Oprogramowanie dla firmy
Własna firma krok po kroku, część 4
Straciłeś etat? Masz dość pracy w dotychczasowej firmie? Przejdź na swoje i otwórz własny biznes! Podejmij to ryzyko z nami – z Biurem Informatyki Stosowanej FORMAT, producentem programów księgowych takich jak “Super Księga Podatkowa” i “Samozatrudnienie” oraz z Wydawnictwem BL Info, wydawcą książek i poradników, m.in. “Jednoosobowa firma”.
Wybór odpowiedniego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą nie należy do prostych decyzji. Trafny – zaowocuje usprawnieniem podstawowych procesów gospodarczych, sprawnym zarządzaniem i zwiększeniem przychodów. Błędny – spowoduje zamęt w księgowości, problemy w relacjach z kontrahentami i w konsekwencji straty finansowe.
Oferta na rynku jest duża i dlatego przed dokonaniem wyboru należy przede wszystkim zastanowić się, do czego ma służyć nowy zakup. Czy potrzebujemy kompleksowego rozwiązania, czy jedynie kilka modułów takich jak księgowość, magazyn czy sprzedaż. Analiza specyfiki własnej działalności i głównych jej procesów pozwoli wytypować dziedziny konieczne do obsłużenia, wskazane i opcjonalne.
Warto również wziąć pod uwagę fakt przyszłej rozbudowy systemu. Oprogramowanie powinno być na tyle elastyczne, aby w wyniku zwiększenia danych nagle nie okazało się, że musimy kupić nowy system. Kupując jedynie poszczególne moduły, warto wybrać takie, które mogą ze sobą współpracować.
Kolejny krok to analiza stopnia komputeryzacji i informatyzacji naszego przedsiębiorstwa. Musi ona dotyczyć nie tylko sprzętu, środowiska pracy oprogramowania i sieci komputerowej, ale także zasobów ludzkich odpowiedzialnych za proces wdrożenia, eksploatacji i nadzoru nad oprogramowaniem oraz sprzętem. Innymi słowy – czy wystarczą nam nasi pracownicy czy też będzie potrzebna pomoc z zewnątrz, np. “dochodzący” informatyk.
Zawsze na bieżąco
Ważnym elementem wyboru oprogramowania do zarządzania firmą jest m.in. to, jak szybko producent reaguje na zmiany w prawie (zazwyczaj więksi i bardziej renomowani producenci robią to szybciej, choć nie jest to regułą). Większy producent oprogramowania jest tym samym bardziej wiarygodny, ponieważ przykłada dużą wagę do swoich produktów, w związku z czym jest mniejsze ryzyko, że program będzie miał wady merytoryczne powodujące błędy w rozliczeniach księgowych, co jest niebezpieczne dla firmy (np. kłopoty z urzędem skarbowym lub ZUS).
Najbardziej uciążliwa jest weryfikacja wysokości składek ZUS, tym bardziej, że co innego się płaci, a co innego odlicza. Tym samym program, który pobiera odpowiednie wartości z internetu i podstawia je we właściwe miejsce jest “na wagę złota”.
Przed zakupem oprogramowania warto sprawdzić jakie są plany producenta dotyczące jego produktów – to znaczy jak często pojawiają się nowe wersje i w jaki sposób można się w nie zaopatrzyć (darmowy upgrade czy też odpłatna nowa wersja).
Należy również pamiętać, że zakup aplikacji pracującej w środowisku DOS na sto procent gwarantuje nam, że producent już teraz albo niedługo wycofa się z udzielania wsparcia dla takiego produktu i będziemy mieć kłopoty.
Czy rzeczywiście potrzebuję systemu w pełni zintegrowanego?
Jeśli firma prowadzi bardzo prostą działalność i sprzedaje stosunkowo rzadko, ale za wysokie kwoty, to księgowanie faktur w systemie innym niż fakturujący może być bardziej efektywne, ponieważ pozwala m.in. na prowadzenie księgowości w innym miejscu (przez biuro rachunkowe). Jednak jeśli liczba transakcji jest duża, mamy magazyn i rozliczamy pracowników, warto rozważyć zakup systemu zintegrowanego.
Na początku należy określić, czy interesuje nas stworzenie ogólnej bazy, z której będą czerpać wszyscy pracownicy w całej firmie, czy też chcemy mieć wszystkie dane rozbite na poszczególne działy. W drugim przypadku nie będzie możliwości korzystania z informacji przez wszystkich. Pracownicy będą korzystać jedynie z tych zasobów, które są im potrzebne. Jednocześnie wprowadzane przez nich dane nie będą dostępne “centralnie”. Warto pomyśleć o takim rozwiązaniu, dzięki któremu pracownicy nie będą powielać swojej pracy.
Niezbędne jest również zbadanie, czy system współpracuje z działającymi w firmie programami. Jednak podstawową sprawą jest prostota obsługi. To powinien być najważniejszy czynnik uwzględniany przy wyborze. Z systemu mają korzystać pracownicy i ma on ułatwiać im pracę. Jeżeli nie będzie tego robił, to zupełnie niepotrzebnie wydamy pieniądze.
