Jak postępować z dłużnikami?
Zarządzanie należnościami i procesem windykacyjnym
Coraz więcej osób wskazuje nie tylko na symptomy spowolnienia gospodarczego, ale wprost na kryzys, który zawitał do naszego kraju. Każdy przedsiębiorca – niezależnie od tego czy mamy kryzys czy też nie – zdaje sobie sprawę z tego, jak ważna jest płynność w prowadzonej działalności, co wiąże się z bieżącym regulowaniem płatności przez kontrahentów.
Niestety, zwłaszcza w czasach spowolnienia gospodarczego czy kryzysu, firmy mają coraz większe problemy z płynnością i odzyskiwaniem należności od kontrahentów. Wówczas ważne jest skuteczne zarządzenie należnościami i procesem windykacyjnym, czyli związanym z odzyskiwaniem należności.
Nie każdy dłużnik jest taki sam
W razie występowania problemów z płatnościami, podstawową kwestią jest ustalenie terminów i sposobów postępowania w stosunku do kontrahentów. Jeszcze zanim klientowi upłynie termin płatności można wysłać wiadomość (e-mail lub SMS), która będzie przypominać o zapłacie. Oczywiście w takim wypadku chodzi o grzeczną wiadomość przypominającą, a nie wzywanie do zapłaty. Takie działanie często poprawia spłaty, gdyż eliminuje te płatności przeterminowane, które są wynikiem zapominalstwa klienta o terminie zapłaty.
Inaczej postępujemy z klientem, kiedy termin płatności już minął. Wówczas wezwania mogą mieć charakter windykacyjny, tzn. wzywający do zapłaty. Jednak gdy zadłużenie takie nie jest znacznie przeterminowane, tzn. termin, w którym miała nastąpić zapłata wynosi kilka lub kilkanaście dni, wówczas działania windykacyjne prowadzone są jako tzw. miękka windykacja. Polega ona na wysyłaniu wiadomości, czasem także pisemnych wezwań do zapłaty albo noty odsetkowej, a także rozmowach telefonicznych z dłużnikiem.
Dłużnik obiecuje spłatę
Dłużnik, który zalega ze spłatą, podczas kontaktu zawsze deklaruje spłatę długu, a wierzyciel najczęściej wierzy w zapewnienia dłużnika. Często jest jednak tak, że takie deklaracje składane są wielokrotnie, raz za razem. Ważne aby być konsekwentnym w stosunku do dłużnika, tzn. jeśli nie dokona on zapłaty w zadeklarowanym czasie, kolejna taka prolongata terminu winna być poparta jakąkolwiek wpłatą (dłużnik winien uwiarygodnić swoje deklaracje).
Jeśli dochodzi do spotkań z dłużnikiem, powinniśmy odebrać od dłużnika oświadczenie na piśmie. Oświadczenie takie ma znaczenie prawne. Po pierwsze, dłużnik potwierdza samo istnienie długu i deklaruję jego spłatę w określonym terminie. Po drugie, potwierdzenie takie jest istotne, w przypadku gdy wcześniej nie zawarliśmy z dłużnikiem żadnej pisemnej umowy (mamy tylko fakturę niepodpisaną przez dłużnika). Poprzez takie oświadczenie dochodzi do uznania długu, co zarówno przerywa termin przedawnienia roszczenia i stanowi dowód, że dłużnik nie kwestionuje kwoty, ani zasadności kwoty długu. Złożenie takiego oświadczenia ma także ten skutek, że w razie skierowania sprawy na drogę sądową łatwiej uzyskamy odpowiednie orzeczenie.
Unikanie wierzyciela
Po pierwszym etapie dość szybko nadchodzi kolejny, który charakteryzuje się tym, że dłużnik unika swojego wierzyciela (nie odbiera telefonów, nie odpowiada na wiadomości, nie chce się już spotykać). Może nawet dochodzić do kontaktów telefonicznych, ale dłużnik szuka wymówek – nie ma czasu rozmawiać, nie ma jego kierownika, księgowej czy prezesa, lub tłumaczy, że sprawa już jest w księgowości albo wręcz przelew już wyszedł. W końcu kończy się także kontakt telefoniczny, dłużnik milknie, jest nieosiągalny.
Wówczas pozostaje nam wysyłanie wezwań do zapłaty na piśmie, na które często także już nie otrzymujemy żadnej odpowiedzi. Wezwanie pisemne jest jednak koniecznością, aby wykazać, że dłużnik miał możliwość dobrowolnego spełnienia świadczenia, a mimo to nie wykonał go. Należy zatem na etapie windykacji wysłać wezwanie na piśmie, a dla celów dowodowych pismo takie wysłać za potwierdzeniem odbioru. Sama treść takiego wezwania jest istotna – można bowiem zastrzec, że dłużnik zostanie wpisany do rejestru dłużników niewypłacalnych; może ono zostać wysłane także przez podmiot zewnętrzny (firma windykacyjna), a także można powołać się na odpowiednie przepisy prawa podatkowego.
