Pilot czy pasażer? Dlaczego w negocjacjach los kontraktu często rozstrzyga się w pierwszych 10 minutach?
Negocjacje
Jako przedsiębiorca codziennie podejmujesz dziesiątki decyzji – od tych drobnych, operacyjnych, po strategiczne, które mogą zmienić bieg Twojej firmy. Jednak niewiele z nich ma tak bezpośredni i namacalny wpływ na Twój wynik finansowy, jak rezultat negocjacji. To właśnie negocjacje decydują o tym, czy Twoja marża będzie zdrowa, czy projekt opłacalny, czy kontrakt w ogóle dojdzie do skutku.
Przygotowania do negocjacji często trwają tygodniami: analizujemy arkusze w Excelu, wyliczamy marże, sprawdzamy limity, zmienne, ryzyka. Budujemy scenariusze, przewidujemy kontrargumenty. Jednak gdy nadchodzi moment spotkania, wielu liderów popełnia ten sam, kosztowny błąd – traktują otwarcie rozmów jako „rozgrzewkę” przed właściwą walką.
Inni sądzą, że to czas na budowanie kapitału relacyjnego, więc rozpoczynają rozmowę od tematów pobocznych: pogody, psów, kotów, wakacji czy makroekonomii. To złudne poczucie bezpieczeństwa.
Otwarcie – najważniejsze minuty negocjacji
Doświadczenie profesjonalnych negocjatorów pokazuje jednoznacznie: pierwsze minuty rozmowy to jeden z kluczowych momentów całego procesu.
Dlaczego? Ponieważ właśnie wtedy masz niemal stuprocentową kontrolę nad tym, co powiesz i jak się zachowasz. To czas, w którym realizujesz swój plan bez presji, bez chaosu, bez wpływu emocji czy niespodziewanych ruchów drugiej strony. Później inicjatywę może przejąć przypadek, emocje albo dobrze przygotowana strategia Twojego rozmówcy.
Pułapka „starego znajomego” i niebezpieczeństwo założeń
Czy zdarzyło Ci się iść na spotkanie z wieloletnim kontrahentem, przekonany, że „znacie się jak łyse konie” i nic Cię nie zaskoczy? Uwaga – to może być pułapka. Nawet najbardziej przewidywalny partner może nagle zmienić ton, usztywnić stanowisko albo zachowywać się irracjonalnie. Powody? Mogą być czysto biznesowe – zmiana strategii firmy, presja ze strony zarządu, nowe cele kwartalne. Ale równie dobrze mogą wynikać z czynników osobistych: stres, gorszy dzień, konflikt wewnętrzny.
Zadaj sobie pytanie: Ile razy Twoja strategia negocjacyjna runęła, bo opierała się na błędnych założeniach dotyczących potrzeb drugiej strony?
Tworzenie strategii na podstawie przypuszczeń, doświadczeń z poprzednich rozmów czy historii współpracy to jak budowanie zamków na piasku. Jeśli fundament – Twoje założenia – okaże się błędny, cała konstrukcja rozpadnie się przy pierwszej konfrontacji.
Dlatego profesjonalne otwarcie musi służyć weryfikacji strategii. Najlepszym narzędziem jest lista pytań, którą wpleciesz w początek rozmowy w sposób naturalny, bez sztuczności. Jeśli czegoś nie wiesz na pewno, zapisz pytania dotyczące tych obszarów i – co najważniejsze – zadaj je na początku, uzyskując wiarygodne odpowiedzi.
Zasada „Złotej przerwy”: masz odwagę się zatrzymać?
Wyobraź sobie: zadajesz kluczowe pytanie, a odpowiedź kontrahenta całkowicie Cię zaskakuje. Twoja strategia traci sens. Co robisz? Większość negocjatorów, z obawy przed utratą twarzy, brnie dalej, licząc na improwizację.
Dojrzalsze podejście? Poproś o przerwę. Skróć spotkanie lub przełóż je, by przemyśleć nową sytuację. To oznaka profesjonalizmu, nie słabości.
