Jak zgodnie z prawem rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem
Rekrutacja i praca
Wypowiedzenie umowy o pracę to proces, który wymaga staranności, przygotowania i znajomości prawa. Nawet jeśli decyzja o zwolnieniu pracownika jest uzasadniona, niewłaściwie przygotowane wypowiedzenie może zakończyć się przegraną w sądzie.
Dlaczego tak się dzieje? Najczęściej problemem jest źle sporządzone wypowiedzenie umowy o pracę, a zwłaszcza – słabe lub nieprecyzyjne uzasadnienie.
Uzasadnienie wypowiedzenia – najczęstsze źródło błędów
To właśnie przyczyna wypowiedzenia jest najbardziej krytycznym elementem całego dokumentu. Jeśli będzie zbyt ogólna i niekonkretna, pracodawca naraża się na przegraną w sądzie, odszkodowanie, a nawet przywrócenie pracownika do pracy. Wypowiadając umowę – zarówno na czas określony, jak i nieokreślony – musimy podać przyczynę:
- konkretną,
- prawdziwą (rzeczywistą),
- aktualną.
Po pierwsze. Pracownik powinien dokładnie wiedzieć, co było podstawą decyzji pracodawcy. Nie wystarczy ogólne sformułowanie typu „nienależyte wykonywanie obowiązków”. Tak wskazana przyczyna jest na tyle ogólna, że nie podlega żadnej weryfikacji przez pracownika. Dlatego liczy się konkret, najlepiej przykład.
Zamiast: „nienależyte wykonywanie obowiązków” lepiej napisać: „Pracownik nie wykonał polecenia przełożonego polegającego na wysłaniu raportu, pomimo dwukrotnego przypomnienia (1 i 8 sierpnia)”.
Po drugie. Przyczyna nie może być fikcyjna. Jeśli powodem zwolnienia jest likwidacja stanowiska pracy, to faktycznie stanowisko nie powinno dalej istnieć w strukturze organizacyjnej pracodawcy – inaczej sąd uzna, że przyczyna była pozorna.
Po trzecie. Nie można sięgać po zdarzenia sprzed kilku lat. Sądy pracy uznają, że przyczyna powinna być stosunkowo świeża – maksymalnie sprzed około roku. Chodzi o to, aby pracownik nie trwał nieprzerwanie w obawie i niepewności co do swojej sytuacji zawodowej.
Powód nie może być zbyt błahy
Choć pracodawca ma prawo budować swój zespół według własnego uznania, powód wypowiedzenia umowy o pracę musi dostatecznie uzasadniać wypowiedzenia. Nie może być zbyt błahy, gdyż może sprawiać wrażenie jedynie „pretekstu” do zwolnienia, a w rzeczywistości być przejawem np. osobistej niechęci do pracownika.
Podaną przyczynę trzeba oczywiście rozpatrywać w indywidualnych okolicznościach danej sprawy. Inną wagę ma bowiem jednorazowe spóźnienie pracownika do pracy, a inną spóźnienie na ważne spotkanie, które spowodowało utratę kluczowego klienta. Dlatego tak istotne okoliczności powinny być rzeczowo i konkretnie opisane już w wypowiedzeniu umowy o pracę.
Liczy się tylko to, co wpiszesz w wypowiedzeniu
W sądzie pod uwagę brane są tylko te okoliczności, które zostały wskazane w piśmie wypowiadającym umowę o pracę. Dlatego bardzo ważne jest, aby przyczyna była odpowiednio opisana i udokumentowana, co umożliwi jej udowodnienie w razie ewentualnego sporu sądowego.
Dowodem w sprawie mogą być:
- dokumenty (raporty, korespondencja),
- zeznania świadków (np. przełożonych, współpracowników),
- wiadomości e-mail / SMS / logi systemowe.
Najczęstsze błędy po stronie pracodawców
- zbyt ogólnikowa lub niejasna przyczyna wypowiedzenia,
- brak konsultacji ze związkiem zawodowym przy zwolnieniu pracownika objętego ochroną,
- brak weryfikacji statusu pracownika (np. ochrona przedemerytalna, funkcja SIP),
- zwolnienie w czasie urlopu lub choroby (z pewnymi wyjątkami).
Wypowiedzenie przygotowane. Trzeba je jeszcze doręczyć
Pracodawcy często obawiają się, że pracownik nie podpisze wypowiedzenia, zniszczy dokument lub ucieknie ze spotkania zwolnieniowego. Nawet jeśli się tak zdarzy wypowiedzenie będzie skuteczne – o ile, pracownik mógł z dokumentem się zapoznać.
Kluczowe jest, aby pracownik miał realną możliwość zapoznania się z dokumentem. A czy to zrobi, to już jego decyzja.
Pracodawca natomiast powinien działać nie tylko zgodnie z przepisami, ale też z szacunkiem do pracownika. To, jak przeprowadzimy rozmowę zwolnieniową może zadecydować o dalszych losach sprawy.
Rozmowa z pracownikiem powinna być konkretna i spokojna. Najlepiej, aby wytłumaczyć pracownikowi przyczynę wypowiedzenia, ale nie polemizować z jego argumentami – decyzja już została podjęta.
Ważne, aby zapewnić pracownikowi odpowiedni czas na zrozumienie sytuacji, odpowiedzieć na pytania związane z jego dalszą sytuacją w okresie wypowiedzenia.
Takie działanie buduje dobrą reputację firmy i minimalizuje ryzyko konfliktów i sporów sądowych.
Autorka: adwokat, prowadzi kancelarię adwokacką. Wspiera pracodawców w kwestiach prawa pracy. Reprezentuje klientów w sprawach sądowych oraz pomaga przy kontrolach ZUS i PIP
|
nr 9(257)2025  |
|
