Zamknij
Serwis www.gazeta-msp.pl wykorzystuje technologię "cookies" tzw. ciasteczka. Pliki wykorzystywane są dla celów poprawnego funkcjonowania naszego serwisu. W przypadku braku zgody na ich zapisywanie konieczna jest zmiana odpowiednich ustawień przeglądarki internetowej z jakiej korzystasz.

Home >> Wszystkie artykuły >> Przechowywanie dokumentów firmowych - jak robić to dobrze? >>

Przechowywanie dokumentów firmowych - jak robić to dobrze?

Zarządzanie

Rozwijasz dział i intensywnie zatrudniasz nowych pracowników? Musisz więc zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów, w tym umów, faktur, deklaracji i wielu innych. Sprawdź, jak zrobić to dobrze!

Każda firma musi mierzyć się obowiązkiem, jakim jest przechowywanie różnorakich dokumentów pracowniczych. Taką powinność na pracodawcę nakłada polskie prawo. Należy mieć jednak na uwadze, że dokumentacja nie może być archiwizowana w sposób przypadkowy i nieuporządkowany, dotyczy bowiem danych wrażliwych pracowników.

Przechowywanie dokumentów firmowych – istotny element działania firmy

Przechowywanie dokumentów w firmie dotyczy szeregu różnych umów i deklaracji. Na liście niezbędnych znajdują się:

  • ewidencje sprzedażowe,
  • faktury kosztowe,
  • Księga Przychodów i Rozchodów,
  • księgi podatkowe,
  • akta osobowe,
  • dokumentacja płac,
  • lista wynagrodzeń,
  • umowy cywilnoprawne

i wiele innych.

Jaki powinien być czas przechowywania poszczególnych dokumentów firmowych?

Okres przechowywania dokumentów jest ściśle uzależniony od ich rodzaju. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz na stronie internetowej www.archman.pl. Zdecydowana większość dokumentów wymaga przechowywania przez okres około 5 lat.

Należą do nich między innymi: Księga Przychodów i Rozchodów, księgi rachunkowe, dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, ewidencje i rejestry podatkowe, faktury zakupowe i sprzedażowe czy roczne sprawozdania finansowe.

Przez 10 lat należy gromadzić z kolei dokumenty zgłoszeniowe ZUS IWA, ZUS DRA, raporty imienne oraz faktury korygujące, które wpłynęły do ZUS do końca 2011 roku.

Z kolei przez okres 50 lat niezbędne jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej tych osób, które pracowały w danej firmie przed 1 stycznia 1999 roku.

W jaki sposób należy przechowywać i archiwizować firmową dokumentację?

Profesjonalne firmy archiwizujące mogą świadczyć usługi w zakresie przechowywania dokumentacji firmowej. Innym rozwiązaniem jest stworzenie tego typu przestrzeni wewnątrz firmy, do której dostęp będzie ograniczony i ściśle kontrolowany. Aby zachować porządek, warto podzielić dokumentację na poszczególne okresy rozliczeniowe. W dzisiejszych czasach bardzo wiele dokumentów przyjmuje formę wyłącznie cyfrową.

Dane digitalne, pomimo że są odporne na zalanie kawą, również mogą ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Dlatego też warto korzystać z profesjonalnego systemu do archiwizacji dokumentów cyfrowych.

W jaki sposób legalnie pozbyć się dokumentów po upływie określonego czasu?

Po upływie wskazanego czasu dokumenty nie tylko można, ale wręcz trzeba zutylizować w sposób zgodny z prawem. Oznacza to, że muszą zostać zniszczone tak, aby nie było możliwości odtworzenia zawartych na nich informacji. Przydatna może się okazać niszczarka do papieru. Nie należy zapominać także o zawartości skrzynki e-mailowej czy nośnikach danych, takich jak pendrive czy płyta CD.

Istnieją podmioty gospodarcze specjalizujące się w niszczeniu starej dokumentacji firmowej. Mogą być szczególnie potrzebne w przypadku większej ilości umów, deklaracji czy faktur.
 

| |
Komentarze Dodaj komentarz
Brak komentarzy.

Partnerzy

Reklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzyReklama partnerzy
Archiwum