Krajowy System e-Faktur - ułatwienia czy nowe problemy w biznesie?
MSP
Fiskus w obliczu potężnej dziury budżetowej usilnie poszukuje nowych możliwości kontroli i sposobów na lepszą ściągalność podatków wśród przedsiębiorców. Obecnie stoimy u progu największej transformacji fakturowania, z jakąkolwiek spotkali się przedsiębiorcy. Niestety świadomość przedsiębiorców w tym temacie wciąż jest stosunkowo niska. Większość myśli, że to przecież temat i problem działów informatycznych z branży IT. Firmy dostarczające oprogramowanie KSeF prześcigają się w idealizowaniu rozwiązań, jakimi dysponują, pomijając przy tym prawdziwe oblicze i zagrożenia tego systemu fakturowania sprzedaży.
Duże organizacje zrzeszające biznes, głównie korporacyjny nie widzą praktycznie żadnych problemów w przepisach prawa, które jeszcze przechodzą przez proces legislacji w zakresie KSeF i jedyne, na czym im zależy to wsparcie danej organizacji dla np. Ministerstwa Finansów w kampaniach informacyjnych w zakresie KSeF, czyli największej rewolucji fakturowania.
Takie wnioski powstają po wielu spotkaniach z przedstawicielami władzy, przedsiębiorcami i organizacjami zrzeszającymi biznes w sprawie konsultacji przepisów prawa w zakresie KSeF i problemów dla biznesu, które od lutego 2024 r. cyklicznie odbywały się w Ministerstwie Finansów.
Problemem bardzo wnikliwie zajął się również Parlamentarny Zespołu na rzecz Wspierania Przedsiębiorczości i Patriotyzmu Ekonomicznego, w którym jako przedstawiciele Zespołu ds. Legislacyjnych przy SPiR SWOJAK bierzemy bardzo aktywny udział.
W spotkaniach Zespołu aktywny udział brali bardzo licznie m.in. przedstawiciele Ministerstwa Finansów. Warto podkreślić, iż Departament Analiz Krajowej Administracji Skarbowej i Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów tj. przedstawiciele departamentów biorący udział w posiedzeniach zawsze byli merytorycznie przy gotowani i prowadzili dobry dialog z biznesem.
Niestety, obiektywnie należy stwierdzić, iż mimo wielu zmian w KSeF, o które apelowałam już od 2023 r. i zostały wdrożone do ustawy o podatku od towarów i usług w celu naprawienia uchybień legislacyjnych, sporo pozostało do zrobienia.
W wielu kwestiach widzę kompletne niezrozumienie i brak zainteresowania tematem przez środowiska biznesowe i organizacje zrzeszające przedsiębiorców i pracodawców. Dobre prawo dla biznesu powstaje wtedy, kiedy przedsiębiorcy i ich organizacje podejdą poważnie do tematu i zaangażują się w prace w trakcie procedowanie przepisów. Kiedy ustawa znajdzie się w Dzienniku Ustaw to na lament i wzajemne żale, że prawo szkodzi przedsiębiorcom, jest dużo za późno.
Mamy przykład z przeszłości tj. Polski ład. Po wdrożeniu w życie ustaw i rozporządzeń biznes zderzył się ze ścianą, ponieważ wcześniej mało kto był zainteresowany tym, jak będą wyglądały przepisy prawa. Nagle stwierdzono, iż Polski Ład to nowe, wielkie koszty, zwłaszcza w zakresie składki zdrowotnej w ZUS. Minęło kilka lat i kompletnie nikt z rządzących nie próbował wrócić do stanu prawnego sprzed Polskiego Ładu, mimo wielkich obietnic wyborczych.
Dlatego najważniejszą kwestią jest wczesne zaangażowanie i reagowanie na etapie procesu legislacyjnego. Po uchwaleniu przepisów rzadko kiedy jest możliwość konstruktywnych zmian.
O co jest ta gra? Z czym zderzą się przedsiębiorcy w roku 2026?
KSeF to platforma teleinformatyczna, w której firmy będą wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać e-faktury. Zamiast wysyłać fakturę e-mailem lub drukować ją, przedsiębiorca wystawi ją i prześle w systemie KSeF, po czym trafi ona automatycznie do klienta – krajowego podatnika oraz do skarbówki. Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostaje podzielone na etapy:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Do końca 2026 r. utrzymana zostaje możliwość wystawiania faktur na kasach rejestrujących, a także odroczone zostaje podawanie numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.
Ministerstwo Finansów i inni całą rewolucję przedstawiają przedsiębiorcom w samych superlatywach, jednak należy umieć czytać między wierszami. Mimo iż naprawdę sporo postulatów, jak wskazywałam powyżej, zgłaszanych w konsultacjach zostało rozpatrzonych pozytywnie, to nie znaczy, że KSeF to wielkie ułatwienia i profity dla biznesu.
Jakie są zatem fakty? Kto poniesie realne koszty całej rewolucji fakturowania KSeF?
Ministerstwo Finansów mówi, że: „KSeF umożliwi także obniżenie kosztów funkcjonowania firm i wprowadzenie jednego standardu faktury”.
Fakty są takie, że dziś już mało kto używa faktur w formie papierowej, bo woli przesyłać je w formacie PDF drogą mailową. Prawda jest taka, że KSeF to jedynie narzędzie e-kontroli, które spowoduje możliwość oglądania faktur przez fiskusa w czasie rzeczywistym, bo JPK, VIES, STIR nie spełniło wszystkich oczekiwań skarbówki co do likwidacji szarej strefy.
