Kiedy mogę sama, sama! (...) A kto głupi jest! - Ja sama! (cyt. J. Tuwim)
Outsourcing usług - organizacyjna i kosztowa optymalizacja prowadzenia działalności gospodarczej
Silna konkurencja, kryzys gospodarczy, coraz mniej zleceń, balansowanie na granicy płynności finansowej – właśnie z takimi problemami boryka się ogromna liczba firm w Polsce. W jaki sposób utrzymać firmę na rynku, generować zyski, gdy nie wystarcza środków na działania zmierzające do utrzymania klienta, pozyskania nowego biznesu czy też wzmocnienia wizerunku na konkurencyjnym rynku. Co zrobić, aby nie cofać się poprzez zaniechanie inwestycji w nasz biznes?
Tniemy koszty! Można zwolnić pracowników, zmniejszyć wynagrodzenia, zamrozić podwyżki, ograniczyć wydatki marketingowe, z bólem serca obniżyć jakość naszych wyrobów i usług, ale... czy to są jedyne sposoby na zmniejszenie kosztów działalności? A co więcej, czy zaoszczędzone w taki sposób środki – nawet przeznaczone na podstawową działalność – można nazwać inwestycjami rozwojowymi? Oczywiście, być może takie działania spowodują utrzymanie porównywalnego poziomu zysków przy spadku przychodów, jednak w taki sposób oddajemy pola tym wszystkim przedsiębiorcom, którzy poszukują innych rozwiązań i często wygrywają.
Profesjonaliści zrobią to lepiej, czyli korzystaj z dobrodziejstw outsourcingu
Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.
O czym mówi ta powtarzana wielokrotnie maksyma Henry’ego Forda, której sens ostatnio jest jakby bardziej dostrzegany. Podpowiada ona proste i oczywiste działanie – zaufaj profesjonalistom i pozwól im uwolnić cię od tych obszarów funkcjonowania twojej firmy, których zadaniem jest tylko wsparcie jej podstawowej działalności. Outsourcing usług, bo o tym zagadnieniu mówimy, jest jedną z metod na optymalizację prowadzenia działalności gospodarczej. Korzystając z usług profesjonalnej firmy outsourcingowej, mamy do czynienia z optymalizacją na wielu poziomach. Firmy decydując się na powierzenie obsługi części procesów zewnętrznemu, profesjonalnemu podmiotowi otrzymują w pakiecie zestaw korzyści w postaci redukcji kosztów stałych, podwyższenia jakości świadczonych usług, umożliwienia koncentracji kadry na priorytetowych kierunkach działalności przedsiębiorstwa, uwolnienia środków wynikające z dotychczasowej konieczności zatrudniania pracowników specjalizujących się w obszarach możliwych do outsourcingowania, stosowania nowych technik oferowanych przez firmę outsourcingową, lepszej koordynacji zadań z uwagi na zmniejszoną strukturę organizacyjną, utrzymania zatrudnienia na racjonalnym poziomie. Lista tych korzyści pewnie może być dłuższa, wraz z uszczegóławianiem wydzielanych i przekazywanych na zewnątrz obszarów działalności firmy.
Wsparcie w szerokim aspekcie
Ustaliliśmy, że outsourcing usług może być korzystny dla firmy, zarówno ze względu na redukcję kosztów, jak i optymalizację wielu procesów biznesowych w firmie. Oczywiście należy pamiętać, że decyzja o outsourcingowaniu określonych funkcji jest decyzją strategiczną. Firmy mogą decydować o powierzeniu profesjonalistom obsługi tylko niewielkiego obszaru działalności, czy też podejść do zagadnienia w sposób całościowy. Wsparcie w szerokim aspekcie prezentuje outsourcing kompleksowy, ostatnimi czasy coraz chętniej wykorzystywany przez firmy.
Łącząc usługi pokrewne, np. prawo, księgowość finansową i kadrowo-placową, można rozwiązywać problemy klienta uwzględniając szerszą perspektywę. Niektóre firmy oferujące kompleksowe usługi, np. prawne, wprowadzają usługi księgowo-kadrowe. Tym samym do dyspozycji przedsiębiorców oddają wyspecjalizowaną grupę ekspertów z zakresu księgowości, kadr i płac. Współpracując z prawnikami i doradcami podatkowymi są w stanie na czas zidentyfikować ewentualne problemy i skutecznie je rozwiązywać.