Zlecenie windykacji
Oprócz podejmowania własnych czynności windykacyjnych można rozważyć zlecenie takich czynności wyspecjalizowanym podmiotom (kancelarii prawnej czy firmie windykacyjnej).
Schemat jest często taki, że dłużnik najpierw obiecuje oddać pieniądze, zwodzi różnymi historyjkami, czasem nawet wpłaci niewielką kwotę, aż w końcu zupełnie unika kontaktu. Wówczas można zwrócić się o pomoc do firm zewnętrznych. Wybierając tę drogę odzyskania należności warto uważać na wybór firmy, a zwłaszcza na postanowienia umowne. Nie wszystkie firmy są równie skuteczne i rzetelne, różne są także modele rozliczeń. Najlepszy z punktu widzenia wierzyciela model rozliczenia polega na zapłacie wynagrodzenia w wysokości prowizyjnej, płatnej po odzyskaniu kwoty zadłużenia. Wysokość wynagrodzenia w takim przypadku zależy od kilku paramentów, jak wysokość długu, czas jego przeterminowania, posiadanie ewentualnych zabezpieczeń (np. weksel, hipoteka, itp.), czy indywidualnych negocjacji. Wynagrodzenie prowizyjne może wynosić od kilku do kilkudziesięciu procent wartości wierzytelności.
Zdarza się także, że firmy windykacyjne proponują odkupienie długu – wówczas cena nabycia także zależy od tych parametrów, przy czym przy zakupie wielu wierzytelności, uśrednia się najczęściej cenę dla całego portfela wierzytelności.
Sprawa sądowa
Niezależnie od tego, czy zlecaliśmy windykację czy też nie, możemy wystąpić z powództwem do sądu, aby ten wydał orzeczenie, które stanowi tytuł wykonawczy, czyli podstawę wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Wbrew pozorom windykacja prawna – bo tak jest często nazywana – jest szybsza i skuteczniejsza, a może być nawet tańsza dla wierzyciela (w przypadku zlecenia do współpracującej kancelarii prawnej).
Wnosząc pozew do sądu musimy liczyć się z uiszczeniem opłat sądowych, których wysokość zależy do wartości lub rodzaju trybu dochodzenia roszczenia. Zasadniczo wysokość opłaty sądowej wynosi 5 proc. wartości przedmiotu sporu (czyli należności głównej), jednak nie mniej niż 30 zł i nie więcej niż 100 000 zł. W określonych sytuacjach opłata może być jednak niższa, m.in. w przypadku spraw w postępowaniu uproszczonym (należność do 10 000 zł), opłaty te wynoszą:
Nie każdy dłużnik jest taki sam
W razie występowania problemów z płatnościami, podstawową kwestią jest ustalenie terminów i sposobów postępowania w stosunku do kontrahentów. Jeszcze zanim klientowi upłynie termin płatności można wysłać wiadomość (e-mail lub SMS), która będzie przypominać o zapłacie. Oczywiście w takim wypadku chodzi o grzeczną wiadomość przypominającą, a nie wzywanie do zapłaty. Takie działanie często poprawia spłaty, gdyż eliminuje te płatności przeterminowane, które są wynikiem zapominalstwa klienta o terminie zapłaty.
Inaczej postępujemy z klientem, kiedy termin płatności już minął. Wówczas wezwania mogą mieć charakter windykacyjny, tzn. wzywający do zapłaty. Jednak gdy zadłużenie takie nie jest znacznie przeterminowane, tzn. termin, w którym miała nastąpić zapłata wynosi kilka lub kilkanaście dni, wówczas działania windykacyjne prowadzone są jako tzw. miękka windykacja. Polega ona na wysyłaniu wiadomości, czasem także pisemnych wezwań do zapłaty albo noty odsetkowej, a także rozmowach telefonicznych z dłużnikiem.
Dłużnik obiecuje spłatę
Dłużnik, który zalega ze spłatą, podczas kontaktu zawsze deklaruje spłatę długu, a wierzyciel najczęściej wierzy w zapewnienia dłużnika. Często jest jednak tak, że takie deklaracje składane są wielokrotnie, raz za razem. Ważne aby być konsekwentnym w stosunku do dłużnika, tzn. jeśli nie dokona on zapłaty w zadeklarowanym czasie, kolejna taka prolongata terminu winna być poparta jakąkolwiek wpłatą (dłużnik winien uwiarygodnić swoje deklaracje).
