Skok w przyszłość czy ciekawy gadżet
Elektroniczny obieg dokumentów - skok w przyszłość czy ciekawy gadżet
W czasach spowolnienia gospodarczego wiele firm zastanawia się, jak usprawnić swoje działania wewnętrzne, aby poprzez redukcję kosztów wypełnić lukę po straconych przychodach i szczęśliwie pozostać przy takich samych zyskach.
Nie dyskutując o tej strategii (klasycznie takie działania powinno prowadzić się w okresie prosperity), firmy spotkają się z wieloma narzędziami i możliwościami, które mają im w tym pomóc. W artykule, koncentrując się na obniżaniu kosztów back office – jednej z możliwych strategii redukcji – przedstawię narzędzie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), który poprzez wyeliminowanie obiegu papierowego i automatyzację pozwala uzyskać znaczące oszczędności.
W Polsce cieszy się jeszcze stosunkowo małą popularnością w porównaniu do krajów Europy Zachodniej czy USA. Według danych GUS-u, tylko 28 proc. małych (od 10 do 49 pracowników) i 56 proc. średnich (50-249 pracowników) przedsiębiorstw korzysta z systemów automatycznej wymiany danych wewnątrz firmy. Przyczyn mniejszej popularności można szukać w aspektach zewnętrznych, takich jak skomplikowana i nie nadążająca za duchem czasu legislacja, mała liczba zaawansowanych lokalnych rozwiązań, itp. Jednak analizując dokładnie dzisiejsze potrzeby firm, wydaje się że główna bariera leży w braku świadomości przedsiębiorców – zarówno co do korzyści dających przez elektroniczny obieg dokumentów, jak również jego potencjalnych wad.
W przeświadczeniu wielu przedsiębiorców, elektroniczny obieg dokumentów jest swego rodzaju gadżetem zastępującym obieg papierowy, nie wnoszącym do życia przedsiębiorstwa nic, oprócz samego faktu patrzenia na ekran zamiast na kartkę papieru. Niektórzy wskazują to nawet jako wadę rozwiązania – jako że na kartce można nanieść uwagi, wprowadzić dyspozycję, itp. – a obawiają się, że w wypadku elektronicznej wersji dokumentu już nie. W dalszej części artykułu przedstawię zalety EOD, zaznaczając jednak, że faktycznie będą one osiągalne tylko wtedy, gdy będzie on dobrze wdrożony. Samo wdrożenie EOD to osobny temat – pokusimy się o stwierdzenie – że dobrze wdrożony EOD to taki, który nie tylko wiernie odzwierciedla procesy biznesowe zachodzące w spółce, ale także wydatnie je wspomaga.
Zalety EOD:
Monitorowanie transakcji – to bez wątpienia najcenniejsza zaleta systemów tego typu. Można w nich skonfigurować notyfikację o transakcjach niemal dowolnie, np. wymóg autoryzacji prezesa wszystkich transakcji powyżej kwoty X, rozdzielnej lub łącznej z członkami zarządu lub innego organu. Akceptację można uzależnić od większej liczby czynników, przez co je bardziej zawęzić, np. skonfigurować system, aby każda transakcja nabycia usług doradczych powyżej kwoty X dla działu Y była automatycznie wysyłana do akceptacji kontrolera finansowego i dyrektora finansowego. Powyższe przykłady pokazują, że kontrole, które obecnie funkcjonują w wybranych przedsiębiorstwach, można zautomatyzować w taki sposób, aby wyeliminować pomyłkę ludzką – środki finansowe nie zostaną zwolnione, jeśli odpowiednie osoby nie zaakceptują danej transakcji;
Mobilność – obecnie wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów ma prosty dostęp do systemu poprzez stronę WWW, dzięki czemu zyskujemy dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie, co umożliwia pracę na dokumentach, bez względu na lokalizację osoby zatwierdzającej;
Znacznie redukujący koszty administracji – eliminuje koszty przesyłek, ksera, telefonów, itp.;
Redukcje kosztów/uwolnienie potencjalnych nadwyżek dzięki dostępności nowego rodzaju informacji. Dzięki systemom obiegu dokumentów można dokładnie prześledzić, ile czasu dany dokument oczekuje u poszczególnych pracowników na zatwierdzenie i jakie to ma konsekwencje, np. w kwestii możliwości odliczenia VAT;