(S)prawne ograniczenie kosztów
Obecna sytuacja rynkowa wymaga od firm umiejętności odnajdywania i wykorzystywania różnych możliwości jakie daje prawo, aby sprawnie funkcjonując, jednocześnie równie sprawnie radzić sobie z obowiązkami narzucanymi przez urzędy państwowe. Któż lepiej rozumie prawo i potrafi je odpowiednio zastosować niż prawnik. W Polsce dominują dwie obiegowe opinie na temat zatrudnienia kancelarii prawnej. Jedna mówi, że nie ma sensu ponosić kosztów współpracy czy zatrudniania prawnika in-house, ponieważ nie zdarzają nam się problemy prawne, a gdy zajdzie taka potrzeba, to szybko podejmiemy współpracę. Druga opinia wskazuje na konieczność funkcjonowania w firmie działu prawnego, gdyż w każdym momencie prawnik jest do naszej dyspozycji, zna specyfikę działalności firmy, gdyż funkcjonuje w jej strukturach. Sprawdźmy, która z opinii jest bliższa prawdzie i jak wygląda sprawa kosztów.
W pierwszym przypadku firmy nie współpracują z prawnikami – muszą same przygotowywać umowy i weryfikować te otrzymane od kontrahenta, powinny doszkalać się w kwestiach prawnych dotyczących wymiany handlowej, zabezpieczeń przed nierzetelnymi kontrahentami, itp., a gdy okaże się, że potrzebna jest jednak wiedza specjalistyczna i prawnik jest niezbędny, muszą go szybko zatrudnić, przystając na podaną cenę, która zwykle jest wyższa niż w przypadku stałej współpracy. Ponadto, nie do przecenienia jest poczucie bezpieczeństwa prawnego, z którym firma ma do czynienia, gdy wie, że czuwa nad jej działaniami profesjonalna kancelaria prawna.
W drugim przypadku firma zatrudnia : prawnika. Koszty zatrudnienia prawnika in-house są wyższe niż wynajęcie kancelarii prawnej. Co więcej, szeroki zakres specjalizacji kancelarii prawnych daje pewność, że firma otrzyma wsparcie w każdej dziedzinie prawa. Zawsze istnieje również możliwość swobodnego wyboru i zmiany kancelarii, co w przypadku zatrudnienia prawnika w firmie jest utrudnione. Istotnym argumentem za outsourcingowaniem usług prawnych jest to, ze koszty takiej obsługi są zredukowane do rzeczywistych potrzeb firmy, bez konieczności stałego utrzymywania działu prawnego.
Podsumowując, stała opieka kancelarii prawnej, prowadzącej outsourcing usług na rzecz firmy, generuje relatywnie mniejsze koszty w określonej perspektywie czasu, niż jednorazowe zatrudnienie kancelarii w nagłych sytuacjach czy też posiadanie działu prawnego w firmie.
Księgowość, kadry i płace na zewnątrz
Administracja kadr i płac wciąż pozostaje najczęściej zlecaną funkcją na zewnątrz firmy. Przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego, itp. sprawiają firmom wiele problemów, podobnie jak ciągłe zmiany w owych przepisach. Ponadto, samodzielne prowadzenie kadr i płac generuje szereg kosztów związanych z zatrudnieniem specjalistów, zakupem oprogramowania, stworzeniem stanowisk pracy, kosztami lokalowymi, zakupem narzędzi i materiałów biurowych czy kosztami szkoleń personelu. Outsourcing usług kadrowo-płacowych zyskał swoją popularność przede wszystkim z powodu ograniczenia tych kosztów, ale także w wielu przypadkach, dzięki korzyściom jakie oferuje. Decydując się na przekazanie usług kadrowo-płacowych profesjonalistom firma przenosi na nich odpowiedzialność, zostaje zwolniona z obowiązku śledzenia nieustannych zmian w prawie, poprawie ulega jakość i terminowość rozliczeń kadrowo-płacowych i raportowania, następuje likwidacja ryzyka rozpowszechniania informacji na temat płac lub innych wrażliwych danych wśród pracowników.