O tym mówił wprost resort Ministerstwa Finansów w uzasadnieniu do ustawy z 2023 r., które częściowo już wprowadzało KSeF. Dlatego KSeF to ogromne wyzwanie dla każdego biura obsługi klienta, fakturzystów, logistyków, handlowców – tu nie ma miejsca na błąd.
Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu użyło słów: „obniżenie kosztów funkcjonowania firm i wprowadzenie jednego standardu faktury”. Niestety w praktyce wygląda to zupełnie inaczej. Producenci oprogramowania KSeF z branży IT już dawno wprowadzili opłaty za pobieranie faktur z KSeF i przesyłanie ich do KSeF.
To dodatkowe wydatki, które poniesie każdy prowadzący w Polsce działalność gospodarczą. Podwyżki czekają także klientów biur rachunkowych. To naturalne, iż jeśli biura rachunkowe również będą zmuszone ponieść dodatkowe wydatki na integracje z systemem KSeF oraz pobór i przesył faktur w tym systemie, to koszt ten doliczą do usług świadczonych na rzecz klientów.
Odkrywając kolejne tzw. ciemne strony KSeF warto wspomnieć nie tylko o wystawianiu faktur, ale też o tych, które potwierdzają zakupy, koszty w biznesie. Kształt obecnych przepisów prawa podatkowego w tym zakresie to największy problem dla biznesu. W tej kwestii Ministerstwo Finansów wydaje się być nieugięte. Niestety na dzień dzisiejszy nikt nie wie jak sprawnie będą działały mechanizmy KSeF po stronie Ministerstwa Finansów.
Możemy mieć poważny problem z otrzymaniem faktury kosztowej na czas, bo przykładowo system KSeF jej nie zdoła przeprocesować ostatniego dnia miesiąca. To będzie oznaczało dla przedsiębiorcy brak możliwości „wrzucenia w koszty” faktury potwierdzającej zakup za miesiąc poniesienia wydatku. Oznacza to, że za dany miesiąc zapłaci wyższe podatki.
Problem ten nieustannie jest przedmiotem obrad i analiz również w Zespole Parlamentarnym. Wsparcie dla fiskalizacji nie może odbywać się kosztem zasady neutralności podatku VAT oraz podstawowych praw podatników. Nowelizacja ustawy w obecnym brzmieniu może prowadzić do sytuacji, w której podatnik ponosi ekonomiczny ciężar VAT tylko dlatego, że system nie zdążył przetworzyć dokumentu. Taka sytuacja nie znajduje oparcia ani w przepisach prawa unijnego, ani w zasadach proporcjonalności i sprawiedliwości podatkowej.
Neutralność VAT?
Tutaj warto podkreślić, iż szczególnie chodzi o sytuacje, w których faktury wystawione w ostatnich dniach okresu rozliczeniowego – chociażby ze względu na niewydolność systemu – mogą nie uzyskać numeru KSeF przed końcem miesiąca. Oznacza to odsunięcie w czasie możliwości odliczenia VAT, co wprost może zaburzyć płynność finansową przedsiębiorstwa. Przesunięcie prawa do odliczenia może powodować opóźnienia w zwrotach VAT, konieczność przesuwania kosztów między miesiącami i tym samym utrudnienia w zarządzaniu finansami i zobowiązaniami podatkowymi.
Zdecydowanie od samego początku analizy projektów ustawy w zakresie KSeF sprzeciwiamy się tej regulacji, uznając ją za niewspółmiernie obciążającą nabywców towarów i usług, sprzeczną z zasadą neutralności VAT przewidzianą w dyrektywie 2006/112/WE oraz potencjalnie naruszającą przepisy unijne, oraz bogate w tym zakresie orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE jak również sądów krajowych.
Warto podkreślić, iż wystawianie przez sprzedawców faktur na koniec miesiąca nie oznacza, jak kiedyś sugerowano w Ministerstwie Finansów, braku dyscypliny przy ich wystawianiu. To jest podyktowane specyfiką danej branży, usługami o charakterze ciągłym, gdzie okresem rozliczeniowym jest właśnie miesiąc czy też sytuacja najzwyklejsza – brak funduszy na zatowarowanie w trakcie miesiąca.
Czy podczas spotkań w ramach konsultacji i obrad Zespołu Parlamentarnego zdołaliśmy przekonać Ministerstwo Finansów pilnej zmiany tych zapisów w ustawie ? Zobaczymy. Na tę chwilę wszystkie scenariusze są możliwe.
Warto podkreślić na koniec, iż jedno poczujemy wszyscy – odchudzone kieszenie, bo KSeF mimo zapewnień Ministerstwa Finansów to kolejny i to nie mały wydatek. Dodatkowo comiesięczny wzrost kwot za korzystanie z systemów i nowych technologii choćby przy przesyłaniu i pobieraniu
e-faktur z KSeF, za obsługę. Ktoś musi na to wszystko zarobić, a zatem to problem całej firmy, zarządów, a nie tylko księgowego i informatyka w przedsiębiorstwie.
Autorka: Przewodnicząca Zespołu ds. Legislacyjnych przy SPiR SWOJAK
|
nr 9(257)2025  |
|
