Bez obaw
Ochrona przed niekorzystnymi skutkami technologii
Działalność przedsiębiorstwa obarczona jest wieloma rodzajami ryzyka. Im bardziej złożona struktura firmy, tym więcej potencjalnie niebezpiecznych miejsc, w których mogą pojawić się problemy. Ich identyfikacja za pomocą auditów pozwala ograniczyć zbędne koszty, a tym samym zapewnia przedsiębiorstwom niezakłócony rozwój.
Małe i średnie przedsiębiorstwa nie różnią się znacząco od dużych firm i międzynarodowych koncernów w kwestiach związanych z zarządzaniem jakością. Ich skuteczność rynkowa, a tym samym dalszy rozwój, uzależnione są w dużym stopniu od sposobu wewnętrznej organizacji i zarządzania procesami, które w nich zachodzą. Oczywiście skala tych zagadnień jest o wiele mniejsza, ale zasady podobne. O ile najwięcej jest małych i średnich firm, które wdrażają systemy zarządzania w oparciu o podstawowe normy, tj. ISO 9001, to przybywa również podmiotów, które wdrażają zaawansowane, branżowe systemy zarządzania, którymi posługują się duże koncerny. Nie zmienia to jednak faktu, że aby osiągać zakładane wyniki finansowe i zwiększać swoje możliwości na tle konkurencji, organizacja musi wykazać się szerokim zrozumieniem dla potrzeby identyfikacji potencjalnych zagrożeń pojawiających się w ich strukturze.
Czynnik ludzki w postaci dobrze dobranej kadry kierowniczej i zaangażowanych pracowników jest kwestią podstawową, ale jednak niewystarczającą – w obecnych realiach ekonomicznych – do osiągnięcia długotrwałych sukcesów. Począwszy od sfery samego zarządzania, przez ochronę własności, aż po oddziaływanie na środowisko, nawet najmniejsze przedsiębiorstwo ma w tych kwestiach wiele do przeanalizowania. Skoncentrowanie się na codziennych obowiązkach, działania niejednokrotnie rutynowe i duża liczba zadań do wykonania potrafią sprawić, że uwadze umykają sprawy czasem zupełnie podstawowe. Ich pominięcie może nie tylko powodować problemy związane z koniecznością przeznaczenia dodatkowych środków na natychmiastowe uporanie się z nimi. Często prowadzi to do zakłócenia procesów, poważniejszych usterek w infrastrukturze biurowej bądź wytwórczej, a także do zagrożenia zdrowia i życia pracowników.
Oszczędności osiągnięte dzięki oparciu się tylko o własne procedury i wykorzystanie posiadanej kadry do doskonalenia zarządzania jakością są tylko pozorne. Firmy z sektora MSP mało kiedy posiadają na tyle rozwinięty dział rewizyjny, który potrafiłby precyzyjnie zweryfikować wszystkie obszary mogące powodować problemy. Nawet ciągłe poszerzanie wiedzy i wzrost kompetencji nie są w stanie zapewnić kompleksowej ochrony. W takich sytuacjach warto rozważyć skorzystanie z usług firmy, która gwarantuje wielowymiarowy audit. Identyfikację obszarów i precyzyjnie określonych miejsc, w których należy wprowadzić konieczne usprawnienia zapewnia wówczas szerokie grono specjalistów. Każdy specjalista skrupulatnie i z zachowaniem należytej uwagi bada powierzony mu do analizy aspekt działalności przedsiębiorstwa. Dzięki zrozumieniu zależności między poszczególnymi elementami struktury organizacyjnej, są w stanie przygotować wyczerpujący raport. Zalecenia w nim podane będą dla osób decyzyjnych drogowskazem na ścieżce rozwoju.
Identyfikacja obszarów zagrożeń
Technologia to przede wszystkim wiedza, która pozwala na optymalizację wykonywanych czynności lub produktów. Zagrożenia z nią związane są zatem wielowymiarowe, a korelacje, które tworzy między poszczególnymi procesami powodują, że jej analiza musi opierać się o wiele zmiennych. Największym wyzwaniem są oczywiście ludzie, którzy bezpośrednio oddziałują na systemy zarządzania. Ich zachowania są na tyle trudne do przewidzenia, że podstawą do minimalizowania zagrożeń, które mogą powodować przez swoje zaniedbania, jest systematyzacja ich działań.
