Jakie koszty i ryzyka ma nieprzygotowanie do KSeF: błędy w fakturach, opóźnienia, chaos w dokumentach
Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą już korzystać z KSeF, a od 1 kwietnia obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców. Mimo że Krajowa Administracja Skarbowa zapowiedziała brak kar za błędy do końca 2026 roku, nieprzygotowanie do KSeF rodzi realne problemy: utratę prawa do odliczenia VAT, chaos w dokumentach i opóźnienia w rozliczeniach. Okres przejściowy to czas na naukę, ale błędy kosztują już dziś – i to po stronie firm, nie urzędu.
Cztery najczęstsze ryzyka i ich skutki dla firm
Brak kar ze strony urzędu skarbowego nie oznacza braku konsekwencji. Firmy, które nie wdrożyły KSeF lub zrobiły to chaotycznie, borykają się z problemami operacyjnymi, które bezpośrednio uderzają w finanse i relacje z kontrahentami. Najczęstsze ryzyka dotyczą odliczeń podatkowych, dezorganizacji dokumentów, opóźnień w rozliczeniach oraz braku jasnego podziału odpowiedzialności za obieg faktur. Poniższa tabela pokazuje najważniejsze zagrożenia wynikające z braku wdrożenia KSeF i ich konsekwencje dla firm:
Iwona Sikorska, ekspertka z iKsiegowa.pl – podkreśla, że największym problemem nie jest sam KSeF, lecz brak przygotowania:
– Firmy, które odkładały wdrożenie na ostatnią chwilę, dziś płacą za to czasem i stresem. Nie chodzi o to, żeby bać się systemu, tylko żeby uporządkować obieg dokumentów: jedno narzędzie do faktur, jasne procedury, dostęp dla księgowego. Wtedy KSeF staje się kolejnym krokiem, a nie rewolucją.
Faktura poza KSeF – koszt bez odliczenia
Najpoważniejszym ryzykiem jest utrata możliwości rozliczenia kosztów i VAT. Jeśli kontrahent wystawi fakturę poza systemem, nabywca może nie móc odliczyć podatku naliczonego ani zaksięgować wydatku jako kosztu uzyskania przychodu. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje: faktura nieobjęta obowiązkiem KSeF, ale wystawiona poza nim, może nie spełniać wymogów ustawy o VAT. Firma ponosi koszt, ale nie może go rozliczyć – strata jest podwójna.
Problem dotyczy szczególnie małych firm, które nie weryfikują, czy dostawca korzysta z KSeF. Wiele transakcji w branży usługowej i handlowej realizowanych jest na zasadzie zaufania, bez sprawdzania statusu dokumentu w systemie.
Chaos w archiwum i brak kontroli nad obiegiem
Kolejne ryzyko to dezorganizacja dokumentów. Firmy przyzwyczajone do papieru, PDF-ów w mailach i segregatorów nagle muszą nauczyć się nowego obiegu: dokument powstaje w systemie, otrzymuje numer KSeF i trafia do archiwum elektronicznego. Przedsiębiorcy, którzy nie uporządkowali tego procesu, gubią faktury, zapominają o korektach, duplikują dokumenty.
Najczęstsze błędy to brak jasnego podziału ról – kto wystawia, kto weryfikuje, kto nadaje dostęp księgowemu. W efekcie faktury „wiszą" w systemie bez potwierdzenia, korekty robione są ręcznie poza KSeF, a archiwum cyfrowe nie odpowiada stanowi rzeczywistemu.
Opóźnienia w płatnościach i relacjach
KSeF zmienia też tempo obiegu faktur. Dokument musi przejść przez system MF, dostać numer UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), dopiero wtedy istnieje w obrocie. Jeśli firma nie przygotowała infrastruktury – oprogramowania, podpisu elektronicznego, uprawnień – wystawienie faktury może zająć godziny zamiast minut. To opóźnia płatności, irytuje kontrahentów, obniża reputację firmy jako partnera. W sektorze B2B, gdzie rozliczenia są cykliczne i terminowe, chaos przy fakturowaniu może prowadzić do utraty zleceń.
Lepiej przygotować się dziś niż płacić jutro
KSeF nie zniknie. Kary w 2026 r. nie będą naliczane, ale koszty nieprzygotowania ponoszą firmy już teraz: brak odliczeń, opóźnienia, chaos w dokumentach. Firmy, które dziś uporządkują obieg faktur i zintegrują się z systemem, zyskują spokój i przewagę operacyjną. Pozostałe – będą gasić pożary, gdy abolicja się skończy.
