają osobowości prawnej. Najprawdopodobniej stosują uproszczoną księgowość i nie mają potrzeby badania swojego sprawozdania finansowego. Mimo to mogą osiągać zysk lub ponosić straty wynikające z okresu kredytowania, co ma decydujący wpływ na działalność. W tej sytuacji pomocne mogą okazać się usługi firm ratingowych, które oceniają zdolność do spłaty zobowiązań oraz zdolność kredytową podmiotów. Informacji gospodarczych dostarcza także Krajowy Rejestr Długów.
Niektórzy przedsiębiorcy, poszukując informacji o przyszłych partnerach biznesowych, robią wywiad środowiskowy, który pozwala zebrać kluczowe informacje dotyczące wizerunku, pozycji, sytuacji firmy w branży czy właścicieli oraz osób z kierownictwa. Często przeszukują w tym celu Internet, m.in. fora dyskusyjne, na których wypowiadają się byli pracownicy danego przedsiębiorstwa. Jednak informacje zasięgnięte w ten sposób nie mogą być jedynym kryterium weryfikacji kondycji finansowej firm.
Skutecznym sposobem jest sprawdzenie przyszłego kontrahenta za pośrednictwem międzynarodowej sieci księgowej. Ponadto istnieją również bazy danych, z których korzystają międzynarodowe firmy, co pozwala zweryfikować, czy docelowy partner biznesowy ma poważne problemy z reputacją lub jest podejrzewany o popełnienie przestępstwa.
Przed utratą płynności finansowej przedsiębiorcy mogą się także zabezpieczyć korzystając z takich instrumentów, jak weksel in blanco lub zastaw na majątku. Wówczas niezbędne jest jednak wsparcie ze strony dobrej firmy prawniczej.
Monitoruj termin
Niewątpliwie przedsiębiorcy z najwyższą ostrożnością powinni rozpatrywać wnioski swoich partnerów biznesowych o dodatkowy okres kredytowania zapłaty faktur. Zgodnie z dewizą księgowych – im dłuższy okres spłaty, tym niższe prawdopodobieństwo jej uzyskania. Jeśli otrzymamy pieniądze w postaci zaliczek lub za pobraniem, to szanse na spłatę są wówczas stuprocentowe. Im dłużej pozwalamy dłużnikom zwlekać z uregulowaniem należności, tym rzeczywista wartość ostatecznie spłaconej kwoty staje się niższa, m.in. z powodu spadku wartości pieniądza w czasie.
Aby nie dopuszczać do zaległości w płatnościach firmy muszą samodzielnie zadbać o swoją płynność finansową i właściwie zidentyfikować potrzeby w zestawieniu z bieżącymi zobowiązaniami przedsiębiorstwa. Rozwiązaniem jest wdrożenie wewnętrznych procedur zarządzania należnościami. Z uwagi na to, że najkrótsze okresy przeterminowania faktur mogą oznaczać dla firmy kłopoty, warto wcześniej reagować na opóźnienia. W przypadku większych firm dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie należności. Głównym zadaniem pracownika pełniącego taką funkcję jest bezpośredni kontakt z dłużnikiem – powinien on zatem charakteryzować się odpowiednimi cechami osobowymi, jak sumienność, asertywność i konsekwencja w działaniu.
W praktyce wygląda to tak, że jeśli zbliża się termin płatności, kontrahent zostaje poinformowany o tym w ustalonej formie, np. telefonicznie lub drogą mailową. Dzięki temu dłużnik nie będzie mógł argumentować, że nieumyślnie przeoczył termin płatności i nie dojdzie do sytuacji wydłużania terminu zapłaty. Monitoring pozwoli zarówno na identyfikację zagrożonych należności, jak również motywowanie dłużnika do ich regulowania. Można posłużyć się zachętą w postaci upustów w przypadku przedterminowej spłaty należności lub wyciągnąć konsekwencje w stosunku do niesolidnego partnera biznesowego. Korzystne może okazać się podpisanie umowy handlowej o współpracy, w której zostaną wyznaczone terminy płatności, bonusy za ich dotrzymanie i kary za przekroczenie. Zwłaszcza gratyfikacje mogą motywować partnerów, gdyż oznaczają dla nich wymierną korzyść finansową. Ponadto, jasno zdefiniowane warunki współpracy są korzystne dla obu stron, zwłaszcza w przypadku długotrwałej współpracy.
