Cel: uporządkować i usprawnić
Wybór systemów informatycznych przy planowaniu zasobów przedsiębiorstwa
Spośród wszystkich projektów IT, jedynie 16 proc. spełnia wymogi dotyczące czasu realizacji, budżetu i jakości, podczas gdy 56 proc. projektów przekracza budżet o ponad połowę.
Koordynacja procesów i procedur w przedsiębiorstwie – działań pracowników, dostawców, komunikacji czy procesów – ma bardzo istotne znaczenie dla działalności firmy. Spójny system indeksowania, tworzenia nazw dokumentów, segregowania i przypisywania do odpowiednich folderów nierzadko ma kluczowe znaczenie przy realizacji zadania czy zlecenia dla poważnego klienta. Podobnie jak monitorowanie ilości umów, ofert czy statusu powierzonego zadania. We wcześniej wspomnianej koordynacji tych wszystkich podmiotów niezwykle pomocny, aby nie powiedzieć kluczowy, jest system informatyczny. Powody, dla których przedsiębiorstwo decyduje się na wdrożenie można uściślić w kilku punktach. Na taką decyzję wpływa najczęściej:
-
potrzeba ułatwienia procesu gromadzenia informacji, niezbędnych dla jego funkcjonowania,
-
potrzeba usprawnienia sposobu analizowania posiadanych informacji,
-
potrzeba przekształcenia skomplikowanych procesów w płynne operacje,
-
potrzeba ułatwienia wprowadzania zmian w kolejności, przebiegu i statucie operacji,
-
potrzeba ułatwienia intuicyjnego i bezproblemowego dostępu do niezbędnych informacji oraz ich swobodnego transferu oraz modyfikacji,
-
potrzeba eliminacji zbędnych czynności,
-
potrzeba spójnego monitorowania procesów i ich poszczególnych elementów,
-
potrzeba zmniejszenia pracochłonności i czasochłonności procesów biznesowych.
Od czego zacząć?
Przede wszystkim należy odpowiednio przygotować przedsiębiorstwo na wdrożenie, a więc uporządkować jego organizację i usprawnić zachodzące w nim procesy. Uporządkowanie organizacji przedsiębiorstwa polega zazwyczaj na zmianie ról czy odpowiedzialności osób w nim zatrudnionych, natomiast usprawnienie procesów to skrócenie czasu ich trwania, przy jednoczesnym zmniejszeniu pracochłonności i zwiększeniu kontrolowalności. Dopiero po odpowiednim uporządkowaniu procesów powinno się przystępować do samego wdrażania systemu – oba te przedsięwzięcia są bowiem z reguły bardzo obciążające i prowadzenie ich w tym samym czasie może bardzo negatywnie odbić się na działalności firmy. Jeżeli etap odpowiedniego przygotowania zostanie pominięty, dokonanie późniejszych modyfikacji w wybranym systemie może okazać się wyjątkowo trudne – a co za tym idzie kosztowne, czasochłonne i ryzykowne czy nawet wręcz niemożliwe.
Przed dokonaniem wyboru zintegrowanego systemu informatycznego niezbędne jest zrozumienie specyfiki działania przedsiębiorstwa. W takim wypadku warto skorzystać z pomocy firmy doradczej specjalizującej się w tej dziedzinie. System informatyczny jest częścią systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, bazującą na zasobach i wykorzystującą do realizacji zadań dane i oprogramowanie. Oprogramowanie składające się na system informatyczny bazuje z kolei na algorytmach służących do bezpośredniego przetwarzania informacji. Jednak podstawą sprawnego działania systemu informatycznego jest właściwe uwzględnienie czynnika ludzkiego i pełna synchronizacja działań.
Wybór systemu informatycznego może być procesem niezwykle złożonym, a poprzedza go kilka kluczowych zadań.
Partner w firmie doradczej Optima Partners
www.OptimaPartners.pl
|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 4(84)2009  Zobacz więcej na temat: IT |
|
