Bezpieczeństwo i oszczędności
Outsourcing płacowo-kadrowy
W Polsce z usług outsourcingu płacowo-kadrowego korzysta ok. 5 proc. firm, z kolei w krajach Europy Zachodniej blisko połowa. Znakomita większość to firmy z zagranicznym kapitałem, które w Polsce chcą korzystać z takich samych rozwiązań jak w innych krajach.
Coraz częściej jednak na oddanie funkcji działu płac i kadr na zewnątrz decydują się firmy o średniej wielkości (do 100 pracowników) i – co najważniejsze – z polskim kapitałem. Wpływa na to obserwacja funkcjonowania zagranicznych partnerów, ale także chęć dokonania oszczędności. A obawy? Głównie to bezpieczeństwo przetwarzania danych i dyskomfort braku stałej kontroli nad płacami i kadrami. Pomimo to, zainteresowanie tymi usługami stale rośnie.
Wprowadzenie outsourcingu płacowo-kadrowego w przedsiębiorstwie stanowi zmianę przede wszystkim w procedurach organizacyjnych firmy. Rozważając oddanie funkcji działu płac i kadr na zewnątrz, zarządy spodziewają się oszczędności finansowych, choć dla większości istotniejsze są kwestie związane z jakością usługi, bezpieczeństwem przetwarzania danych i dostępem do nich przez internet. Niewątpliwie korzystanie z usług firmy zewnętrznej podnosi zadowolenie pracowników płynące z terminowego otrzymywania wynagrodzenia i pozbawionej błędów dokumentacji. Podmiot wyspecjalizowany w zakresie płac i kadr wypełnia w imieniu przedsiębiorstwa wszystkie obowiązki wynikające z prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz przepisów podatkowych. Zwykle zatrudnia wysokiej klasy specjalistów, którzy nie muszą łączyć funkcji kadrowych z rekrutacjami czy naliczaniem wynagrodzeń, a zatem koncentrują się na konkretnych tematach i dbają o najwyższy poziom wiedzy w danym zakresie.
Poufność danych jest kolejnym atutem korzystania z usług wyspecjalizowanej firmy. Nie ma też problemów związanych z utratą informacji w związku z awarią – obowiązek przechowywania kopii zapasowych spoczywa bowiem na usługodawcy. Co równie ważne, nie ma mowy o wycieku danych dotyczących zarobków poszczególnych osób – dane te są praktycznie w całości poza firmą. W przypadku outsourcingu ważny jest także inny aspekt – klient nie musi martwić się urlopami i zwolnieniami pracowników obliczających płace. Outsourcer bowiem wykonuje usługi zawsze zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Wszelkie kontrole trafiają do dostawcy usługi. Jego też obciąża ryzyko ewentualnych kar. Firmy świadczące tego typu usługi są ubezpieczone na wypadek ewentualnych błędów czy uchybień. Przedsiębiorca zyskuje więc poczucie bezpieczeństwa zlecając obsługę HR wyspecjalizowanej firmie i ma prawo oczekiwać fachowej oraz terminowej obsługi.
Zakres usług
Najogólniej zakres usług świadczonych przez dostawców outsourcingu płacowo-kadrowego można podzielić na obsługę płac i administrację kadrową. Przedsiębiorstwa najchętniej przekazują na zewnątrz naliczanie wynagrodzeń. Tylko ok. 35 proc. firm przekazuje do obsługi zewnętrznej także teczki pracownicze i ta tendencja istnieje zarówno w Polsce, jak i na rynkach europejskich. Wynika to z faktu, że rozliczanie płac jest czynnością bardzo uporządkowaną, mierzalną i łatwą do skontrolowania. W jednym czasie dotyczy wszystkich pracowników i łatwo sprawdzić jej prawidłowe wykonanie. Obsługa kadr jest pod tym względem trudniejsza. Przedsiębiorcy z reguły zaczynają współpracę z outsourcerem od powierzenia mu płac. Zaufanie budowane przy okazji tego zadania procentuje rozbudowaniem zlecenia o obsługę kadr. Wówczas to firma zewnętrzna dba o kompletne i prawidłowo prowadzone teczki pracownicze.
|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 12(80)2008  |
|