Małe i średnie przedsiębiorstwa zwiększają liczbę koniecznych do zweryfikowania obszarów zagrożeń wraz ze wzrostem ich struktury organizacyjnej oraz zakresu oddziaływania na podmioty zewnętrzne. Również forma działalności warunkuje procesy i urządzenia, których działanie oraz efekty wymagają dokładnej analizy. Firmy usługowe nie posiadające dużego zaplecza maszynowego są tylko pozornie mniej narażone na niekorzystne skutki technologii. Z reguły przechowują one duże ilości wrażliwych danych, których zabezpieczenie wiąże się z odpowiednią ochroną infrastruktury informatycznej. Zwrócenie uwagi na takie kwestie, a także wypracowanie odpowiednich reguł jest w stanie zapobiec problemom, które w sytuacjach kryzysowych mogą sparaliżować działanie przedsiębiorstwa.
Otoczenie prawne, w jakim prowadzone są poszczególne rodzaje działalności, również generuje wiele zagrożeń w przypadku pominięcia ustalonych dla nich zasad. Wykluczenie takiego rodzaju ryzyka leży po stronie przedsiębiorcy, który poza spełnianiem podstawowych wymagań musi podporządkować się także regulacjom określającym wiele dziedzin tylko pozornie nie związanych bezpośrednio z jego firmą. Procesy świadczenia usług i wytwarzania dóbr materialnych powinny być zatem właściwie zarządzane. Oprócz podniesienia ich jakości zapewnia to również minimalizację dodatkowych kosztów, które powodować może niezgodność z obowiązującym prawem.
Kolejnym istotnym z punktu widzenia ochrony przed niekorzystnymi skutkami technologii zagadnieniem dotyczącym działalności gospodarczej jest środowisko. Kwestie oddziaływania na nie przedsiębiorstw są bardzo często pomijane, a należy zaznaczyć, że liczba regulacji, które je obejmują, nieustannie się zwiększa i aktualizuje. Identyfikacja ustaleń właściwych dla danych sektorów usługowych czy wytwórczych wpisuje się w zakres działań właścicieli oraz kadry zarządzającej przedsiębiorstw. W razie nieznajomości obowiązujących reguł przepisy prawne nie pozostawiają wątpliwości, kto ponosi odpowiedzialność za zaniedbania.
Osobną kwestią, której pominięcie stwarza realne zagrożenie dla zdrowia lub życia, jest bezpieczeństwo i higiena pracy. Ogólne zasady ich dotyczące nie są wystarczające do obniżenia poziomu ryzyka. Nieustanny rozwój nowych technologii, poszerzanie – szczególnie przez firmy produkcyjne – zaplecza narzędziowego i maszynowego sprawia, że konieczny jest zintegrowany i wielowymiarowy nadzór. Taki, który obejmuje np. nie tylko czynniki związane z infrastrukturą, ale również środowiskowe. Złożoność każdego z przykładowych obszarów sprawia, że ich współgranie powinno być potwierdzone auditem. Pozwala to ograniczać liczbę zagrożeń i dodatkowe nakłady finansowe.
Audit – przeciwdziałanie bolesnym skutkom
Działanie w niestabilnych czasach, które przynoszą obecnie widmo spowolnienia gospodarczego, jest samo w sobie zagrożeniem dla przedsiębiorcy. Każde potknięcie może zaważyć bowiem na pozycji firmy, jej przyszłości, a tym samym na jej istnieniu. Cienka linia znajdująca się między koniecznymi oszczędnościami a chęcią podnoszenia jakości, po której idzie wiele małych i średnich przedsiębiorstw, powinna być wciąż wyraźnie widoczna. Jej dostrzeganie, a tym samym trzymanie ustalonego na rozwój kursu, znacznie ułatwiają audity i certyfikacje systemów zarządzania.