Jeśli dochodzi do spotkań z dłużnikiem, powinniśmy odebrać od dłużnika oświadczenie na piśmie. Oświadczenie takie ma znaczenie prawne. Po pierwsze, dłużnik potwierdza samo istnienie długu i deklaruję jego spłatę w określonym terminie. Po drugie, potwierdzenie takie jest istotne, w przypadku gdy wcześniej nie zawarliśmy z dłużnikiem żadnej pisemnej umowy (mamy tylko fakturę niepodpisaną przez dłużnika). Poprzez takie oświadczenie dochodzi do uznania długu, co zarówno przerywa termin przedawnienia roszczenia i stanowi dowód, że dłużnik nie kwestionuje kwoty, ani zasadności kwoty długu. Złożenie takiego oświadczenia ma także ten skutek, że w razie skierowania sprawy na drogę sądową łatwiej uzyskamy odpowiednie orzeczenie.
Unikanie wierzyciela
Po pierwszym etapie dość szybko nadchodzi kolejny, który charakteryzuje się tym, że dłużnik unika swojego wierzyciela (nie odbiera telefonów, nie odpowiada na wiadomości, nie chce się już spotykać). Może nawet dochodzić do kontaktów telefonicznych, ale dłużnik szuka wymówek – nie ma czasu rozmawiać, nie ma jego kierownika, księgowej czy prezesa, lub tłumaczy, że sprawa już jest w księgowości albo wręcz przelew już wyszedł. W końcu kończy się także kontakt telefoniczny, dłużnik milknie, jest nieosiągalny.
Wówczas pozostaje nam wysyłanie wezwań do zapłaty na piśmie, na które często także już nie otrzymujemy żadnej odpowiedzi. Wezwanie pisemne jest jednak koniecznością, aby wykazać, że dłużnik miał możliwość dobrowolnego spełnienia świadczenia, a mimo to nie wykonał go. Należy zatem na etapie windykacji wysłać wezwanie na piśmie, a dla celów dowodowych pismo takie wysłać za potwierdzeniem odbioru. Sama treść takiego wezwania jest istotna – można bowiem zastrzec, że dłużnik zostanie wpisany do rejestru dłużników niewypłacalnych; może ono zostać wysłane także przez podmiot zewnętrzny (firma windykacyjna), a także można powołać się na odpowiednie przepisy prawa podatkowego.
Zlecenie windykacji
Oprócz podejmowania własnych czynności windykacyjnych można rozważyć zlecenie takich czynności wyspecjalizowanym podmiotom (kancelarii prawnej czy firmie windykacyjnej).
Schemat jest często taki, że dłużnik najpierw obiecuje oddać pieniądze, zwodzi różnymi historyjkami, czasem nawet wpłaci niewielką kwotę, aż w końcu zupełnie unika kontaktu. Wówczas można zwrócić się o pomoc do firm zewnętrznych. Wybierając tę drogę odzyskania należności warto uważać na wybór firmy, a zwłaszcza na postanowienia umowne. Nie wszystkie firmy są równie skuteczne i rzetelne, różne są także modele rozliczeń. Najlepszy z punktu widzenia wierzyciela model rozliczenia polega na zapłacie wynagrodzenia w wysokości prowizyjnej, płatnej po odzyskaniu kwoty zadłużenia. Wysokość wynagrodzenia w takim przypadku zależy od kilku paramentów, jak wysokość długu, czas jego przeterminowania, posiadanie ewentualnych zabezpieczeń (np. weksel, hipoteka, itp.), czy indywidualnych negocjacji. Wynagrodzenie prowizyjne może wynosić od kilku do kilkudziesięciu procent wartości wierzytelności.
Zdarza się także, że firmy windykacyjne proponują odkupienie długu – wówczas cena nabycia także zależy od tych parametrów, przy czym przy zakupie wielu wierzytelności, uśrednia się najczęściej cenę dla całego portfela wierzytelności.
Sprawa sądowa
Niezależnie od tego, czy zlecaliśmy windykację czy też nie, możemy wystąpić z powództwem do sądu, aby ten wydał orzeczenie, które stanowi tytuł wykonawczy, czyli podstawę wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Wbrew pozorom windykacja prawna – bo tak jest często nazywana – jest szybsza i skuteczniejsza, a może być nawet tańsza dla wierzyciela (w przypadku zlecenia do współpracującej kancelarii prawnej).
Wnosząc pozew do sądu musimy liczyć się z uiszczeniem opłat sądowych, których wysokość zależy do wartości lub rodzaju trybu dochodzenia roszczenia. Zasadniczo wysokość opłaty sądowej wynosi 5 proc. wartości przedmiotu sporu (czyli należności głównej), jednak nie mniej niż 30 zł i nie więcej niż 100 000 zł. W określonych sytuacjach opłata może być jednak niższa, m.in. w przypadku spraw w postępowaniu uproszczonym (należność do 10 000 zł), opłaty te wynoszą:
- 30 zł dla roszczenia do 2 000 zł,
- 100 zł dla roszczenie ponad 2 000 zł do 5 000 zł,
- 250 zł dla roszczenie ponad 5 000 do 7 500 zł,
- 300 zł – ponad 7 500 zł.