W sytuacji gdy kontrahent nadal uchyla się od zapłaty można przesłać do niego monit informujący o wszczęciu odpowiednich procedur. Mogą one obejmować m.in. wstrzymanie dostaw lub świadczenia usług, rozpoczęcie naliczania odsetek od należności czy zgłoszenie do Krajowego Rejestru Długów.
Wstrzymanie dostaw jest dość skutecznym sposobem skłaniającym dłużnika do zapłaty. Jeżeli w trakcie składania zamówienia okaże się, że poziom zadłużenia kontrahenta jest wysoki, wówczas jego realizacja zostanie automatycznie wstrzymana. Dzięki temu nie dochodzi do wzrostu należności. Dodatkowym czynnikiem motywującym do terminowej zapłaty będzie naliczanie odsetek. Ich wysokość może być wcześniej określona w umowie – wówczas nie będzie przeszkód, aby się na nią powołać. W przeciwnym wypadku można zastosować stawkę w wysokości odsetek ustawowych (13 proc.).
Kolejnym sposobem jest poinformowanie nierzetelnego kontrahenta o zamiarze zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów. Wpis na listę dłużników nie tylko zmniejsza wiarygodność spółki i utrudnia dostęp do kredytów bankowych, ale też uniemożliwia pozyskanie nowych partnerów biznesowych.
Jeśli powyższe procedury okażą się niewystarczające, przedsiębiorcy mogą skorzystać z innych sposobów odzyskiwania należności, jak: negocjacje, mediacje, sprzedaż należności, usługi firmy windykacyjnej lub droga sądowa.
W sytuacjach krytycznych oczywiście zawsze można skorzystać z takich środków, jak windykacja należności na drodze sądowej. Najczęściej oznacza to jednak ostateczne zakończenie relacji biznesowej między partnerami. Dlatego wiele firm niechętnie decyduje się na przekazanie długów wyspecjalizowanym firmom windykacyjnym. Ponadto prawna reprezentacja w sądzie jest kosztowna, a nie zawsze upragniony „wyrok” gwarantuje odzyskanie należności.
W przypadku klienta zagranicznego należy być podwójnie ostrożnym. Zwłaszcza, że w razie podjęcia względem niego ewentualnych działań windykacyjnych należy liczyć się z wyższymi kosztami. Nie obejdzie się też bez pomocy firmy prawniczej i biura rachunkowego.
Należy również pamiętać, że w odzyskiwaniu pieniędzy z zagrożonej działalności gospodarczej pierwszeństwo przed dostawcami usług i towarów mają instytucje, m.in. Urząd Skarbowy, który z większą łatwością może ścigać dłużników, kryjących się za osobami prawnymi, niż robią to prywatni przedsiębiorcy. Podobnie jest w przypadku banków, które zwykle zabezpieczają się ustanawiając zastaw na pożyczanym majątku, a pracownicy osób prawnych mają pierwszeństwo przed zwykłymi wierzycielami.
Dług w portfelu
Nawet jeśli firma jest dochodowa, to mimo kłopotów finansowych i wizji bankructwa sposobem na przetrwanie kryzysu może być efektywne zarządzenie środkami pieniężnymi. Nie będzie jednak skuteczne lekarstwo w przypadku brak zysku.
Zdarza się, że wierzyciele muszą wymyślać innowacyjne sposoby, aby odzyskać swoje pieniądze. W niektórych przypadkach przejmują nawet firmy, które są ich dłużnikami. To często stosowane praktyki, zwłaszcza jeśli jest szansa, że wierzyciel odzyska pieniądze dzięki zyskom z dostaw otrzymywanych od spółki dłużnika. To korzystna opcja, jeśli wierzyciel nie chce doprowadzić do sytuacji, w której zadłużona spółka upada lub co gorsza zostaje przejęta przez konkurencję.
Należy jednak pamiętać, że ta strategia sprawdza się jedynie wówczas, gdy spółka dłużnika posiada prawdziwą wartość dla wierzyciela – a to zdarza się niezwykle rzadko. Ponadto, doświadczenie pokazuje, że właściciele zadłużonych, upadających przedsiębiorstw nawet w sytuacjach, w których istnieje strategiczny powód, aby wykorzystać nieuregulowane zobowiązanie jako środek sfinansowania zakupu, nie są w stanie racjonalnie ocenić rzeczywistej wartości firmy. Często, nawet wtedy, kiedy te upadają i stają się ogromnym ryzykiem dla jej właściciela.
David J. James, biegły rewident i prezes w Baker Tilly Poland Audi
|
nr 9(125)2012  |
|