Podobnie sytuacja ma się w przypadku outsourcingu usług księgowych. Przekazanie zadań księgowych na zewnątrz ogranicza odpowiedzialność przedsiębiorstwa, podnosi jakość usług, ogranicza koszty i zmniejsza ryzyko wynikające z nieprawidłowego wykonania zadania.
Stosować czy też nie
Decyzja o outsourcingu powinna zostać podjęta po dokonaniu wewnętrznej analizy zasobów przedsiębiorstwa, umiejscowieniu outsourcingu w strategii firmy, a wybór firmy outsourcingowej po zapoznaniu z ofertą firm na rynku.
Agnieszka Garczyńska
Marketing Manager
Kancelaria BSO Prawo & Podatki, oferując usługi prawne, wprowadziła pod marką BSO Outsourcing service-line księgowo-kadrowy
Profesjonaliści zrobią to lepiej, czyli korzystaj z dobrodziejstw outsourcingu
Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.
O czym mówi ta powtarzana wielokrotnie maksyma Henry’ego Forda, której sens ostatnio jest jakby bardziej dostrzegany. Podpowiada ona proste i oczywiste działanie – zaufaj profesjonalistom i pozwól im uwolnić cię od tych obszarów funkcjonowania twojej firmy, których zadaniem jest tylko wsparcie jej podstawowej działalności. Outsourcing usług, bo o tym zagadnieniu mówimy, jest jedną z metod na optymalizację prowadzenia działalności gospodarczej. Korzystając z usług profesjonalnej firmy outsourcingowej, mamy do czynienia z optymalizacją na wielu poziomach. Firmy decydując się na powierzenie obsługi części procesów zewnętrznemu, profesjonalnemu podmiotowi otrzymują w pakiecie zestaw korzyści w postaci redukcji kosztów stałych, podwyższenia jakości świadczonych usług, umożliwienia koncentracji kadry na priorytetowych kierunkach działalności przedsiębiorstwa, uwolnienia środków wynikające z dotychczasowej konieczności zatrudniania pracowników specjalizujących się w obszarach możliwych do outsourcingowania, stosowania nowych technik oferowanych przez firmę outsourcingową, lepszej koordynacji zadań z uwagi na zmniejszoną strukturę organizacyjną, utrzymania zatrudnienia na racjonalnym poziomie. Lista tych korzyści pewnie może być dłuższa, wraz z uszczegóławianiem wydzielanych i przekazywanych na zewnątrz obszarów działalności firmy.
Wsparcie w szerokim aspekcie
Ustaliliśmy, że outsourcing usług może być korzystny dla firmy, zarówno ze względu na redukcję kosztów, jak i optymalizację wielu procesów biznesowych w firmie. Oczywiście należy pamiętać, że decyzja o outsourcingowaniu określonych funkcji jest decyzją strategiczną. Firmy mogą decydować o powierzeniu profesjonalistom obsługi tylko niewielkiego obszaru działalności, czy też podejść do zagadnienia w sposób całościowy. Wsparcie w szerokim aspekcie prezentuje outsourcing kompleksowy, ostatnimi czasy coraz chętniej wykorzystywany przez firmy.
Łącząc usługi pokrewne, np. prawo, księgowość finansową i kadrowo-placową, można rozwiązywać problemy klienta uwzględniając szerszą perspektywę. Niektóre firmy oferujące kompleksowe usługi, np. prawne, wprowadzają usługi księgowo-kadrowe. Tym samym do dyspozycji przedsiębiorców oddają wyspecjalizowaną grupę ekspertów z zakresu księgowości, kadr i płac. Współpracując z prawnikami i doradcami podatkowymi są w stanie na czas zidentyfikować ewentualne problemy i skutecznie je rozwiązywać.
(S)prawne ograniczenie kosztów
Obecna sytuacja rynkowa wymaga od firm umiejętności odnajdywania i wykorzystywania różnych możliwości jakie daje prawo, aby sprawnie funkcjonując, jednocześnie równie sprawnie radzić sobie z obowiązkami narzucanymi przez urzędy państwowe. Któż lepiej rozumie prawo i potrafi je odpowiednio zastosować niż prawnik. W Polsce dominują dwie obiegowe opinie na temat zatrudnienia kancelarii prawnej. Jedna mówi, że nie ma sensu ponosić kosztów współpracy czy zatrudniania prawnika in-house, ponieważ nie zdarzają nam się problemy prawne, a gdy zajdzie taka potrzeba, to szybko podejmiemy współpracę. Druga opinia wskazuje na konieczność funkcjonowania w firmie działu prawnego, gdyż w każdym momencie prawnik jest do naszej dyspozycji, zna specyfikę działalności firmy, gdyż funkcjonuje w jej strukturach. Sprawdźmy, która z opinii jest bliższa prawdzie i jak wygląda sprawa kosztów.