Przywództwo w negocjacjach: jak zostać „królem tego cyrku”?
Lider w biznesie to nie ten, kto najgłośniej krzyczy, ale ten, kto zarządza procesem. Otwarcie to idealny moment na tzw. strukturyzację oczekiwań. Jak to zrobić? Prostym narzędziem jest „housekeeping”.
Jeśli jesteś gospodarzem, a jest to spotkanie bezpośrednie, zadbaj o komfort: kawa, herbata, informacja o lokalizacji toalet. Ale zaraz potem przejmij stery: określ czas trwania spotkania, agendę, sposób prowadzenia dyskusji i metodę spisywania ustaleń.
W ten sposób, będąc uprzejmym i profesjonalnym, narzucasz swój negocjacyjny leadership.i metodę spisywania ustaleń.
Dlaczego to ważne? Psychologia pokazuje, że raz ustalona na początku pozycja lidera zazwyczaj pozostaje niewzruszona do końca rozmów. Potem możesz wykorzystać tę przewagę w trudnych momentach targowania czy zamykania umowy.
Czy potrafisz oddać głos drugiej stronie?
Paradoksalnie, budowanie siły negocjacyjnej wymaga delikatności. Mniej doświadczeni negocjatorzy często od pierwszej sekundy narzucają swoją ofertę. To błąd – uruchamia mechanizm reaktancji psychologicznej, czyli podświadomego oporu i chęci kontrataku.
Prawdziwy lider po przedstawieniu swojego otwarcia daje przestrzeń drugiej stronie. Pozwala jej się wypowiedzieć, a nawet to wymusza, by zdobyć cenne informacje.
Zadaj sobie pytanie: Czy Twoje ostatnie negocjacje były dialogiem, czy serią prezentacji? Jeśli to drugie, równie dobrze mogłeś wysłać ofertę mailem.
Trening na sucho: metoda „samochodowego mówcy”
Najbardziej zaskakująca rada? Ćwicz mówienie na głos. Nawet najlepsi prelegenci trenują swoje wystąpienia „na sucho”. Nie chodzi o czytanie punktów z kartki, ale o wypowiadanie całych zdań.
Psychologia jest bezlitosna: jeśli pierwsze kilkanaście zdań pójdzie Ci dobrze, reszta negocjacji będzie znacznie łatwiejsza. Ćwicz przed lustrem, z kolegą, a nawet mówiąc do siebie w samochodzie. Tworzysz w ten sposób ścieżki neuronalne, które redukują stres i pozwalają skupić się na treści, a nie na tym, jak ją wypowiedzieć.
Podsumowanie: dobre otwarcie to fundament
Nie ma znaczenia, czy jesteś menedżerem idącym na trudne negocjacje, czy pracownikiem proszącym o podwyżkę. Te zasady działają nawet w rozmowach osobistych.
Dobre otwarcie to nie tylko „zrobienie dobrego wrażenia”. To strategiczne narzędzie, które:
- Weryfikuje Twoje założenia i chroni przed błędami.
- Buduje Twoją pozycję lidera poprzez zarządzanie procesem.
- Daje szansę na zdobycie informacji, które będą pracować na Twoją korzyść przez resztę spotkania.
Pamiętaj: w negocjacjach, podobnie jak w biznesie, pierwszą szansę na przejęcie inicjatywy dostajesz tylko raz.
Refleksja na koniec: Zanim wejdziesz na kolejne spotkanie, zastanów się – czy masz przygotowaną listę pytań weryfikujących Twoje założenia, czy liczysz na to, że „jakoś to będzie”?
Negocjacje są jak partia szachów: pierwsze ruchy determinują, czy będziesz dyktować warunki, czy rozpaczliwie bronić swojego króla.
Autor: negocjator i certyfikowany trener umiejętności negocjacyjnych, mediator, mentor biznesowy. Audytor procesów komunikacji negocjacyjnej w firmach. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży, budowania zespołów handlowych, zwiększania efektywności sprzedaży
|
nr 2(262)2026  |
|