Technologia ma to do siebie, że nie wybacza zaniedbań, braku świadomości czy niskiego poziomu wiedzy. Rozsądek sprawnego przedsiębiorcy umożliwia rozpoznanie bieżących potrzeb, których nie można w żaden sposób pomijać. Weryfikując wszystkie obszary swojej działalności jest on w stanie zapobiec tym skutkom, które przynoszą nie tylko bezpośrednie zagrożenia, ale także pośrednie, znajdujące się w jego otoczeniu biznesowym. Pomoc ze strony doświadczonego zespołu auditorów pozwala odpowiednio wcześnie zapobiec możliwym do przewidzenia problemom.
Specyfika poszczególnych przedsiębiorstw wymaga stosowania takich rozwiązań weryfikujących, które będą wyczerpująco przedstawiać istniejące lub potencjalne problemy. Certyfikacja systemów zarządzania zaczyna się zazwyczaj od zarządzania jakością (ISO 9001:2008). Kolejnym etapem może być wdrażanie systemów zarządzania środowiskowego (ISO 14001:2008), zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (OHSAS 18001:2007) oraz ich integracja, która przynosi o wiele większe korzyści z racji optymalizacji poszczególnych procesów i ujęcie ich w spójną całość.
Niekorzystne skutki technologii to nie tylko sprawy wewnętrzne firmy. To także redukcja ryzyka, jakie niosą za sobą dostarczane na rynek produkty. Nie każda firma zajmująca się działalnością wytwórczą ma na uwadze, że musi wywiązywać się dodatkowo z uregulowań, które dotyczą np. sprawozdawczości w kwestii opakowań. Wyróżniającą się świadomością odznacza się branża spożywcza, która dzięki współpracy, m.in. z sieciami handlowymi, zmuszona jest do posiadania wielu certyfikatów zaświadczających o szeroko rozumianej jakości i zgodności z normami. Minimalizowanie ryzyka pojawia się w takich przypadkach obligatoryjnie, właśnie dzięki wymaganiom jakie stawiają przed producentami żywności i artykułów codziennego użytku duże sieci handlowe. Podobna skala certyfikacji, a zatem i auditów, które prowadzą do ich uzyskania, obserwowana jest w przemyśle motoryzacyjnym.
Weryfikacja procesów zarządzania czy identyfikacja zagrożeń związanych z technologią ma na celu nie tylko wykluczenie niebezpieczeństw. To także swojego rodzaju przepustka do współpracy z większymi przedsiębiorstwami, które od dawna certyfikują swoje systemy zarządzania i wymagają podobnego postępowania od swoich dostawców.
Czynnik ludzki w postaci dobrze dobranej kadry kierowniczej i zaangażowanych pracowników jest kwestią podstawową, ale jednak niewystarczającą – w obecnych realiach ekonomicznych – do osiągnięcia długotrwałych sukcesów. Począwszy od sfery samego zarządzania, przez ochronę własności, aż po oddziaływanie na środowisko, nawet najmniejsze przedsiębiorstwo ma w tych kwestiach wiele do przeanalizowania. Skoncentrowanie się na codziennych obowiązkach, działania niejednokrotnie rutynowe i duża liczba zadań do wykonania potrafią sprawić, że uwadze umykają sprawy czasem zupełnie podstawowe. Ich pominięcie może nie tylko powodować problemy związane z koniecznością przeznaczenia dodatkowych środków na natychmiastowe uporanie się z nimi. Często prowadzi to do zakłócenia procesów, poważniejszych usterek w infrastrukturze biurowej bądź wytwórczej, a także do zagrożenia zdrowia i życia pracowników.