W pierwszym przypadku firmy nie współpracują z prawnikami – muszą same przygotowywać umowy i weryfikować te otrzymane od kontrahenta, powinny doszkalać się w kwestiach prawnych dotyczących wymiany handlowej, zabezpieczeń przed nierzetelnymi kontrahentami, itp., a gdy okaże się, że potrzebna jest jednak wiedza specjalistyczna i prawnik jest niezbędny, muszą go szybko zatrudnić, przystając na podaną cenę, która zwykle jest wyższa niż w przypadku stałej współpracy. Ponadto, nie do przecenienia jest poczucie bezpieczeństwa prawnego, z którym firma ma do czynienia, gdy wie, że czuwa nad jej działaniami profesjonalna kancelaria prawna.
W drugim przypadku firma zatrudnia : prawnika. Koszty zatrudnienia prawnika in-house są wyższe niż wynajęcie kancelarii prawnej. Co więcej, szeroki zakres specjalizacji kancelarii prawnych daje pewność, że firma otrzyma wsparcie w każdej dziedzinie prawa. Zawsze istnieje również możliwość swobodnego wyboru i zmiany kancelarii, co w przypadku zatrudnienia prawnika w firmie jest utrudnione. Istotnym argumentem za outsourcingowaniem usług prawnych jest to, ze koszty takiej obsługi są zredukowane do rzeczywistych potrzeb firmy, bez konieczności stałego utrzymywania działu prawnego.
Podsumowując, stała opieka kancelarii prawnej, prowadzącej outsourcing usług na rzecz firmy, generuje relatywnie mniejsze koszty w określonej perspektywie czasu, niż jednorazowe zatrudnienie kancelarii w nagłych sytuacjach czy też posiadanie działu prawnego w firmie.
Księgowość, kadry i płace na zewnątrz
Administracja kadr i płac wciąż pozostaje najczęściej zlecaną funkcją na zewnątrz firmy. Przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego, itp. sprawiają firmom wiele problemów, podobnie jak ciągłe zmiany w owych przepisach. Ponadto, samodzielne prowadzenie kadr i płac generuje szereg kosztów związanych z zatrudnieniem specjalistów, zakupem oprogramowania, stworzeniem stanowisk pracy, kosztami lokalowymi, zakupem narzędzi i materiałów biurowych czy kosztami szkoleń personelu. Outsourcing usług kadrowo-płacowych zyskał swoją popularność przede wszystkim z powodu ograniczenia tych kosztów, ale także w wielu przypadkach, dzięki korzyściom jakie oferuje. Decydując się na przekazanie usług kadrowo-płacowych profesjonalistom firma przenosi na nich odpowiedzialność, zostaje zwolniona z obowiązku śledzenia nieustannych zmian w prawie, poprawie ulega jakość i terminowość rozliczeń kadrowo-płacowych i raportowania, następuje likwidacja ryzyka rozpowszechniania informacji na temat płac lub innych wrażliwych danych wśród pracowników.
Podobnie sytuacja ma się w przypadku outsourcingu usług księgowych. Przekazanie zadań księgowych na zewnątrz ogranicza odpowiedzialność przedsiębiorstwa, podnosi jakość usług, ogranicza koszty i zmniejsza ryzyko wynikające z nieprawidłowego wykonania zadania.
Stosować czy też nie
Decyzja o outsourcingu powinna zostać podjęta po dokonaniu wewnętrznej analizy zasobów przedsiębiorstwa, umiejscowieniu outsourcingu w strategii firmy, a wybór firmy outsourcingowej po zapoznaniu z ofertą firm na rynku.
Agnieszka Garczyńska
Marketing Manager
Kancelaria BSO Prawo & Podatki, oferując usługi prawne, wprowadziła pod marką BSO Outsourcing service-line księgowo-kadrowy
|
nr 11(127)2012  Zobacz więcej na temat: podziel się obowiązkami | outsourcing |
|
