Era projektów stała się faktem
Zarządzanie projektami w małej i średniej firmie
Świat, zwłaszcza ten gospodarczy, kręci się coraz szybciej. Na przekór czasowemu kryzysowi wiemy coraz więcej, pracujemy intensywniej, a nasza innowacyjność wzrasta. Doskonałym przykładem jest branża motoryzacyjna, której przedstawiciele jeszcze do lat dziewięćdziesiątych prezentowali nam nowe modele samochodów co mniej więcej siedem-osiem lat. Obecnie nowy model możemy obejrzeć już co dwa-trzy lata.
Wymyślamy, wytwarzamy, sprzedajemy, wymieniamy coraz szybciej. Globalna szybkość musiała mieć również wpływ na to, w jaki sposób pracujemy. Praca etatowa z jej powtarzającymi się zadaniami, stałymi zdarzeniami i relacjami zaczyna odchodzić do lamusa i wbrew wielu obawom towarzyszącym uelastycznieniu pracy, będzie to stała tendencja.
Konieczność zmiany w sposobie działania pierwsze zauważyły duże firmy, którym ze względu na wielkość i rozbudowane struktury organizacyjne trudno było uzyskiwać potrzebną szybkość działania. Obok oficjalnych struktur zaczęły wyrastać mniejsze grupy, działające poza „oficjalnym obiegiem”, łączące pracowników różnych jednostek organizacyjnych, zdolne do wytworzenia użytecznych rozwiązań i ich szybkiej implementacji.
Era projektów stała się faktem. Obecnie na rynku działają organizacje, które w dużej części lub nawet w 100 proc. organizują swoją pracę w oparciu o projekty. Uzyskują dzięki temu dużą szybkość i efektywność, alokując ludzi z ich kompetencjami i inne zasoby w te działania, które są realnie potrzebne, a nie wynikają z rutyny działania.
Dla dużych i bardzo dużych organizacji projekty są koniecznym i użytecznym rozwiązaniem. Nie mogą pozbyć się formalnych struktur opisujących sposób zarządzania i przepływu informacji, procesów i procedur organizujących przepływ pracy oraz formalnych zespołów roboczych powołanych do realizacji ściśle określonych zadań. Przy dużej wielkości sprawność działania organizacje uzyskują właśnie dzięki specjalizacji i wyraźnemu podziałowi pracy. Balansują zatem pomiędzy stałymi elementami i zmiennymi projektami.
Z tej perspektywy wydaje się, że projekt jako formuła działania, w odniesieniu do współczesnych zmian na rynku jest idealnym rozwiązaniem dla małych, a zwłaszcza średnich organizacji. Firmy rozwijając się, przechodząc od fazy małej firmy do dużego organizmu w naturalny sposób usztywniają się, tracąc naturalną na początku elastyczność, którą trudno jest później odzyskać.
Organizacje małe i średnie rozwijając się i wchodząc w fazę wzrostu mogą racjonalnie zarządzać procesem formalizacji wykorzystując do tego pracę projektową. Zamiast wraz ze wzrostem zleceń, operacji, zadań powoływać nowe formalne struktury, stanowiska – organizacje mogą powoływać grupy projektowe odpowiedzialne za realizację określonych zadań, a po ich wykonaniu skierować pracowników do innego działania.
Działanie w ramach projektów, w przypadku spadku zamówień umożliwia skierowanie aktywności pracowników na aktywność wewnętrzną (nakierowaną na wnętrze organizacji), co w przypadku organizacji dużych jest trudne ze względu na wypracowaną już specjalizację pracowników oraz trudność we wprowadzaniu zmian w rozbudowanych strukturach.
Działanie małych i średnich organizacji w oparciu o projekty może być zatem użyteczne zarówno kiedy firma rozwija się poprzez wzrost np. zleceń i chce uniknąć pułapki zbytniej formalizacji, jak również kiedy liczba operacji spada i pojawia się konieczność elastycznego gospodarowania pracownikami. W organizacjach dużych z wyspecjalizowanymi jednostkami sytuacja taka może wiązać się z zagrożeniem zwolnieniami. Organizacje mniejsze mogą w takiej sytuacji podejmować inne działania, bardziej użyteczne z perspektywy pracowników.
Konieczność zmiany w sposobie działania pierwsze zauważyły duże firmy, którym ze względu na wielkość i rozbudowane struktury organizacyjne trudno było uzyskiwać potrzebną szybkość działania. Obok oficjalnych struktur zaczęły wyrastać mniejsze grupy, działające poza „oficjalnym obiegiem”, łączące pracowników różnych jednostek organizacyjnych, zdolne do wytworzenia użytecznych rozwiązań i ich szybkiej implementacji.
Era projektów stała się faktem. Obecnie na rynku działają organizacje, które w dużej części lub nawet w 100 proc. organizują swoją pracę w oparciu o projekty. Uzyskują dzięki temu dużą szybkość i efektywność, alokując ludzi z ich kompetencjami i inne zasoby w te działania, które są realnie potrzebne, a nie wynikają z rutyny działania.
Dla dużych i bardzo dużych organizacji projekty są koniecznym i użytecznym rozwiązaniem. Nie mogą pozbyć się formalnych struktur opisujących sposób zarządzania i przepływu informacji, procesów i procedur organizujących przepływ pracy oraz formalnych zespołów roboczych powołanych do realizacji ściśle określonych zadań. Przy dużej wielkości sprawność działania organizacje uzyskują właśnie dzięki specjalizacji i wyraźnemu podziałowi pracy. Balansują zatem pomiędzy stałymi elementami i zmiennymi projektami.
Z tej perspektywy wydaje się, że projekt jako formuła działania, w odniesieniu do współczesnych zmian na rynku jest idealnym rozwiązaniem dla małych, a zwłaszcza średnich organizacji. Firmy rozwijając się, przechodząc od fazy małej firmy do dużego organizmu w naturalny sposób usztywniają się, tracąc naturalną na początku elastyczność, którą trudno jest później odzyskać.
Organizacje małe i średnie rozwijając się i wchodząc w fazę wzrostu mogą racjonalnie zarządzać procesem formalizacji wykorzystując do tego pracę projektową. Zamiast wraz ze wzrostem zleceń, operacji, zadań powoływać nowe formalne struktury, stanowiska – organizacje mogą powoływać grupy projektowe odpowiedzialne za realizację określonych zadań, a po ich wykonaniu skierować pracowników do innego działania.
Działanie w ramach projektów, w przypadku spadku zamówień umożliwia skierowanie aktywności pracowników na aktywność wewnętrzną (nakierowaną na wnętrze organizacji), co w przypadku organizacji dużych jest trudne ze względu na wypracowaną już specjalizację pracowników oraz trudność we wprowadzaniu zmian w rozbudowanych strukturach.
Działanie małych i średnich organizacji w oparciu o projekty może być zatem użyteczne zarówno kiedy firma rozwija się poprzez wzrost np. zleceń i chce uniknąć pułapki zbytniej formalizacji, jak również kiedy liczba operacji spada i pojawia się konieczność elastycznego gospodarowania pracownikami. W organizacjach dużych z wyspecjalizowanymi jednostkami sytuacja taka może wiązać się z zagrożeniem zwolnieniami. Organizacje mniejsze mogą w takiej sytuacji podejmować inne działania, bardziej użyteczne z perspektywy pracowników.