Tworzenie rozbudowanego, uporządkowanego e-archiwum dokumentów, pozwalającego na szybki dostęp zarówno do wybranych danych, jak i skanów dokumentów. Dzięki możliwości oznaczania dokumentów wieloma parametrami, można uzyskać dodatkowe wymiary analiz (poza dostępnymi w systemach księgowych), można też analizować transakcje w trakcie ich całego życia w firmie;
Brak inwestycji – część rozwiązań oferowanych na rynku dostępna jest w tzw. „chmurze”, dzięki czemu nie ma potrzeby instalacji po stronie użytkownika;
Ergonomia pracy – łatwość delegowania obowiązków na czas urlopów, zwolnień, itp. – wystarczy przełączyć strumień danych z jednego użytkownika na drugiego i automatycznie wszystkie zadania zostaną oddelegowane;
Możliwość budowania optymalnej organizacji pracy – system EOD skraca czas obróbki, akceptacji i analizy dokumentów. Dzięki integracji z systemem księgowym automatyczny transfer danych eliminuje potrzebę podwójnego wprowadzania tych samych danych w dwóch różnych miejscach;
Dopasowanie do specyfiki polskich realiów – biorąc pod uwagę wciąż małą popularność e-faktur, koszty, wiedzę potrzebną do ich wdrożenia, a także zaangażowanie kontrahentów, nie wszystkie firmy są w stanie wdrożyć rozwiązania oparte na EDI czy elektronicznym podpisie. Na szczęście w systemach EOD, dostępnych dziś na rynku, można jednocześnie łączyć w jednym miejscu kilka strumieni danych w jedną spójną całość;
Pozwala na elastyczne kształtowanie raportów biznesowych, dzięki czemu dane te są dostępne natychmiast po otrzymaniu faktury (a nie po procesie akceptacji, dekretacji czy analiz księgowych).
Największą wadą systemów EOD jest nakład pracy związany z ich wdrożeniem. Wdrożenie wymaga przeanalizowania obecnego obiegu dokumentów w spółce i przeanalizowania jego efektywności, natomiast tam, gdzie jest on nieodpowiedni, wprowadzenia odpowiednich modyfikacji. Oczywiście na taki system należy ponieść wydatki inwestycyjne, zatem jako wadę można traktować koszty nabycia bądź opłaty w wypadku rozwiązań w „chmurze”. Zestawiając jednak wszystkie zalety i wady, może się okazać, że dla wielu przedsiębiorstw EOD będzie bardzo pomocnym lub wręcz niezbędnym narzędziem w codziennej pracy.
Rafał Michniewicz
Senior menedżer w MDDP Outsourcing
www.mddp-outsourcing.pl
W Polsce cieszy się jeszcze stosunkowo małą popularnością w porównaniu do krajów Europy Zachodniej czy USA. Według danych GUS-u, tylko 28 proc. małych (od 10 do 49 pracowników) i 56 proc. średnich (50-249 pracowników) przedsiębiorstw korzysta z systemów automatycznej wymiany danych wewnątrz firmy. Przyczyn mniejszej popularności można szukać w aspektach zewnętrznych, takich jak skomplikowana i nie nadążająca za duchem czasu legislacja, mała liczba zaawansowanych lokalnych rozwiązań, itp. Jednak analizując dokładnie dzisiejsze potrzeby firm, wydaje się że główna bariera leży w braku świadomości przedsiębiorców – zarówno co do korzyści dających przez elektroniczny obieg dokumentów, jak również jego potencjalnych wad.
W przeświadczeniu wielu przedsiębiorców, elektroniczny obieg dokumentów jest swego rodzaju gadżetem zastępującym obieg papierowy, nie wnoszącym do życia przedsiębiorstwa nic, oprócz samego faktu patrzenia na ekran zamiast na kartkę papieru. Niektórzy wskazują to nawet jako wadę rozwiązania – jako że na kartce można nanieść uwagi, wprowadzić dyspozycję, itp. – a obawiają się, że w wypadku elektronicznej wersji dokumentu już nie. W dalszej części artykułu przedstawię zalety EOD, zaznaczając jednak, że faktycznie będą one osiągalne tylko wtedy, gdy będzie on dobrze wdrożony. Samo wdrożenie EOD to osobny temat – pokusimy się o stwierdzenie – że dobrze wdrożony EOD to taki, który nie tylko wiernie odzwierciedla procesy biznesowe zachodzące w spółce, ale także wydatnie je wspomaga.