Oszczędności osiągnięte dzięki oparciu się tylko o własne procedury i wykorzystanie posiadanej kadry do doskonalenia zarządzania jakością są tylko pozorne. Firmy z sektora MSP mało kiedy posiadają na tyle rozwinięty dział rewizyjny, który potrafiłby precyzyjnie zweryfikować wszystkie obszary mogące powodować problemy. Nawet ciągłe poszerzanie wiedzy i wzrost kompetencji nie są w stanie zapewnić kompleksowej ochrony. W takich sytuacjach warto rozważyć skorzystanie z usług firmy, która gwarantuje wielowymiarowy audit. Identyfikację obszarów i precyzyjnie określonych miejsc, w których należy wprowadzić konieczne usprawnienia zapewnia wówczas szerokie grono specjalistów. Każdy specjalista skrupulatnie i z zachowaniem należytej uwagi bada powierzony mu do analizy aspekt działalności przedsiębiorstwa. Dzięki zrozumieniu zależności między poszczególnymi elementami struktury organizacyjnej, są w stanie przygotować wyczerpujący raport. Zalecenia w nim podane będą dla osób decyzyjnych drogowskazem na ścieżce rozwoju.
Identyfikacja obszarów zagrożeń
Technologia to przede wszystkim wiedza, która pozwala na optymalizację wykonywanych czynności lub produktów. Zagrożenia z nią związane są zatem wielowymiarowe, a korelacje, które tworzy między poszczególnymi procesami powodują, że jej analiza musi opierać się o wiele zmiennych. Największym wyzwaniem są oczywiście ludzie, którzy bezpośrednio oddziałują na systemy zarządzania. Ich zachowania są na tyle trudne do przewidzenia, że podstawą do minimalizowania zagrożeń, które mogą powodować przez swoje zaniedbania, jest systematyzacja ich działań.
Małe i średnie przedsiębiorstwa zwiększają liczbę koniecznych do zweryfikowania obszarów zagrożeń wraz ze wzrostem ich struktury organizacyjnej oraz zakresu oddziaływania na podmioty zewnętrzne. Również forma działalności warunkuje procesy i urządzenia, których działanie oraz efekty wymagają dokładnej analizy. Firmy usługowe nie posiadające dużego zaplecza maszynowego są tylko pozornie mniej narażone na niekorzystne skutki technologii. Z reguły przechowują one duże ilości wrażliwych danych, których zabezpieczenie wiąże się z odpowiednią ochroną infrastruktury informatycznej. Zwrócenie uwagi na takie kwestie, a także wypracowanie odpowiednich reguł jest w stanie zapobiec problemom, które w sytuacjach kryzysowych mogą sparaliżować działanie przedsiębiorstwa.
Otoczenie prawne, w jakim prowadzone są poszczególne rodzaje działalności, również generuje wiele zagrożeń w przypadku pominięcia ustalonych dla nich zasad. Wykluczenie takiego rodzaju ryzyka leży po stronie przedsiębiorcy, który poza spełnianiem podstawowych wymagań musi podporządkować się także regulacjom określającym wiele dziedzin tylko pozornie nie związanych bezpośrednio z jego firmą. Procesy świadczenia usług i wytwarzania dóbr materialnych powinny być zatem właściwie zarządzane. Oprócz podniesienia ich jakości zapewnia to również minimalizację dodatkowych kosztów, które powodować może niezgodność z obowiązującym prawem.
Kolejnym istotnym z punktu widzenia ochrony przed niekorzystnymi skutkami technologii zagadnieniem dotyczącym działalności gospodarczej jest środowisko. Kwestie oddziaływania na nie przedsiębiorstw są bardzo często pomijane, a należy zaznaczyć, że liczba regulacji, które je obejmują, nieustannie się zwiększa i aktualizuje. Identyfikacja ustaleń właściwych dla danych sektorów usługowych czy wytwórczych wpisuje się w zakres działań właścicieli oraz kadry zarządzającej przedsiębiorstw. W razie nieznajomości obowiązujących reguł przepisy prawne nie pozostawiają wątpliwości, kto ponosi odpowiedzialność za zaniedbania.