Dla wielu małych firm dobrym rozwiązaniem będą zatem systemy modułowe. Przy pierwszym zakupie nie ma konieczności płacenia za zbędne funkcje i programy nieprzydatne na danym etapie rozwoju firmy. Konieczność komputeryzacji kolejnych działów w przyszłości pozwoli na zakup dodatkowych modułów i rozbudowę systemu, a wzrost i rozwój przedsiębiorstwa na poszerzanie funkcjonalności o bardziej zaawansowane funkcje dające szersze możliwości analizy danych. Licencje oprogramowania można wzbogacać o dodatkowe (np. jednostanowiskowe) pakiety umożliwiające pracę kolejnym zatrudnianym pracownikom. Tym sposobem w miarę rozwoju firmy możemy stworzyć cały system wspomagający zarządzanie wszystkimi obszarami działalności organizacji.
Żelazną zasadą przy wyborze systemu jest zwrócenie uwagi na jego funkcjonalność. Przed zakupem powinniśmy ocenić, czy to narzędzie pozwoli nam oszczędzić czas pracy personelu i przeznaczyć go na inne cele. Przy wyborze nowego systemu klienci zbyt często kierują się wyłącznie ceną. Potem zdarza sie, że programy stoją na półce z powodu braku podstawowej funkcjonalności. Dobre rozwiązanie i dobra obsługa muszą kosztować – pamiętajmy, że nieużywane programy są zawsze najdroższe. Najważniejszym kryterium wyboru powinna być zatem relacja efektywnej dla nas funkcjonalności rozwiązania do jego ceny.
Wersje demo
U niektórych producentów istnieje możliwość zapoznania się z oprogramowaniem przed jego zakupem. Oferują oni bowiem wersje demonstracyjne. Można je ściągnąć ze strony internetowej producenta, zamówić płytę telefonicznie lub poprzez email.
Wcześniejsze zapoznanie się z programem pozwoli ocenić jego możliwości, dostępne funkcje, łatwość obsługi oraz przebieg procesu instalacji. W przypadku, gdy zdecydujemy się na jego zakup nie będziemy musieli wychodzić z domu. Wystarczy zapłacić producentowi za program, uzyskać kod aktywacyjny poprzez internet, a nasza wersja demonstracyjna stanie się pełnowartościowym i legalnym oprogramowaniem.
Gdzie kupić?
Dystrybucja programów wspomagających zarządzanie odbywa się różnymi kanałami:
- bezpośrednio przez producenta (np. przez internet),
- przez dystrybutorów regionalnych certyfikowanych przez producentów,
- sprzedaż w sklepach komputerowych,
- sprzedaż w sieciach handlowych.
Reasumując…
Przy wyborze oprogramowania dla Twojej firmy weź pod uwagę:
1. Zakres działania programu
Im program posiada więcej możliwości, tym lepiej. Program dłużej obecny na rynku jest stale rozbudowywany, co wynika z bogatych doświadczeń producenta i użytkowników. Z reguły nie wpływa to na cenę programu i jego przejrzystość. Niekiedy przyszły użytkownik odnosi wrażenie, że program ma zbyt wiele “niepotrzebnych” funkcji i opcji, gdy tymczasem on “potrzebuje tylko wypełnić książkę”. Jednak w przypadku ubogiej aplikacji, gdy zostanie już ona bliżej poznana, użytkownik dotkliwe odczuje jej ograniczenia i brak elastyczności.
2. Cenę
Sprawdź, jaka będzie rzeczywista, końcowa cena systemu z uwzględnieniem wszystkich modułów, które są konieczne teraz i tych, które mogą być potrzebne w przyszłości. Czy oferowany program nie zawiera tylko podstawowych funkcji, natomiast inne np. płace, przelewy czy środki trwałe należy dokupić oddzielnie.
3. Pierwsze wrażenia przy instalacji
Instalacja wersji demo daje nam przedsmak stylu producenta. Program komputerowy, jak każdy produkt mający służyć pomocą przy prowadzeniu firmy, powinien być intuicyjnie oczywisty dla użytkownika i to bez względu na swój stopień wewnętrznej komplikacji oraz technologicznego zaawansowania. Jeżeli już przy instalacji wersji demo nie będziesz mógł się obejść bez pomocy fachowca, można się spodziewać, że w przyszłości będziesz narażony na koszty z powodu instalacji nowej wersji lub przenoszenia aplikacji na nowy komputer.
4. Pierwsze wrażenia z pracy z programem
Przyszły użytkownik ma prawo oczekiwać, że program będzie go wspierał w bieżącej pracy, a jego układ będzie odzwierciedleniem codziennych potrzeb. Wszystkie elementy powinny być łatwo i szybko dostępne (bez nadmiaru klikania), a ekrany czytelne i przejrzyste. Program powinien być na tyle elastyczny, aby dzięki opcjom można go było dostosować do własnej specyfiki. Dobry system jest tak zaprojektowany, że rzadziej używane elementy – choć stale dostępne nie przysłaniają zadań pierwszoplanowych. Oczywiście w dużym systemie znajdziesz miejsca, w których sposób myślenia jego projektantów nie zawsze jest zgodny z Twoją intuicją. Powinieneś jednak uzyskać logiczne i przekonujące wyjaśnienie takiego działania.
5. Zasady aktualizacji
Zmieniające się przepisy powodują, że tego typu programy wymagają stałej modyfikacji. Zmiany prawa mogą nastąpić w każdym momencie. Sprawdź jaki masz okres bezpłatnej opieki aktualizacyjnej, a przede wszystkim, ile w przyszłości będzie kosztować taka obsługa liczona w okresie rocznym. Dowiedz się także jak szybko producent reaguje na zmiany dostarczając nową wersję.