Zalety EOD:
Monitorowanie transakcji – to bez wątpienia najcenniejsza zaleta systemów tego typu. Można w nich skonfigurować notyfikację o transakcjach niemal dowolnie, np. wymóg autoryzacji prezesa wszystkich transakcji powyżej kwoty X, rozdzielnej lub łącznej z członkami zarządu lub innego organu. Akceptację można uzależnić od większej liczby czynników, przez co je bardziej zawęzić, np. skonfigurować system, aby każda transakcja nabycia usług doradczych powyżej kwoty X dla działu Y była automatycznie wysyłana do akceptacji kontrolera finansowego i dyrektora finansowego. Powyższe przykłady pokazują, że kontrole, które obecnie funkcjonują w wybranych przedsiębiorstwach, można zautomatyzować w taki sposób, aby wyeliminować pomyłkę ludzką – środki finansowe nie zostaną zwolnione, jeśli odpowiednie osoby nie zaakceptują danej transakcji;
Mobilność – obecnie wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów ma prosty dostęp do systemu poprzez stronę WWW, dzięki czemu zyskujemy dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie, co umożliwia pracę na dokumentach, bez względu na lokalizację osoby zatwierdzającej;
Znacznie redukujący koszty administracji – eliminuje koszty przesyłek, ksera, telefonów, itp.;
Redukcje kosztów/uwolnienie potencjalnych nadwyżek dzięki dostępności nowego rodzaju informacji. Dzięki systemom obiegu dokumentów można dokładnie prześledzić, ile czasu dany dokument oczekuje u poszczególnych pracowników na zatwierdzenie i jakie to ma konsekwencje, np. w kwestii możliwości odliczenia VAT;
Tworzenie rozbudowanego, uporządkowanego e-archiwum dokumentów, pozwalającego na szybki dostęp zarówno do wybranych danych, jak i skanów dokumentów. Dzięki możliwości oznaczania dokumentów wieloma parametrami, można uzyskać dodatkowe wymiary analiz (poza dostępnymi w systemach księgowych), można też analizować transakcje w trakcie ich całego życia w firmie;
Brak inwestycji – część rozwiązań oferowanych na rynku dostępna jest w tzw. „chmurze”, dzięki czemu nie ma potrzeby instalacji po stronie użytkownika;
Ergonomia pracy – łatwość delegowania obowiązków na czas urlopów, zwolnień, itp. – wystarczy przełączyć strumień danych z jednego użytkownika na drugiego i automatycznie wszystkie zadania zostaną oddelegowane;
Możliwość budowania optymalnej organizacji pracy – system EOD skraca czas obróbki, akceptacji i analizy dokumentów. Dzięki integracji z systemem księgowym automatyczny transfer danych eliminuje potrzebę podwójnego wprowadzania tych samych danych w dwóch różnych miejscach;
Dopasowanie do specyfiki polskich realiów – biorąc pod uwagę wciąż małą popularność e-faktur, koszty, wiedzę potrzebną do ich wdrożenia, a także zaangażowanie kontrahentów, nie wszystkie firmy są w stanie wdrożyć rozwiązania oparte na EDI czy elektronicznym podpisie. Na szczęście w systemach EOD, dostępnych dziś na rynku, można jednocześnie łączyć w jednym miejscu kilka strumieni danych w jedną spójną całość;
Pozwala na elastyczne kształtowanie raportów biznesowych, dzięki czemu dane te są dostępne natychmiast po otrzymaniu faktury (a nie po procesie akceptacji, dekretacji czy analiz księgowych).
Największą wadą systemów EOD jest nakład pracy związany z ich wdrożeniem. Wdrożenie wymaga przeanalizowania obecnego obiegu dokumentów w spółce i przeanalizowania jego efektywności, natomiast tam, gdzie jest on nieodpowiedni, wprowadzenia odpowiednich modyfikacji. Oczywiście na taki system należy ponieść wydatki inwestycyjne, zatem jako wadę można traktować koszty nabycia bądź opłaty w wypadku rozwiązań w „chmurze”. Zestawiając jednak wszystkie zalety i wady, może się okazać, że dla wielu przedsiębiorstw EOD będzie bardzo pomocnym lub wręcz niezbędnym narzędziem w codziennej pracy.
Rafał Michniewicz
Senior menedżer w MDDP Outsourcing
www.mddp-outsourcing.pl
|
nr 11(127)2012  |
|
