Lekcja nr 5. Sortowanie i grupowanie wiadomości
Microsoft Office Outlook 2010
Wiadomości trafiające do skrzynki odbiorczej są domyślnie sortowane według pola Otrzymano, czyli daty otrzymania wiadomości malejąco. W praktyce oznacza to, że najnowsze wiadomości widnieją zawsze na górze listy wiadomości.
Rys. 1
Outlook pozwala sortować wiadomości według dowolnego pola. Można na przykład posortować je według pola Od albo Temat. Aby dokonać sortowania po którymś polu, należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na nagłówku danego pola:
RYS 2
Symbol trójkąta przy nagłówku pola pokazuje, że wiadomości sortowane są według tego pola. Kolejność sortowania można zmienić klikając na nagłówku pola prawym przyciskiem myszki i wybierając polecenie Odwróć kolejność sortowania.
RYS 3
Outlook oznacza pole po którym jest wykonywanie sortowanie symbolem małego trójkąta skierowanego wierzchołkiem w górę lub w dół w zależności od wybranego sortowania:
RYS 4
Outlook ma również domyślnie włączone grupowanie. Jest to mechanizm, który grupuje wiadomości według wybranego kryterium, na przykład według nadawcy albo daty otrzymania e-maila. Grupowanie jest włączone domyślnie, zatem aby zobaczyć jego efekty wystarczy posortować dane według któregokolwiek pola. Wiadomości będą wówczas i posortowane i pogrupowane. Na rysunku poniżej widać efekt posortowania wiadomości według pola Od rosnąco z włączonym grupowaniem:
RYS 5
Grupowanie można wyłączyć poprzez kliknięcie w kartę Widok > Rozmieść według > Pokaż w grupach:
RYS 6
Po wyłączeniu grupowania wiadomości będą wyświetlone w następujący sposób:
RYS 7
Jak widać, e-maile wciąż są posortowane, jednak już nie pogrupowane.
Wyszukiwanie wiadomości
Często zachodzi potrzeba odszukania wiadomości, która została przysłana dawno temu. Nie trzeba wówczas ręcznie przeglądać wszystkich folderów z wiadomościami w poszukiwaniu tej, która jest w danej chwili potrzebna – Outlook zawiera świetny mechanizm wyszukiwania. Aby wyszukać konkretną wiadomość można skorzystać z szybkiego wyszukiwania. W tym celu należy wpisać poszukiwany fragment tekstu w okienko wyszukiwania i kliknąć symbol lupy:
RYS 8
Outlook wyświetli po chwili wyniki wyszukiwania. Należy pamiętać, że wyszukiwanie błyskawiczne przeszukuje tylko ten folder, w którym aktualnie się znajdujemy. Jeśli chcemy przeszukać wszystkie foldery poczty, to w okienku z wynikami wyszukiwania należy kliknąć opcję Spróbuj wyszukać ponownie we wszystkich elementach poczty:
RYS 9
Jeśli chcemy zresetować wyszukiwanie i powrócić do listy wszystkich wiadomości należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie okienka wyszukiwania:
RYS 10
Aby dokładnie określić kryteria, które mają być brane pod uwagę przy wyszukiwaniu i sprecyzować pola wiadomości, które mają być przeszukiwane, należy przejść do zaawansowanego wyszukiwania poprzez kliknięcie w kartę Narzędzia główne > >grupa : Filtruj pocztę e-mail > Więcej filtrów…:
RYS 11
Pojawi się wówczas na wstążce dodatkowa karta Wyszukiwanie, przy pomocy której można dokładnie określić kryteria wyszukiwania:
RYS 12
Aby wyjść z wyszukiwania należy kliknąć przycisk Zamknij wyszukiwanie znajdujący się po prawej stronie karty Wyszukiwanie.
CTS – Customized Training Solution
cts@cts.com.pl
www.cts.com.pl
tel. 22 838-19-08
Outlook pozwala sortować wiadomości według dowolnego pola. Można na przykład posortować je według pola Od albo Temat. Aby dokonać sortowania po którymś polu, należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na nagłówku danego pola:
RYS 2
Symbol trójkąta przy nagłówku pola pokazuje, że wiadomości sortowane są według tego pola. Kolejność sortowania można zmienić klikając na nagłówku pola prawym przyciskiem myszki i wybierając polecenie Odwróć kolejność sortowania.
RYS 3
Outlook oznacza pole po którym jest wykonywanie sortowanie symbolem małego trójkąta skierowanego wierzchołkiem w górę lub w dół w zależności od wybranego sortowania:
RYS 4
Outlook ma również domyślnie włączone grupowanie. Jest to mechanizm, który grupuje wiadomości według wybranego kryterium, na przykład według nadawcy albo daty otrzymania e-maila. Grupowanie jest włączone domyślnie, zatem aby zobaczyć jego efekty wystarczy posortować dane według któregokolwiek pola. Wiadomości będą wówczas i posortowane i pogrupowane. Na rysunku poniżej widać efekt posortowania wiadomości według pola Od rosnąco z włączonym grupowaniem:
RYS 5
Grupowanie można wyłączyć poprzez kliknięcie w kartę Widok > Rozmieść według > Pokaż w grupach:
RYS 6
Po wyłączeniu grupowania wiadomości będą wyświetlone w następujący sposób:
RYS 7
Jak widać, e-maile wciąż są posortowane, jednak już nie pogrupowane.
Wyszukiwanie wiadomości
Często zachodzi potrzeba odszukania wiadomości, która została przysłana dawno temu. Nie trzeba wówczas ręcznie przeglądać wszystkich folderów z wiadomościami w poszukiwaniu tej, która jest w danej chwili potrzebna – Outlook zawiera świetny mechanizm wyszukiwania. Aby wyszukać konkretną wiadomość można skorzystać z szybkiego wyszukiwania. W tym celu należy wpisać poszukiwany fragment tekstu w okienko wyszukiwania i kliknąć symbol lupy:
RYS 8
Outlook wyświetli po chwili wyniki wyszukiwania. Należy pamiętać, że wyszukiwanie błyskawiczne przeszukuje tylko ten folder, w którym aktualnie się znajdujemy. Jeśli chcemy przeszukać wszystkie foldery poczty, to w okienku z wynikami wyszukiwania należy kliknąć opcję Spróbuj wyszukać ponownie we wszystkich elementach poczty:
RYS 9
Jeśli chcemy zresetować wyszukiwanie i powrócić do listy wszystkich wiadomości należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie okienka wyszukiwania:
RYS 10
Aby dokładnie określić kryteria, które mają być brane pod uwagę przy wyszukiwaniu i sprecyzować pola wiadomości, które mają być przeszukiwane, należy przejść do zaawansowanego wyszukiwania poprzez kliknięcie w kartę Narzędzia główne > >grupa : Filtruj pocztę e-mail > Więcej filtrów…:
RYS 11
Pojawi się wówczas na wstążce dodatkowa karta Wyszukiwanie, przy pomocy której można dokładnie określić kryteria wyszukiwania:
RYS 12
Aby wyjść z wyszukiwania należy kliknąć przycisk Zamknij wyszukiwanie znajdujący się po prawej stronie karty Wyszukiwanie.
CTS – Customized Training Solution
cts@cts.com.pl
www.cts.com.pl
tel. 22 838-19-08
|
nr 3(131)2013  |
|