Osobną kwestią, której pominięcie stwarza realne zagrożenie dla zdrowia lub życia, jest bezpieczeństwo i higiena pracy. Ogólne zasady ich dotyczące nie są wystarczające do obniżenia poziomu ryzyka. Nieustanny rozwój nowych technologii, poszerzanie – szczególnie przez firmy produkcyjne – zaplecza narzędziowego i maszynowego sprawia, że konieczny jest zintegrowany i wielowymiarowy nadzór. Taki, który obejmuje np. nie tylko czynniki związane z infrastrukturą, ale również środowiskowe. Złożoność każdego z przykładowych obszarów sprawia, że ich współgranie powinno być potwierdzone auditem. Pozwala to ograniczać liczbę zagrożeń i dodatkowe nakłady finansowe.
Audit – przeciwdziałanie bolesnym skutkom
Działanie w niestabilnych czasach, które przynoszą obecnie widmo spowolnienia gospodarczego, jest samo w sobie zagrożeniem dla przedsiębiorcy. Każde potknięcie może zaważyć bowiem na pozycji firmy, jej przyszłości, a tym samym na jej istnieniu. Cienka linia znajdująca się między koniecznymi oszczędnościami a chęcią podnoszenia jakości, po której idzie wiele małych i średnich przedsiębiorstw, powinna być wciąż wyraźnie widoczna. Jej dostrzeganie, a tym samym trzymanie ustalonego na rozwój kursu, znacznie ułatwiają audity i certyfikacje systemów zarządzania.
Technologia ma to do siebie, że nie wybacza zaniedbań, braku świadomości czy niskiego poziomu wiedzy. Rozsądek sprawnego przedsiębiorcy umożliwia rozpoznanie bieżących potrzeb, których nie można w żaden sposób pomijać. Weryfikując wszystkie obszary swojej działalności jest on w stanie zapobiec tym skutkom, które przynoszą nie tylko bezpośrednie zagrożenia, ale także pośrednie, znajdujące się w jego otoczeniu biznesowym. Pomoc ze strony doświadczonego zespołu auditorów pozwala odpowiednio wcześnie zapobiec możliwym do przewidzenia problemom.
Specyfika poszczególnych przedsiębiorstw wymaga stosowania takich rozwiązań weryfikujących, które będą wyczerpująco przedstawiać istniejące lub potencjalne problemy. Certyfikacja systemów zarządzania zaczyna się zazwyczaj od zarządzania jakością (ISO 9001:2008). Kolejnym etapem może być wdrażanie systemów zarządzania środowiskowego (ISO 14001:2008), zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (OHSAS 18001:2007) oraz ich integracja, która przynosi o wiele większe korzyści z racji optymalizacji poszczególnych procesów i ujęcie ich w spójną całość.
Niekorzystne skutki technologii to nie tylko sprawy wewnętrzne firmy. To także redukcja ryzyka, jakie niosą za sobą dostarczane na rynek produkty. Nie każda firma zajmująca się działalnością wytwórczą ma na uwadze, że musi wywiązywać się dodatkowo z uregulowań, które dotyczą np. sprawozdawczości w kwestii opakowań. Wyróżniającą się świadomością odznacza się branża spożywcza, która dzięki współpracy, m.in. z sieciami handlowymi, zmuszona jest do posiadania wielu certyfikatów zaświadczających o szeroko rozumianej jakości i zgodności z normami. Minimalizowanie ryzyka pojawia się w takich przypadkach obligatoryjnie, właśnie dzięki wymaganiom jakie stawiają przed producentami żywności i artykułów codziennego użytku duże sieci handlowe. Podobna skala certyfikacji, a zatem i auditów, które prowadzą do ich uzyskania, obserwowana jest w przemyśle motoryzacyjnym.
Weryfikacja procesów zarządzania czy identyfikacja zagrożeń związanych z technologią ma na celu nie tylko wykluczenie niebezpieczeństw. To także swojego rodzaju przepustka do współpracy z większymi przedsiębiorstwami, które od dawna certyfikują swoje systemy zarządzania i wymagają podobnego postępowania od swoich dostawców.
|
nr 11(127)2012  Zobacz więcej na temat: Ochrona przed niekorzystnymi skutkami technologii | audit | auditor | audyt |
|
